Конституции Российской Федерации, действующего закон
| Вид материала | Закон |
- Конституции Российской Федерации. Вразвитие положений Конституции Российской Федерации, 326.22kb.
- Конституции Российской Федерации и исполнением закон, 271.21kb.
- Роскартографии Конституции Российской Федерации. Принятая на референдуме в 1993 году, 59.02kb.
- Конституции Российской Федерации, статьи 35 Федерального закон, 888.9kb.
- Конституции Российской Федерации. 4 мая 2010 г вступили в силу Федеральный закон, 324.01kb.
- Конституции Российской Федерации, Конституции Республики Башкортостан, федеральных, 643.01kb.
- Конституции Российской Федерации с учетом поправок, внесенных закон, 285.96kb.
- Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации Президента Российской Федерации, 4621.6kb.
- Конституции Российской Федерации вопросы владения, пользования и распоряжения недрами,, 226.31kb.
- Конституции Российской Федерации и Конституции Республики Марий Эл, закон, 297.86kb.
7) При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, который печатается через один межстрочный интервал,
| Ф.И.О. Почтовый адрес индекс |
Один документ не должен содержать больше четырех адресатов (исключение составляют материалы по судебным делам, где может быть больше адресатов, которые должны быть указаны в соответствии с требованиями судебных органов). Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа.
8) дата служебного письма, оформляется в день подписания при его регистрации отделом общего обеспечения.
9) регистрационный номер служебного письма после его подписания оформляется отделом общего обеспечения. Слева ставится дата (08.03.2011 года) исходящего письма, а номер указывается, как индекс отдела по номенклатуре дел (03) и номер дела через дефис (-02), либо сокращенно отдел (-юр), в котором будет подшито служебное письмо согласно номенклатуре дел этого отдела, исходящий регистрационный номер (57),
08.03.2011 года № 03-02/57
либо 08.03.2011 года № 03-юр/57
10) ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер.
11) ссылка на номер ранее полученного документа делается, если письмо является составной частью переписки по одному или группе вопросов, ответом на который настоящее письмо является. Если письмо оформляется на бланке, то ссылка печатается непосредственно под титульным реквизитом бланка. Если письмо оформляется на стандартном листе бумаги, то ссылка на номер рассматриваемого документа печатается у левого поля, двумя интервалами выше текста или уважительного обращения к адресату:
| М  инистерство экономического развития Российской Федерации ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ (РОСРЕЕСТР) ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ЗЕМЕЛЬНАЯ КАДАСТРОВАЯ ПАЛАТА» ПО КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ п. Новый, 3, г. Кострома, 156012 тел.(4942)35 – 03 – 44; факс (4942) 35 – 16 –20 ОКПО 50106755; ОГРН 1034408616505; ИНН/КПП 4401020185/440101001 E-mail: fgu44@u44.kadastr.ru ________________года №_______________ На № 8-668 от 08.09.2010 г. | Руководителю Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (РОСРЕЕСТР) Ф.И.О. 109028, г. Москва, ул. Воронцово поле, д.4а |
Уважаемый..(имя отчество).!
или в начале вводной части текста письма:
«В соответствии с Вашим поручением от 08.09.2010 № 8-668…»
Указание в рассматриваемом реквизите данных запроса значительно облегчает адресату поиск конкретного исполнителя, а следовательно, сокращается время работы со служебным письмом и повышается эффективность использования размещенной в нем информации;
12) заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»).
Заголовок, как правило, помещается на угловом бланке служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной) через один межстрочный интервал шрифтом Times New Roman № 12. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). При превышении указанного объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа;
| М инистерство экономического развития Российской Федерации ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ (РОСРЕЕСТР) ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ЗЕМЕЛЬНАЯ КАДАСТРОВАЯ ПАЛАТА» ПО КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ п. Новый, 3, г. Кострома, 156012 тел.(4942)35 – 03 – 44; факс (4942) 35 – 16 –20 ОКПО 50106755; ОГРН 1034408616505; ИНН/КПП 4401020185/440101001 E-mail: fgu44@u44.kadastr.ru ________________года №_______________ На № ______ от _________ г | Руководителю Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (РОСРЕЕСТР) Ф.И.О. 109028, г. Москва, ул. Воронцово поле, д.4а |
| о выделении автоматизированной системы взаимодействия с заявителями |
либо
о выделении автоматизированной системы взаимодействия с заявителями ….
(по центру - если объем превышает 140 печатных знаков)
Уважаемый..(имя отчество).!
далее текст….
13) текст служебного письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.
Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующими критериями:
- Официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;
- Конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающих их двойное толкование и неоправданное применение;
- Использование общепринятых сокращений, словосочетаний, имеющих понятный смысл;
- Логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;
- Эмоционально-нейтральный тон изложения.
Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:
Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.
Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения,
«Уважаемый Илья Николаевич!»;
«Уважаемая Галина Александровна!»;
«Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!».
При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:
«Уважаемые коллеги!»;
«Уважаемые господа»;
При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:
«Уважаемый гражданин Страхов!»;
«Уважаемая госпожа Стружкина!».
При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:
«Уважаемый господин председатель!»;
«Уважаемый господин директор!»;
«Уважаемый господин секретарь!».
В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:
«Светлана Николаевна!»;
«Гражданин Страхов!»;
«Граждане!»;
«Коллеги!»;
«Господа!».
Обращение к адресату располагаются на два, три межстрочных интервала ниже реквизита «заголовок».
В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза,
«Уважаемая Марина Анатольевна, информируем Вас о досрочном…»;
Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений.
Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действий, предложения, благодарности и другие,
Подтверждение:
«Ваше письмо от … № … получено»;
«ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области
получено Ваше письмо от … №…»;
«В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.»;
Обоснование действия:
«В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации…»;
«В связи с … (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.) …»;
«На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)…»;
«В порядке оказания (содействия, помощи и др.)…»;
«В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)…»;
Благодарность:
«Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата) …№…»;
«Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников»;
«Заранее благодарим за возможную помощь»;
«Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы»;
Просьба:
«Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)…»;
«Убедительно просим (предоставить возможность…, провести экспертизу …, дать заключение…, дать согласие… и др.)… »;
«Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)… »;
Сопровождение:
«Направляем копию служебного контракта…»;
«Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)… »;
Напоминание:
«Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения …»;
«Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 24.08.2010»;
Предложения:
«Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника протокольного отдела»;
«Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта»;
«Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы»;
Основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.);
Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Учреждения.
Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом ФГУ «ЗКП» по Костромской области, либо печататься,
«С уважением, директор»;
«С неизменным уважением, …»;
«С глубоким уважением, …»;
«С благодарностью и уважением, …»;
«С уважением и пожеланием успехов в работе, …».
Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресата коллективному адресату, «ФГУ «ЗКП» по Костромской области рассмотрело…», «коллегия решила…», «информируем …», «сообщаем…», «просим направить…», «предлагаем рассмотреть …», «полагаем целесообразным …» и т.п.
На персональном бланке директора Учреждения текст может излагаться от первого лица единственного числа («прошу…», «направляю…», «полагаю необходимым…» и т.п.);
14) «Приложение» - реквизит отделяется от текста одним, двумя межстрочными материалами. Слово «Приложение печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.
Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
При отсутствии в тексте наименования прилагаемого документа оно обязательно указывается в реквизите «Приложение:», затем – число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,
Приложение 1. Проект приказа «О поощрении» на 7 л. в 2 экз.;
Приложение 2. Пояснительная записка к приказу на 3 л.
В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. (с указанием в чей адрес).
В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается,
Приложение: программа в 3 экз.
Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:
Приложение: Письмо Минфина России от 05.03.2010 № 02-03-04/25 с приложениями к нему, всего на 5 л.;
15) «Согласование» служебных писем с отделами, к компетенции которых они относятся, и курирующими заместителями директора (служебных писем с подписью директора) осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма внизу на лицевой стороне последнего листа;
16) Реквизит «подпись» отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Костромской области, полное – в иных случаях), личная подпись директора (заместителя директора ), расшифровка подписи ( инициалы, фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Реквизит подписи располагается на поле бланка в соответствии с п.п. 10) п.86 данной Инструкции,
Директор (личная подпись) Ю.В. Алмазов
Заместитель директора-
главный технолог (личная подпись) Т.П. Крошкина
В служебных письмах, оформленных на бланках директора, в реквизите «подпись» должность не указывается.
Несколько подписей лиц, замещающих одинаковые должности, располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала, Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей.
Служебные письма, направляемые федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписывает директор Учреждения.
Служебные письма направляемые, в межрайонные отделы по вопросам непосредственной деятельности отделов, подписывает директор или заместители директора, курирующие свои отделы, согласно распределению обязанностей.
Служебные письма, связанные с решением правовых вопросов, судами общей юрисдикции, подписывает директор Учреждения.
Согласование проекта служебного письма оформляется визой на документе.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части последнего листа визового экземпляра служебного письма. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник отдела
правового и кадрового обеспечения _______________ /Д.С. Моргунов
(подпись)
_________________
(дата)
Замечания докладываются директору Учреждения, подписывающему документ.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом согласования, включающим в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования,
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора
ФГУ «ЗКП» по Костромской области
_________________ Т.П. Крошкина
(личная подпись)
_________________
(дата)
Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем углу документа.
17) исполнитель служебного письма, указывает свои инициалы, фамилию, номер служебного телефона в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа (шрифтом Times New Roman № 10),
Ж. П. Усов
(4942) 41-11-11
На экземпляре, который остается у исполнителя документа в нижнем левом углу ставится подпись исполнителя (если служебное письмо готовили два исполнителя, то ставятся обе подписи), начальника отдела и курирующего заместителя. Без виз документ на подпись директору Учреждения не принимается.
Докладные записки
113. Докладные записки являются внутренними документами определяющие в пределах всей юрисдикции Учреждения отношения субординации с директором Учреждения, вышестоящими должностными лицами.
В докладных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются доклады, причины чего-либо, о чем-либо, о ком-либо (о наступившем случае, об обстановке, о личности) и другие обстоятельства дела.
Докладные записки являются частью субординации, которая исходит от нижестоящего сотрудника к вышестоящему должностному лицу. Последний рассматривает и принимает самостоятельное решение о возможном разрешении вопроса на своем уровне, либо принимает решение о продвижении поступившей докладной записки выше на ступень (руководству, включая директора) с нанесением своей визы (предложением по существу поданной записки), либо не принимая никакого решения (при невозможности или некомпетентности) пишет от своего имени еще одну докладную записку с предложением на рассмотрение руководству, поданной сотрудником докладной записки.
Служебные записки
114. Служебные записки являются внутренними документами, реализующие в пределах всей юрисдикции Учреждения, определяющие отношения субординации отделов и должностных лиц, а так же координации между ними при осуществлении совместной деятельности.
Текст служебной записки составляется без помарок, исправлений и потертостей. В текст могут включаться: просьба, обращение, вступительная фраза, заключение. Служебная записка не носит императивный характер, а является документом, посредством которого рассматривается вопрос, связанный с деятельностью отдельного отдела, нескольких отделов, либо всего учреждения в целом.
В служебных записках в свободной форме машинописным или рукописным способами излагаются: предложения, просьбы, отчеты, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных отделов и должностных лиц Учреждения.
115. Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом Times New Roman № 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма (см. разделы «Подготовка и оформление документов» и «Служебные письма»).
1
16. В обращении «кому» (Заголовок в правом верхнем углу) могут быть должностные лица равные по должности и выше. Заголовок при этом выравнивается по левому краю, а правая часть самой длинной строки не должна выходить за границу правого поля листа А4. С
-
Начальнику отдела информационных технологий ФГУ «ЗКП»
по Костромской области
Козыреву В.Н.
от начальника отдела ведения кадастра
Жмуриковой Ф.Т.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В связи с принятием на вакантную должность ведущего инженера отдела кадастрового учета, Чуханову Зульфию Гагаровну, прошу на рабочем месте данного сотрудника организовать доступ к информационным ресурсам с необходимыми правами пользователя (пароль, логин и т.д.)
11.01.2011 г. Ф.Т. Жмурикова
лужебная записка может подаваться:
- сотрудник подает на имя своего начальника отдела лично или через секретаря (делопроизводителя) отдела общего обеспечения;
- начальник отдела подает на имя адресованного (кому) начальника отдела лично или через секретаря (делопроизводителя) отдела общего обеспечения;
- начальник отдела подает на имя адресованного (кому) заместителя директора лично или через секретаря (делопроизводителя) отдела общего обеспечения;
- начальник отдела подает директору через секретаря (делопроизводителя) отдела общего обеспечения;
117. Сотрудникам отделов