Конституции Российской Федерации, действующего закон

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в ФГУ «Земельная кадастровая палата»

по Костромской области

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству^¹ в Федеральном государственном учреждении «Земельная кадастровая палата» по Костромской области^² устанавливает единые требования и правила для сотрудников всех Отделов^³ Учреждения к порядку работы (подготовки, обработки, движению, хранению) и использованию различных видов документов^⁴, необходимых при осуществлении деятельности Учреждения.

Учет, движение и хранение документов, содержащих государственную тайну, определяются иными Правилами, Инструкциями и Положениями Учреждения.

Целью данной Инструкции является – совершенствование делопроизводства, повышение эффективности и качества в работе при взаимодействии всех отделов Учреждения, экономичности при обработке, хранении и систематизации документов по их видам, а так же улучшение контроля за движением документов.

2. Правовой основой положений при разработке Инструкции являются общепринятые нормы Конституции Российской Федерации, действующего законодательства Российской Федерации, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», типовой Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8.11.2005 № 536), Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (часть I), ст. 3448), Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451), Федеральный закон от 2 мая 2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, ст. 2060), Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм. от 4.12.2006г., 1.12.2007г., 13.05.2008г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169), а также требования Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

3. Ответственность за организацию и соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, в отделах Учреждения возлагается на заместителей директора и начальников соответствующих отделов.

4. Сотрудники отделов Учреждения несут персональную ответственность за несоблюдение требований Инструкции, нарушение правил обеспечения сохранности служебных документов, порядок хранения и доступа к содержащейся в них информации.

5. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям и физическим лицам допускается только с разрешения директора Учреждения (при наличии разрешительной визы директора на документе).

6. О неисправимом повреждении, утрате документа и в случаях нарушения правил работы с ними, установленными Инструкцией, сотрудники Учреждения обязаны в течении одного часа после выявления данных фактов устно сообщить начальнику отдела и заместителю директора- куратору отдела. На основании полученного сообщения организуется служебная проверка указанных фактов в установленном порядке.

7. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении, сотрудник Учреждения обязан передать по акту, находящиеся у него официальные документы другому должностному лицу (сотруднику), устно или приказом назначенному начальником отдела.

Согласование документа, созданного совместно ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области с другими органами государственной власти и организациями, оформляется листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.

8. При осуществлении деятельности Учреждения все делопроизводство ведется и осуществляется с применением положений данной Инструкции. Вопросы делопроизводства, не попавшие под действие данной Инструкции регулируются специальными инструкциями, а так же общепринятыми нормами российского законодательства РФ.

II. Основные понятия

9. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

«документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Учреждении;

«документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Учреждения;

«документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки, либо уничтожения в установленном порядке;

«реквизит документа» - обязательный элемент оформления документа;

«подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;

«копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«регистрация документа» - присвоение документу регистрационного (входящего, исходящего, учетного, либо иного номенклатурного) номера с записью в установленном порядке сведений о документе;

«регистрационный номер» - определение категории входящего/исходящего документа с последующим присвоением очередного порядкового номера по соответствующему Журналу регистрации входящей/исходящей корреспонденции;

«номенклатура дел» - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Учреждении с указанием сроков их хранения;

«дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Учреждения.

Учет объема документооборота

10. Объем документооборота Учреждения состоит из объемов отдельных документопотоков или общего количества входящих, исходящих внутренних и организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности Учреждения.

11. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по журналам входящей и исходящей документации по месту регистрации документов. Каждый тиражированный экземпляр подсчитывается отдельно.

12. За единицу учета количества документов принимается сам документ (оригинал), без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

III. Подготовка и оформление документов

13. Документы, создаваемые в Учреждении, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

14. Документы ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области печатаются шрифтом Times New Roman № 14 от одного до полутора межстрочных интервала без помарок и исправлений на бланках установленной формы, изготовленных типографским способом, на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4 (210 х 297 мм).

15. При оформлении текста документа на 6-ти листах и более, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

16. В Учреждении могут создаваться и иные документы, не предусмотренные настоящей Инструкцией. Их оформление осуществляется в соответствии с общими требованиями настоящей Инструкцией по согласованию с руководством Учреждения.

17. В заголовках текстах и приложениях приказов (распоряжений) при регистрации служебных писем, доверенностей, соглашений (договоров) и иных документов дата оформляется как арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. Например: 03.07.2010, так и словесно-цифровым способом, в той же последовательности:

Например: 03 июля 2010г.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь установленные размеры полей (См. Образец оформления полей документа на листе формата А4 в конце инструкции).

18. Если документ готовится на бланке, то верхнее поле документа обуславливается границами бланка (герба).

В остальных случаях:

- при ориентации «книжная» лист формата А4 имеет границы полей:

левое – 30 мм;

правое – 15 мм;

верхнее и нижнее - 20 мм.

- при ориентации «альбомная» лист формата А4 имеет границы полей:

верхнее – 30 мм;

нижнее – 15 мм;

левое и правое - 20 мм.

Разделение заголовков разделов, глав, фамилий при согласовании, грифов, реквизитов и других раздельных элементов единого документа, если это специально не предусмотрено, рекомендовано разделять в пределах 1-2 межстрочных интервала по тексту.

Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста в полном объеме и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.

19. Бланки Учреждения разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Образцы бланков утверждаются приказом директора Учреждения.

20. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Учреждения, являются:

Государственный герб Российской Федерации;
гриф секретности;
экземплярность;
полное наименование и адрес Учреждения;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
адресат;
гриф утверждения;
вид документа;
место формирования документа (город Кострома);
дата и регистрационный номер документа;
полное наименование документа;
содержание документа;
входящий номер документа;
исходящий номер документа;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
должность лица, подписавшего документ;
подпись должностного лица;
оттиск печати;
отметка об исполнителе;
информация о СВТ, на которых готовится документ;
учетный номер листа в документе
виза;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнении документа;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка о конфиденциальности.
справочные данные об Учреждении;

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

IV. Порядок перемещения документов в ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области (документооборот)

Виды документопотоков

21. Движение документов в ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки, в делопроизводстве образует документооборот, который состоит из нескольких основных документопотоков:

документы, поступающие в Учреждение (входящие);

документы, направляемые Учреждением (исходящие);

переписка между отделами центрального аппарата и должностными лицами Учреждения (внутренние);

коммерческие договоры (соглашения, доп. соглашения);

документы, имеющие гриф;

организационно-распорядительные (нормативные и индивидуальные правовые) приказы, указания и т.п..

Поступление входящих документов

22. Доставка документов в Учреждение осуществляется уполномоченным курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной связи и электронной почтой.

23. Доставка информации в Учреждение по открытым каналам связи^⁵ посредством использования факсимильной, телефонной (IP-) связи, иных видов связи, включая использование средств вычислительной техники (СВТ), программно-аппаратных комплексов (ПАК) должна сопровождаться подтверждением электронно-цифровой подписью (ЭЦП) в установленном порядке и удовлетворять требованиям, предъявляемым к информационной безопасности. Информация, не имеющая ЭЦП, либо неудовлетворяющая требованиям, предъявляемым к информационной безопасности, не подлежит регистрации, хранению и размещению на ресурсах Учреждения и считается недоставленной.

24. Доставка информации в Учреждение с использованием носителей информации в электронном виде (съемные жесткие диски, оптические диски, Flash-носители, различные карты памяти, (включая, как отдельные элементы памяти, так и их производные от любых устройств) и сети Internet) определяется дополнительно разработанными внутренними документами Учреждения, связанными с вопросами обращения, движения, учета и хранения такой информации. В случае отсутствия внутренних документов, регулирующих вопросы обращения, движения, учета и хранения информации с использованием вышеуказанных носителей, в этой части действуют общепринятые нормы действующего российского законодательства.

Первичная обработка входящих документов

25. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, включая личный прием, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, проверку поступающих документов, контроль исполнения поручений и другие функции делопроизводства в центральном аппарате Учреждения осуществляется в отделе общего обеспечения секретарем или специально выделенным работником^⁶..

26. Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем, наличие и идентификация реквизитов, целостность упаковки, наличие/отсутствие регистрационных номеров. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «Лично», «Канцелярии не вскрывать»). Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно». Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

27. Для дальнейшей обработки документов, подлежащих регистрации, необходимо:

1). Перед вскрытием почтовых отправлений проверить целостность их упаковки и правильность доставки. Затем необходимо проверить правильность указанного адреса на документе, вложенного в конверт, количество листов документа, наличие приложений к ним. Ошибочно доставленная корреспонденция^⁷ возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Прием заказных писем, писем, отправленных фельдъегерской и специальной связью производится по соответствующим реестрам;

2). Произвести сверку указанных исходящих номеров на конверте с вложенными документами на предмет соответствия номеров и приложений к документу (если таковые указаны). При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

При несовпадении регистрационных номеров, либо отсутствии в конверте указанных документов и (или) к ним указанных приложений, а так же в случае существенного повреждения документа(ов) составляется акт в трех экземплярах - первый остается в отделе общего обеспечения, второй приобщается к поступившему документу, третий отсылается адресату. Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указывается должность, фамилия и инициалы, вскрывшего конверт, дата и время вскрытия, причина несоответствия (отсутствие, повреждение, нарушение и т.д.), известные реквизиты (регистрационный номер, дата и наименование документа) отсутствующего, поврежденного или неправильно оформленного документа. Акт подписывают начальник отдела общего обеспечения (либо лицо его замещающее) и сотрудник, вскрывший указанный конверт.

Конверты (упаковки) входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов адресата-отправителя, конверты (упаковки) могут быть сохранены для последующего подтверждения и помещаются вместе с присланным документом в номенклатурное дело. Отдельный учет конвертов (упаковок) не ведется;

3) Вся входящая корреспонденция, установленная, как подлежащая регистрации (исключая факсимильные сообщения, телефонограммы, поздравительные сообщения, личную переписку и иные справочно-информационные документы) подлежит обязательной регистрации отделом общего обеспечения в Журнале регистрации входящей корреспонденции, с присвоением регистрационного номера.

28. Факт регистрации входящего документа подтверждается, как правило, оттиском регистрационного штампа (допустимо производить запись от руки), который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу. Далее штамп заполняется от руки, где вписывается дата получения документа и регистрационный номер по Журналу регистрации входящих документов.

29. При одновременном поступлении множества документов в Учреждение с различными категориями срочности, в первую очередь обрабатываются и регистрируются с пометкой «Срочно». Распределение и вручение такой корреспонденции указанному адресату осуществляется с приоритетом в кратчайшие сроки, но не позднее 3-х часов с момента получения и регистрации документа. В случае отсутствия должностного лица (указанного адресата) на рабочем месте, о полученной корреспонденции с пометкой «Срочно» сообщается указанному лицу любым доступным способом (в т.ч. по телефону) для принятия дальнейших действий. При невозможности сообщить прямо указанному лицу о полученной корреспонденции с пометкой «Срочно», необходимо сообщить нижестоящему должностному лицу, замещающим, либо исполняющим обязанности.

30. В части взаимодействия Отделов Учреждения и вышестоящих ведомственных Управлений по вопросам документооборота корреспонденции с пометкой «Срочно», в Учреждении могут дополнительно разрабатываться внутренние документы, определяющие Схему взаимодействия, периоды времени, отработку действий, доклады и иные вопросы.

31. Не подлежат регистрации документы в следующих случаях:

не имеющие реквизитов (штампов) обратного (собственного) юридического адреса организации-отправителя, либо физического лица – анонимные;
фактически имеющие реквизиты обратного (собственного) юридического адреса организации-отправителя, либо физического лица, но при этом эти реквизиты невозможно идентифицировать в силу размытости, деформации документа, воздействия веществ, нечитаемости, либо вообще отсутствия части реквизитов.
копии документов и иная справочная информация, присланная для сведения:

- поздравительные письма, открытки;

- пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы (счета, счета-фактуры, платежные

поручения и т.д.);

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

- формы статистической отчетности;

- факсимильные и телефонные сообщения;

- иная информация и документы неопределенного характера.

Регистрация

32. Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время возможно применение трех систем регистрации документов:

Централизованная - при которой регистрация всех документов Учреждения производится в одном месте, например, в отделе общего обеспечения (канцелярии) или одним работником, например, секретарем.

Децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях (отделах) ответственными лицами.

Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях (отделах).

33. Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, Например:

входящие документы
исходящие документы
внутренние документы
договоры
документы, имеющие гриф

Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, (подписания, утверждения внутренних), либо на следующий рабочий день.

34. Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов могут осуществляться с помощью электронных журналов в АИС или ПАК, имеющих соответствующие лицензии.

35. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, а осуществляется, исходя из оценки содержания указанной адресности реквизитов, направления деятельности должностных лиц и отделов Учреждения и как следствие передаются по назначению непосредственно в отделы или лично должностным лицам.

36. Документы, адресованные директору Учреждения, а также без указания должностной принадлежности или конкретного лица, предварительно рассматриваются специалистом согласно должностной инструкции, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции, а затем направляются на рассмотрение директору Учреждения.

Документы, рассматриваемые директором Учреждения, возвращаются в отдел общего обеспечения, в Журнале входящей корреспонденции вносится содержание указанной на документе резолюции, согласно которой документ под роспись передается на исполнение.

37. Телеграммы, поступившие почтовой связью с уведомлением, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

38. Текст поступившей срочной (ведомственной) телефонограммы печатается на специальном бланке или записывается в обычном журнале с указанием фамилии передававшего и текущее время приема. Затем оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Рассмотрение документов руководством

39. Руководство рассматривает следующие категории документов:

Предварительные планы или проекты документов – это документы, которые не регистрируются в делопроизводстве и носят временный характер. Эта категория документов используется при необходимости предварительного согласования документа с руководством, при этом в верхней части титульного листа пишется слово «ПРОЕКТ», указывающее на то, что документ не имеет юридической силы и в таких документах допускаются многократные исправления и корректировка.

Такие документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю Учреждения через секретаря, либо по инициативе руководителя предоставляются исполнителем лично.

Документы, не носящие временного характера, надлежаще оформленные, принятые к производству и требующие рассмотрения руководством Учреждения.

40. После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю Учреждения. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителем отражаются в резолюциях. В резолюции руководитель должен определить исполнителя (по направлению деятельности), дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные разумные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем, либо ответственным лицом за делопроизводство в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

41. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, для одновременной работы над документом, с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей, а подлинник документа остается в отделе общего обеспечения для контроля и подшивается в соответствующее дело. При наличии нескольких исполнителей - ответственным исполнителем является первый.

Направление на исполнение

42. Исполнение резолюции руководителя Учреждения осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке ответственного исполнителя.

Ответственный исполнитель, при необходимости дополнительно запрашивает у сотрудников (совместно указанными в резолюции) информацию для реализации исполнения документа в том виде, в каком требуется для исполнения документа.

43. Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем на подпись руководителю Учреждения. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, для отправки по почте, передаются на отправку секретарю.

Ответственным за прием и отправку писем (электронных документов) по электронной почте может назначаться иное лицо.

Контроль исполнения

44. Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.

Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.

Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Обработка исходящих документов

45. Реквизиты исходящих документов (служебных писем) оформляются отделами Учреждения в соответствии с правилами, установленными Инструкцией.

46. Исходящие документы с подписью директора Учреждения или его заместителей после подписания подлежат регистрации в отделе общего обеспечения в следующем порядке:

1) документы регистрируются в отделе общего обеспечения в двух экземплярах, один из которых после регистрации (первый экземпляр - оригинал) и приложения к нему направляются адресату, второй экземпляр (копия) с визами согласования и отметкой об отправке (датой, регистрационным номером) возвращается в соответствующий отдел и хранится до минования надобности, либо сроком, определенным номенклатурой дел.

2) документы для отправки передаются полностью оформленными и зарегистрированными. На конвертах указывается адресат, его почтовый индекс и адрес. Все документы, отправляемые одному адресату, вкладываются в один конверт;

3) заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, которая составляется в двух экземплярах. В описи указываются дата отправки, почтовый адрес и кому направлено заказное письмо. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело отдела общего обеспечения;

4) документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа и подписывает заместитель директора, который курирует этот отдел. Указатель рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело отдела, отправляющего документ.

5) документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

47. С помощью средств электрической связи секретарь отдела общего обеспечения осуществляет передачу информации в виде факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Обработка внутренних документов

48. Регистрация, учет и движение в Учреждении внутренних документов (служебных и докладных записок, заявлений и др.) оформленных в порядке, предусмотренном Инструкцией, осуществляется секретарем отдела общего обеспечения.

49. Регистрация внутренних документов (присвоение им регистрационных номеров) производится в журналах, в которые вносятся сведения об основных реквизитах документов (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель), а также фиксируется их прохождение.

50. Внутренним документам (служебная записка, заявление, уведомление, предложение, объяснительная и др.) не имеющим фактической даты подписания инициатором, - присваивается дата почтового поступления (дата на конверте), либо дата регистрации.

Внутреннему документу (служебная записка, заявление, уведомление, предложение, объяснительная и др.) имеющему несколько дат подписания инициатором, присваивается последняя дата.

Внутренний документ (служебная записка, заявление, уведомление, предложение, объяснительная и др.), имеющий несколько экземпляров-оригиналов одного и того же содержания с разными датами подписания инициатором, присваивается последняя дата.

Внутренние документы (служебная записка, заявление, уведомление, предложение, объяснительная и др.), имеющие несколько экземпляров-оригиналов одного и того же содержания с разными датами подписания инициатором, но при этом хотя бы один из этих документов уже ранее зарегистрирован, присваивается дата документа, имеющего регистрацию (по отношению к такому же не зарегистрированному документу).

Два и более внутренних документа (служебная записка, заявление, уведомление, предложение, объяснительная и др.), инициированных от одного и того же лица, подписанных одной и той же датой и имеющих противоречия в содержании не могут быть приняты к производству и не регистрируются.

51. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела соответствующих отделов.

52. Движение внутренних документов в Учреждении на этапах их подготовки, оформления и передачи - должно соответствовать обработке исходящих документов, а на этапе получения и исполнения – обработке входящих документов.

V Обработка организационно-распорядительных документов и договоров (соглашений)

53. Организационно-распорядительные документы, договора (соглашения) готовятся в Учреждении инициативными исполнителями, либо по указанию руководства. Все документы тщательно готовятся на предмет актуальности, отсутствия орфографических ошибок и оформляются в соответствии с положениями данной Инструкции. Утвержденные формы документов заполняются и оформляются с учетом разработанных к ним методических рекомендаций.

54. Исполнитель организационно-распорядительных документов, договоров (соглашений) самостоятельно готовит проект документа и отвечает за его содержание. Документ, не отвечающий требованиям настоящей Инструкции, имеющий противоречия в содержании, неясность мыслей, неопределенность, не имеющий логической последовательности, не имеющий фактической актуальности, не отвечающий требованиям безопасности и защищенности Учреждения не может быть принят на рассмотрение и возвращается исполнителю на доработку.

55. Подготовленные проекты распорядительных документов после их согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами^⁸ передаются в отдел правового и кадрового обеспечения для проведения правовой экспертизы - соответствия содержания документов действующему законодательству, проверки соответствия полномочий исполнителя.

56. Документы распорядительного характера, договора (соглашения), прошедшие правовую экспертизу отделом правового и кадрового обеспечения, отмечаются штампом отдела - «Отдел правового и кадрового обеспечения» с подтверждающей подписью лица, проводившего такую экспертизу. Лицо, проводившее правовую экспертизу документов, сообщает заинтересованному исполнителю о готовности документов.

57. Заинтересованный исполнитель самостоятельно передает оформленные документы в отдел общего обеспечения на подпись директору Учреждения, либо заместителям директора в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

58. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в отделы, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

59. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы директора Учреждения по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится секретарем отдела общего обеспечения, в журналах регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из даты, порядкового номера, индекса отдела, индекса дела по номенклатуре дел, первых двух букв имени и фамилии должностного лица, подписавшего документ. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

60. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации внутренних документов в регистрационных журналах:

наименование Учреждения (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

61. В журналах учета внутренних документов могут помещаться следующие дополнительные сведения:

внутренняя переадресация документов по исполнителям;
ход исполнения;
наличие приложений;
перенос сроков исполнения;
расписка в получении документа.

62. Регистрация договоров (соглашений) осуществляется сквозной порядковой нумерацией в пределах календарного года. Каждый год нумерация начинается заново. При регистрации на договоре проставляется порядковый номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации.

63. Оригиналы договоров (соглашений) и сопутствующие к ним приложения, акты, извещения и т.д. хранятся в финансово-экономическом отделе Учреждения. Остальные подлинники направляются сторонам, заключившим договор (соглашение) с Учреждением.

64. Доверенности на право совершения действий от имени Учреждения, представления Учреждения в государственных, общественных и судебных органах готовятся по согласованию с заместителем директора, курирующим отдел работника, на которого готовится доверенность, а подписываются директором и заверяются гербовой печатью. В журнале регистрации доверенностей производится учет всех доверенностей.

65. Лицо, заинтересованное в получении доверенности, заблаговременно сообщает в отдел правового и кадрового обеспечения о необходимости оформления доверенности.

66. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается (высылается) на руки, а копия остается (возвращается) на хранении в отделе правового и кадрового обеспечения. Сотрудник Учреждения, получивший оригинал доверенности по почте, обязан выслать ксерокопию этой доверенности в отдел правового и кадрового обеспечения для учета и хранения экземпляра.

Работа исполнителей с документами

67. Функция обработки документов в отделах Учреждения закрепляется Положениями об отделах, а также должностными инструкциями сотрудников учреждения.

68. Заместители директора Учреждения обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

69. При рассмотрении документов, заместители директора, курирующие свои отделы по направлениям деятельности, выделяют документы, требующие срочного совместного исполнения и списывают документ на исполнение соответствующему начальнику отдела, для решения вопросов в пределах своей компетенции с указанием срока исполнения.

70. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) директором Учреждения или заместителями директора, подготовку к пересылке адресату.

71. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

72. К процедурам обработки документов в отделах учреждения относятся:

1) получение от отдела общего обеспечения под роспись в журнале регистрации входящих, организационно-распорядительных и иных документов, а также документов, требующих исполнения от заместителей директора учреждения;

2) учет документов в электронных базах (внутренняя переадресация документов по исполнителям);

3) подготовка и ведение номенклатурных дел;

4) оформление (полное или частичное) номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.);

5) отправка исходящих документов адресатам осуществляется через отдел общего обеспечения и отделы Учреждения курьерской почтой.

VI. Приказы (распоряжения) ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области и иные организационно-распорядительные документы

73. В соответствии с Положением о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2009 № 457 (Собрание законодательства Российской Федерации, 22.06.2009, № 25, ст.3052), ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения, которые являются основной правовой формой реализации его властных полномочий.

74. Приказами по основной деятельности утверждаются штатные расписания утвержденные Управлением Росреестра, положения, регламенты, правила, инструкции, перечни, формы внутренних документов, списки допущенных лиц, составы комиссий, а так же разработанные в Учреждении методические рекомендации и другие акты, носящие нормативный и нормативно-правовой (распорядительный) характер Учреждения.

Приказами (распоряжениями) по основной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Учреждения.

Оформление нормативных правовых актов и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.

75. Не допускается совмещение приказа по основной деятельности и приказа по личному составу в одном документе.

76. Приказы по личному составу готовятся в трехдневный срок с момента поступления в отдел правового и кадрового обеспечения личных заявлений сотрудников и служебных записок от начальников отделов и заместителей, в обязательном порядке имеющие разрешительные визы директора.

Заявление или служебная записка, имеющие разрешительные визы директора, но поданные задним числом, а равно не имеющих разрешительной визы директора – не имеют обратной силы и как следствие нарушают российское законодательство в целом и Инструкцию по делопроизводству в частности, поэтому не могут служить поводом для дальнейшей подготовки и оформления приказов.

77. Поручение по подготовке проекта приказа (распоряжения) дает директор Учреждения, который обязан сформулировать исполнителю конкретное и четкое задание, а также определить достаточный срок для подготовки и представления проекта.

Исполнителем проекта приказа (распоряжения) Учреждения может быть назначен заместитель директора, либо начальник соответствующего отдела по направлению деятельности, либо ответственный сотрудник центрального аппарата Учреждения.

Для подготовки наиболее сложных и ответственных проектов приказов (распоряжений), могут создаваться рабочие группы, либо осуществляется комплексный подход руководством Учреждения при участии начальников отделов.

78. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную, актуальную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать требованиям действующего законодательства Российской Федерации, не противоречить Уставу, деятельности и безопасности Учреждения, состоять из кратких лаконичных предложений с прямым порядком слов. Не допускается различное толкование одного и того же содержания, а так же применение не нормативной лексики. Приказ должен быть правильно отредактирован и оформлен, не должен иметь грамматических, синтаксических ошибок, помарок, исправлений и потертостей.

Содержащиеся в приказе (распоряжении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений).

В текстах приказов (распоряжений) употребляются наименования отделов Учреждения, утвержденные структурой и штатным расписанием. Большой объем, и регулярность подготовки приказов допускает применение сокращений полного наименования отделов, для документов внутри учреждения. При этом слово «отдел», употребляемое вначале остается не сокращенным, а употребляемое в конце может быть сокращено, а от каждого последующего слова в названии отдела берется только первая буква с тем же порядковым содержанием слов, но взятые буквы пишутся большими (заглавными). Исключение составляют союзы, которые остаются малыми. Например:

отдел правового и кадрового обеспечения (полное)

- отдел ПиКО (сокращено);

начальник финансово-экономического отдела (полное)

- начальник ФЭО (сокращено);

Так общепринятыми сокращениями в названиях отделов можно считать:

отдел общего обеспечения ООО (отдел ОО);
отдел правового и кадрового обеспечения отдел ПиКО
финансово-экономический отдел ФЭО
отдел информационных технологий ОИТ (отдел ИТ);
отдел координации и анализа деятельности отдел КиАД
отдел кадастрового учета ОКУ (отдел КУ);
отдел ведения архива ОВА (отдел ВА);
отдел подготовки сведений ОПС (отдел ПС);
отдел приема и отправки документов отдел ПиОД;
межрайонный отдел № 1 (2-4) МО-1 (2-4);

79. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности оформляются заместителями директора, начальниками отделов по их инициативе или по поручению директора Учреждения и в обязательном порядке согласовываются с начальником отдела правового и кадрового обеспечения.

80. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности и по личному составу представляются на подпись директору Учреждения через его секретаря - заместителями директора, начальниками отделов и сотрудниками, ответственными за их подготовку. Согласование проектов приказов (распоряжений) происходит в соответствии с распределением обязанностей между директором и заместителями директора Учреждения.

81. Проекты приказов, затрагивающие интересы деятельности отделов при исполнении приказа – в сфере информационной и общей безопасности, финансовые вопросы, правовые и кадровые вопросы, вопросы технического и материального характера в обязательном порядке требуется согласование с соответствующим отделом.

82. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, отпусках и др.), предварительно согласованные заместителями директора, курирующими отделы в отношении сотрудника, по которому готовится соответствующий приказ (распоряжение), оформляются и согласовываются отделом правового и кадрового обеспечения на основании соответствующих заявлений, имеющих в обязательном порядке разрешительную визу директора.

Оформленные приказы (распоряжения) по данным направлениям передаются в финансово-экономический отдел для последующего финансового исполнения.

83. Проекты приказов о направлении работников Учреждения в командировку осуществляется только на основании служебного задания установленного образца, которое готовит заместитель директора или начальник соответствующего отдела. Служебное задание готовится на конкретного сотрудника, начиная с одного дня командировки. Специалист отдела правового и кадрового обеспечения на основании оформленного служебного задания готовит приказ о направлении работников в командировку, согласовывает с начальником отдела правового и кадрового обеспечения и представляет его на подпись директору Учреждения.

84. В порядке регистрации приказам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются и нумеруются отдельно в отделе общего обеспечения. Приказы по личному составу, о направлении работников в командировку и распоряжения регистрируются и нумеруются отдельно в отделе правового и кадрового обеспечения.

85. Проекты организационно-распорядительных актов (приказы, распоряжения) и иные организационно-распорядительные документы представляются на согласование с визами исполнителя соответствующего отдела. Для согласования проекты приказов (распоряжений) предоставляются в отдел правового и кадрового обеспечения, которые рассматриваются в трехдневный срок.

При внесении на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) любых изменений, он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Не допускается представлять на подпись директору Учреждения и его заместителям приказы (распоряжения) без согласования.

Приказы оформляются с соблюдением Раздела «III. Подготовка и оформление документов».

86. Обязательные реквизиты приказов (распоряжений) :

1) Полное (без сокращений) наименование организации – печатается жирным шрифтом Times New Roman № 14, заглавными буквами, верху с облюдением отступа границ верхнего поля, по центру с использованием 3-х строк. Затем делается один межстрочный интервал вниз. Например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ЗЕМЕЛЬНАЯ КАДАСТРОВАЯ ПАЛАТА»

ПО КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

_03 июля 2010 г. №_П/102_

г. Кострома

«О выплате премии за февраль месяц 2011 года»

За добросовестное выполнение обязанностей по ведению …..

……..

(Т Е К С Т приказа)

Директор Ю.В. Алмазов

Blog

Конституции Российской Федерации, действующего закон

Содержание