Конституции Российской Федерации, действующего закон
| Вид материала | Закон |
- Конституции Российской Федерации. Вразвитие положений Конституции Российской Федерации, 326.22kb.
- Конституции Российской Федерации и исполнением закон, 271.21kb.
- Роскартографии Конституции Российской Федерации. Принятая на референдуме в 1993 году, 59.02kb.
- Конституции Российской Федерации, статьи 35 Федерального закон, 888.9kb.
- Конституции Российской Федерации. 4 мая 2010 г вступили в силу Федеральный закон, 324.01kb.
- Конституции Российской Федерации, Конституции Республики Башкортостан, федеральных, 643.01kb.
- Конституции Российской Федерации с учетом поправок, внесенных закон, 285.96kb.
- Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации Президента Российской Федерации, 4621.6kb.
- Конституции Российской Федерации вопросы владения, пользования и распоряжения недрами,, 226.31kb.
- Конституции Российской Федерации и Конституции Республики Марий Эл, закон, 297.86kb.
118. При направлении информации одновременно адресатам внутри Учреждения и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.
119. Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело отдела – адресанта.
120. Служебные записки, служащие поводом для изготовления приказов и распоряжений, как правило, согласовываются с должностными лицами, заинтересованных в участии исполнения будущего приказа.
Для этого руководитель сам вправе указать исполнителя (исполнителей) и распределить их полномочия.
Виза директора на служебной записке, обязательна к исполнению.
Заявления
121. Личное заявление13 (заявление) сотрудника и должностного лица, состоящего в трудовых отношениях в учреждении, является внутренним документом, реализующим в пределах юрисдикции Учреждения просьбу и пожелание сотрудника или должностного лица при соблюдении субординации заявителя с руководством через администрацию Учреждения,
122. Правовые последствия поданного заявления возникают в случаях, если:
- просьба и пожелание к руководству являются и исходят лично от заявителя (сотрудника, должностного лица), указанного в содержании;
- заявление адресовано надлежащему руководству;
- заявление оформлено с соблюдением требований данной инструкции и раздела «Подготовка и оформление документов»;
- заявление не имеет потертостей, исправлений, зачеркиваний, потери хотя бы частичной информации (знаков, символов, букв, слов и др.), которые затрудняют чтение и идентификацию реквизитов, фамилий, инициалов и др. информации;
- заявление написано разборчиво, без искажений, двусмыслиц, неопределенностей и другой информации не имеющей конкретного смысла, либо вводящей в заблуждение;
- заявление имеет все необходимые реквизиты: должность и Ф.И.О. руководителя учреждения, должность и Ф.И.О. заявителя, реквизит наименования документа («Заявление»), текст заявления, дата написания заявления, личная подпись заявителя, расшифровка личной подписи заявителя (инициалы и фамилия заявителя);
- заявление принято к рассмотрению;
- заявление зарегистрировано в учреждении.
123. В случае несоблюдения любого из вышеперечисленных пунктов, заявление может быть возвращено без рассмотрения, либо отказано заявителю, ввиду невозможности предоставления такого заявления директору учреждения.
Для реализации личного заявления, оно должно в обязательном порядке иметь разрешительную визу директора, что являются основанием для подготовки необходимых приказов и распоряжений.
Заявление, не имеющее визы директора, не подлежит исполнению в учреждении.
124. Исключения составляют факсимильные копии, ксерокопии оригинальных заявлений, требующих ускорить подготовку (создание, формирование) приказов и распоряжений директора, по причине длительной доставки оригинального заявления – почтовые пересылки, курьерская почта и т.д. В этом случае, сотрудник, собственноручно пишет заявление, подписывает лично и посылает факсимильную копию, ксерокопию или электронный документ оригинального заявления и уведомляет по телефону о причинах срочности и причинах невозможности заблаговременной передачи (пересылке) своего заявления. Факсимильная копия, ксерокопия заявления или распечатанный электронный документ не регистрируются, как не имеющие оригинальной подписи, на такой копии директор может наложить предварительную визу, необходимую для ускорения подготовки (создания, формирования) приказа или распоряжения. Оригинал заявления в обязательном случае высылается (передается) в учреждение, где проходит обработку, как входящий документ.
Доверенности
125. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на угловом бланке Учреждения. Одна доверенность оформляется на одного представителя.
126. Оформление доверенностей в Учреждении осуществляется в соответствии со ст. 185-187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 33), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.
127. Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Учреждения, представления интересов Учреждения в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Учреждении.
128. В тексте доверенности указываются следующие сведения:
- полное наименование Учреждения;
- фамилия, имя, отчество, (должность) и паспортные данные доверенного лица;
- данные об основаниях, подтверждающих полномочия директора;
- содержание полномочий доверенного лица;
- личная подпись доверенного лица;
- личная подпись доверителя – директора;
- срок действия доверенности.
129. Кандидатура на представление интересов в судах предварительно согласовывается с руководством учреждения. Если речь идет о сотрудниках Межрайонных отделов и рабочих мест, то доверенность на кандидата согласовывается с отметкой на оборотной стороне (стороне не имеющей никаких записей) доверенности заместителем директора в соответствии с распределением обязанностей между директором и его заместителями.
Сначала текст доверенности на представление интересов в судах распечатывается в 1-м экземпляре отделом правового и кадрового обеспечения. Затем ставится отметка заместителем директора о согласовании кандидатуры, которой доверяется представление интересов учреждения, далее доверенность подписывается доверенным лицом (образец подписи), подписывается директором Учреждения и его подпись заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
130. Ксерокопия оформленной доверенности может храниться (как образец) в отделе правового и кадрового обеспечения, а оригинал доверенности выдается под роспись доверенному лицу.
131. Доверенности, связанные с производственно-хозяйственной деятельностью оформляются в финансово-экономическом отделе, подписываются директором Учреждения, его подпись заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Регистрация и хранение доверенностей производится в отделе правового и кадрового обеспечения и в финансово-экономическом отделе соответственно.
VIII. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
132. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
133. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения.
Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов.
Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает электронный образ документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный
почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
134. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю
необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
135. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения их юридической силы.
136. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа.
137. Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования» и «Не для печати».
Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и заместителей директора.
138. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
139. Полученные по факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
140. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в отделах, осуществляется их руководителями.
Контроль исполнения документов
141. Контроль исполнения документов (далее – Контроль) представляет собой совокупность процедур, осуществляемых директором Учреждения. Контроль связан с учетом и анализом сроков, порядка и качества исполнения входящих документов. Целью контроля является укрепление исполнительской дисциплины и повышение эффективности деятельности ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
142. Контроль включает: постановку документов на контроль, проверку своевременности получения исполнителями контрольных документов, предварительный контроль, снятие документов с контроля.
143. На документах, поступивших для исполнения, директор Учреждения при их рассмотрении ставит красной пастой букву «К» - контроль, определяет срок исполнения документа, его исполнителей, которые обеспечат сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, а также соблюдение установленных сроков.
144. Ответственность за ненадлежащее и несвоевременное исполнение контрольных документов несут должностные лица-исполнители.
145. Сроки исполнения контрольных документов:
1) устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов, Минэкономразвития России и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты его поступления в ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области;
2) сроки исполнения документов определяются директором Учреждения. В указаниях по исполнению на конкретном документе, директором Учреждения или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов;
3) документы, поступившие из Росреестра подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", «незамедлительно» - исполняются в 3-дневный срок;
- имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;
- остальные - в срок не более месяца;
- исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.
4) сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной входящим штампом Учреждения, и не должны превышать 30 дней;
5) при необходимости изменения срока выполнения указания по исполнению, данного директором Учреждении, должностное лицо, которому дано указание по исполнению, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока представляет на имя директора Учреждения мотивированную просьбу о продлении срока исполнения;
6) если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;
7) исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается;
8) приостановить исполнение документов, продлевать срок исполнения, а также отменять их имеют право только их авторы;
9) при уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещении, сотрудник, ответственный за контроль, обязан передать другому сотруднику по согласованию с непосредственным начальником все контролируемые документы.
146. Снятие документа с контроля осуществляется специалистом отдела общего обеспечения на основании официальной информации от исполнителя контрольного документа, он оперативно вносит информацию об исполнении указанного документа (номер, дату и наименование адресата исходящего ответа, доклада).
IX. Копировально-множительные работы
147. Выполнение копировально-множительных работ в ФГУ «ЗКП» по Костромской области проводится на копировальных аппаратах, установленных в отделах Учреждения.
148. На копировальных аппаратах, установленных в отделах Учреждения разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Начальник отдела, в котором установлен копировальный аппарат, несет ответственность за размножение документов и осуществляет контроль за правильным использованием копировальной техники.
149. Документы объемом более пяти листов информационного, справочного и методического характера копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45-50 страниц формата А4).
150. Не производится тиражирование книг, различных справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро и факсимильных копий, а также рукописей ( кроме обращений граждан ), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.
Не подлежат тиражированию официальные бланки ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
X. Печати и бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы
151. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. 1), ст. 5021), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 № 450 (Собрание законодательства Российской Федерации 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24 ст. 2461), ГОСТР 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (Издательство стандартов, 2001), ГОСТР 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Издательство стандартов, 2003).
152. Изготовление печатей и бланков ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется централизованно по заказу отдела общего обеспечения полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.
Печати и штампы
153. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются отделами-инициаторами, визируются заместителем директора и передаются в отдел общего обеспечения на изготовление.
Изготовленные по заказу установленного образца печати и штампы (придающие юридическую силу документу) учитываются, с проставлением образца оттиска, в журналах учета печатей и штампов в отделе общего обеспечения и передаются под роспись сотрудникам отделов, ответственных за их хранение и использование. Листы журналов учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Не учитываются в журналах самонаборные штампы, минидатеры, нумераторы и т.п. имеющиеся в свободной продаже.
154. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовые печати) хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в шкафах (ящиках), имеющие исправный замок.
155. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в отдел общего обеспечения, где уничтожаются по акту.
156. Гербовые печати применяются в Учреждении для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.
157. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает директор Учреждения по служебной записке инициаторов изготовления, согласованной с заместителем директора.
158. В центральном аппарате ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области используется одна гербовая печать, которая закреплена за финансово-экономическим отделом.
Передача гербовой печати иным лицам и вынос за пределы здания без письменного разрешения директора Учреждения не допускается.
159. В ФГУ «ЗКП» по Костромской области гербовой печатью заверяются подписи директора, заместителей директора, главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Учреждения предоставлены соответствующие полномочия.
160. Гербовой печатью удостоверяются:
- все виды договоров и соглашений, заключаемых Учреждением с другими организациями в пределах компетенции;
- финансовые документы и отчеты, представляемые в казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;
- документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;
- документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Учреждения;
- акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
- акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;
- гарантийные письма;
- доверенности;
- характеристики работников Учреждения;
- копии документов, требующих такого удостоверения;
- трудовые книжки;
- копии приказов (распоряжений), требующих такого удостоверения;
- представления к наградам, поощрениям, почетные грамоты, благодарности, свидетельства, справки и другие;
- другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.
161. Гербовая печать на документах должна захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.
162. В Учреждении могут изготавливаться мастичные печати и штампы с названием конкретных отделов без государственной символики.
Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.
Бланки ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области
163. В Учреждении применяются общие бланки; бланки писем; бланки конкретных видов документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – бланки), которые используются для оформления приказов, распоряжений, служебных писем, положений, регламентов, доверенностей и других официальных документов.
164. Бланки заказываются отделом общего обеспечения с учетной нумерацией в нижней части оборотной стороны бланка и в необходимом количестве. Отдел общего обеспечения обеспечивает выдачу бланков сотрудникам, ответственным в отделах за обработку документов, под роспись в журнале.
165. Ответственность за обеспечение сохранности печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, а также правильности их использования несут заместители директора, начальники отделов и сотрудники, за которыми закреплены соответствующие обязанности.
XI. Организация документов в делопроизводстве, подготовка и утверждение номенклатуры дел центрального аппарата ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области
166. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов в делопроизводстве и их передачу в архив Учреждения.
167. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном Инструкцией порядке.
В соответствии с номенклатурой дел исполненные в отделах учреждения документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
168. Номенклатуры дел в отделах составляются сотрудниками, ответственными за обработку документов, подписываются начальником соответствующего отдела и представляются в отдел ведения архива, который оформляет сводную номенклатуру дел по установленной форме, обеспечивает ее согласование с экспертной комиссией Учреждения и Комитетом по делам архива Костромской области ( не реже одного раза в 5 лет ).
Вновь созданный отдел обязан в течение месяца разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел ведения архива, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Учреждения об утверждении сводной номенклатуры дел.
169. После утверждения сводной номенклатуры дел Учреждения, отделы получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры.
170. Сводная номенклатура дел Учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
171. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново с ГУ Государственным архивом Костромской области в случае коренных изменений функций и структуры ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области.
172. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Учреждения, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел, за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Учреждения, их виды, состав и содержание.
173. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Учреждения.
174. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, стоящей из следующих граф:
1) в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Учреждении цифрового обозначения отделов и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 02 - 05, где 02 – обозначение отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
2) графа 2 номенклатуры дел «Заголовки дел (томов, частей)» включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование организации – адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дату (период), к которым относятся документы дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка» и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.
В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), Например: «Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Учреждения (планы, списки, доклады, информация)».
В заголовках дел «Переписка …» указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовок дел, содержащих переписку с однородными адресами, указывается их общее видовое название, Например: «Переписка с межрайонными отделами по вопросу ….»
Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, Например: «Переписка о награждении сотрудников Учреждения».
В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, Например: «Переписка с Росреестром о повышении квалификации и переподготовки кадров».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), Например: «Статистические отчеты и таблицы по основным направлениям и видам деятельности. Квартальные П-2».
В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка, могут составляться заголовки каждого тома (части).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;
3) графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года;
4) графа 4 «Срок хранения дела, номера статей» заполняется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Областного архива г. Костромы срок хранения.
5) графа 5 «Примечание» может включать название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел, что документ заведен в электронном виде и др.
175. Если в течение года в Учреждении возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.
176. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
XII. Основные требования к формированию дел
177. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
178. Завершенные в делопроизводстве документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам ответственным за ведение делопроизводства, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник отдела или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
179. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляется работником ответственным за делопроизводство и отделом ведения архива.
180. Формирование дел могут осуществлять работники ГУ Госархива Костромской области при заключении договора с Учреждением на обработку дел.
181. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
1) помещать в дело только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре;
2) запрещается помещать в одно дело: документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы подлежащие возврату, помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
3) по объему дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1, "т.2" и т.д.;
Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из дел удаляются.
4)документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,
формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента
Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные, планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2001 год должны быть отнесены к делам 2001 года, хотя они и составлены в 2002 году).
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и
систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ
помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
182. Номенклатурные дела Учреждения оформляются (готовятся к хранению) отделом ведения архива и отделами после завершения календарного года.
183. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.
184. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются следующие реквизиты:
-полное и сокращенное наименование Учреждения;
-наименование отдела;
-номер (индекс) дела;
-заголовок дела;
-дата дела (тома, части);
-количество листов в деле;
-срок хранения дела;
-архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
- наименование Учреждения указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Учреждения; заголовок дела переносится из номенклатуры дел Учреждения; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
185. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Учреждения, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Учреждения по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
186. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Во внутреннюю опись могут вноситься дела, заведенные в электронном виде.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
187. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
188. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
XIII. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения
189. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив.
190. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Учреждении создается постоянно действующая Экспертная комиссия (ЭК).
191. Правовой статус ЭК, а также порядок ее деятельности определяется положением, согласованным с Комитетом по делам архива Костромской области, утвержденным приказом Учреждения.
192. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в отделах сотрудниками, ответственными за обработку документов, совместно с ЭК.
193. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ГУ Государственный архив Костромской области; с временными сроками хранения с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах; к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
194. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Учреждения, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
195. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
196. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой ( порядковой) законченной нумерацией.
Организация оперативного хранения документов
197. С момента заведения и до передачи в архив Учреждения дела хранятся по месту их формирования.
Руководители отделов и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Учреждения.
198. Выдача дел сотрудникам учреждения для работы осуществляется согласно утвержденному директором Учреждения «Порядка приема и выдачи документов отделом ведения архива» и регистрируется в журнале приема и выдачи документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам отделов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
199. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора Учреждения или его заместителя.
200. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Директора Учреждения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
XIV. Порядок передачи документов на хранение в архив
201. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169) документы ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГУ Государственный архив Костромской области.
202. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в ГУ Государственный архив Костромской области, осуществляет (при заключении договора на формирование и обработку документов) сотрудник Государственного архива Костромской области.
203. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Учреждения не передаются, хранятся в отделах и по истечении сроков хранения, уничтожаются в установленном порядке.
До передачи в архив Учреждения номенклатурные дела формируются и хранятся в течении трех лет в отделах учреждения.
Начальники отделов и сотрудники, отвечающие за обработку документов, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
204. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
205. В период подготовки дел отделами к передаче в архив Учреждения сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Учреждения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отделов обязаны устранить.
206. Прием каждого дела производится начальником отдела архива Учреждения в присутствии работника отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника отдела архива и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Учреждения передаются регистрационные
картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
207. В случае ликвидации или реорганизации Учреждения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного отдела, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Учреждения, или правопреемникам, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
208. Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу подлежащие сдаче в архив Учреждения, оформляются следующим образом: документы освобождаются от скрепок, вынимаются копии документов, страницы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа, заполняется лист-заверитель, оформляется титульный лист, составляется опись в двух экземплярах.
Опись дел отделов Учреждения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается заместителем директора, курирующего отдел.
209. После передачи дел ответственное лицо за ведение делопроизводства и ответственный работник архива Учреждения подписывают опись о сдаче и приеме дел.
Первый экземпляр подписанной описи передается в архив Учреждения, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.
210. Передача дел в архив Учреждения осуществляется по графику, составленному отделом ведения архива, согласованному с начальниками отделов.
Образец оформления журнала учета бланков в ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации