Министерство обороны российской федерации
| Вид материала | Документы |
- Приказ министерство обороны РФ 5 июня 2000, 367.33kb.
- Государственная программа Российской Федерации «Доступная среда» на 2011 2015 годы, 1560.95kb.
- Министерство обороны российской федерации концептуальные взгляды на деятельность вооруженных, 158.97kb.
- Ответственный исполнитель программы Министерство регионального развития Российской, 1158.64kb.
- Министерство российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным, 1676.23kb.
- Министерство образования российской федерации 25 октября 1999 г. N 06-9ин/28-06 генеральный, 39.31kb.
- Правительства Российской Федерации от 31. 12. 1999 года №1441 «Об утверждении Положения, 126.44kb.
- Вооруженными Силами Российской Федерации". Новая редакция гласит: "Управление Вооруженными, 639.4kb.
- В. А. Акимов начальник Всероссийского научно-исследовательского института по проблемам, 242.17kb.
- Министерство российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, 199.66kb.
Алфавитная книга учета поступивших на стационарное лечение (ф. № 11) предназначена для регистрации больных, поступивших на стационарное лечение в военно-лечебное учреждение и служит для справочных целей.
Паспорт лечебного учреждения (ф. № 33а) является обязательным документом каждого военного (военно-морского) госпиталя.
Основная цель паспорта - отразить основные сведения о госпитале, условия его размещения, материально-техническую базу, штатные возможности, специализацию коек, обеспеченность санитарно-хозяйственным имуществом, автотранспортом, медицинскими кадрами и др. Паспорт содержит историю госпиталя. К паспорту прилагается генеральный план лечебного учреждения, фотоснимки основанных зданий.
Паспорт заполняется лечебным учреждением в 4-х экземплярах по состоянию на 1 сентября. Один экземпляр хранится в ГВМУ МО РФ, один - в военно-медицинском отделе округа (флота) и два в госпитале.
Все перечисленные документы медицинского учета используются в той или иной степени при составлении медицинской отчетности.
Для удобства работы и получения другой необходимой информации в госпиталях могут вестись ученые документы не предусмотренные «Указаниями». Как показывает практика, такими документами могут быть: карточка диагностического кабинета госпиталя, лист (тетрадь) лекарственных назначений и медицинских процедур, книга работы перевязочной, книга учета лечебного питания больных, журнал учета повторной госпитализации, книга учета консультаций, книга записи внутригоспитальных инфекций, книга учета дефектов в работе лечебного учреждения, книга учета санитарно-просветительной работы и некоторые другие.
Для анализа лечебно-диагностической деятельности госпиталя используется следующий алгоритм работы:
Ежедневно, в начале рабочего дня, в медицинскую часть госпиталя дежурным медицинским персоналом приемного отделения представляются учетные карты на вновь поступивших больных (ф. № 10), сопроводительная (сводная) ведомость движения больных по госпиталю и сводные ведомости движения больных по каждому лечебному отделению. Во второй половине рабочего дня дежурным персоналом лечебных отделений представляются в медицинскую часть госпиталя истории болезней (ф. № 12) на больных, выписываемых на следующий день.
Поступившие документы проверяются, учетные карты шифруются по предварительному диагнозу в соответствии с перечнем болезней и на основании полученных материалов врач-статистик рассчитывает и представляет заместителю начальника госпиталя по медицинской части сводные данные о работе госпиталя и его лечебно-диагностических отделений за сутки, неделю, месяц и т.д. Эти материалы используются для оперативной оценки эффективности проводимых лечебно-профилактических мероприятий в учреждении и определении конкретных путей улучшения медицинского обеспечения обслуживаемых контингентов.
Сведения из учетных медицинских документов и результаты анализа лечебно-диагностической работы госпиталя используются при составлении медицинских отчетов и донесений.
Для обеспечения единства понимания и трактовки выводов, при ведении документов учета и отчетности, используются специально разработанные статистические единицы учета, понятия, определения и показатели. Основными единицами медицинского учета в госпитале являются:
госпитальная койка (штатная, развернутая, занятая);
госпитализированный (лечившийся) больной;
оперированный больной;
послеоперационное осложнение;
физиотерапевтическая процедура;
диагностическое (лабораторное, лучевое, функциональное и др.) исследование;
повторная госпитализация;
определившийся исход лечения больного;
длительность лечения больного, выбывшего с определившимся исходом;
отказ в госпитализации;
расхождение диагнозов направления и окончательного, установленного в учреждении;
случай изменения категории годности к военной службе (годности к службе по военно-учетной специальности) и др.
С их помощью проводится анализ деятельности госпиталя и его функциональных подразделений по направлениям: использование коечного фонда; состав больных, исходы и длительность их лечения; лечебно-диагностическая работа; качество врачебной диагностики; работа поликлиники госпиталя.
Объем и характер деятельности госпиталя (отделения госпиталя) в мирное время во многом определяется количеством коек, имеющихся в каждом отделении и госпитале в целом.
К основным статистическим показателям, характеризующим использование коечного фонда госпиталя и его лечебных отделений, относятся (часть II, приложение 41):
среднее число развернутых коек;
среднее число занятых коек;
распределение развернутых коек по отделениям (%);
использование плановой коечной мощности госпиталя (отделения) (%);
использование фактической коечной мощности госпиталя (отделения) (%);
среднее число дней занятости койки;
оборот койки;
средняя длительность пребывания больного на койке;
удельный вес коек терапевтического (хирургического и др.) профиля (%);
удельный вес госпитализированных по терапевтическому (хирургическому и др.) профилю;
число лечившихся больных;
доля переведенных больных (между коечными отделениями госпиталя, исключая ОАиР);
среднее время простоя койки (с момента выписки до поступления нового больного).
Удельный вес коек терапевтического (хирургического и др.) профиля, т. е. их доля в процентах рассчитывается как процентное отношение коек терапевтического (хирургического и др.) профиля ко всем койкам госпиталя;
Среднее число развернутых коек рассчитывается путем деления суммы коек, развернутых за все дни года на число 365 и показывает, сколько в среднем коек было развернуто каждый день.
Среднее число занятых коек рассчитывается делением использованной коечной мощности, т. е. суммы койко-дней, проведенных всеми лечившимися больными на число 365;
Показатель распределения развернутых коек по отделениям выражается в процентах и выражает долю коек, развернутых в каком-либо отделении от всех развернутых коек в госпитале. Рассчитывается делением произведения числа 100 и среднего числа развернутых коек в отделении на среднее число развернутых коек в госпитале в целом.
Под использованием плановой коечной мощности понимается процентное отношение фактического числа койко-дней к плановому числу койко-дней. Этот показатель аналогично применяется как в отношении всего госпиталя, так и в отношении каждого лечебного отделения.
Под использованием фактической мощности понимается процентное отношение числа проведенных больными койко-дней к сумме развернутых коек за все дни отчетного периода.
При нормальных условиях работы показатель использования плановой коечной мощности должен быть близким к 100%, а показатель использования фактической коечной мощности - 88-90%.
Сопоставление использованной коечной мощности госпиталя (отделения) с плановой и фактической мощностью позволяет наиболее полно охарактеризовать использование коечного фонда. Отношение использованной коечной мощности к плановой (выраженное в процентах) может быть меньше, равно или больше 100%.
Отношение же использованной мощности к фактической (в процентах) может быть меньше или равно 100%, но не может превысить 100%.
Анализ эффективности использования коечного фонда в военных госпиталях в некоторых случаях целесообразно проводить без учета коек психиатрического профиля, которые, как правило, используются с полной нагрузкой и при расчете среднего показателя значительно завышают его, а также коек туберкулезного профиля, которые напротив используются с меньшей нагрузкой и занижают средний показатель за учреждение.
Для характеристики использования коечного фонда госпиталя применяется также сопоставление среднего числа занятых со средним числом развернутых коек. Этот показатель позволяет определить, каким резервом коек в среднем располагал госпиталь (отделение госпиталя) за отчетный период.
Показатель среднего числа дней занятости койки характеризует занятость больными койки в стационаре в течение календарного года. Рассчитывается показатель в днях, путем деления использованной мощности, т. е. проведенных всеми больными (отделения, госпиталя, группы отделений) больными койко-дней, на среднее число развернутых коек.
Оценивая этот показатель, следует помнить, что использование койки в течение 365 дней невозможно, ибо койка требует ремонта, дезинфекции и др. Это определило внедрение в практику норматива занятости койки за год - 330 дней.
Под оборотом койки понимается среднее количество обслуживаемых койкой больных за год. Как правило, чем больше оборот койки, чем большее количество больных обслужила койка, тем меньше средняя длительность пребывания больного на койке.
Показатель оборота койки выражается средним числом больных, лечившихся на каждой больничной койке в течение года. Получается этот показатель как частное от деления числа лечившихся больных на число среднегодовых коек. Он также может быть рассчитан путем деления числа дней занятости койки в году на среднее число дней пребывания больного на койке. Число лечившихся больных рассчитывается как половина суммы поступивших, выписанных и умерших больных (обычно за данный календарный год). Менее точные показа-тели получаются при делении числа выбывших больных (сумма выписанных и умерших) или числа поступивших больных на число среднегодовых коек.
Правильная оценка оборота (функции) госпитальной койки требует сопоставления ее со средней длительностью пребывания больного в стационаре, так как оборот койки выше в военных госпиталях, имеющих отделения, где лечение занимает меньше времени (акушер-ские, гинекологические, оториноларингологические и др.) и ниже в госпиталях, располагающих койками для больных с длительно протекающими заболеваниями (туберкулезные, терапевтические, онкологические, неврологические и др.).
Средняя длительность пребывания больного на койке в госпитале (отделении) рассчитывается путем деления числа койко-дней, проведенных всеми больными в госпитале (отделении), на число соответственно лечившихся в них больных.
Значительно реже, чем другие показатели, используется такой показатель, как среднее время простоя койки, т. е. число дней не занятости (не использования) койки от момента выписки до поступления нового больного. Этот показатель получается как частное от деления числа дней простоя койки на величину ее оборота:
Удельный вес госпитализированных по терапевтическому (хирургическому и др.) профилю, т.е. их доля в процентах, рассчитывается как процентное отношение госпитализированных по терапевтическому (хирургическому и др.) профилю ко всем госпитализированным.
Число лечившихся больных является полусуммой поступивших, выписанных и умерших больших.
Доля переведенных больных является процентным отношением больных, переведенных в другие лечебные учреждения ко всем лечившимся в госпитале больным или в отношении отделений госпиталя (внутригоспитальные переводы) - процентное отношение больных, переведенных из отделения госпиталя в другое отделение этого же госпиталя (между коечными отделениями госпиталя, исключая ОАиР) ко всем лечившимся в данном отделении больным. При этом переводы больных, в филиал одного и того же учреждения в отчетных документах должны быть показаны как внутригоспитальные переводы.
Состав больных, исходы и длительность их лечения в госпитале и лечебном отделении анализируется с помощью следующих статистических показателей: распределение поступивших больных по отделениям госпиталя (%); распределение поступивших больных по контингентам (%); распределение военнослужащих, поступивших в лечебное учреждение, по классам, группам и формам болезней (%); исходы лечения военнослужащих (%); возвращение в часть (выздоровление или улучшение); предоставление отпуска по болезни; увольнение из ВС РФ; летальность; средняя длительность лечения больных военнослужащих, в днях; распределение военнослужащих, уволенных из ВС РФ, по причинам увольняемости (%).
Одним из выраженных показателей, характеризующих качество медицинского обслуживания больных в госпитале, является средняя длительность лечения больных. Этот показатель вычисляется по конкретным классам, группам или формам болезней.
Показатель госпитальной летальности является одним из главных оценочных показателей качества медицинской помощи в военных госпиталях. Он характеризует конечные результаты деятельности выражается в процентах и исчисляется отношением числа больных, умерших в лечебном учреждении к общему числу больных, выбывших с определившимся исходом. Любой отчет или анализ работы госпиталей обязательно содержит информацию об этом показателе, в том числе в динамике. Помимо показателя госпитальной летальности для оценки результатов работы госпиталей используются также показатели послеоперационной летальности, летальности по отдельным нозологическим формам болезней, отдельным категориям больных.
Лечебно-диагностическую работу госпиталя в годовом медицинском отчете отражают данные о хирургической помощи и деятельности вспомогательных лечебно-диагностиче-ских отделений.
Лечебно-диагностическая работа военного госпиталя и лечебного отделения представлены следующими статистическими показателями:
· хирургическая помощь - оперируемость (%); распределение оперированных больных по видам заболеваний (%); распределение оперированных больных по видам обезболивания (%); частота послеоперационных осложнений (%); послеоперационная летальность (%); охват больных переливанием крови (%); среднее число переливаний крови одному больному; среднее количество крови на одно переливание (мл);
· диагностические исследования и физиотерапия - охват больных специальными диагностическими исследованиями (на 100 лечившихся больных); охват больных лабораторными исследованиями (%); охват больных физиотерапевтическим лечением (%); распределение специальных диагностических исследований (физиотерапевтических процедур) по их видам (%);
· стоматологическая помощь - показатель охвата проф. осмотром полости рта больных военно-медицинских учреждений, подразделений (%);показатель нуждаемости больных в санации полости рта (%); показатель охвата санацией полости рта (%); показатель применения одно сеансовых методов лечения пульпита и периодонтита (%); соотношение количества наложенных пломб к количеству удаленных зубов, показатель нуждаемости больных в протезировании зубов (%); показатель охвата протезированием зубов больных (%); показатель изготовления зубных протезов в назначенные сроки; показатель брака при изготовлении зубных протезов (%); объем выполненной работы специалистом (ами) за год (в условных единицах трудоемкости).
Анализ хирургической деятельности госпиталя (хирургического отделения) представляет наибольшую ценность, тогда, когда он проводится по отдельным группам и формам болезней. Большой интерес представляют охват больных переливаниями крови, организация заготовки крови (эти вопросы рассматриваются в объяснительной записке).
Для анализа деятельности вспомогательных лечебно-диагностических отделений могут быть использованы такие показатели, как число больных (в целом по госпиталю, лечебным отделениям, группам болезней и нозологическим формам), которым применялись рентгеновские и другие специальные диагностические исследования, физиотерапевтическое лечение, различные виды лабораторных исследований. Эти показатели в зависимости от методики (и исходных данных) могут вычисляться либо по числу лиц (например, процент больных, подвергавшихся рентген исследованиям), либо по числу проведенных исследований, процедур (например, среднее число рентгенисследований, приходящееся на одного или 100 больных).
Кроме того, оценивается повторность (кратность) исследований и процедур у больных и распределение этих исследований (процедур) по видам.
К статистическим показателям качества врачебной диагностики относятся:
- частота поступления больных без диагноза и с неверно оформленным диагнозом (%);
- общая частота расхождения диагнозов направления с госпитальными диагнозами (%);
- частота ошибочных диагнозов направления (по отдельным болезням) (%);
- частота просмотренных диагнозов (по отдельным болезням) (%);
- общая частота расхождения клинических и патологоанатомических диагнозов (%).
Для реализации единых методических подходов к информационно-статистической деятельности установлены следующие понятия и учетно-статистические единицы.
Госпитализированным (лечившимся) считается каждый больной, принятый лечебным подразделением, частью, учреждением для стационарного лечения или обследования.
При наличии у больного нескольких заболеваний, одно из них регистрируется как основное (ведущее), остальные учитываются в качестве сопутствующих или осложнений.
Кодирование болезней при выборе диагноза осуществляется с использованием общего принципа согласно Международной классификации болезней десятого пересмотра (МКБ-Х).
При выборе диагноза основного заболевания (основной причины смерти) необходимо руководствоваться следующими правилами:
- основным следует считать первичное (в этиологическом и хронологическом отношении) заболевание (травму), а не его осложнение;
- диагнозу тяжелого или смертельного заболевания (травмы) отдавать предпочтение перед другими заболеваниями;
- при наличии у больного острого и хронического заболевания основным следует считать диагноз острого заболевания;
- диагнозу эпидемического заболевания отдавать предпочтение перед диагнозами других заболеваний;
- из двух заболеваний, одинаковых по тяжести, основным считать то, которое более тяжело отражается на трудоспособности больного или требует более сложного и длительного лечения.
При использовании приведенной схемы при выборе диагноза основного заболевания (травмы) и причины смерти каждое ее правило вступает в силу в том случае, когда не может быть применено предыдущее.
Краткое изложение указаний по единой кодировке диагнозов, приведено в Пособии по классификации болезней, травм и причин смерти военнослужащих ВС РФ, медицинских диагностических исследований, операций и лечебных процедур (на мирное время), 2000 г., в котором также приведен текст новой классификации болезней, травм и причин смерти (МКБ-X), (трех- и четырехзначные рубрики), алфавитный указатель нозологических форм болезней с их кодами, который позволяет в полной мере проводить сопоставление медико-статистических данных с аналогичными данными гражданского здравоохранения и осуществлять международные сравнения.
Классификация включает 20 классов болезней, травм и причин смерти, более 2000 рубрик, построена по этиологическому и анатомо-физиологическому признакам и имеет следующие особенности:
1. Обозначение классов, рубрик болезней, травм и причин смерти осуществляется латинскими буквами в соответствии с русским вариантом МКБ-10.
2. Аббревиатура "БДУ" представляет собой словосочетание "без других указаний" и фактически является эквивалентом определения «неуточненный» или «неустановленный».
Раздел II «Классификация болезней, травм и причин смерти военнослужащих Вооруженных Сил Российской Федерации» настоящего Пособия представляет собой трехзначный перечень классов, групп, форм болезней с указанием номера (кода).
Класс I. Некоторые инфекционные и паразитарные болезни (A00 - B99).
Класс II. Новообразования (C00 - D48).
Класс III. Болезни крови, кроветворных органов и отдельные нарушения, вовлекающие иммунный механизм (D50 - D89).
Класс IV. Болезни эндокринной системы, расстройства питания и нарушения обмена веществ (Е00 - Е90).
Класс V. Психические расстройства и расстройства поведения (F00 - F99).
Класс VI. Болезни нервной системы (G00 - G99).
Класс VII. Болезни глаза и его придаточного аппарата (Н00 - Н59).
Класс VIII. Болезни уха и сосцевидного отростка (H60 - H95).
Класс IX. Болезни системы кровообращения (I00 - I99).
Класс Х. Болезни органов дыхания (J00 - J99).
Класс XI. Болезни органов пищеварения (К00 - К9з).
Класс XII. Болезни кожи и подкожной клетчатки (L00 - L99).
Класс XIII. Болезни костно-мышечной системы и соединительной ткани (M00 - М99).
Класс XIV. Болезни мочеполовой системы (N00 - N99).
Класс XV. Беременность, роды и послеродовой период (О00 - О99).
Класс XVI. Отдельные состояния, возникающие в перинатальном периоде (P00 - P96).
Класс XVII. Врожденные аномалии [пороки развития], деформации и хромосомные нарушения (Q00 - Q99).
Класс XVIII. Симптомы, признаки и отклонения от нормы, выявленные при клиниче-ских и лабораторных исследованиях, не классифицированные в других рубриках (R00 - R99).
Класс XIX. Травмы, отравления и некоторые другие последствия воздействия внешних причин (S00 - T98).
Класс XXI. Факторы, влияющие на состояние здоровья населения и обращаемость в учреждения здравоохранения.
Раздел III Пособия является основным. В этом разделе содержится развитие рубрик классификации болезней, травм и причин смерти. Его предназначение - помощь в решении вопроса о том, какие нозологические формы должны быть отнесены к тем или иным рубрикам Классификации.
В разделе IV Пособия приведен алфавитный указатель нозологических форм и их синонимов, содержащихся в Классификации. Против каждого наименования указан номер (код) к которому должна быть отнесена данная болезнь. В случаях, когда диагноз болезни состоит из нескольких обозначений, в алфавитном указателе выбирается основное заболевание в соответствии с правилами выбора основного заболевания. В диагностических обозначениях, состоящих из двух или нескольких слов, как правило, на первом месте стоит слово, определяющее заболевание: например, аппендицит острый, абсцесс головного мозга амебный и т.п. Болезни, называемые по имени ученых, включены в указатель со словом "Болезнь" например болезнь Квинке, болезнь Паркинсона и т.п.
Раздел V Пособия содержит переработанную классификацию медицинских диагностических исследований, операций и лечебных процедур.
Раздел VI Пособия представлен в форме таблицы, в которой сопоставлены принятая в настоящее время в Вооруженных Силах РФ Классификация болезней, травм и причин смерти и ранее применявшиеся классификации болезней в военно-медицинской отчетности. Таблица может быть использована при сравнительном изучении заболеваемости военнослужащих по данным медицинской отчетности в динамике.
Оперированным - считается больной, которому в лечебно-профилактическом учреждении была произведена хирургическая операция, т. е. лечебное или диагностическое мероприятие, связанное с рассечением и травмированием тканей и органов, включая эндоскопические операции и медицинские аборты. Одному оперированному может быть произведено несколько оперативных вмешательств (хирургических операций), каждое из которых подлежит специальному медицинскому учету.
Одновременно с регистрацией хирургических операций учитываются также вид применявшегося обезболивания, противошоковые мероприятия, осложнения и исход операции.
Послеоперационным осложнением следует считать осложнение, возникшее у оперированного во время или после операции, связанное с самой операцией, подготовкой к ней и послеоперационным ведением больного.
Повторной госпитализацией считается повторное помещение больного в лечебное подразделение, часть, учреждение для стационарного лечения с заболеванием, по поводу которого он ранее уже лечился в каком-либо лечебном подразделении, части, учреждении в отчетном году.
Лечебно-диагностическое мероприятие - единица учета, используемая для характери-стики объема и содержания проводимой лечебно-диагностической работы. К лечебно-диагностическим мероприятиям относятся: хирургические операции, переливания крови и кровезаменителей, иммобилизации, перевязки, рентгенологические и другие диагностические исследования, физиотерапевтические процедуры и т.д. Для единообразия учета лечебно- диагностических мероприятий используются их специальные номенклатуры, изложенные в Пособии по классификации болезней, травм и причин смерти военнослужащих ВС РФ, медицинских диагностических исследований, операций и лечебных процедур (на мирное время), 2000 г., приказе Минздрава России от 10 апреля 2001 г. № 113 «О введении в действие отраслевого классификатора. Простые медицинские услуги», приказе Минздрава России 16 июля 2001 г. № 269 «О введении в действие стандарта. Сложные и комплексные медицинские услуги. Состав».
Определившийся исход лечения - результат законченного лечения больного военно-служащего в лечебном подразделении, части, учреждении: возвращено в часть (выздоровление или улучшение без изменения или с изменением степени годности к службе); увольнение по состоянию здоровья из ВС РФ; предоставление отпуска по болезни или освобождения от исполнения обязанностей военной службы по состоянию здоровья, летальный исход (смерть). Каждый случай определившегося исхода лечения больных регистрируется в документах медицинского учета.
Расхождение диагноза направления и окончательного диагноза лечебно-профила-ктического учреждения - единица учета, используемая при количественной оценке качества диагностической работы врачей воинских частей (кораблей) методом сопоставления диагнозов направления и окончательного у больных с определившимися исходами.
Длительность лечения больного учитывается в днях от момента поступления в данное лечебное подразделение, часть, учреждение (начала лечения на дому) до момента наступления определившегося исхода лечения больного.
Случай расхождения клинического и патологоанатомического диагнозов заболевания - единица учета, используемая при оценке качества диагностической работы врачебного состава лечебно-профилактического учреждения путем сопоставления клинических и патолого-анатомических диагнозов у умерших больных. Различают полное и частичное расхождение сравниваемых диагнозов.
Госпитальная койка как единица медицинского учета отражает возможность лечебного подразделения, части, учреждения разместить одного больного, обеспечив его необходимой медицинской помощью, питанием и уходом. Медико-статистическому учету подлежат койки, определенные штатом лечебного подразделения, части, учреждения - штатные койки; фактически подготовленные к приему больных - развернутые койки; соответствующие числу находящихся на лечении больных - занятые койки.
Случай изменения категории годности к военной службе (годности к службе по военно-учетной специальности) определяется военно-врачебной комиссией по результатам медицинского освидетельствования военнослужащего в соответствии с требованиями Положения о военно-врачебной экспертизе1.
При планировании работы лечебного подразделения, части, учреждения и при медико-статистическом анализе использования их коечного фонда применяется специальная расчетная единица - койко-день, т. е. койка, запланированная к использованию, фактически развернутая и занятая больным в течение одних суток.
Статистический анализ медицинских данных осуществляется с применением современных технических и программных средств.
Оценку и анализ статистических данных о физическом развитии проводят в динамике в однородных коллективах по возрасту, сроку службы, воинской специальности и др.
Кроме того, в военных госпиталях, имеющих поликлиники и поликлинические отделения установлены следующие понятия и учетно-статистические единицы.
Для оценки объема амбулаторно-поликлинической помощи, оказываемой обслуживаемому контингенту, используют понятие посещения.
Посещение - это факт взаимодействия лица, обратившегося за медицинской помощью, консультацией, получением медицинского заключения, врачебной диагностической процедурой или по другому поводу, с врачом или средним медицинским работником, в часы, предусмотренные графиком работы для приема в учреждении или оказания помощи на дому (посещения, сделанные в течение дня больным к одному и тому же врачу, учитываются как одно посещение).
Учету как посещения подлежат обращения, сделанные в связи с заболеванием, с профилактической целью, за получением справки и по другому поводу.
Учитываются посещения:
- к врачам любых специальностей, ведущих амбулаторный прием (терапевтам, педиатрам, гинекологам, урологам, хирургам, отоларингологам и т. д.);
- к врачам вспомогательных отделений (кабинетов) (функциональной диагностики, ЭКГ, физиотерапии, лечебной физкультуры, лучевой терапии и др.) при назначении процедур и по окончании назначенного курса лечения, а также в тех случаях, когда процедура и исследования проводятся лично врачами;
- к врачам-консультантам, начальникам отделений, врачам стационаров, когда они принимают больных, выписанных из стационара, в порядке последующего наблюдения или оказывают в приемном отделении неотложную помощь.
Профилактические осмотры включаются в число посещений независимо от того, проведены ли они в стенах лечебно-профилактических учреждений или вне их.
Посещения к среднему медперсоналу учитываются в тех случаях, когда этот персонал проводит самостоятельный прием больных.
Учету как посещения не подлежат:
- случаи оказания медицинской помощи персоналом отделений скорой и неотложной медицинской помощи;
- обследования в рентгеновских кабинетах, лабораториях и т. д.;
- посещения к среднему медперсоналу, сделанные по поводу процедур, за исключением случаев, когда обращение за процедурой было сделано к среднему медперсоналу, проводящему самостоятельный амбулаторный прием в часы приема.
Состояние здоровья - итоговый медико-статистический показатель, дающий медицин-скую оценку воинского коллектива или отдельного военнослужащего по совокупности специально учитываемых признаков (наличие или отсутствие болезней, обращение за медицинской помощью и др.). Признаки, характеризующие состояние здоровья военнослужащего, учитываются в медицинской книжке по результатам медицинских осмотров, обследований и обращений за медицинской помощью.
В зависимости от состояния здоровья военнослужащие распределяются на три группы: здоровые, практически здоровые и имеющие хронические заболевания с умеренными или выраженными нарушениями функций органов и систем. Методика оценки состояния здоровья военнослужащего и воинского коллектива приведена в Руководстве по медицинскому обеспечению ВС РФ1.
Основными обобщающими медико-статистическими показателями, характеризующими здоровье военнослужащих, являются показатели физического развития, заболеваемости, увольняемости по болезни и смертности.
Физическое развитие - комплексный медико-статистический показатель, дающий медицинскую оценку состояния здоровья воинского коллектива или отдельного военнослужащего по совокупности основных антропометрических данных, показателей физической работоспособности и состояния питания.
Состояние питания военнослужащих оценивается по величине индекса массы тела (ИМТ) как нормальное, повышенное, включая ожирение, и пониженное, включая недостаточность питания. Методика оценки физического развития военнослужащего приведена в Руководстве по медицинскому обеспечению ВС РФ.
Заболеваемость военнослужащих характеризует распространенность заболеваний в воинском коллективе за определенный период времени. Унификация учета и анализа заболеваемости военнослужащих достигается использованием классификации болезней, травм и причин смерти, основанной на международной классификации болезней, травм и причин смерти (см. Пособие по классификации болезней, травм и причин смерти военнослужащих ВС РФ, медицинских диагностических исследований, операций и лечебных процедур (на мирное время), М., 2000 г.).
Различают следующие основные виды заболеваемости военнослужащих:
- первичная заболеваемость;
- общая заболеваемость;
- заболеваемость с госпитализацией (госпитализация);
- заболеваемость с временной утратой трудоспособности (трудопотери).
Под первичной заболеваемостью военнослужащих понимается сумма новых, нигде ранее не зарегистрированных и впервые выявленных заболеваний в данной воинской части (соединении, объединении). Единицей учета при этом является первичное обращение.
Первичным обращением считается первое обращение военнослужащего за медицинской помощью к врачу во время пребывания его на военной службе по поводу каждого нового ранее нигде не зарегистрированного заболевания. Все случаи первого обращения по поводу острых заболеваний являются первичными обращениями.
Под общей заболеваемостью (обращаемостью) военнослужащих понимается сумма всех (первичных и повторных) обращений за медицинской помощью к врачу в данной воинской части (соединении, объединении).
Повторным обращением считается обращение военнослужащего к врачу, следующее непосредственно или с перерывами за первичным обращением по поводу одного и того же ранее зарегистрированного заболевания или заболевания, документально зарегистрированного врачом до призыва.
Заболеваемость с госпитализацией (госпитализация) определяется числом больных военнослужащих, направленных на стационарное лечение. Единицей учета при этом является случай госпитализации, т. е. помещение военно-служащего на стационарное лечение или обследование в лечебное подразделение, часть, учреждение (военное или гражданское) независимо от очередности обращения за медицинской помощью. Один случай госпитализации может охватывать период пребывания больного в нескольких стационарах, если стационарное лечение или обследование проходило без перерыва. При наличии у больного нескольких заболеваний учет случая госпитализации производится по окончательному диагнозу основного заболевания.
Заболеваемость с временной утратой трудоспособности (трудопотери) характеризует величину потерь трудоспособности в днях по медицинским показаниям. Единицей учета является случай трудопотери - полное освобождение военнослужащего от исполнения служебных обязанностей на срок не менее суток по поводу стационарного или амбулаторного лечения, отпуска по болезни, отдыха при части, направления на консультацию, на различные диагностические исследования или освидетельствование в военно-врачебной комиссии.
В документах медицинской отчетности отражаются только законченные случаи трудопотерь с указанием длительности каждого из них в днях и по диагнозу основного заболевания. При определении длительности случая трудопотерь день направления военнослужащего на стационарное лечение (полное освобождение от обязанностей военной службы при лечении на дому) и день возвращения из стационара (восстановление трудоспособности при лечении на дому) считается за один день.
Частичные освобождения от работ и занятий по поводу этого же заболевания, а также время, проведенное военнослужащими в санатории, доме отдыха во время очередного отпуска, в трудопотери не включаются.
Учетными формами по экспертизе временной нетрудоспособности являются:
- Журнал учета и выдачи листков нетрудоспособности ф 036-у;
- Журнал учета клинико-экспертной работы (приказ Министра здравоохранения
№ 154 от 21.05.2002 «О введении формы учета клинико-экспертной работы в лечебно-профилактических учреждениях» (ф № 035/у-02).
Отчет представляется по форме № 16 ВН (приложение № 53). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 29.06.1999 № 49 с использованием шифров болезней, объявленных МКБ-10, и представляется в вышестоящие организации по подчиненности.
Он составляется по законченным случаям временной нетрудоспособности. К ним относятся:
- граждане, восстановившие в процессе лечения трудоспособность (выздоровевшие);
- граждане, ставшие инвалидами;
- умершие.
Для составления учета используются сведения журналов ф 036-у и ф 035/у-02.
Для облегчения составления отчета рекомендуется использовать Талон на законченный случай временной нетрудоспособности, объявленный приказом Минздрава от 28.10.1996 г. № 366 (форма № 025-9/4-у-96) (приложение № 54).
С помощью таких талонов и компьютерной программы отчет составляется в течение 1-2 часов, независимо от числа случаев.
Увольняемость по болезни, смертность являются важными медико-статистическими показателями здоровья военнослужащих и учитываются путем регистрации каждого случая увольнения или смерти военнослужащего как в части, так и вне части с указанием заболевания или другой причины увольнения или смерти.
Все случаи увольнений по болезни и случаи смерти военнослужащих с указанием причин должны быть зарегистрированы в документах медицинского учета, включены в медицинский отчет воинской части и объяснительную записку к нему.
Исходными данными для получения обобщающих медико-статистических показателей заболеваемости, увольняемости по болезни и смертности военнослужащих являются материалы ежедневного медицинского учета всех обратившихся за медицинской помощью к врачу (фельдшеру).
Основными единицами медицинского учета, используемыми при ведении документов учета и отчетности в лечебно-профилактических учреждениях, являются: госпитализированный (лечившийся) больной, оперированный больной, послеоперационное осложнение, физиотерапевтическая процедура, диагностическое (лабораторное, лучевое, функциональное и др.) исследование, повторная госпитализация, определившийся исход лечения больного, длительность лечения больного, выбывшего с определившимся исходом, отказ в госпитализации, расхождение диагнозов направления и окончательного, установленного в учре-ждении, госпитальная койка (штатная, развернутая, занятая), случай изменения категории годности к военной службе (годности к службе по военно-учетной специальности).
Заболеваемость военнослужащих анализируется путем расчета показателей частоты (уровня) каждого вида заболеваемости на 1000 человек личного состава части, соединения, объединения (суммарно по всем классам болезней и по отдельным классам, группам болезней или наиболее важным нозологическим формам). Кроме того, определяются показатели структуры заболеваемости (в процентах к общему числу зарегистрированных болезней).
Увольняемость военнослужащих анализируется путем расчета показателей количества военнослужащих, признанных военно-врачебной комиссией не годными и ограниченно годными к военной службе на 1000 человек личного состава части, соединения, объединения (суммарно по всем классам болезней и по отдельным классам, группам болезней или наиболее важным нозологическим формам). Кроме того, определяются показатели структуры увольняемости (в процентах к общему числу зарегистрированных болезней, послуживших причиной увольнения военнослужащих с военной службы).
Данные документов медицинского учета используются при формировании отчетов, донесений (сведений) по медицинской службе, которые представляются по подчиненности в установленные сроки в виде установленных форм (цифровая часть отчетов) и объяснительных записок к ним.
Медицинская отчетность в госпитале реализуется в виде унифицированных макетов таблиц, текста и предназначена для обеспечения вышестоящих органов управления сводными данными характеризующими деятельность учреждения.
Госпиталями представляются отчеты:
ежемесячно - донесения по медицинской службе (ф. 1/МЕД);
ежегодно - медицинский отчет о работе лечебного учреждения (ф. 4/МЕД), отчет военной поликлиники (ф. 2/МЕД), отчет о работе стоматологической поликлиники, стоматологического отделения, кабинета военного госпиталя, военной поликлиники, военно-учебного заведения, подвижного стоматологического кабинета (ф. приложения № 1 (стом.) к ф. 2/МЕД);
другие отчеты и внеочередные донесения.
Перечень вопросов, отражаемых в отчетах о работе лечебного учреждения по форме 4/МЕД и объяснительных запискок к ним представлен в приложении 42.
Медицинский отчет состоит из табличной (цифровой) формы и объяснительной записки.
Объяснительная записка - это документ, содержащий анализ деятельности лечебного учреждения в целом и каждого из его подразделений.
Источниками сведений для подготовки объяснительной записки являются как цифровые данные табличных форм отчетов, так и документы учета лечебного учреждения.
Лечебные учреждения составляют объяснительную записку в двух экземплярах: один экземпляр хранят в лечебном учреждении в соответствии с требованиями руководящих документов, второй направляют в орган управления медицинской службой по подчиненности.
Центральные военные госпитали видов ВС РФ, родов войск ВС РФ, главных, центральных управлений МО РФ, окружные военные госпитали (флотов) составляют объяснительную записку в трех экземплярах: один экземпляр хранят в лечебном учреждении, второй направляют в орган управления медицинской службы по подчиненности, третий - направляют в Главное военно-медицинское управление Министерства обороны Российской Федерации.
Госпитали, входящие в состав соединений (объединений) видов ВС РФ, родов войск ВС РФ составляют объяснительную записку в 3-х (4-х) экземплярах, один экземпляр хранят в деле, в соответствии с требованиями руководящих документов, остальные направляют в органы управления медицинской службы по подчиненности (соединение, объединение, медицинская служба вида ВС РФ, рода войск ВС РФ, военного округа, флота, главного или центрального управления МО РФ).
О работе штатного поликлинического отделения лечебного учреждения, а также о работе лечебного учреждения (не имеющего штатного поликлинического отделения) по оказанию больным амбулаторно-поликлинической помощи, в том числе стоматологической, составляются отчеты: отчет о работе военной поликлиники (ф. 2/МЕД), отчет по форме Приложения №1 (стом) к отчету о работе военной поликлиники (ф. 2/МЕД) с объяснительными записками к ним.
За личный состав воинских частей и учреждений, входящих в численность военного округа, а также центральных органов военного управления не имеющих органов управления медицинской службы, прикрепленный на медицинское обеспечение к поликлинике (поликлиническому отделению) лечебного учреждения, в связи с отсутствием штатной медицинской службы заполняется обобщенный (сводный) отчет по форме 3/МЕД с объяснительной запиской к нему.
При прикреплении на медицинское обеспечение к поликлинике (поликлиническому отделению) лечебного учреждения военнослужащих воинских частей (учреждений) различной подчиненности, имеющих орган управления медицинской службой, поликлиникой (поликлиническим отделением) составляются обобщенные (сводные) отчеты с Записками к ним за эти воинские части по ф. 3/МЕД, сгруппированные по подчиненности. Отчеты и Записки к ним направляются в соответствующие органы управления медицинской службы через ме-дицинскую службу вида ВС РФ, военного округа (флота), рода войск ВС РФ, главного или центрального управления МО РФ, которой подчиняется данная поликлиника.
Объяснительная записка должна содержать оглавление, текстовое и табличное изложение материалов. Формы и номера аналитических таблиц, а также последовательность изложения разделов Записки должны строго соответствовать установленной схеме. В случае отсутствия информации по какому-либо разделу или таблице (таблицам), об этом делается специальное упоминание (в порядке следования) с указанием их номеров и объяснением причин.
Текстовое изложение объяснительной записки должно быть кратким. Необходимо избегать общих рассуждений, не подтвержденных конкретными цифровыми данными; не допускать изложения вопросов, регламентированных руководствами и другими официальными документами. В текстовой части каждого раздела на основе анализа должны быть раскрыты причины тех или иных изменений показателей работы лечебного учреждения (как в целом по учреждению, так и по его подразделениям). Для повышения наглядности проводимого анализа и иллюстрации выводов отчета желательно применение в объяснительной за-писке графических изображений (столбиковые, линейные, секторные диаграммы).
Объяснительная записка должна быть подписана начальником лечебного учреждения, заверена гербовой печатью, сброшюрована, прошнурована, иметь обложку.
Объяснительная записка в орган управления медицинской службы представляется лично заместителем начальника (командира) лечебного учреждения (медицинской воинской части) по медицинской части или лицом его замещающим в соответствии с графиком приема медицинских отчетов, разработанным органом управления медицинской службы.
Внеочередные медицинские донесения представляются вышестоящему начальнику немедленно при возникновении в госпитале чрезвычайного происшествия, поступлении значительного числа инфекционных больных и больных с однородными заболеваниями или признаками насилия или отравления, в случае выявления дефектов допущенных в госпитале или в обслуживаемых им воинских частях. Внеочередные медицинские донесения составляются в произвольной форме и передаются любыми видами связи (письменно, по телеграфу, телефону, нарочным и др.).
Документы медицинского учета и отчетности в госпитале ведутся на фирменных типографских бланках, записи в которых производятся чернилами или с помощью пишущей аппаратуры. Книги и журналы медицинского учета должны быть прошнурованы, пронумерованы и заверены печатью госпиталя.
Ответственность за организацию и состояние медицинского учета и отчетности в госпитале возлагается на ее начальника. Непосредственную работу по медицинскому учету и отчетности в госпитале осуществляет ее структурное подразделение - отделение (кабинет) сбора и обработки информации или медицинская часть.
12.6. Медицинская часть
В повседневной деятельности госпиталя для принятия управленческих решений командованию и всему врачебному составу необходимо своевременно получать объективную информацию о численности, составе и движении поступивших больных, объеме оказанной им медицинской помощи и ее результатах, использовании коечного фонда, дефектах в лечебно-диагностической работе в догоспитальном и госпитальном периодах и т.д. Данные сведения позволяют проводить анализ деятельность не только лечебно-диагностических отделений и госпиталя в целом, но и прикрепленного войскового звена медицинской службы гарнизона.
Медицинская часть госпиталя - функциональное подразделение, отвечающее за сбор, обобщение, хранения и анализ медицинской информации о работе госпиталя, эффективности использования его коечного фонда, ведение военно-медицинского делопроизводства, медицинского учета и отчетности, а также обеспечивающее взаимодействие между лечебно-диагностическими отделениями, организующее лечебное питание и работу среднего медицинского персонала.
Медицинская часть структурно входит в управление госпиталя. Организационно-штатная структура медицинской части определяется штатной коечной емкостью госпиталя и решаемыми задачами.
Работой медицинской части руководит начальник медицинской части госпиталя, он обязан:
непосредственно руководить работой отделения сбора и обработки информации госпиталя, обеспечивать его взаимодействие с другими подразделениями и службами госпиталя;
контролировать правильность ведения документов медицинского учета во всех отделениях (кабинетах) госпиталя;
проводить анализ статистических показателей, характеризующих работу госпиталя и его подразделений (использование коечного фонда госпиталя (лечебного отделения), состав больных, исходы, длительность их лечения в госпитале (лечебном отделении), лечебно-диагностическую деятельность госпиталя (лечебного отделения), движение больных по видам контингентов;
составлять совместно с начальниками лечебных и диагностических отделений (кабинетов), при участии начальника сбора и обработки информации медицинские донесения, медицинский отчет (ф.4/мед и 2/мед) и объяснительную записку к нему.
На медицинскую часть госпиталя возлагаются следующие задачи:
· организация и ведение военно-медицинского учета и отчетности;
· составление сведений справочной и экспертной медицинской документации на лечившихся больных;
· ведение несекретного медицинского делопроизводства;
· организация и контроль за лечебным питанием в госпитале;
· научная организация труда среднего и младшего медицинского персонала;
· оказание методической и консультативной помощи войсковой медицинской службе и подчиненным военно-медицинским частям и учреждениям по вопросам организации и ведения медицинского учета и отчетности;
· организация работы медицинского архива;
· ведение диспетчерской работы в госпитале.
Успешное решение стоящих перед медицинской частью задач определяется целым комплексом факторов, среди которых наиболее значимыми являются: штат госпиталя, численность и структура обслуживаемых контингентов, уровень их заболеваемости, укомплектованность учреждения медицинским и обслуживающим персоналом, его профессиональной подготовкой, обеспеченность медикаментами, оборудованием, продуктами питания, современными средствами электронно-вычислительной техники и т.д.
Для принятия оперативных управленческих решений начальнику медицинской части госпиталя необходимы данные текущего медицинского учета, получаемые медицинской частью: наличие коечного фонда, число, состав, движение и определившиеся исходы, длительность лечения госпитализированных больных; объем и характер проведенных в госпитале лечебно-диагностических мероприятий; дефекты в лечебно-диагностической работе на догоспитальном и госпитальных этапах. С этой целью ежедневно в начале рабочего дня, в медицинскую часть госпиталя из приемного отделения представляются учетные карты стационарных больных (ф.10) на вновь поступивших больных, сводная ведомость движения больных по госпиталю и сводные ведомости движения больных по каждому лечебному отделению. Во второй половине дня из лечебных отделений представляются истории болезней на лиц, выписываемых на следующий день.
Поступившие документы проверяются, учетные карты стационарного больного шифруются по предварительному диагнозу. Сводные данные о работе госпиталя, лечебно-диагностических отделений, полученные на основе поступивших документов, представляются начальнику медицинской части госпиталя и используются им для оперативной оценки эффективности проводимых лечебно-диагностических мероприятий в госпитале, а также при подведении итогов работы госпиталя и отделений.
Как правило, сводные показатели (данные) включают:
сведения о поступивших больных за сутки (в плановом порядке или по неотложным показаниям), о находящихся в реанимации; структуру развернутого коечного фонда и движение больных по отделениям; данные о состоянии здоровья генералов кадра, находящихся на лечении, сведения о выписанных и умерших больных;
данные о работе военного госпиталя за неделю и распределении входящего потока по отделениям и динамике использования коечного фонда;
сведения о работе военного госпиталя за месяц: порядок поступления больных, учет движения больных по отделениям, анализ работы хирургических отделений, диагностическая работа, а также о работе военного госпиталя за период обучения: динамика движения больных и использование коечного фонда по отделениям и учреждению в целом.
Деятельность военного госпиталя согласно Указаниям по ведению медицинского учета и отчетности в ВС РФ на мирное время анализируется медицинской частью по следующим основным направлениям:
работа поликлинического отделения (поликлиники);
использование коечного фонда;
состав больных, исходы и длительность их лечения;
лечебно-диагностическая деятельность;
качество врачебной диагностики;
организация работы с медицинским имуществом, достоверность учета и отчетности.
Для регистрации и учета соответствующей информации в госпитале ведутся следующие документы, которые используются и медицинской частью (часть II, приложение № 40-42).
Медицинская часть госпиталя ежемесячно разрабатывает и за подписью начальника госпиталя представляет начальнику медицинской службы военного округа «Справку-доклад о работе военного госпиталя». В ней отражается информация о боевой подготовке, лечебно-диагностической работе, состоянии финансово-хозяйственной деятельности, медицинском снабжении, материально-техническом обеспечении.
Ежегодно под руководством начальника медицинской части госпиталя с участием начальников лечебно-диагностических отделений разрабатываются и представляются за подписью начальника госпиталя начальнику медицинской службы военного округа (флота): медицинский отчет по форме 2 /мед и 4/мед с объяснительной запиской к 10.01 года, следующего за отчетным; отчет о патологоанатомической работе по форме 11/мед к 15.01; отчет о медицинском освидетельствовании в госпитальной ВВК по форме 5/мед к 25.01.
12.6.1. Медицинский архив
Медицинский архив является структурным подразделением отделения сбора и обработки информации. Руководство архивом осуществляет заведующий медицинским архивом.
Основными задачами архива являются:
Учет, комплектование (формирование), использование и хранение архивных документов и фондов в госпитале.
Обеспечение соответствующих условий и установленных сроков хранения архивных документов и фондов в госпитале, сбора, учета, сохранности и использования документов медицинского учета и отчетности госпиталя, в том числе с использованием современных технологий.
Представление сведений из архивных документов, а также копий архивных документов с соблюдением установленных сроков их представления руководству госпиталя.
Соблюдение ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Заведующий медицинским архивом отвечает за своевременный учет и хранение медицинской документации в госпитальном архиве. Он обязан:
- инструктировать сотрудников отделений госпиталя о порядке подготовки и сдачи историй болезней в архив, контролировать правильность их оформления;
- организовывать прием, регистрацию, систематизацию и хранение законченных историй болезней;
- осуществлять контроль за своевременной сдачей историй болезней на выписанных больных;
- подготавливать ответы на запросы различных учреждений и передавать их для отправки в медицинскую часть;
- принимать меры к своевременному возвращению выданных медицинских документов в архив госпиталя;
- контролировать работу сотрудников архива;
- обеспечивать сотрудников архива необходимыми для работы материалами (бумагой, канцелярскими принадлежностями и др.);
- вносить предложения командованию госпиталя по улучшению работы архива и условий труда сотрудников.
Работа медицинского архива военного госпиталя регламентирована Федеральным законом 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и приказами министра обороны (1975 г. № 0215; 1981 г. № 225 и 1997 г. № 033).
Продолжительность хранения документов в медицинском архиве устанавливается приказом министра обороны Российской Федерации 1997 г. № 033 «Об утверждении перечня документов со сроками их хранения». Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их ведения.
Дела со сроком хранения до 5 лет включительно находятся в госпитале до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроком хранения 10 лет и более находятся в госпитале 3 года, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.
В военных госпиталях центрального и окружного подчинения дела со сроком хранения до 25 лет включительно находятся в этих учреждениях до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроком хранения более 25 лет хранятся в течение 5 лет, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.
По истечении сроков хранения дела на дальнейшее хранение передаются в архив органа управления по подчиненности.
При подготовке документов для сдачи в архив обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размер 229х324 мм. Обложки у дел с длительными (25 лет и более) сроками хранения должны быть изготовлены из твердого картона.
Толщина дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см, со сроками хранения более 5 лет - 5 см. Надписи на обложках дел, книг и журналов должны быть выполнены разборчиво и без сокращений (если на обложку наклеивается титульный лист, подготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на печатной машинке, принтере).
Истории болезней в период подготовки их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года - по алфавиту фамилий, имен и отчеств и подшивают в дела. Истории болезни, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дело того года, в котором они закончены. По истечении 25 лет их хранения в архиве госпиталя из историй болезней изымаются титульный лист и последний лист с выписным эпикризом, которые сброшуровываются в дело толщиной не более 5 см и сдаются в военный архив вышестоящего органа управления по подчиненности на хранение до 50 лет. Оставшаяся часть истории болезни уничтожается установленным порядком по акту.
На каждое дело составляется внутренняя опись (форма № 3), в которую фамилии больных заносятся в порядке подшитых историй болезней. Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за оформление дел, скрепляется печатью «для пакетов» и подшивается в начале дела.
На обложке дела (титульном листе) указывается на какие буквы алфавита подшиты истории болезней. Например, «Истории болезней на буквы А - Б». В конце дела на специально вшитом чистом листе делается завершительная подпись.
Форма № 3
Внутренняя опись
историй болезней, подшитых в дело №___ за 200___г.
На все сдаваемые в архив дела и книги составляются описи. Дела военно-медицинских учреждений (военных госпиталей) с лечебными документами (протоколами ВВК и т.д.), медицинские отчеты, книги учета больных и др. вносятся в отдельные описи.
Описи подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства и утверждаются заместителем начальника госпиталя по медицинской части. Описи составляются на дела хранящиеся более 25 лет в трех экземплярах, до 25 лет - в двух экземплярах. Описи на сданные в архив документы подшиваются в отдельное дело, которое хранится в воинской части (учреждении).
В помещениях архива всегда должен поддерживаться порядок и чистота, исключающие возможность появления плесени, грызунов и насекомых - вредителей бумаги. Температура должна быть от +14 до +20оС; относительная влажность - от 45 до 65%.
В целях контроля за сохранностью архивных документов и их состоянием периодиче-ски проводятся проверки, по результатам работы которых составляется акт и делается запись в специальную книгу.
12.7. Распределение коечного фонда по лечебным отделениям
Перераспределение штатной коечной емкости госпиталя по лечебным отделениям осуществляется начальником учреждения и утверждается начальником медицинской службы военного округа, флота (вида ВС РФ) с учетом численности и структуры обеспечиваемых контингентов, уровня и структуры их госпитализации, фактической загрузки отделений, условий их работы и решаемых задач.
Для определения необходимого числа госпитальных коек в лечебном отделении необходимо среднегодовую потребность обслуживаемых контингентов в стационарном лечении по специальности разделить на оборот госпитальной койки в данном отделении. Искомая величина будет характеризовать необходимое для лечебного отделения среднее число госпитальных коек, которое необходимо корректировать с учетом сезонных колебаний загрузки госпиталя пациентами, потребности госпиталя в койках для отделения анестезиологии, реанимации и интенсивной терапии, в резервных койках.
В зависимости от коечной емкости госпиталя и структуры госпитализированной заболеваемости, в госпиталях выделяется от 2-3 до 5% коек в отделении анестезиологии, реанимации и интенсивной терапии. При этом их загрузка не должна превышать 75%. В хирургиче-ских отделениях на каждые 30 коек целесообразно развертывать 1 операционный блок и две реанимационные койки. Соотношение реанимационных и терапевтических коек должно быть 1 к 25. Создание узкоспециализированных отделений (палат) интенсивной терапии для лече-ния больных кардиологического (кардиохирургического), неврологического, инфекционного и других профилей оправдано лишь в центральных и окружных лечебных учреждениях.
Для уменьшения нагрузки на койки интенсивной терапии в отделении анестезиологии, реанимации и интенсивной терапии, на территории операционно-перевязочного блока целесообразно оборудовать палату «пробуждения» для направления в нее больных под наблюдение на 2-3 часа после общей и сочетанной анестезии. В ней, под наблюдением временной бригады из числа сотрудников отделения анестезиологии, больные должны находиться после небольших хирургических вмешательств до полного восстановления сознания, стабилизации дыхания и кровообращения, после чего их можно направлять в профильные палаты.
В каждом госпитале для обеспечения приема больных по неотложным показаниям необходимо создавать резерв госпитальных коек. Величина данного резерва определяется числом коек в отделении анестезиологии, реанимации и интенсивной терапии, развернутой коечной емкостью учреждения и его загрузкой, а также уровнем и структурой госпитализации в данном регионе.
Учитывая сезонные колебания загрузки госпиталей, когда число госпитализированных пациентов в летний период сокращается, наиболее рациональным является перераспределение госпитальных коек для проведения планового ремонта в отделениях, госпитализация на пустующие койки платных больных, предоставление отпуска сотрудникам ряда палатных отделений, с учетом нахождения на рабочих местах такого числа медицинского персонала, которое обеспечивает поддержание высокой боевой готовности учреждения и качественное проведение лечебно-диагностических мероприятий. Наиболее приемлемым является планирование отпусков для всех сотрудников дублирующих отделений в 3 квартале года, с последующим повышением интенсивности их работы в 1, 2 и 4 кварталах.
В интересах улучшения использования коечной мощности в зимние месяцы, целесообразно проводить маневр коечным фондом в отделениях, работающих с меньшей нагрузкой.