Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципального образования город Нягань и их структурных подразделениях
| Вид материала | Инструкция |
- Администрация муниципального образования «город нягань» институт муниципального развития, 6940.31kb.
- Администрация муниципального образования «город нягань» институт муниципального развития, 5347kb.
- Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области, 1538.46kb.
- Города нягани ханты-Мансийский автономный округ, 70.19kb.
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Егорлыкского района Общие положения, 1231.22kb.
- Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет: Утвердить прилагаемую Примерную, 961.54kb.
- -, 300.53kb.
- Инструкция по бюджетному учету часть I. Организация бюджетного учета, 3990.85kb.
- Об утверждении программы модернизации объектов жилищно-коммунального хозяйства муниципального, 155.37kb.
- Доклад Рыбальченко Сергея Николаевича Главы муниципального образования, 229.74kb.
Приложение № 1 к Инструкции
Определения терминов, применяемых в Инструкции по делопроизводству
(в соответствии со стандартизированными терминами ГОСТ Р51141-98)
| Электронная регистрационная карточка | аналог бумажной регистрационной учетной карточки, создаваемый на документ, регистрируемый в электронной базе данных |
| Акт | обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке, к которым относятся постановления и распоряжения Главы города, постановления и распоряжения главы Администрации города, решения и распоряжения Думы города. документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (например: акты уничтожения документов (дел) приема-передачи документов (дел), материальных ценностей и т.п. |
| Бланк документа | стандартный лист бумаги, на часть которого нанесена постоянная информация (реквизиты), а для помещения переменной информации предназначена свободная часть листа или специально отведенное (указанное) на нем место |
| Дело | совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку |
| Документационное обеспечение (делопроизводство) | деятельность Администрации города, Главы города, Думы города по документированию и организации работы с документами в процессе осуществления своих функций |
| Доклад | документ, содержащий информацию о выполнении (исполнении) принятого решения (поручения) либо изложение определенных вопросов с выводами и предложениями |
| Документирование | создание документов |
| Заголовок документа | реквизит документа, кратко излагающий его содержание |
| Документооборот | движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки; характеризуется объемом, исчисляемым количеством входящих, исходящих и внутренних документов за определенный отрезок времени |
| Документ, документированная информация | зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, в том числе фото-, кино, видео- и аудиопленки, бумажные, машинные и другие носители информации |
| Внутренний документ | документ, подготовленный в Администрации города, Думе города, их структурных подразделениях, не выходящий за пределы Администрации города, Думы города, их структурных подразделений |
| Входящий (поступивший) документ | зарегистрированный (учтенный) документ, поступивший в Администрацию города, Думу города, их структурных подразделениях |
| Исходящий (отправляемый) документ | документ, отправляемый из Администрации города, Думы города, их структурных подразделений за подписью должностного лица и имеющий реквизиты Администрации города, Думы города, их подразделений |
| Копия документа | экземпляр документа, в точности воспроизводящий подлинник документа, при необходимости заверенный в установленном порядке |
| Нормативные документы | правовые акты, решения и другие документы, в которых устанавливаются (содержатся) какие-либо нормы, правила, предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие |
| Организационно- распорядительные документы | документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (распоряжения Главы города, главы Администрации города, думы города, поручения, письма, протоколы и др.) |
| Служебный документ | документ с необходимыми реквизитами, созданный или полученный Главой города, Администрацией города, Думой города, структурными подразделениями Администрации города и Думы города работниками в связи с осуществлением служебных функций и полномочий |
| Подлинник документа | первый или единственный экземпляр документа |
| Заключение | документ, содержащий мнения, оценки, выводы подразделения, комиссии, должностного лица или специалиста по какому-либо вопросу (документу) |
| Инструкция | правовой акт, утверждаемый (издаваемый) в целях установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности Администрации города (подразделений, работников Администрации), Думы города (подразделений, работников Думы города); инструктивный характер носят также такие акты как «Правила», «Рекомендации», «Методические указания» и другие документы |
| Номенклатура дел | систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения |
| Поручение | документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий или подтверждающий (согласующий) целесообразность предлагаемых мер, преимущественно оперативных вопросов |
| Регистрация документов | фиксация факта создания, принятия либо получения документов с присвоением им порядковых номеров и записью сведений о них; на входящих (поступивших) документах при регистрации проставляются регистрационные штампы |
| Резолюция | указание руководителя или иного должностного лица по организации исполнения документа или поручения |
| Реквизит документа | обязательный элемент оформления служебного документа |
| Служба делопроизводства | подразделение, часть подразделения, отдельные работники, на которых возложены обязанности по организации документационного обеспечения и ведению делопроизводства |
| Служебная информация | сведения служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также получаемые в связи с выполнением служебных функций |
| Служебные письма | обобщенное наименование вида (видов, групп) документов различного содержания, служащих средством общения Администрации города (ее подразделений и должностных лиц), Думы города (ее подразделений и должностных лиц) в процессе осуществления своих функций с учреждениями, организациями и частными лицами |
| Справка | документ, содержащий текстовую и/или табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, истории вопроса, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (например, справка о состоянии подготовки (например, справка о состоянии подготовки документов, справка о документообороте, справка о проверке состояния работы с документами и т.д.) |
| Учет документов | фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов |
Приложение № 2 к Инструкции
Состав реквизитов документов
01 – герб муниципального образования город Нягань;
02 – наименование органа местного самоуправления;
03 – основной государственный регистрационный номер (ОГНР) органа местного самоуправления;
04 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
05 – справочные данные об органе местного самоуправления;
06 – регистрационный номер документа;
07 – дата документа;
08 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
09 – место составления или издания документа;
10 – адресат;
11 – гриф утверждения документа;
12 – резолюция;
13 – заголовок к тексту;
14 – отметка о контроле;
15 – текст документа;
16 – отметка о наличии приложения;
17 – подпись;
18 – гриф согласования документа;
19 – визы согласования документа;
20 – оттиск печати;
21 – отметка о заверении копии;
22 – отметка об исполнителе;
23 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
24 – отметка о поступлении документа в организацию;
25 – идентификатор электронной копии документа.
Приложение № 3 к Инструкции
Правила употребления прописных и строчных букв
в названиях должностей, государственных и местных органов власти
С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации: Президент Российской Федерации; Руководитель Администрации Президента Российской Федерации; Советник Президента Российской Федерации; Председатель Конституционного Суда Российской Федерации; Председатель Верховного Суда Российской Федерации; Председатель Высшего арбитражного суда Российской Федерации; Министр финансов Российской Федерации; Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.
Аналогично пишутся название должностей в системе представительной исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации.
Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации; начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации; генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации; первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации.
В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например, Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.
В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «государственные комитеты».
Название органов судебной власти принято писать так: Конституционный Суд Российской Федерации; Верховный Суд Российской Федерации.
Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации.
Во всех остальных случаях слово «суд», «судья» пишутся со строчной буквы.
В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом: Конституция (Основной Закон) Российской Федерации; Федеративный договор; Основы законодательства Российской Федерации; Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации»; Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Указ Президента Российской Федерации (но: указы Президента).
Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:
председатель Союза арендаторов и предпринимателей России.
С прописной буквы пишутся такие наименования, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например: «установить почетное звание «Народный артист Российской Федерации» (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).
Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии (но Главный маршал авиации); генерал армии; академик; лауреат Государственной премии; доктор технических наук.
Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и т.д.
Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях: государственная граница Российской Федерации; государственная награда Российской Федерации.
Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:
Государственный герб Российской Федерации; Государственный гимн Российской Федерации; Государственный флаг Российской Федерации; Государственная программа.
С прописной буквы пишется и слово «республиканский» в словосочетании «Республиканский бюджет Российской Федерации».
Названия департаментов, управлений, комитетов Администрации города, имеющих права юридических лиц, пишутся в тексте с прописной буквы.
Названия департаментов, управлений, комитетов Администрации города, не имеющих права юридических лиц, пишутся в тексте со строчной буквы.
Названия департаментов, управлений, комитетов Ханты-Мансийского автономного округа -Югры пишутся в тексте с прописной буквы.
Приложение № 4 к Инструкции
Перечень документов, не подлежащих регистрации
1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.
2. Извещения о проведении конференций, заседаний, совещаний, программы их проведения и материалы к ним.
3. Аналитические обзоры и иные материалы, представляемые для сведения.
4. Печатные издания (газеты, журналы, брошюры, рекламные материалы).
5. Бухгалтерские документы, включая ежемесячные, квартальные, полугодовые отчеты, в т.ч. в налоговые органы.
7. Статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.
8. Копии приказов руководителей структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений.
9. Документы на иностранных языках без перевода.
10. Документы без подписей.
Приложение № 5 к Инструкции
Таблица сроков исполнения документов
| № п/п | Наименование документов (поручений) | Сроки исполнения |
| 1 | Документы с конкретной датой исполнения | в указанный срок |
| 2 | Документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» | в 3-х дневный срок |
| 3 | Документы имеющие пометку «оперативно» | в 10-ти дневный срок |
| 4 | Обращения и запросы депутатов | не позднее 30 дней со дня получения |
| 5 | Постановления, распоряжения главы администрации города, решения коллегии, протоколы совещаний | 1 месяц, если срок не определен |
| 6 | Письма учреждений, организаций и предприятий с резолюцией руководства администрации | 1 месяц, если срок не определен |
| 7 | Протест прокурора | 10 дней |
| 8 | Представление прокурора | 1 месяц |
| 9 | Частное определение суда | 10 дней |
| 10 | Телеграммы, телефонограммы с пометкой срочно | в день поступления |
Приложение № 6 к Инструкции
Форма регистрационной карточки документа
| Дума МО город Нягань | |
Регистрационно-контрольная карточка
| Подразделение: | |
| № Исх. | Дата |
| | |
| № Вход. | Дата |
| | |
| Корреспондент: | Контроль: |
| | |
| Краткое содержание: | |
| Резолюция: | |
Приложение № 7 к Инструкции
Форма журнала регистрации исходящих документов
| ЖУРНАЛ |
| регистрации исходящих документов |
| Порядковый регистрационный № дата | Адресат | Краткое содержание документа | Отметка об исполнении № дела |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| | | | |
Приложение 8 к Инструкции
Форма регистрационной карточки обращений граждан
| КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН |
| Директивный орган | | |||||||||||||||||||
| Регистрац. № | 1 | Дата обращения | 2 | |||||||||||||||||
| | | |||||||||||||||||||
| Вид обращения | 3 | Вопрос | 4 | Повторное обращение | 5 | |||||||||||||||
| | | | ||||||||||||||||||
| Заявитель (Ф.И.О.) | Домашний адрес | |||||||||||||||||||
| 6 | 7 | |||||||||||||||||||
| Соц.положение автора | 8 | Р-н, которого кас. вопрос | 9 | Источник поступления | 10 | |||||||||||||||
| | | | ||||||||||||||||||
| Содержание обращения | 11 | | ||||||||||||||||||
| Кем рассмотрено | 12 | | | | | |||||||||||||||
| | | |||||||||||||||||||
| Резолюция руководства | 13 | | ||||||||||||||||||
| | ||||||||||||||||||||
| | ||||||||||||||||||||
| Дата поступления на контроль | 14 | Срок исполнения | 15 | |||||||||||||||||
| | | |||||||||||||||||||
| Исполнители | | | | | | | | | ||||||||||||
Результат рассмотрения