Руководство пользователя по работе с программами на основе Fox Manager 5 rev 5 (25. 08. 2011)

Вид материала

Руководство пользователя

Содержание Ограничения демо-версии и учебной версии программы В демо-версии программы введены следующие ограничения Термины и определения Fox Manager Дополнительная должность Производственная должность Ключевая должность Штат – термин применяется к каждой должности отдельно и показывает, сколько сотрудников должны занимать данную должность. Количе Критический уровень вакансий Вышестоящая должность Временные заместители Сотрудник АУП (административно-управленческий персонал) или ИТР (инженерно-технический работник) Термины и определения вкладки «Поставщики» Термины и определения вкладки «Процессы» Входящие процессы Не утвержден Включая выходные Месячная стоимость процесса Часов в месяц Исполнительная функция ... Полное содержание

Подобный материал:

• Арм мониторинг энергоэффективности. Регламентированная отчетность. Руководство пользователя, 734.88kb.
• Договор № о порядке и правилах использования продуктов Fox Manager в учебном процессе, 124.16kb.
• Руководство пользователя по подключению к сети Интернет и настройке модема d-link dsl-2500u, 546.74kb.
• Не предназначены для 100%-го удаления всего, что было привнесено в систему при установке, 1718.33kb.
• Руководство пользователя, посмотреть видеокурс и ознакомиться с разделом «режим питания, 646.9kb.
• Руководство пользователя содержание, 671.02kb.
• Руководство пользователя Free Pascal версии Версия документа Март 2010 Michael Van, 1360.57kb.
• Генри Минцберга "The Five Minds of a Manager", 66.58kb.
• Аналитическая система DialExpert руководство пользователя, 2414.52kb.
• Руководство пользователя Таблица обновлений документа, 1718.1kb.

Ограничения демо-версии и учебной версии программы

Без ключа активации программные продукты серии Fox Manager будут работать в демонстрационном режиме с ограниченной функциональностью.

В демо-версии программы введены следующие ограничения:

• Невозможно создать более 10 должностей;
  
• Невозможно создать более 3 дополнительных обязанностей;
  
• Невозможно занести в БД более чем 10 сотрудников;
  
• Невозможно создать более 5 процессов и категорий;
  
• Невозможно создать более 10 параметров контроля;
  
• Невозможно создать более 5 аудитов;
  
• Надпись на каждом процессе «Fox Manager Демо версия»
  

В учебной версии программы введены следующие ограничения:

• Надпись на каждом процессе «Fox Manager Учебная версия»
  

Учебная версия предназначена для учебных заведений, заключивших соответствующее соглашение, а также для использования студентами вышеуказанных заведений. Использование учебной версии предприятиями и организациями, которые не занимаются обучением или не заключили соответствующее соглашение запрещено.

Термины и определения

Термины и определения вкладки «Организационная структура»:

Должность - служебное положение работника, определяющее круг его полномочий и ответственности; может быть занимаемой постоянно и замещаемой, занимаемой временно, а также замещаемой периодически, по конкурсу.

Должности в системе « Fox Manager» делятся на три типа:

1. Руководящая должность - для руководящих должностей, которые имеют одного или нескольких подчиненных (например, директор или начальник отдела).
   
2. Дополнительная должность - для тех должностей, которые не участвуют в процессах производства или оказания услуг (например, главный бухгалтер или HR менеджер). Дополнительная должность не может иметь статус «Ключевая» (см. ниже).
   
3. Производственная должность - для должностей, которые принимают участие в производстве продукции или оказании услуг и не имеют подчинённых (например, монтажник или слесарь).
   

Помимо типов, должности могут иметь статус « Ключевая должность». Ключевыми являются должности, которые выполняют функции предприятия, без которых дальнейшая работа предприятия невозможна либо не имеет смысла. К ключевым должностям относятся должности, занимающиеся, например, производством продукции.

Штат – термин применяется к каждой должности отдельно и показывает, сколько сотрудников должны занимать данную должность.

Количество вакансий – показывает, сколько вакантных мест доступны в штате для данной должности. Если должность не занимает ни один сотрудник, то количество вакансий равно количеству должностей.

Критический уровень вакансий – определяет допустимое количество вакансий для текущей должности. Считается как разность между количеством должностей и количеством сотрудников, занимающих данную должность. При достижении или превышении заданного порога, программа будет выдавать предупреждение при анализе организационной структуры.

Вышестоящая должность – руководитель для данной должности. Для каждой должности может быть максимум 1 руководитель.

Подчиненные должности – должности, административно подчиняющиеся данной должности.

Временные заместители – показывает, какие должности, в случае необходимости, смогут выполнить функции, порученные данной должности.

Термины и определения вкладки «Сотрудники»

Каждый сотрудник может иметь один из следующих статусов:

1. Работает. Статус означает, что сотрудник работает на своей должности и учитывается в штате должности.
   
2. Уволен. Сотрудник больше не занимает свою должность и не учитывается в штате должности.
   
3. Сокращен. Сотрудник больше не занимает должность, так как должность была сокращена.
   
4. В декретном отпуске. Сотрудник временно не занимает свою должность и не учитывается в штате.
   
5. Внештатный сотрудник. Сотрудник занимает свою должность, но не учитывается в штате.
   

По типу занятости всех сотрудников можно условно разделить на три типа:

1. Сотрудник АУП (административно-управленческий персонал) или ИТР (инженерно-технический работник). Сотрудники этого типа ежемесячно получают фиксированную зарплату и дополнительное денежное вознаграждение (опционально).
   
2. Повременщик. Сотрудники этого типа получают, как правило, минимальный оклад и фиксированную сумму за каждый час работы.
   
3. Сдельщик. Сотрудники этого типа получают, как правило, минимальный оклад и дополнительные деньги за сделанную работу, например, процент от заключенных договоров.
   

Термины и определения вкладки «Поставщики»

Поставка – наименование поставляемого товара или услуги, например, «Бумага».

Поставщик – наименование поставщика товара или услуги. Указанное название будет использовано при построении процессов, поэтому его стоит указывать в общем виде, например, «Поставщик бумаги».

Предприятие – конкретное предприятие, осуществляющее одну или сразу несколько поставок товара или услуги для Вашей организации.

Термины и определения вкладки «Процессы»

Процесс (бизнес-процесс) - последовательность выполнения действий (функций), которые выполняются субъектами (ответственными за исполнение функций лицами) для достижения определенной задачи с определенным результатом. Каждый процесс входит в категорию процессов и имеет одну ответственную должность, которая отвечает за его выполнение. Процессы состоят из функций и взаимосвязаны друг с другом.

Входящие процессы – процессы, ссылающиеся на данный процесс.

Исходящие процессы – процессы, на которые ссылается данный процесс.

Процесс может иметь один из следующих статусов:

• Утвержден – функции из утвержденного процесса переносятся в должностные инструкции и используются при генерации других отчётов.
  
• Не утвержден – процесс находится на стадии разработки и его функции не используются сотрудниками предприятия, а также не влияют на генерируемые отчёты.
  
  

Частота выполнения – показывает, как часто этот процесс выполняется за выбранный промежуток времени.

« Включая выходные» - дополнительная опция, которая позволяет рассчитать частоту выполнения процесса из расчёта, что в неделе 7 рабочих дней.

Стоимость процесса – стоимость выполнения процесса от начала и до последней функции. Стоимость процесса рассчитывается как сумма стоимости всех функций внутри процесса.

Месячная стоимость процесса – средняя стоимость, в которую обходится предприятию выполнение данного процесса из расчёта на 1 месяц.

Время выполнения (процесса) – время выполнения процесса от начала и до последней функции. Время выполнения процесса рассчитывается как сумма времени выполнения всех функций внутри процесса (с учётом их частоты).

Часов в месяц – среднее количество часов, которое затрачивается сотрудниками предприятия на выполнение данного процесса из расчёта на 1 месяц.

Функция - составляющая (шаг) процесса. Правила и нормы выполнения функции могут определяться документом (инструкцией, методикой и т.д.).

1. Исполнительная функция – функция, которая требует выполнение какого-либо действия. Может выполняться персоналом любого уровня.
   
2. Функция анализа – функция, которая на основании анализа какого-либо действия может изменить дальнейшее выполнение процесса. Может выполняться персоналом любого уровня.
   
3. Контрольная функция – функция, которая контролирует или проверяет какое-либо действие. Контрольная функция должна выполняться руководящим персоналом (должностями с типом «Руководящая»).
   
4. Руководящая функция - функция, которая разрешает или утверждает выполнение определенных действий, к руководящим функциям относятся такие действия как издание приказов, распоряжений и планов, подписание или утверждение документации, выбор стратегий, увольнение или прием персонала. Руководящую функцию может выполнять только руководящий персонал.
   

Важность функции – позволяет обозначить ключевые функции, без которых деятельность предприятия невозможна или не имеет смысла.

Контролирующий – должность, которая не выполняет текущую функцию, но может проверить результат выполнения функции. В отличии от руководящей функции, которая выполняется всегда, показывает лишь возможность проведения дополнительного контроля за результатом выполнения функции. Контролирует результат выполнения функции, как правило, руководящий персонал предприятия.

Время выполнения (функции) – среднее время, которое тратит персонал на выполнение данной функции. Необходимо заполнять данное поле из расчёта времени, которое тратится на разовое выполнение функции, а не за день или месяц.

Частота выполнения (функции) – отображает, как часто выполняется данная функция. Необходимо заполнять частоту только в рамках описываемого процесса, а не из расчёта частоты выполнения в день или месяц. Если в рамках процесса функция выполняется не всегда, а только при определенных условиях, то значение частоты будет меньше единицы. Если в рамках выполнения процесса иногда при достижении определенных условий приходится вернуться к повторному выполнению данной функции, то значение частоты будет больше единицы.

Связанные процессы – список входящих и исходящих процессов по отношению к текущему открытому процессу.

Термины и определения вкладки «Контроль»

Параметр контроля – измеряемый пользователем с заданной частотой либо рассчитываемый программой показатель эффективности либо результативности какой-либо деятельности.

Группа параметров контроля – несколько взаимосвязанных показателей со сходными признаками: период измерений, единицы измерения, инструмент, тип значений.

Предмет (контроля) – субъект или объект, который контролируется в параметре контроля.

Значение – тип значений, в которых измеряется данный показатель:

• Числовое – числовое значения показателя с точностью до сотых;
  
• Булиновское – логический тип, который может принимать значения «Да» или «Нет»;
  

Граничные пределы – диапазон значений параметра контроля, которые считаются приемлемыми. Применяется только для числового типа значений.

Тип заполнения – тип заполнения значений для данного параметра контроля:

• Ручное заполнение – значения параметра контроля заполняются вручную с заданной частотой выбранными пользователями;
  
• Суммировать подчиненные параметры – значения параметра контроля высчитываются программой автоматически как сумма всех подчиненных параметров контроля из данной группы параметров контроля;
  
• Среднее арифметическое подчиненных параметров – значения параметра контроля высчитываются программой автоматически как сумма всех подчиненных параметров, деленная на их количество;
  
• Максимальное значение подчиненных параметров – значения параметра контроля высчитываются программой автоматически методом выбора наибольшего значения среди подчиненных параметров;
  
• Минимальное значение подчиненных параметров – значения параметра контроля высчитываются программой автоматически методом выбора наименьшего значения среди подчиненных параметров;
  

Типы заполнения « Суммировать подчиненные параметры», «Среднее арифметическое подчиненных параметров», «Максимальное значение подчиненных параметров» и «Минимальное значение подчиненных параметров» будут работать корректно лишь при наличии подчиненных параметров контроля. В случае, если тип значений указан как «Булиновское (Да/Нет)», то значение будет рассчитываться как «Да», в случае если все подчиненные параметры имеют значение «Да», в противном случае значение будет рассчитываться как «Нет».

Термины и определения вкладки «Документы»

Документ – под документом подразумевается как внешний документ (например, КЗоТ или стандарт ISO 9001), так и внутренняя документация, разрабатываемая сотрудниками предприятия (например, договора или приказы). К документам также необходимо относить учётные записи (например, журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции).

Каждый документ может иметь один из следующих статусов:

• Утвержденный – внешний законодательный документ или регламентирующий документ, который был официально издан, а также внутренний документ предприятия, который был подписан ответственными лицами предприятия.
  
• Неутвержденный – разрабатываемый документ или проект документа. Неутвержденные документы могут быть использованы только как справочный материал.
  

Ответственный – ответственное за хранение документа лицо. Ответственный сотрудник также, как правило, отвечает за учёт и актуальность используемых копий документа.

Дата документа – дата создания документа.

Дата принятия – дата, когда документ был подписан и введён в действие ответственными лицами предприятия.

Дата пересмотра – если документ имеет ограниченный срок действия, то в этом поле указывается дата, при достижении которой документ утратит своё силу и должен быть пересмотрен или замещён на более новую версию.

Ссылка на файл – ссылка на документ, который будет добавлен в открытую базу данных.

Другие файлы – дополнительные файлы, имеющие отношение к данному документу (приложения, дополнения и т.д.).

Термины и определения вкладки «Аудиты»

Аудит – внутренняя проверка соответствия предприятия требованиям стандарта. Аудит состоит из задач.

Период – начальная и конечная дата проведения аудита, с учётом выполнения всех запланированных задач.

Статусы аудита (определяются программой автоматически):

• Запланирован – ни одна из задач аудита ещё не выполнена;
  
• В процессе выполнения – часть задач аудита выполнены, а часть ещё нет;
  
• Без несоответствий – все задачи аудита выполнены, несоответствия не обнаружены;
  
• Несоответствия устранены – все задачи аудита выполнены, в ходе выполнения были обнаружены несоответствия, все обнаруженные были несоответствия устранены;
  
• Найдены несоответствия – все задачи аудита выполнены, в ходе выполнения были обнаружены несоответствия, часть из них (хотя бы 1) не были устранены;
  

Задача – конкретное задание, которое должен выполнить аудитор в рамках проведения аудита. Задача включает в себя «объект аудита» для проверки, «ответственного» за объект сотрудника и «пункт стандарта», на соответствие которому проводится проверка.

Аудитор (для аудита и задачи) – сотрудник предприятия, обеспечивающий выполнение задачи или ответственный за проведение аудита в целом.

Дата проведения (для задачи) – дата, на которую запланировано выполнение данной задачи аудита. Дата должна соответствовать заданному периоду проведения аудита в целом.

Статусы задачи (определяются программой автоматически):

• Запланирована – в карточке на задачу не стоит галочка «Выполнено»;
  
• Без несоответствий – несоответствия для данной задачи не обнаружены;
  
• Несоответствия устранены – для данной задачи были обнаружены несоответствия со статусом «Значительное», «Средней степени» или «Незначительное», при этом все обнаруженные несоответствия были устранены (в карточках на несоответствия стоит галочка «Выполнено»);
  
• Найдены несоответствия – для данной задачи обнаружены несоответствия со статусом «Значительное», «Средней степени» или «Незначительное», при этом хотя бы 1 несоответствие не было устранено (в карточке на несоответствие не стоит галочка «Выполнено»);
  

Выводы аудитора – оценка выполнения данной задачи в рамках проведенного аудита.

Несоответствие – обнаруженное отклонение от требований стандарта (например, международного стандарта ISO 9001:2008). Несоответствие считается не устранённым до тех пор, пока в карточке не стоит галочка «Выполнено» напротив планируемой даты выполнения.

Статусы несоответствия:

• Значительное – обнаружено существенное замечание, которое противоречит принципам стандарта, на соответствие которому проводится проверка и может привести к лишению права владения сертификатом;
  
• Средней степени – замечание, которое противоречит требованиям какого-либо пункта или подпункта стандарта.
  
• Незначительное – незначительное замечание, которое не может привести к лишению права владения сертификатом, но тем не менее не соответствует одному из пунктов или подпунктов стандарта или приложения к стандарту.
  
• Рекомендация – личное пожелание аудитора, не имеющее отношение к стандарту и необязательное к выполнению (не учитывается при определении программой статуса задачи и аудита);
  

Действие – конкретное действие, которое необходимо выполнить для устранений найденного несоответствия.

Тип действия (для несоответствия):

• Корректирующее – было обнаружено несоответствие в ходе выполнения работ или в проверяемом объекте, которое должно быть устранено;
  
• Предупреждающее – был обнаружен риск возникновения проблемы, необходимо устранить возможную причину возникновения несоответствия в будущем;
  

Оценка действия – в случае, если действие было выполнено и несоответствие устранено, аудитор может написать свои комментарии, оценив эффективность выполненного действия.