Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципального образования город Нягань и их структурных подразделениях
| Вид материала | Инструкция |
- Администрация муниципального образования «город нягань» институт муниципального развития, 6940.31kb.
- Администрация муниципального образования «город нягань» институт муниципального развития, 5347kb.
- Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области, 1538.46kb.
- Города нягани ханты-Мансийский автономный округ, 70.19kb.
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Егорлыкского района Общие положения, 1231.22kb.
- Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет: Утвердить прилагаемую Примерную, 961.54kb.
- -, 300.53kb.
- Инструкция по бюджетному учету часть I. Организация бюджетного учета, 3990.85kb.
- Об утверждении программы модернизации объектов жилищно-коммунального хозяйства муниципального, 155.37kb.
- Доклад Рыбальченко Сергея Николаевича Главы муниципального образования, 229.74kb.
ГЛАВА ГОРОДА НЯГАНИ
Ханты-Мансийский автономный округ – Югра
РАСПОРЯЖЕНИЕ
18 октября 2011 года № 063-рг
Об Инструкции по делопроизводству
в органах местного самоуправления
муниципального образования город
Нягань и их структурных подразделениях
В целях надлежащей организации делопроизводства в органах местного самоуправления муниципального образования город Нягань и их структурных подразделениях, руководствуясь пунктом 6 статьи 34 Устава города Нягани, принятого решением Думы города Нягани от 28 июля 2005 года № 413 (в редакции решения от 24 июня 2011 года № 54):
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципального образования город Нягань и их структурных подразделениях согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений органов местного самоуправления муниципального образования город Нягань:
- довести до сведения работников содержание настоящего распоряжения;
- при ведении делопроизводства в структурных подразделениях органов местного самоуправления муниципального образования город Нягань руководствоваться вышеприведенной Инструкцией.
3. Контроль исполнения настоящего распоряжения возложить на заместителя главы города М.В. Рехметова.
В.А. Нефедьев
ПРИЛОЖЕНИЕ
к распоряжению Главы города Нягани
от 18.10.2011 года №063-рг
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
в органах местного самоуправления
муниципального образования город Нягань
и их структурных подразделениях
СОДЕРЖАНИЕ
1. Раздел 1. Общие положения 3
2. Раздел 2. Прием, регистрация и направление поступающей
корреспонденции 5
3. Раздел 3. Порядок учета, прохождения, составления и оформления
документов в структурных подразделениях органов местного
самоуправления 7
4. Раздел 4. Основные требования к подготовке, оформлению и рассылке
правовых актов 10
5. Раздел 5. Обеспечение подготовки и проведения заседаний,
совещаний и других мероприятий 11
6. Раздел 6. Оформление и учет протоколов заседаний и совещаний
органов местного самоуправления 12
7. Раздел 7. Оформление поручений 12
8. Раздел 8. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих
документов 13
9. Раздел 9. Порядок работы с документами, поставленными на контроль 14
10. Раздел 10. Рассмотрение письменных обращений и организация
личного приема граждан 16
11. Раздел 11. Машинописные и копировально-множительные
работы. Звукозапись мероприятий 17
12. Раздел 12. Особенности работы с документами с пометкой
«Для служебного пользования» 18
13. Раздел 13. Организация документов в делопроизводстве 20
14. Раздел 14. Оформление и исполнение резолюций 27
15. Раздел 15. Организация контроля исполнения документов 27
16. Раздел 16. Использование печатей, штампов и факсимиле 30
17. Раздел 17. Справочная работа 31
18. Раздел 18. Приложения №№ 1-29 32
Раздел 1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, материалами несекретного характера и письмами граждан (далее – документы, документ) в Администрации города Нягани, Думе города Нягани, их структурных подразделениях (далее – органы местного самоуправления, их структурные подразделения).
1.2. Порядок работы с секретными документами в органах местного самоуправления, их структурных подразделениях устанавливается соответствующими правовыми актами Российской Федерации и специальной инструкцией.
1.3. Настоящая Инструкция обязательна для всех лиц, замещающих муниципальные должности, должности муниципальной службы и должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления муниципального образования город Нягань (далее – работники органов местного самоуправления, в соответствующих падежах).
Работники органов местного самоуправления, их структурных подразделений несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации в соответствии с законодательством.
Сведения, содержащиеся в проектах постановлений, распоряжений и поручений Главы города Нягани (далее – Глава города), Администрации города Нягани (далее -Администрация города), решений и распоряжений Думы города Нягани (далее – Дума города), других служебных документах (далее – проекты, документы, документ) на стадии их подготовки являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего или занимающегося с документами.
Об утрате документа работники органов местного самоуправления немедленно сообщают непосредственному руководителю, отделу по организации деятельности Думы города организационно-правового управления Аппарата Думы города Нягани, отделу контроля и делопроизводства комитета по организации деятельности Администрации города Нягани (далее – службы делопроизводства). В этом случае руководителем органа местного самоуправления назначается служебное расследование. О результатах служебного расследования информируется служба делопроизводства.
Об утрате документа работники структурных подразделений Администрации города с правами юридических лиц немедленно сообщают руководителю структурного подразделения, имеющих статус юридических лиц, которым назначается служебное расследование. О результатах служебного расследования информируется глава Администрации города.
Передача документов, содержащих сведения конфиденциального характера или служебную информацию, осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией, с соблюдением законодательства о коммерческой тайне.
Выдача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителей соответственно Администрации города, структурных подразделений Администрации города, имеющих статус юридических лиц, Думы города.
При обращении с документами, поступившими в органы местного самоуправления, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением случаев служебных целей и перемещений.
Взаимодействие органов местного самоуправления со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляются через отдел информационной политики Думы муниципального образования город Нягань (далее – отдел информационной политики) по разрешению (поручению, указанию) Главы города, заместителей главы города, главы Администрации города, заместителей главы Администрации города.
При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении – сдает числящиеся за ним документы.
1.4. Делопроизводство в органах местного самоуправления осуществляется соответствующими службами делопроизводства или уполномоченными лицами с использованием электронной системы документооборота «DIRECTUM».
Задачи, функции и порядок работы служб делопроизводства регламентируются соответствующими положениями, утверждаемыми соответствующими руководителями в соответствии с настоящей инструкцией и законодательством. Обязанности и права работников служб делопроизводства определяются также должностными инструкциями.
1.5. На службы делопроизводства возлагаются следующие основные функции:
1.5.1. прием, учет, регистрация, распределение поступающей корреспонденции, внутренних документов;
1.5.2. передача корреспонденции на рассмотрение Главе города, главе Администрации города, а после получения указаний – непосредственному исполнителю;
1.5.3. контроль прохождения документов в подразделении;
1.5.4. организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполнении и находящихся на исполнении документах;
1.5.5. ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;
1.5.6. оформление исходящих документов, передача их на отправку адресатам;
1.5.7. выдача работникам дел и документов для работы, контроль их возврата;
1.5.8. регистрация корреспонденции и ввод информации о ходе и результатах исполнения документов в электронную базу данных в течение дня, начиная с даты поступления, подписания или росписи документа;
1.5.9. проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
1.5.10. ежегодная проверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» в составе специально созданной для проверки комиссии с участием работников специального отдела Администрации города;
1.5.11. списание в дело исполненных документов;
1.5.12. составление номенклатуры дел подразделения;
1.5.13. ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел подразделения на очередной год;
1.5.14. формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив города;
1.5.15. проведение инструктажа принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами.
1.6. В перечень обязанностей служб делопроизводства входит:
1.6.1. организация единой системы делопроизводства, документационного и технического обслуживания деятельности органов местного самоуправления, их структурных подразделений;
1.6.2. проведение учебы работников, подготовку рекомендаций и методических материалов по вопросам ведения делопроизводства, внедрение автоматизированных технологий обработки документов;
1.6.3. контроль соблюдения требований инструкций и других нормативных актов по работе с документами в органах местного самоуправления, их структурных подразделениях.
1.7. Структурные подразделения органов местного самоуправления могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции официальные методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в соответствующем подразделении.
1.8. Копия настоящей Инструкции выдается службой делопроизводства под роспись лицам, уполномоченным на ведение и учет служебных документов.
Раздел 2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции
2.1. Корреспонденция, поступающая в органы местного самоуправления, принимается и регистрируется в соответствующих службах делопроизводства.
Корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям органов местного самоуправления, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно.
Письма граждан, адресованные Главе города (заместителям главы города), главе Администрации города (заместителям главы Администрации города), заместителям председателя Думы города, регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан Аппарата Думы муниципального образования город Нягань (далее – управление по работе с обращениями граждан).
Обращения граждан, адресованные руководителям структурных подразделений Администрации города, имеющих статус юридических лиц, регистрируются в отделах делопроизводства этих подразделений (приложение № 8).
Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы), объяснительные записки и иные нерегистрируемые документы (приложение № 4).
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Вручить лично», вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой «Вручить лично» вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресации, комплектность и целостность документов, приложений к ним; при этом сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый номер и дата поступления.
При недостаче или повреждении документа составляется акт о вскрытии корреспонденции (приложение № 14) в трех экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты от поступивших документов, по которым возможно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов – не уничтожаются.
Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.
2.3. В службе делопроизводства документ регистрируется в день поступления в электронной базе данных (приложение № 6). К документу прилагается регистрационно-контрольная карточка (далее - регистрационная карточка).
Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе «DIRECTUM» до минования надобности, но не менее 4 лет.
Распределение поступающей корреспонденции осуществляется службой делопроизводства в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы города, заместителями главы Администрации города, заместителями председателя Думы города, отнесенных к сферам ведения Главы города, Администрации города, Думы города.
Пакеты с пометкой «лично» учитываются в журнале служебных документов и передаются по назначению под роспись адресата.
Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция – незамедлительно под роспись или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.
2.4. Поступающая в адрес Главы города, главы Администрации города, их заместителей корреспонденция на иностранных языках регистрируется и направляется предварительно должностному лицу местного самоуправления, ответственному за их перевода на русский язык, после перевода – передается по назначению или снимается с контроля, если не имеет силу документов.
2.5. Зарегистрированные в службе делопроизводства служебные документы направляются адресатам по принадлежности.
Документы, адресованные Главе города, направляются помощникам главы города для доклада Главе города.
Документы, адресованные главе Администрации города, направляются первому заместителю главы Администрации города для доклада главе Администрации города.
Судебные и другие аналогичные документы службами делопроизводства направляются в юридические службы органов местного самоуправления для предварительной проработки.
Копии протестов органов прокуратуры и экспертных заключений органов юстиции на нормативные правовые акты органов местного самоуправления незамедлительно направляются в юридические службы соответствующих органов местного самоуправления, издавших опротестованные нормативные правовые акты.
Зарегистрированные в службе делопроизводства документы, корреспонденция с пометкой «Вручить лично», а также нерегистрируемая корреспонденция передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время в первый рабочий день, следующий за днем поступления. При этом документы с пометкой о срочности доставки «Вручить немедленно» обрабатываются и вручаются немедленно, а с пометкой «Срочно» обрабатываются вне очереди и вручаются в очередную доставку. График доставки утверждается начальником службы делопроизводства.
Отправка документов производится через службу делопроизводства, кроме особых случаев по усмотрению руководства.
Исходящая и входящая документация из судов, правоохранительных органов, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, а также переписка по договорной работе передаются с обязательным приложением конвертов, отправляется заказной почтой или иными отправлениями с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и о вручении документов.
2.6. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи:
2.6.1. При приеме и передаче служебной информации факсимильными аппаратами работники органов (структурных подразделений органов) местного самоуправления руководствуются следующим:
2.6.1.1. запрещается передавать по каналам факсимильной связи секретные сведения, тексты документов с грифом «Для служебного пользования», а также рукописные материалы;
2.6.1.2. факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
2.6.1.3. ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
2.6.1.4. объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге для множительных аппаратов формата А 4 (210х297) черным цветом, как правило, не должен превышать пяти листов;
2.6.1.5. подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
2.6.1.6. поступившие факсограммы регистрируются в электронной базе данных и доставляются по назначению;
2.6.1.7. факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода (кроме Главы города, главы Администрации города, их заместителей, заместителей председателя Думы города).
2.6.2. Контроль использования факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях органов местного самоуправления, осуществляется руководителями этих подразделений.
Раздел 3. Порядок учета, прохождения, составления и оформления документов в структурных подразделениях органов местного самоуправления
3.1. Документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения органов местного самоуправления (далее – подразделения), учитываются в электронной базе данных подразделений.
Подразделение самостоятельно ведет их прием и учет. Данные документы регистрируются в порядке, установленном в разделе 2 настоящей Инструкции. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.
Незарегистрированные служебные документы, полученные работниками подразделений, до начала работы с ними направляются в службу делопроизводства подразделения для регистрации.
В подразделениях ведется учет поступивших экземпляров законодательных актов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов и иных актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа. Учет указанных документов ведется в электронной базе данных.
3.2. Зарегистрированные документы передаются руководству подразделения и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам подразделения. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в регистрационную карточку.
3.3. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями подразделений с соответствующим оформлением переадресования.
На оборотной стороне последнего листа документа указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ, а также дата и время переадресования.
3.4. При составлении и оформлении документов работники подразделений руководствуются следующими основными требованиями (приложения №№ 2, 3):
документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ и обязательно должен содержать сведения пунктов 01-10, 15, 17, 20 перечня реквизитов, установленных приложением № 2 к настоящей Инструкции. При переписке между подразделениями бланк может не использоваться;
для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;
к документам объемом более одной страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. В необходимых случаях это же правило применяется к документам до одной страницы.
3.4.1. Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
3.4.2. Службой делопроизводства отправляемому документу присваивается исходящий порядковый номер1.
В левом нижнем углу последнего листа исходящего документа указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, занимаемая должность и номер его служебного телефона. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателями рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой;
в документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;
служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. При подписании документов указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ;
подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности подписывающего) не разрешается. На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующего подразделения, комиссии, отдела с обязательной визой должностного лица;
представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости – наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, на копии отправляемого документа;
на документе указывается дата его подписания, утверждения или составления. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2008 г. следует оформлять: 05.06.2008.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 июня 2008 года.
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов.
3.4.3. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.
Наименование предприятий (организаций), их структурных подразделений указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Дума города Нягани
Заместителю главы города
И.И. Иванову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то следует указывать обобщенно, например:
Бухгалтериям
муниципальных учреждений
города Нягани
Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления физическому лицу (инициалы в этом случае пишутся после фамилии), например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский район,
Тульская область, 301264
Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. В случае направления документа большому числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается список рассылки.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них ставится ниже текста документа по форме:
Приложение: на 5 л., в 2 экз. (при этом на первом листе прилагаемого текста указывается, «приложение к №____от____20__ г.).
Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, числа листов и числа экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На приложении к распорядительному документу (приказу, инструкции, положению, решению) в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Копии отправляемых документов заверяют работники, ответственные за ведение делопроизводства, проставлением надписи «Верно», должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилию), даты заверения. Копии (размноженные экземпляры) подписанных нормативных, распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой печати.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
Гриф утверждения центрируется относительно самой длинной строки и оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
глава Администрации города
(личная подпись)
(инициалы, фамилия)
Если документ утверждается организационно-распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом), то гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер, например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением главы
Администрации г. Нягани
от 25.03.2007 № 42
Гриф согласования документа центрируется относительно самой длинной строки и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования), например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы города Нягани
(Личная подпись) И.И. Иванов
Дата
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
При наличии замечаний (предложений, заключений) к документу, последние излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
3.5. Зарегистрированные в подразделении исходящие документы передаются для отправки адресатам в службу делопроизводства. Исходящие документы могут направляться лично исполнителем.
Служебная корреспонденция подразделений, направляемая по всем видам связи в органы законодательной (представительной) власти и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, подписывается Главой города или лицом, его замещающим.
Документы с пометкой «Лично» пересылаются адресатам в законвертованном виде.
3.6. Состояние работы с документами в подразделении (на подготовке, на докладе, на контроле, закончено, доложено, списано в дело) фиксируется лицом, ответственным за ведение делопроизводства.
3.7. Лицо, ответственное за ведение делопроизводства в подразделении не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в электронную базу подразделения и учетные карточки; составляет отчет и докладывает руководителю подразделения о прохождении и исполнении документов.
Раздел 4. Основные требования к подготовке,
оформлению и рассылке правовых актов
4.1. При подготовке проектов правовых актов органов местного самоуправления подразделения руководствуются законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, положениями о порядке подготовки, принятия (издания) и подписания правовых актов каждого из органов местного самоуправления, а также Положением о системе муниципальных правовых актов органов местного самоуправления муниципального образования город Нягань, утвержденным решением Думы города от 29.06.2008 № 404.
4.2. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, их согласование с заинтересованными сторонами несут заместители главы города, главы Администрации города, руководители подразделений, которые их вносят.
4.3. Руководители подразделений и должностные лица, которым поручена подготовка проектов правовых актов, определяют из числа работников подразделений ответственных исполнителей за эти акты, организуют их согласование с заинтересованными службами.
Проекты, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются исполнителю.
4.4. К проекту правового акта прилагаются материалы, которые являются основанием для их подготовки (ранее принятые постановления, распоряжения, письма и т.д.).
4.5. Подписанные правовые акты передаются в службу делопроизводства для их оформления и выпуска.
4.6. Выпускаемым актам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для каждого вида правового акта.
К порядковому номеру распоряжения Главы города через тире добавляются буквы «рг», порядковому номеру постановления Главы города – «пг».
К порядковому номеру распоряжения Администрации города добавляется буква «р».
К порядковому номеру постановления Администрации города добавляется буква «п».
К порядковому номеру распоряжений органов местного самоуправления, изданных по вопросам внутреннего организационного и кадрового делопроизводства, добавляются буквы: «О» – для распоряжений по основной деятельности; «л/с» – для распоряжений по личному составу, имеющих кратковременный срок хранения (5 лет); «к» – для распоряжений по личному составу, имеющих срок хранения 75 лет.
4.7. Копии правовых актов, заверенные печатью, направляются адресатам службой делопроизводства согласно указателю рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа.
Копии нормативных правовых актов, определенные пунктом 8.1 Положения о системе муниципальных правовых актов органов местного самоуправления муниципального образования город Нягань, утвержденным решением Думы города от 29.06.2008 № 404, направляются в уполномоченный орган исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры для включения в окружной регистр нормативных правовых актов муниципальных образований.
Копии нормативных правовых актов, предназначенные для опубликования, направляются в средства массовой информации отделом информационной политики согласно рассылке документов.
4.8. Оригиналы правовых актов после их выпуска вместе с оригиналами документов, на основании которых приняты решения, и указателями рассылок хранятся в службах делопроизводства до передачи на хранение в городской архив.
Раздел 5. Обеспечение подготовки и проведения заседаний,
совещаний и других мероприятий
5.1. Заседания, совещания и другие мероприятия в органах (структурных подразделениях органов) местного самоуправления проводятся в соответствии с распоряжениями руководителей указанных органов, планами, утвержденными Главой города, главой Администрации города, руководителями подразделений.
5.2. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Главой города, осуществляется структурным подразделением, ответственным за проведение заседания, а также отделом по организации деятельности Думы города организационно-правового управления Аппарата Думы муниципального образования город Нягань (далее – отдел по организации деятельности Думы города), отделом информационной политики совместно с другими подразделениями Аппарата Думы города в соответствии с настоящей Инструкцией.
Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых главой Администрации города, осуществляется структурным подразделением, ответственным за проведение заседания, а также отделом контроля и делопроизводства комитета по организации деятельности Администрации города (далее – отдел контроля и делопроизводства), управлением по информационным ресурсам комитета по организации деятельности Администрации города (далее - управление по информационным ресурсам), отделом информационной политики в соответствии с настоящей Инструкцией.
5.3. Оформление и подготовка документов для заседаний Думы города проводятся в соответствии с Регламентом Думы города.
5.4. Руководители подразделений несут ответственность за качество подготовки материалов к заседаниям и совещаниям, проводимых ими, а также за раздачу материалов лицам, участвующим в заседаниях и совещаниях.
5.5. В ходе заседания и совещания ведутся протокол и аудиозапись.
Аудиозапись мероприятий производится силами самих подразделений или по их заявкам управлением по информационным ресурсам на основании поручения заместителя главы города, заместителя главы Администрации города по направлениям деятельности.
5.6. Подготовка материалов для средств массовой информации о проведении мероприятий осуществляется отделом информационной политики и лицами, ответственными за содержательную часть мероприятия.
5.7. Документы, связанные с подготовкой и проведением мероприятий, формируются в дела в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
Раздел 6. Оформление и учет протоколов заседаний и совещаний
органов местного самоуправления
6.1. Оформление, учет и регистрация протоколов заседаний и совещаний органов местного самоуправления, хранение их до передачи в городской архив осуществляются службами делопроизводства органов местного самоуправления в соответствии с приложением № 11 к настоящей Инструкции.
6.1.1. Протоколы совещаний, созванных Главой города, ведет должностное лицо Аппарата Думы города, ответственное за подготовку совещания в соответствии с его должностной инструкцией.
6.1.2. Протоколы совещаний, созванных главой Администрации города, ведет комитет по организации деятельности Администрации города.
6.1.3. Протоколы совещаний, созванных заместителями главы, ведет структурное подразделение, готовившее совещание.
6.2. Протокол заседания оформляется на простом стандартном листе бумаги, на основании стенограммы, ведущейся в ходе заседания, документов, внесенных на рассмотрение органов местного самоуправления.
6.3. Протокол оформляется по схеме:
дата и номер;
место проведения заседания;
председательствовал;
присутствовали;
повестка дня;
слушали;
выступили;
решили.
При наличии в повестке дня заседания нескольких вопросов по каждому из них текст строится по схеме «слушали – выступили – решили».
6.4. Протокол заседания подписывается лицом, председательствующим на заседании, секретарем заседания и рассылке не подлежит.
6.5. Служба делопроизводства оформляет, выпускает и готовит к рассылке протокольные поручения органа местного самоуправления, в виде выписок из протокола.
6.6. Текст протокольного поручения согласовывается с руководителем органа местного самоуправления – автором данного поручения и визируется им.
6.7. Выписка из протокола заседания органа местного самоуправления оформляется на специальном бланке или стандартном листе бумаги и подписывается председательствующим на заседании или руководителем органа местного самоуправления.
6.8. Выписка из протокола заседания органа местного самоуправления рассылается без сопроводительного письма по списку, завизированному руководителем органа местного самоуправления – автором протокольного поручения.
6.9. Протоколы заседаний оформляются в сроки, установленные Регламентами органов местного самоуправления.
Раздел 7. Оформление поручений
7.1. Проекты поручений Главы города, главы Администрации города готовятся:
по поступившим документам и письмам граждан в адрес Главы города – помощниками главы города;
по поступившим документам и письмам граждан в адрес главы Администрации города – заместителями главы Администрации города;
по поручениям, данным на заседании Думы города – отделом по организации деятельности Думы города;
по поручениям, данным на совещаниях, проводимых Главой города, главой Администрации города, – службами делопроизводства согласно указаниям Главы города, главы Администрации города.
Проекты поручений других руководителей готовятся их помощниками.
7.2. Поручения печатаются на бумаге стандартных размеров, излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, и сроков исполнения.
На тексте документа визу ставить не рекомендуется.
7.3. Подписанное поручение с документом, по которому дано поручение, передается соответствующим подразделением в службу делопроизводства для регистрации, оформления и рассылки. Поручению присваивается регистрационный номер.
7.4. Подлинники документов, по которым даны эти поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностному лицу, указанному в поручении первым, направляются подлинник поручения и подлинник документа, другим – копии поручения и документа. Должностное лицо, указанное в поручении первым, координирует работу по исполнению данного поручения и готовит обобщенную информацию.
Копии поручений, как правило, направляются организациям и должностным лицам, на обращения которых даны поручения.
Поручения, подлежащие контролю, направляются в службу делопроизводства вместе с соответствующими документами для постановки на контроль и выдачи копий исполнителям.
Копии поручений, данных по письмам граждан, вместе с копиями писем направляются в управление по работе с обращениями граждан.
7.5. В том случае, если поручение дано по документу, переданному руководителю на личном приеме, или исполнитель которого заранее не установлен, документ направляется в службу руководителя, давшего поручение. Служба руководителя направляет документ в подразделение по принадлежности.
Если документ не требует оформления поручения, то в службе руководителя на оборотной стороне документа отмечается, кому и когда он доложен, и документ списывается в дело.
Раздел 8. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов
8.1. Исходящие документы за подписью Главы города, главы Администрации города, их заместителей оформляются на бланках установленных образцов согласно приложениям №№ 23-29.
Каждый лист документа должен иметь поля: 30мм – левое; 10мм – правое; 20мм – верхнее; 20мм – нижнее.
При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют по центру в нижнем поле листа.
Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.
8.2. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на простом листе белой бумаге в произвольной форме.
8.3. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк, вскл), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.
8.4. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации или учреждения (кроме писем, адресованных правительственным учреждениям, исполнительным, законодательным (представительным) органам, субъектам Российской Федерации), а при ответе на поступивший документ – также его номер и дату. На лицевой стороне последнего листа проставляются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона. Копии письма и подлинник телеграммы визируются исполнителем и руководителем на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. Подлинник телеграммы Главы города визируется Главой города.
При направлении письма или телеграммы в четыре и более адреса прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
8.5. Подписанные письмо и телеграмма вместе передаются для регистрации и отправки в службу делопроизводства, где им присваивается исходящий номер.
8.6. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются к отправке:
в случае направления документа в один адрес – в 3-х экземплярах: 1-й – адресату, 2-й – возвращается исполнителю, 3-й – с визой исполнителя подшивается в дело;
в случае направления документа по нескольким адресам – в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс два (для службы делопроизводства и возврата исполнителю).
Экземпляр документа, оставшийся в деле службы делопроизводства должен содержать визы исполнителей.
8.7. Законвертованная в службе делопроизводства исходящая корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от срочности доставки, определяемой соответствующим руководителем, отправляется адресатам почтой или фельдсвязью.
Экземпляр документа (письма, телеграммы) и указателя рассылки, на котором проставлен штамп, удостоверяющий отправку, остается в службе делопроизводства.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
8.8. Порядок ведения шифрованной переписки обеспечивается специальным отделом.
Раздел 9. Порядок работы с документами, поставленными на контроль
9.1. Контролю подлежит исполнение:
поручений, содержащихся в правовых актах Главы города, главы Администрации города;
поручений, содержащихся в протоколах заседаний Думы города, совещаний, в т.ч. совместных органов местного самоуправления;
поручений Главы города, главы Администрации города, их заместителей, данных во исполнение постановлений, распоряжений и поручений Губернатора и Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, постановлений Думы Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;
постановлений, распоряжений Главы города, Администрации города, решений и распоряжений Думы города.
9.2. Контроль осуществляют службы делопроизводства в соответствии с их функциями.
Контроль исполнения поручений Главы города осуществляют его помощники и советник.
Контроль исполнения поручений главы Администрации города осуществляют его заместители.
Документы, поставленные на контроль, регистрируются в электронной базе данных в день поступления.
При осуществлении своих функций службы делопроизводства запрашивают сведения о ходе исполнения поручений у исполнителей и готовят информацию о ходе исполнения находящихся на контроле актов и поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины, и представляют ее Главе города, главе Администрации города.
Руководитель подразделения, которому дано поручение, определяет из числа ответственных работников исполнителя документа или поручения, который обеспечивает сопровождение, контроль, сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов о ходе или результатах выполнения.
9.3. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается, как правило, в тексте документа.
Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении, как правило, устанавливается до 15 дней, по документам вышестоящих организаций – не более десяти дней, если в документе не указан другой срок. Поручения с пометкой «Срочно» исполняются в трехдневный срок; требующие дополнительного изучения поставленных вопросов – в течение семи дней; с пометкой «Незамедлительно» – в течение рабочего дня. Срок исполнения постановлений, распоряжений Главы города, главы Администрации города, решений и распоряжений Думы города устанавливается до 30 дней, если не определен иной срок.
Документы судебных и правоохранительных органов исполняются в соответствии с указанными в них сроками.
Срок исполнения телеграмм устанавливается в семь дней, если не указан иной срок.
При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имя лица, давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Изменения вносятся в электронную базу данных и учетные карточки.
9.4. Анализ и обобщение поступающих на имя Главы города, главы Администрации города информаций о ходе выполнения постановлений и распоряжений, решений Думы города, также информаций о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений, содержащихся в данных правовых актах, обеспечивают службы делопроизводства.
Учет и контроль по срокам исполнения всех поручений Главы города обеспечивают помощники и советник главы города.
Контроль за сроками исполнения поручений, данных Главой города по поступившим на его имя шифртелеграммам, осуществляет в установленном порядке специальный отдел Администрации города (далее – специальный отдел).
9.5. Документы и поручения считаются исполненными, если о выполнении предусмотренных в них заданий доложено должностному лицу, давшему поручение.
В информациях о выполнении поручений должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения и содержаться сведения о том, кем, когда и в какой форме (устной или письменной) дан ответ автору обращения.
О ходе и результатах выполнения каждого поручения представляется информация за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие – лица, исполняющего его обязанности.
Информация о выполнении поручений заместителей главы города и главы Администрации города, данных ими в соответствии с указаниями Главы города, главы Администрации города по поступившим на его имя обращениям, представляются на имя Главы города, главы Администрации города.
Информация, отчеты (далее – документы) о выполнении поручений, представленные для снятия с контроля или продления срока их исполнения, предварительно поступают в службы делопроизводства органов местного самоуправления, которые проверяют правильность оформления документов и полноту решения поставленных в поручениях вопросов.
Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются исполнителям для доработки и повторного представления.
Документы, отвечающие установленным требованиям, передаются помощнику, советнику Главы города, заместителям главы Администрации города для доклада Главе города, главе Администрации города.
Если исполнение поручения завершилось выпуском постановления или распоряжения Главы города или Администрации города, решения или распоряжения Думы города, которое является основанием для снятия поручения с контроля, то достаточно предоставление в службу делопроизводства копии правового акта.
9.6. Руководители подразделений самостоятельно и через подчиненных работников систематически анализируют состояние исполнения контролируемых поручений и производят сверку в службе делопроизводства органа местного самоуправления по подчиненности подразделения.
Службы делопроизводства органов местного самоуправления ежемесячно представляют Главе города, главе Администрации города информацию о состоянии исполнения поручений Главы города или главы Администрации города и других контролируемых поручений.
За нарушение установленных сроков рассмотрения документов производится снижение ежемесячного денежного поощрения в соответствии с действующим порядком.
Раздел 10. Рассмотрение письменных обращений и организация личного
приема граждан