Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципального образования город Нягань и их структурных подразделениях
| Вид материала | Инструкция |
- Администрация муниципального образования «город нягань» институт муниципального развития, 6940.31kb.
- Администрация муниципального образования «город нягань» институт муниципального развития, 5347kb.
- Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области, 1538.46kb.
- Города нягани ханты-Мансийский автономный округ, 70.19kb.
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Егорлыкского района Общие положения, 1231.22kb.
- Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет: Утвердить прилагаемую Примерную, 961.54kb.
- -, 300.53kb.
- Инструкция по бюджетному учету часть I. Организация бюджетного учета, 3990.85kb.
- Об утверждении программы модернизации объектов жилищно-коммунального хозяйства муниципального, 155.37kb.
- Доклад Рыбальченко Сергея Николаевича Главы муниципального образования, 229.74kb.
14.1. Резолюции на входящей корреспонденции налагаются непосредственно Главой города, главой Администрации города и заверяются личной подписью.
14.2. Резолюции должны содержать информацию в следующем порядке:
фамилию сотрудника, которому поручается работа с документом;
срок исполнения указываемого поручения;
подразделение либо должностное лицо, на которое возложен контроль исполнения;
дату наложения резолюции.
14.3. Все документы, зарегистрированные в службах делопроизводства с резолюциями Главы города, главы Администрации города, их заместителей, возвращаются в службы делопроизводства, вручаются под роспись должностному лицу, являющемуся исполнителем документа в соответствии с резолюцией.
14.4. Внутри подразделения поступившие документы рассматриваются руководителем (заместителем) и передаются непосредственно исполнителям.
14.5. Резолюции, адресованные руководителям любой категории, исполняют указанные должностные лица и их подчиненные (в последнем случае письменный ответ об исполнении требований резолюции подписывается руководителем, которому адресована резолюция, он же несет ответственность за надлежащее исполнение указания, содержащегося в этой резолюции).
14.6. Если исполнение поручено нескольким должностным лицам (структурным подразделениям) и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за исполнение документа является должностное лицо, указанное в резолюции первым. Службы делопроизводства обеспечивают соисполнителей необходимым количеством копий.
14.7. Соисполнители, не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.
Раздел 15. Организация контроля исполнения документов
15.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступившие в службы делопроизводства требующие исполнения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях руководства и организационно-распорядительных документах, издаваемых в процессе деятельности органов местного самоуправления.
15.2. Контроль исполнения документов в службах делопроизводства осуществляется с применением автоматизированной системы контроля исполнения документов в системе «DIRECTUM».
15.3. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.
15.4. Службы делопроизводства осуществляют:
15.4.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов, поставленных на контроль, с применением форм опережающего контроля (ежедекадное направление в структурные подразделения сводок-напоминаний по документам со сроком исполнения в последующие 10 дней, информирование руководителей и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений по телефону за один-два дня до истечения контрольного срока по наиболее важным документам).
15.4.2. Проверку и анализ исполнения контрольных документов за прошедший месяц до 10 числа следующего месяца по каждому структурному подразделению. В случае если за структурным подразделением числятся неисполненные документы, на имя руководителя данного структурного подразделения направляется сводка неисполненных документов. Все напоминания и информация о них фиксируются в электронных карточках документов.
15.4.3. Проверку соответствия содержания материалов, подготовленных во исполнение документа (поручения), поставленным в исполняемом документе вопросам.
15.5. Руководитель подразделения обеспечивает:
15.5.1. Оперативное рассмотрение документов, определение непосредственных исполнителей, а также контроль своевременного качественного исполнения документов по существу вопросов.
15.5.2. Регулярное рассмотрение на оперативных совещаниях в руководимых подразделениях вопросов исполнительской дисциплины, проведение анализа причин нарушения установленных сроков исполнения, принятие мер по своевременному и качественному исполнению документов (поручений).
15.5.3. Взаимозаменяемость должностных лиц подразделения. Передачу контролируемых документов другому должностному лицу в случае болезни ответственного исполнителя или убытия его в отпуск, командировку и т.д. Отсутствие непосредственного исполнителя или ответственного за делопроизводство не должно приводить к срыву установленных сроков исполнения документов (поручений).
15.6. Должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают:
15.6.1. Своевременное получение документов в службах делопроизводства, передачу их на рассмотрение руководству структурного подразделения и доведение до непосредственного исполнителя в течение одного дня после рассмотрения.
15.6.2. Информирование руководства подразделения, а также служб делопроизводства о ходе выполнения документов (поручений), изменении сроков их исполнения.
15.6.3. Своевременное (не позднее следующего рабочего дня с момента исполнения) представление в службы делопроизводства письменных сведений об исполнении документов для снятия их с контроля.
15.7. Контроль исполнения всех входящих документов, поступивших непосредственно в соответствующие подразделения, осуществляют исполнители этих документов и лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.
15.8. Постановка документов на контроль осуществляется в соответствии со сроками, определенными в документах, резолюциях руководства, или сроками, установленными действующим законодательством Российской Федерации.
15.9. При отсутствии в документе или резолюции точно установленного срока исполнения он исчисляется в календарных днях. Сроки исполнения документов определены в приложении № 5 к настоящей Инструкции.
15.10. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
15.11. В случае если в документе или резолюции указаны несколько исполнителей, структурное подразделение (должностное лицо), названное первым, является ответственным исполнителем и организует выполнение поручения, если не оговорено иное. Все соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки (или в срок, не превышающий двух третей от общего срока исполнения необходимых материалов: проектов, справок, сведений).
15.12. Передача контрольных документов из одного подразделения в другое производится только через службы делопроизводства, которые вносят отметки о передаче документа в электронные картотеки, и передает документ в соответствующее подразделение.
15.13. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделении на основе полученных документов формируют контрольную картотеку сроков исполнения.
15.14. Если к установленному сроку документ исполнить не представляется возможным, ответственный исполнитель не менее чем за три дня до истечения срока должен обратиться к лицу, установившему срок, с мотивированной письменной просьбой о продлении срока исполнения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа. Об установлении новых сроков исполнения в обязательном порядке сообщается в службу делопроизводства с предоставлением документа, подтверждающего изменение сроков.
15.15. В случае неисполнения документа в указанный срок без уважительной причины, а также отсутствия мотивированной письменной просьбы о продлении срока, ответственный исполнитель представляет объяснительную записку на имя руководителя подразделения о причинах неисполнения документа, а также мерах предпринятых для устранения данных причин.
15.16. Ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях ежедневно проверяют ход исполнения документов (поручений), срок исполнения которых истекает в ближайшие два дня. Полученные данные доводятся до сведения непосредственного исполнителя и руководства подразделения.
15.17. Исполнитель представляет лицам, осуществляющим контроль, достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения документов (поручений).
15.18. В случае направления информации подписанной непосредственно руководителем данного подразделения, должностные лица ответственные за делопроизводство в соответствующем подразделении самостоятельно осуществляют регистрацию исходящих писем-ответов, с обязательным предоставлением копии исходящего письма с приложением контрольной регистрационной карточки в день отправки исходящего письма в службы делопроизводства.
15.19. Должностные лица, ответственные за делопроизводство в подразделениях, передают на подпись Главе города, главе Администрации города и регистрацию в службах делопроизводства исходящие письма-ответы подразделений на контрольные документы с экземплярами регистрационно-контрольной карточки, полученными подразделениями (приложение № 6).
15.20. Перед регистрацией исходящих документов должностные лица службы делопроизводства проверяют наличие на документе подписей и соответствующих виз (в т.ч. и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ. Письма, оформленные с нарушениями настоящей инструкции, возвращаются в подразделение на доработку.
15.21. Снятие документов с контроля осуществляет служба делопроизводства по указанию Главы города, главы Администрации города. На документах, снятых с контроля, проставляются отметки об исполнении документа и направлении его в дело. Информация об исполнении документа отражается в электронной карточке.
15.22. Документ (поручение) считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу (поручению), не может служить основанием для признания документа (поручения) исполненным.
15.23. Для снятия с контроля исполнители представляют в службы делопроизводства копию ответа или другие материалы, свидетельствующие об исполнении документа (справки, докладные записки и др.).
15.24. Снять документ с контроля без исполнения может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.
15.25. Снятие с контроля документов производится службой делопроизводства при полном надлежащем исполнении документа.
15.26. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях представляют в службы делопроизводства регистрационно-контрольные карточки со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в дело документов по мере их исполнения, но не реже одного раза в месяц.
15.27. Обязательному контролю (в том числе без указания о контроле в резолюции) подлежат:
- поручения, правовые акты органов местного самоуправления, если этими документами устанавливаются конкретные сроки исполнения;
- поручения Главы города, главы Администрации города, их заместителей по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов федеральных органов государственной власти, субъекта федерации, депутатских запросов и иных служебных документов;
- решения Думы города, касающиеся деятельности Администрации города, если этими решениями устанавливаются конкретные сроки исполнения.
Раздел 16. Использование печатей, штампов и факсимиле
16.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий подлинникам в органах местного самоуправления используются соответственно требуемого документа гербовые и другие печати.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права должностного лица, фиксирующих факт расходования финансовых средств и материальных ценностей, а также предусмотренных нормативными правовыми актами.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.
16.2. Гербовые печати проставляются на постановлениях, распоряжениях Главы города, Администрации города, удостоверениях работников органов местного самоуправления, на платежных поручениях, расходных расписаниях и других финансовых документах на получение денежных средств, на доверенностях, выданных Главой города, главой Администрации города, лиц, исполняющих их обязанности.
Печать Думы города проставляется на решениях и распоряжениях Думы города.
16.3. На рассылаемых копиях правовых актов ставится соответствующая круглая (не гербовая) печать с обязательным реквизитом наименования службы делопроизводства органа местного самоуправления.
16.3.1. При оформлении документов по личному составу, справок, подтверждающих трудовую деятельность работника, ставится печать управления муниципальной службы и кадров Аппарата Думы города.
16.3.2. При оформлении доверенностей, командировочных удостоверений ставится печать органа местного самоуправления, от которого выдается доверенность, работником которого является должностное лицо местного самоуправления, направленное в командировку.
16.3.3. Печать городского архива ставится на выдаваемые им архивные справки и копии документов.
16.3.4. Клише с факсимильным воспроизведением подписей Главы города, главы Администрации города (далее – клише с факсимильным воспроизведением подписи) используется исключительно при воспроизведении подписей Главы города, главы Администрации города на наградной документации.
16.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. При этом оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
Печати хранятся в сейфах или металлических шкафах.
Ответственность за хранение и использование печатей несут руководители, в ведении которых они находятся.
16.5. Изготовление гербовых печатей для органов местного самоуправления производится по указанию Главы города, главы Администрации города.
Образцы печатей и штампов подразделений согласовываются с заместителями главы города, главы Администрации города и юридической службой. Заявки на их изготовление подразделения направляют в отдел по транспортному и материально-техническому обеспечению комитета по организации деятельности Администрации города для размещения исполнения заказов.
16.6. Все печати и штампы Главы города, главы Администрации города, Администрации города, клише с факсимильным воспроизведением подписи регистрируются в специальном отделе, осуществляющем учет, хранение и выдачу печатей и штампов, контроль правильности хранения и использования клише с факсимильным воспроизведением подписи.
В подразделениях печати и штампы должны учитываться в специальном журнале учета, выдаваться работникам под роспись, храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов органов местного самоуправления осуществляют специальный отдел совместно со службами делопроизводства.
16.7. В случае утери печатей и штампов, клише с факсимильным воспроизведением подписи незамедлительно ставятся в известность служба делопроизводства, специальный отдел.
16.8. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы, клише с факсимильным воспроизведением подписи сдаются в специальный отдел. Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится с участием работников служб делопроизводства, о чем составляется акт.
16.9. Ответственность и контроль соблюдения порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей служб делопроизводства.
При смене руководителя печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.
16.10. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения клише с факсимильным воспроизведением подписи в органах местного самоуправления, а также право на их использование устанавливаются Главой города.
Раздел 17. Справочная работа
17.1. Работникам подразделений даются соответствующие справки при необходимости для выполнения порученной им работы, по их запросам:
- службами делопроизводства:
о документах, поступивших на имя Главы города, главы Администрации города, их заместителей, заместителей председателя Думы города, в подразделения, и об исполнении этих документов;
об отправке исходящей корреспонденции по назначению;
об изданных правовых актах органов местного самоуправления в части информации о том, кто их готовил, кому разослан принятый документ;
о проведенных и готовящихся совещаниях под председательством Главы города, главы Администрации города, заместителей председателя Думы города;
о правовых актах по делопроизводству в органах местного самоуправления.
о поручениях Главы города, главы Администрации города, их заместителей.
- управлением муниципальной службы и кадров Аппарата Думы города:
о распоряжениях по кадровым вопросам органов местного самоуправления.
- отделом по транспорту и материально-техническому обеспечению комитета по организации деятельности Администрации города:
по вопросам обеспечения бумажной продукцией и штампами подразделений.
- специальным отделом Администрации города:
о секретных документах, поступивших на имя Главы города, главы Администрации города, их заместителей, исполнителях этих документов, а также об отправке секретной корреспонденции по назначению в установленном порядке лицам, имеющим соответственный уровень допуска.
- управлением по работе с обращениями граждан Аппарата Думы города:
о письмах граждан, поступивших Главе города, в Администрацию города,
- архивным отделом комитета по организации деятельности Администрации города:
о документах, сданных в городской архив подразделениями.
17.2. Устная информация неслужебного характера по вопросам, находящимся на рассмотрении в подразделениях, может даваться по телефону соответствующими исполнителями.
Справки по отдельным вопросам работы с документами в подразделениях даются службами делопроизводства этих подразделений.
17.3. Справки о систематизированных фондах правовой информации даются юридическими службами органов местного самоуправления и управлением по информационным ресурсам.
17.4. По функционально-отраслевым направлениям фонды и банки данных правовой информации для правового обеспечения внутренней деятельности и справок могут создаваться и поддерживаться путем издания электронных правовых справочников и отраслевых специализированных справочных систем (на магнитных носителях).
Граждане, учреждения и организации могут быть ознакомлены с документами в части, их касающейся, в службе делопроизводства и городском архиве с разрешения руководителя соответствующего подразделения. В случае обращения граждан за документами общего характера (без указания на конкретное физическое лицо) информация предоставляется с письменного разрешения Главы города, главы Администрации города.
Представители контролирующих (вышестоящих) структур, правоохранительных органов знакомятся с интересующими их документами на основании предписаний руководителей этих структур или в порядке, предусмотренном действующим законодательством.
Сотрудник, к которому обратились представители сторонних организаций для ознакомления с документами, должен убедиться, что это лицо имеет соответствующие полномочия, и поставить в известность о факте такого обращения руководителя подразделения.
Представители средств массовой информации получают документы или интересующие их сведения у руководителя отдела информационной политики.
Раздел 18. ПРИЛОЖЕНИЯ
Содержание Приложения.
- Определения терминов, применяемых в Инструкции
- Состав реквизитов документов
- Правила употребления прописных и строчных букв в наименованиях должностей, органов власти, учреждений и организаций
- Перечень документов, не подлежащих регистрации
- Таблица сроков исполнения документов
- Форма журнала регистрации входящих документов
- Форма журнала регистрации исходящих документов
- Форма регистрационной карточки обращений граждан
- Форма журнала регистрации правовых актов органов местного самоуправления
- Форма контрольной карточки исполнения документа
- Форма акта передачи документов
- Образец оформления протокола
- Бланк ежеквартальных сведений об объеме документооборота
- Форма акта о вскрытии корреспонденции
- Форма номенклатуры дел органа местного самоуправления
- Форма номенклатуры дел структурного подразделения
- Образец оформления обложки дела
- Форма внутренней описи документов дела
- Форма листа-заверителя дела
- Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- Форма описи дел структурного подразделения постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу
- Форма акта приема-передачи документов личного происхождения на хранение
- Бланк Главы города
- Бланк Думы города
- Бланк Администрации города
- Бланк главы Администрации города
- Бланк первого заместителя главы города
- Бланк заместителя главы города
- Бланк Аппарата Думы муниципального образования город Нягань
- Бланк первого заместителя главы Администрации города