Учебно-методический комплекс специальности: 032001 Документоведение и доу рекомендовано кафедрой: Протокол №
| Вид материала | Учебно-методический комплекс |
- Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения, 3284.26kb.
- Подоплелова Надежда Николаевна, старший преподаватель кафедры документоведения, библиотековедения, 1364.76kb.
- Учебно-методический комплекс уфа 2009 удк 007 ббк 32., 1180.51kb.
- Учебно-методический комплекс по дисциплине «теория бюрократии» (Для студентов, обучающихся, 220.68kb.
- Никитина Инна Филипповна Административное право учебно-методический комплекс, 1878.11kb.
- Учебно-методический комплекс по дисциплине история мировых цивилизаций Для специальности, 460.3kb.
- Учебно методический комплекс Для специальности: 030501 юриспруденция Согласовано: Рекомендовано, 1546.7kb.
- Учебно-методический комплекс Для специальности 021100 Юриспруденция Согласовано: Рекомендовано, 629.1kb.
- Учебно-методический комплекс Для специальности: 030501 Юриспруденция Согласовано: Рекомендовано, 1071.62kb.
- Учебно-методический комплекс английский язык высшее профессиональное образование специальности, 1537.39kb.
Тема 1. Введение, предмет и содержание курса
Предмет, содержание и задачи курса. Терминология основных понятий в области делопроизводства, ее эволюция. Взаимосвязь организации и технологии государственного делопроизводства с развитием государственного аппарата, его функциями и структурой. Изучение особенностей и закономерностей работы с документами в разные исторические периоды, их преемственность в условиях деятельности советского и российского государственного аппарата. Место курса в системе наук. Связь делопроизводства с историческими науками, архивоведением, правоведением, экономическими, техническими науками, с науками об информации, теорией управления.
Тема 2. Делопроизводство – основа технологии управления
Понятие «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Делопроизводство как функция управления, его место среди других функций управления. Делопроизводство как система работы с документами. Управленческая деятельность и делопроизводство. Значение документов для реализации управленческих решений. Оценка современного состояния делопроизводства. Факторы, влияющие на его организацию и технологию в учреждениях различных уровней управления. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты делопроизводства.
Влияние автоматизированной технологии обработки документов на делопроизводство. Влияние характера управления, принципов принятия управленческих решений на организацию и технологию делопроизводства.
Тема 3. Нормативно-методическая база делопроизводства
Основные законодательные постановления по работе с документами. Единая государственная система (ЕГСД) и основные ее направления. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Классификаторы технико-экономической и социальной информации. Нормативные документы по труду и охране труда. Государственные стандарты, их роль и значение. Стандарты предприятий. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.
Тема 4. Организация труда работников служб
документационного обеспечения управления
Общие требования к организации труда работников делопроизводственных служб. Инструкции по документированию управленческой деятельности. Положение о службе делопроизводства. Должностные инструкции, как основной нормативный ддокумент, определяющий организационно-правовое положение работника. Формы организации работы с документами.
Категории учреждений по объему документооборота. Структура и функции канцелярии. Нормирование труда работников служб документационного обеспечения управления. Организация рабочих мест и условия труда работников службы документации. Оформление офиса и рабочего стола. Механизация документационных процессов. Новейшие средства копирования и размножения документов. Этика деловых отношений, психологические аспекты работы с документами.Подготовка кадров делопроизводственных служб. Формы повышения квалификации специалистов.
Тема 5. Организация документооборота
Понятие документооборота. Организация работы с документами на предприятии и в организации. Общие правила организации, методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах. Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения.
Прием, прохождение и порядок исполнения поступивших документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение Порядок прохождения поступивших документов. Особенности обработки отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учет объема документооборота, его значение в организации документационного обеспечения. Направления совершенствования документооборота и пути его сокращения.
Тема 6. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания
Регистрация как составная часть технологии делопроизводства. Правила регистрации и индексации документов. Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения. Принципы построения информационно-поисковых систем ручного типа, их виды.
Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Основные принципы его организации. Организация контроля за использованием документов. Построение справочной картотеки. Перечень типовых сроков использования документов. Сроки исполнения служебной документации. Обобщение и анализ данных об использовании документов. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов, опыт их применения.
Тенденция роста документооборота в современных учреждениях. Влияние автоматизации обработки информации на количественные и качественные характеристики документооборота. Автоматизированные системы документооборота.
Тема 7. Систематизация и обеспечение сохранности
документной информации
Понятие о номенклатуре дел. Требование к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах. Виды номенклатуры, их особенности и назначение. Принципы построения номенклатуры дел. Признаки составления разделов номенклатуры. Особенность номенклатуры дел конкретного предприятия. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел.
Сроки хранения документов. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве.
Тема 8. Оформление и формирование дел
Понятие «формирование дел», основные требования к проведению этой работы. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве.
Состав документов дела. Систематизация отдельных категорий документов. Особенности систематизации предложений, заявлений, писем граждан. Особенности расположение в деле распорядительной документации. Порядок изъятия документов из дела. Оформление обложки дела. Создание внутренней и заверительной описи. Учет, хранение и уничтожение дел.
Тема 9. Экспертиза ценности документов.
Состав, задачи экспертной комиссии
Экспертиза ценности документов. Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Критерии экспертизы ценности. Перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения. Состав, задачи и функции экспертной комиссии. Унифицированная форма акта уничтожения документов.
Описание документов постоянного и временного срока хранения. Требование к обложке дел длительного срока хранения. Обеспечение сохранности документов дел в текущем делопроизводстве. Порядок сдачи дел в ведомственный архив.
Тема 10. Направления совершенствования ДОУ
Проблемы и сложности постсоветского периода. Появление новых ГОСТов и стандартов в делопроизводственной службе. Активное внедрение в работу по оформлению, изготовлению, пересылки документов современных компьютерных средств. Повышение требований и критерий к сотрудникам этой сферы, изменение функций и структуры служб ДОУ, ее организационно-правового положения. Использование опыта, накопленного в предшествующий период. Укрепление связей между делопроизводственными службами и архивными учреждениями.
Внедрение новых проектных решений, направленных на совершенствование управленческой деятельности. Создание новых информационных технологий. Комплексность автоматизации работы с документами.
Тема 11. Делопроизводство по письменным и устным
обращениям граждан
Общественно-политическое и социальное значение обращений граждан. Законодательная регламентация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.
Основные задачи делопроизводственной службы по организации работы с обращениями граждан, ее особенности. Операции по приему, регистрации, контролю исполнения, принятию решений по обращениям граждан. Сроки исполнения. Требования к содержанию ответсных документов.
Виды обращений. Предложение. Заявление и жалоба. Регистрация письменных и устных обращений граждан. Технология работы с такого рода обращениями. Формирование и хранение предложений, заявлений, жалоб граждан. Обобщениение, анализ и использование данных о работе с обращениями граждан в аппарате управления. Организация приема граждан в государственных учреждениях. Формы и методы совершенствования работы с обращениями граждан в органах государственной власти и управления, в общественных организациях.
1.5 Темы практических и семинарских занятий
Тема 2. Делопроизводство – основа технологии управления
Семинар 1
Цель занятия: изучение взаимодействия системы управления и системы документационного обеспечения деятельности организаций, выявление путей и особенностей взаимодействия названных сфер, их взаимовлияния.
Вопросы для обсуждения:
- Что такое «управление» и «делопроизводство», «документационное обеспечение управления»? Назовите и охарактеризуйте основные управленческие функции? Является ли документационное обеспечение функцией управления?
- Каким образом сфера управления влияет на делопроизводственную сферу на уровне организации или государства в целом? Приведите исторические и современные примеры такого влияния.
- Как управленческая деятельность зависит от постановки делопроизводства в учреждении?
Тема 3. Нормативно-методическая база делопроизводства
Семинар 2
Документационное обеспечение: структура, функции, принципы организации. Нормативно-правовое обеспечение документационного
обеспечения управления (ДОУ)
Цель занятия: изучение системы документационного обеспечения деятельности организаций любой формы собственности и направлений ее совершенствования.
Вопросы для обсуждения:
1. Изучить требования современных законодательных, нормативных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих вопросы организации документационного обеспечения деятельности. На основе собранных материалов написать аналитическую работу, раскрывающую следующие вопросы:
• Цели государственного регулирования ДОУ
• Дефиниция понятий «делопроизводство» и «документационное обеспечение управление».
• Характеристика законодательных и нормативных актов, регламентирующих вопросы ДОУ
• Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства
• Проблемы регулирования ДОУ
- Значение нормативных и методических документов в организации ДОУ
- Регулирование ДОУ на уровне организаций. Методика разработки локальных актов
Тема 4. Организация труда работников служб
документационного обеспечения управления
Семинар 3
Цель занятия: изучение требований к организации службы ДОУ, труда работников данного подразделения и нормативного обеспечения их деятельности.
Вопросы для обсуждения:
- Структура, задачи, функции службы ДОУ.
- Характеристика типовых форм службы ДОУ.
- Нормативная регламентация деятельности службы ДОУ.
- Методика разработки нормативных документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ
Тема 5. Организация документооборота
Семинар 4
Организация документооборота предприятия
Цель занятия: изучение документооборота в аппарате управления с позиций его организации, требований к нему и путей совершенствования.
Вопросы для обсуждения:
1. Нормативная регламентация организации документооборота
2. Документооборот: характеристика качественных и количественных параметров
3. Совершенствование документооборота: проблемы и перспективы
Тема 6. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания
Семинар 5
Регистрация документов и организация
справочно-информационного обслуживания
Цель занятия: изучение организации и технологии регистрации управленческих документов.
Вопросы для обсуждения:
1. Регистрация документов: принципы организации
2. Сравнительная характеристика форм регистрации.
3. Характеристика форм и видов ИПС
Тема 7. Систематизация и обеспечение сохранности
документной информации
Семинар 6
Номенклатура дел организации
Цель занятия: изучение классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве.
Вопросы для обсуждения:
1. Выявить и изучить требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел.
2. Типы номенклатур дел (классификационные схемы);
3. Правила формулирования заголовков дел;
4. Источники установления сроков хранения документов;
5. Правила систематизации и индексации заголовков дел;
6. Правила оформления, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел.
Тема 3. Нормативно-методическая база делопроизводства
Практическая работа 1
Цель занятия: анализ современной нормативно-правовой базы по делопроизводству в плане ее структуры и содержания.
Задания:
Задание 1. На основании информационно-правовой поисковой системы «Консультант Плюс» создайте графическую схему структуры нормативно-правовой базы по делопроизводству, соблюдая иерархию правовых актов в Российской Федерации и внутри каждой группы актов - хронологию.
Задание 2. Выявите правовые акты и конкретные статьи в них, касающиеся в целом процессов документирования в Российской Федерации. Заполните полученными данными следующую таблицу:
| Название нормативно-правового акта, его дата и номер | № статьи | Содержание статьи |
| | | |
Тема 5. Организация документооборота
Практическая работа 2
Организация документооборота предприятия
Цель занятия: изучение движения документов в аппарате управления с момента их получения до завершения исполнения.
В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• иметь представление об общих принципах организации традиционного и электронного документооборота;
• знать последовательность прохождения и исполнения документов;
• уметь составить схемы движения входящих, исходящих, внутренних документов;
• иметь навыки учета документооборота.
Задания:
Задание 1. Изучить нормативные требования к организации документооборота, методики подсчета документооборота. Представить результаты анализа в виде краткого конспекта или письменных ответов на вопросы.
Задание 2. Составить модель организации документооборота (используя материалы конкретного предприятия или собственную разработку). Выполняя задание необходимо:
- определить состав должностных лиц, участвующих в обработке и исполнении документов;
- изучить движение документных потоков организации и представить схемы движения входящих документов (отразить перемещения документов от момента приема до подшивки их в дело после завершения исполнения), исходящих документов (отразить перемещения документов от момента подготовки их проектов до отправки их учреждения), движения внутренних документов (от момента подготовки проекта документа до подшивки в дело).
Задание 3. Предложить пути совершенствования документооборота
Тема 4. Организация труда работников служб
документационного обеспечения управления
Практическая работа 3
Организация службы документационного обеспечения управления
Цель занятия: изучение организационных форм, структуры и функций службы делопроизводства.
В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• знать требования современных нормативных документов к организации службы делопроизводства;
• иметь навыки составления схем организационной структуры службы делопроизводства;
• уметь рассчитывать численный состав службы ДОУ
• уметь разрабатывать нормативные документы, регламентирующие деятельность делопроизводственной службы.
Задания:
Задание 1. Изучить требования действующих нормативных документов к организации, структуре и функциям службы делопроизводства (ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти). Основное внимание обратить на статус службы, состав ее функций, формулировку прав и ответственности.
Задание 2. Создать организацию, указав ее название, организационно-правовую форму, структуру, управление. Дать краткую характеристику ее деятельности. Проанализировать организацию службы ДОУ в этой организации и выявить ее особенности.
Задание 3. Начертить схему организационной структуры службы ДОУ создаваемого предприятия, зафиксировать подчиненность служб и структурных подразделений. Для каждого структурного подразделения и участка службы ДОУ на схеме фиксируется вид подчиненности. Обосновать наименование и подчиненность каждого структурного подразделения.
Задание 4. Разработать положение о службе ДОУ. Текст положения должен содержать конкретные формулировки задач, функций, прав, обязанностей и взаимоотношений службы. Положение оформить на общем бланке, определить порядок согласования и утверждения положения (состав структурных подразделений и должность руководителя, утверждающего документ). Аргументировать предложенный проект Положения.
Задание 5. Разработать должностную инструкцию на одного специалиста службы ДОУ. При формулировке должностных обязанностей сотрудника следует согласовывать их основными задачами и функциями службы ДОУ (т.е. с текстом Положения). В разделе «Взаимоотношения, связи» закрепить взаимодействия работника службы и его связи на уровне представления документов.
Задание 6. Разработать инструкцию по документационному обеспечению управления для организации (необходимые материалы предоставляются преподавателем на занятии). Студентам необходимо знать методику разработки данного документа.
Задание 7. Разработать табель унифицированных форм документов (необходимые материалы предоставляются преподавателем на занятии). Студентам необходимо знать методику разработки данного документа.
Задание 8. На основе нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления рассчитать численность сотрудников службы ДОУ.
Тема 6. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания
Практическая работа 4
Регистрация документов и организация
справочно-информационного обслуживания
Цель занятия: изучение организации и технологии регистрации управленческих документов.
В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• знать нормативные требования к организации регистрации документов;
• уметь обосновать предложения по организации регистрации в конкретном учреждении;
• иметь навыки заполнения регистрационных форм.
Задания:
Задание 1. Изучить требования нормативно-методических документов к регистрации и построению информационно-справочного аппарата. Обратить внимание на состав документов, подлежащих регистрации, последовательность расположения составных частей индекса документа, правила формирования информационно-справочных баз данных.
Задание 2. Составить сравнительную характеристику форм регистрации документов, выделив преимущества и недостатки (письменно)
Задание 3. Зарегистрировать в журнале, на карточках и в автоматизированной форме предложенные документы. Обратить особое внимание на регистрацию инициативных и ответных писем.
Задание 4. Разработать и обосновать предложения по организации регистрации и информационно-справочной работы для конкретной организации.
Тема 7. Систематизация и обеспечение сохранности
документной информации
Практическая работа 5
Номенклатура дел
Цель занятия: изучение классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве, в приобретении навыков составления и оформления номенклатуры дел.
В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• иметь представление о назначении и возможном применение номенклатуры дел в организации;
• знать назначение и использование перечней документов с указанием сроков хранения;
• знать методику составления номенклатуры дел;
• уметь составить номенклатуру дел конкретной организации.
Задания:
Задание 1. Изучить указания по применению перечня типовых документов, образующихся в деятельности учреждений и организаций с указанием сроков хранения и выяснить:
• порядок применения перечня в делопроизводстве;
• дифференциацию сроков хранения документов по группам организаций;
• схему построения перечня и его научно-справочный аппарат.
Задание 2. Проанализировать конкретную номенклатуру дел организации, выписывая в тетради выявленные недостатки ее содержания и оформления и иллюстрируя каждый из них примером.
Задание 3. Изучить структуру, функции и состав документного фонда конкретной организации (материалы деловой игры) и разработать классификационную схему и содержание номенклатуры дел.