Geum.ru

Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципального образования город Нягань и их структурных подразделениях

Вид материалаИнструкция
Раздел 13. Организация документов в делопроизводстве
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6

10.1. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения письменных, устных и поступающих в электронной форме обращений граждан осуществляются управлением по работе с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».


10.2. Поступившие письма граждан регистрируются в электронной базе данных и в учетных карточках установленной формы.

Информация (ответы) о рассмотрении писем граждан, поступившая из структурных подразделений Администрации города, Думы города, регистрируется в управлении по работе с обращениями граждан.

10.3. Зарегистрированные обращения в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с регистрационной карточкой Главе города, главе Администрации города, заместителям председателя Думы города для рассмотрения и дачи поручений по их исполнению.

Копии поручений вместе с копиями обращений, а в последующем и материалы по результатам исполнения поручений, передаются в управление по работе с обращениями граждан.

Если поручение по письму дано нескольким подразделениям, то работу по его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции первым.

Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного структурного подразделения в другое производится через управление по работе с обращениями граждан.

10.4. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

10.5. Если обращение граждан требует рассмотрения в подразделении, то управление по работе с обращениями граждан направляет его в соответствующее подразделение через службы делопроизводства.

10.6. Все письма рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения и в управление по работе с обращениями граждан.

Письменные обращения граждан считаются рассмотренными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме (о чем делается запись в правом нижнем углу первого листа письменного обращения, либо на отдельном листе с указанием даты уведомления).

Письменное обращение гражданина, по которому было дано поручение Главы города, главы Администрации города, их заместителей, снимается с контроля по решению должностного лица, которое давало поручение.

10.7. Личный прием граждан в приемных Главы города, главы Администрации города организуется помощниками и секретарями приемных. Учет граждан и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется в электронной базе данных и на карточках установленной формы.

Переданное на личном приеме гражданином письменное обращение учитывается и рассматривается в установленном порядке.

Устное обращение граждан на личном приеме оформляется карточкой личного приема с кратким изложением существа вопроса и рассматривается как письменное обращение, если иное не установлено Федеральным Законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Управление по работе с обращениями граждан осуществляет контроль исполнения устных и письменных обращений граждан, ведет ежемесячный сбор информации о личном приеме граждан Главой города, главой Администрации города, подводит квартальные, годовые итоги.

10.8. Управление по работе с обращениями граждан анализирует и обобщает поступающую почту, систематически представляет Главе города, главе Администрации города, сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.



Раздел 11. Машинописные и копировально-множительные работы.
Звукозапись мероприятий

11.1. Машинописные работы:

11.1.1. Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил печатания непосредственно в подразделениях, должностными лицами, ответственными за их подготовку.

11.1.2. Печатание под диктовку не допускается. Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с магнитных носителей осуществляется в службах делопроизводства.

11.1.3. При передаче текстов документов на электронных носителях в службы делопроизводства для их вывода на печать, тиражирования, распространения и ознакомления с заинтересованными лицами, электронные носители должны проверяться на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с электронным носителем прекращается, электронный носитель возвращается исполнителю.

11.1.4. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров, на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

Тексты документов печатаются через один межстрочный интервал.

11.1.5. На последнем листе отпечатанного документа внизу слева проставляются фамилия, имя, отчество, занимаемая должность исполнителя и номер его служебного телефона.

11.2. Копировально-множительные работы:

11.2.1. Выполнение копировально-множительных работ (тиражирование, ксерокопирование документов) в органах местного самоуправления осуществляется каждым должностным лицом самостоятельно, за исключением копирования материалов к заседанию Думы города, которое осуществляет отдел по организации деятельности Думы города, на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях органов местного самоуправления. Тиражированию на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях органов местного самоуправления, подлежат исключительно служебные документы и материалы.

Не допускается необоснованное тиражирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

11.2.2. Документы и материалы (как правило, подлинники) передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тиражирование бланков органов местного самоуправления не допускается.

11.3. Аудиозапись мероприятий:

11.3.1. Аудиозапись мероприятий, проводимых Главой города, главой Администрации города, Думой города, осуществляется управлением по информационным ресурсам. Аудиозапись мероприятий должна производится на цифровых носителях.

Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся как непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их завершения в согласованные с организаторами сроки.

Учет, научно-техническую обработку и хранение аудиозаписей обеспечивает управление по информационным ресурсам.

В течение календарного года архивные аудиозаписи хранятся в управлении по информационным ресурсам в опечатываемых помещениях в специальных опечатываемых металлических шкафах.

При проведении секретных мероприятий принимаются меры по защите информации.

При проведении закрытых мероприятий аудиозапись не ведется.




Раздел 12. Особенности работы с документами с пометкой
«Для служебного пользования»

12.1. Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами с пометкой «Для служебного пользования». К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения, на распространение которой диктуются служебной необходимостью2.

13.2. Пометка «Для служебного пользования» ставится на отдельных документах нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.

12.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются в отдельных журналах или карточках отдельно от несекретной документации.

Нумерация документов «Для служебного пользования» ведется отдельно, с добавлением к регистрационному номеру отметки «ДСП».

Для хранения журналов по учету документов «Для служебного пользования» используются отдельные сейфы, доступ к которым имеется только у лиц, отвечающих за учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования».

Лица, отвечающие за учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования» обязаны проходить инструктаж по защите информации «Для служебного пользования» в специальном отделе.

12.4. Ознакомление исполнителей с поступившими в подразделение документами «Для служебного пользования» осуществляет лицо, ответственное за учет и хранение таких документов, с письменного разрешения руководителя подразделения.

12.5. Необходимость пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, который несет персональную ответственность за завышение или занижение грифа.

12.6. Печатание документов с пометкой «Для служебного пользования» производится специально назначенным лицом, отвечающим за учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования», на компьютере, аттестованном согласно требованиям по безопасности информации, т.е. не подключенный к локальной сети, не имеющий доступа в Интернет.

12.7. Перенос информации с пометкой «Для служебного пользования» должен осуществляться только на учтенных магнитных или оптических носителях.

Носители информации с пометкой «Для служебного пользования» (винчестеры, дискеты, компакт – диск) учитываются в специальных журналах.

На сам носитель наносятся его учетный номер и пометка «ДСП». Хранятся такие носители отдельно от других, в местах, обеспечивающих их сохранность и защиту от несанкционированного доступа к ним.

12.8. Уничтожение магнитных оптических носителей информации производится механическим путем (разбивание или разрезание на части размером не более 1x1 см). Уничтожение производится по акту с отметкой об уничтожении в книгах учета. Использование носителей в несекретном делопроизводстве после стирания информации с пометкой «Для служебного пользования» запрещено.

12.9. Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного документа к ним.

12.10. На последней странице документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу, либо на оборотной стороне, если не позволяет место, делается отметка о том: сколько исполнено экземпляров; краткий перечень рассылки; кто исполнитель; кто печатал; дата.

12.11. Снятие копий и изготовление выписок с документов с пометкой «Для служебного пользования» производятся с письменного разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ, или руководителя подразделения в адрес которого поступил документ или отписан руководителем исполнительного органа государственной власти, ведущего собственное делопроизводство. В этом случае на свободном месте титульного или последнего листа, а при отсутствии свободного места на обратной стороне последнего листа, ставится виза руководителя с указанием лицу, ответственному за учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования», о том, сколько снять копий или сделать выписок, и каких пунктов документа, и куда отправить.

Исполнитель учитывает копии или выписки за новыми учетными номерами и делает отметку в документе, с которого снимал копии или делал выписки, о том, сколько снято копий (сделано выписок из каких пунктов документа), за какими номерами они учтены и дату.

12.12. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется специальным отделом. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

12.13. Документы с пометкой «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «Для служебного пользования».

12.14. Контроль делопроизводства документов с пометкой «Для служебного пользования» производится комиссией, с участием работников специального отдела Администрации города, состав и порядок работы которой в Думе города определяется распоряжением Главы города, а в Администрации города – распоряжением Администрации города, ежегодно, не позднее февраля года, следующего за отчетным.

12.15. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, комиссией, с участием работников специального отдела Администрации города.




Раздел 13. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в государственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

13.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел:

13.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в органах (структурных подразделениях органов) местного самоуправления, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложения № 15,16).

13.1.2. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного хранения (свыше 10 лет).

Графы номенклатуры дел в органах (структурных подразделениях органов) местного самоуправления заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из номера подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре внутри раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группа цифр индекса отделяется одна от другой с помощью тире.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию, далее – плановую, затем – отчетную, потом следует вся остальная документация по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учета и регистрации.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).

13.1.3. Номенклатура дел подразделения разрабатывается в последнем квартале предшествующего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении.

13.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города, положениями о структурных подразделениях органов местного самоуправления, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами, номенклатурами дел за предшествующие годы, необходимо изучить документы, образующиеся в деятельности органов (структурных подразделениях органов) местного самоуправления, их виды, состав и содержание.

13.2. Формирование дел в подразделениях представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

13.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работнику подразделения, ответственному за ведение делопроизводства, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

13.2.2. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и сформированы исполнителем в дело с отметкой о исполнении, указанием срока хранения и даты списания. Отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа (которым решен вопрос) на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. Не допускается проставление отметки о списании в дело на оформленной резолюции.

Срок хранения документов определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

13.2.3. Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки.

13.3. Отдельные дела заводятся на постановления и распоряжения Главы города, Администрации города, решения и распоряжения Думы города и относятся к тому календарному году, в котором они приняты. При отсутствии документов, послуживших основанием для принятия указанных решений, отдельные дела не заводятся.

13.3.1. Комплексные дела заводятся на постановления и распоряжения Главы города, Администрации города, решения и распоряжения Думы города (далее – правовой акт), относящиеся к одной тематике.

Дела переписки заводятся по вопросам, решенным оформленными резолюциями Главы города, главы Администрации города, по рассмотренным документам и их письмам, а также по вопросам, рассмотренным в оперативном порядке.

Документы подшиваются в дела переписки того календарного года, в котором решен вопрос.

13.3.2. В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянными сроками хранения.

Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянным сроком хранения и отдельно для документов с временным сроком хранения.

13.4. Систематизация документов внутри дела:

13.4.1. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документов. Приложения, объем которых превышает 250 листов, формируются в отдельные тома.

Документы в деле постоянного срока хранения располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

13.4.2. В комплексном деле разделы располагаются в хронологическом порядке сверху вниз по мере принятия актов. В комплексном деле по однородным вопросам лист-разделитель подшивается в начало каждого раздела. В комплексном деле по одному вопросу лист-разделитель подшивается перед экземпляром правового акта. На листе-разделителе проставляются номера правовых актов.

В делах переписки разделы располагаются сверху вниз, между ними помещаются листы-разделители одного цвета со сплошной нумерацией разделов одного года.

При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в конце каждого тома на листе-разделителе делается запись «Продолжение дела (пункта) см. том ...»

13.4.3. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

13.4.4. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

13.4.5. В случаях изъятия документов из архива органами правопорядка (в соответствии с законодательством Российской Федерации) на месте изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указывается номер, дата и название документа-основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все следующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий правовой акт.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты.

13.4.6. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки, и вопросы по ним решены одним правовым актом, то они группируются сначала по корреспондентам, а затем внутри группы – в хронологическом порядке.

13.4.7. В случае издания правового акта во исполнение, изменение, дополнение, принятых в предшествующие годы, они формируются в дело текущего года. При этом делаются взаимные ссылки в делах.

13.4.8. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта, находящегося на контроле в подразделении, подшиваются в заведенное на эти документы дело. Если на эти документы дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Информация (справка, записка) о снятии с контроля правового акта подшивается в дело, заведенное на конкретный правовой акт.

13.4.9. Если в переписке или материалах, послуживших основанием к выпуску правового акта встречаются секретные документы, то весь комплекс документов по данному вопросу передается в специальный отдел для формирования секретного дела.

13.4.10. Включение в дело документов по решениям, принятым в разные годы, черновиков, вариантов и копий, а также документов, подлежащих возврату, не допускается.

13.4.11. В делах переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись установленной формы (приложение № 18). К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при включении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.д.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел подразделения, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью в архив.

В конце описи, вслед за последним заголовком, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

13.5. Оформление обложки:

13.5.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) и по личному составу составляются и оформляются по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела (приложение № 17).

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

13.5.2. Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова и сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований организаций, структурных подразделений и т.д.

При написании заголовков дел переписки за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

13.4.3. На обложке каждого дела проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

При обозначении крайних дат не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела в архив.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела.

13.5. Нумерация листов:

13.5.1. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами (пастой) не допускается.

Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

13.5.2. В конце каждого дела помещается лист-заверитель на отдельном листе (приложение № 19). В книгах заверительная запись делается на оборотной стороне последнего чистого листа.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку или чистый оборот листа последнего документа.

13.5.3. В каждое дело подшивается не более 250 листов.

13.6 Формирование и хранение дел по обращениям граждан, поступивших в адрес органов местного самоуправления.

13.6.1. На каждом обращении, после окончательного решения затронутого в нем вопроса, должна быть надпись «в дело».

13.6.2. Обращения граждан с материалами к ним формируются в дело работниками управления по работе с обращениями граждан. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. При формировании дел проверяется правильность направления документов и их комплектность.

13.6.3. Не разрешенные обращения граждан подшивать в дело запрещается.

13.6.4. Устанавливается пятилетний срок хранения дел с обращениями граждан и документов, связанных с ними. На усмотрение руководства органа местного самоуправления срок хранения указанных дел либо отдельных обращений граждан может быть продлен.

13.6.5. Дела передаются для хранения в городской архив. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

13.7. Передача дел в архив:

13.7.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в подразделении. Затем дела постоянного и пятилетнего срока хранения сдаются в городской архив по графику, составленному городским архивом.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения, исполнительного органа государственной власти формирует все имеющиеся документы в деле и передает их в архив независимо от сроков хранения.

13.7.2. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в городской архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится по акту установленной формы (приложение № 20), который утверждается руководителем подразделения.

13.7.3. На делах постоянного и долговременного сроков хранения, прошедших научно-техническую обработку и подготовленных для передачи в ведомственный архив, на последнем листе внутренней описи, а при ее отсутствии – на первом листе документа дела, в правом нижнем углу документа, проставляется штамп «в архив», который заверяется подписью руководителя подразделения.

В делах переписки временного срока хранения, подлежащих передаче в архив, отметка о списании делается на последнем листе сдаточной описи.

13.7.4. Прием дел в ведомственный архив из подразделений производится начальником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения по описи установленной формы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи начальника ведомственного архива и лица, передавшего дела. Первый экземпляр описи остается в архиве, второй хранится в подразделении.

В начало описи постоянного срока хранения (приложение № 21) вносятся дела переписки, а затем отдельные и комплексные дела согласно порядковой записи в реестре. Если дела имеют одинаковое наименование, то в описи вместо повторения заголовка пишется «то же», при этом все остальные реквизиты дела указываются полностью. Приложение к делу вносится в опись под собственным наименованием.

Дела, оставленные на контроле в подразделении, включаются в опись года. В графе «Примечание» карандашом делается запись «н/к» (на контроле). Описи подписывает работник, ответственный за ведение делопроизводства, с указанием года, месяца и числа их составления.

На дела временного срока хранения, подлежащие сдаче в архив, составляется отдельная опись (приложение № 21).

13.8. Для рассмотрения номенклатур дел, описей дел постоянного срока хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается экспертная комиссии органов местного самоуправления (ЭК), состав которой утверждается распоряжением Главы города.

13.8.3. ЭК осуществляет следующие функции:

дает заключение о характере документов для определения сроков хранения;

рассматривает годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, описи дел по личному составу;

выносит решения о предоставлении описей дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) соответствующего архивного учреждения;

выносит решение о представлении описи дел по личному составу на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией соответствующего архивного учреждения;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

рассматривает проекты номенклатуры дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел;

принимает участие в подготовке к рассмотрению проектов методических пособий по делопроизводству и работе архива.

13.8.4. Заседания комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается Главой города. Решение экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов разрешаются Главой города, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии соответствующего архивного учреждения.

13.8.5. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

13.9. Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Дела в опись вносятся в порядке расположения их в сводной номенклатуре дел. Годовые разделы описи № 1 рассматриваются экспертной комиссией.

В отдельную опись № 2 вносят дела по личному составу, которые аналогично рассматриваются и согласуются с ЭК соответствующего архивного органа.

К первому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости – указатели, оглавления, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; делается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

13.9.4. После утверждения годовых разделов описи на дела постоянного хранения и согласования описи дел по личному составу, ЭК решает вопрос об уничтожении документов за этот период.

13.9.5. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра самих документов. Акты на выделенные к уничтожению дела рассматриваются экспертной комиссией. При составлении акта на уничтожение должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам;

если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения;

заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком, с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

13.10. Порядок передачи документов на государственное хранение:

13.10.1. Передача документов постоянного хранения в государственный архив проводится по описям ежегодно в соответствии с утвержденными графиками. Особо ценные документы передаются по отдельным описям.

Прием дел (документов) на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, который оформляется в двух экземплярах (приложение № 22).

Перед передачей документов на государственное хранение представитель государственного архива проводит в организации проверку физического и санитарного состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами органов местного самоуправления.

Если при передаче документов обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке председателя ЭК.

13.10.2. При первой передаче документов в государственный архив представляется историческая справка об органе местного самоуправления. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происходящих изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности и составе переданных на государственное хранение документов.

13.11. Использование документов архива:

13.11.1. Дела и копии документов, хранящихся в городском архиве, предоставляются сотрудникам органов местного самоуправления для работы в помещении архива или под роспись во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.

Работники органов местного самоуправления несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

При увольнении работник органа местного самоуправления обязан сдать в городской архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

13.11.2. Подлинники правовых актов органов местного самоуправления и указателей рассылки не выдаются.

13.11.3. Порядок работы с хранящимися в городском архиве секретными документами определяется отдельной инструкцией.

13.12. Передача документов и дел при увольнении или переводе работника на другую работу:

13.12.1. При увольнении или переводе на другую работу руководитель подразделения, специалист передает дела и документы работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

13.12.2. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся у него дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику.