Министерство обороны российской федерации
| Вид материала | Документы |
| Общие правила составления и ведения рецептов и требований-накладных. Хранение учетных документов, рецептов и требований-накладных. |
- Приказ министерство обороны РФ 5 июня 2000, 367.33kb.
- Государственная программа Российской Федерации «Доступная среда» на 2011 2015 годы, 1560.95kb.
- Министерство обороны российской федерации концептуальные взгляды на деятельность вооруженных, 158.97kb.
- Ответственный исполнитель программы Министерство регионального развития Российской, 1158.64kb.
- Министерство российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным, 1676.23kb.
- Министерство образования российской федерации 25 октября 1999 г. N 06-9ин/28-06 генеральный, 39.31kb.
- Правительства Российской Федерации от 31. 12. 1999 года №1441 «Об утверждении Положения, 126.44kb.
- Вооруженными Силами Российской Федерации". Новая редакция гласит: "Управление Вооруженными, 639.4kb.
- В. А. Акимов начальник Всероссийского научно-исследовательского института по проблемам, 242.17kb.
- Министерство российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям, 199.66kb.
Отработка отчет-заявки начинается с определения номенклатуры и количества медицинского имущества, положенного госпиталю по табелям и нормам. Наименование предметов медицинского имущества, единицы их измерения внесены в макет отчет-заявки и соответствуют Нормам снабжения… Результаты определения табельной потребности и переходящего запаса приводятся в графах «Положено по табелям и нормам» и «Переходящий запас».
На момент составления отчет-заявки все первичные учетные (расходные и приходные) документы должны быть проведены по книгам учета с определением итогов за год. Заполнение граф отчет-заявки «Наличие на начало отчетного года», «Приход за отчетный год», «Расход за отчетный год» и «Наличие на конец отчетного года» производится на основании данных основного учета медицинского имущества.
Из книг учета выбираются и вносятся в соответствующие графы отчет-заявки по каждому предмету следующие данные:
наличие на начало отчетного года;
приход в течение отчетного года, как за счет централизованного снабжения по плану довольствующего органа, так и за счет децентрализованных заготовок и других источников поступления (безвозмездная передача и др.);
расход в течение отчетного года;
наличие на конец отчетного года.
Количество израсходованного медицинского имущества, а также списанного и исключенного с учета за отчетный год, указывается в графах «Расход за отчетный год, всего» и «в том числе списано по актам технического состояния». В графе «Расход за отчетный год, всего» показывается также медицинское имущество, переданное другим частям (учреждениям) и реализованное по разрешению довольствующего органа.
Наличие медицинского имущества указывается в графах «Наличие на конец отчетного года, всего» и «Наличие на конец отчетного года всего в в/ч». В графе «в том числе подлежит списанию» указывается только инвентарное медицинское имущество 5-й категории (подлежащее списанию). В графе «Наличие на конец отчетного года всего в в/ч» показывается расходное медицинское имущество, хранящееся в аптеке (в том числе и в ассистентской), и находящееся в подразделениях (частях, прикрепленных на снабжение).
Результаты определения количества медицинского имущества, подлежащего истребованию (заявляемого) на планируемый год для текущего обеспечения, вносятся в графу «Требуется на планируемый год, всего».
Потребность в медицинском имуществе заполняется по номенклатуре макета, выделенной жирным шрифтом. Данные о наличии, приходе и расходе отражаются только по не выделенной жирным шрифтом номенклатуре.
Допускается истребование отдельных предметов сверх норм снабжения, если они постоянно расходуются в больших количествах, чем положено. В последнем случае в объяснительной записке к отчет-заявке даются соответствующие обоснования и расчеты. При отсутствии достаточных обоснований орган военного управления медицинской службы вправе отказать в отпуске имущества сверх положенных норм снабжения.
При истребовании расходного медицинского имущества с ограниченными сроками годности (лекарственные средства, медицинские иммунобиологические препараты и т.д.) следует избегать его накопления в количестве, которое своевременно, т.е. до истечения сроков годности, не будет израсходованы. В отчет-заявке такое имущество истребуются на весь планируемый год, но в графе «Примечание» и в объяснительной записке к отчёт-заявке отмечается, что заявленное имущество следует отпускать со склада равными частями по полугодиям или кварталам. Такой порядок обеспечивает поступление в госпиталь медицинского имущества с более продолжительным остаточным сроком годности.
Таким образом, количество медицинского имущества, подлежащего истребованию, нельзя определять механически - как арифметическую разность между табельной потребностью и наличием. Имущество, истребуемое по отчет-заявке, должно обеспечить выполнение всех мероприятий в течение планируемого года (периода снабжения).
Медицинское имущество, которое госпиталю не потребуется и, следовательно, может быть изъято для передачи в другие части и учреждения, указывается в графе «Излишествует (может быть передано) годное имущество». В этой же графе указывается медицинское имущество, высвобождающееся в ходе освежения и превышающее потребность текущего обеспечения, которое может быть реализовано за плату по согласованию с довольствующим органом.
Имущество, не поименованное в отчет-заявке, указывается по каждой ее части, в алфавитном порядке (лекарственные средства по фармакотерапевтическим группам и т.д.) в отдельной ведомости, составленной по аналогичной форме. На заявляемые аппараты, приборы, оборудование и запасные части указываются тип, марка, мощность и другие данные.
Запрещается изменять единицы измерения, коды и вносить изменения в установленную номенклатуру. Все цифровые данные заносятся в отчет-заявку с точностью до третьего знака после запятой.
Отчет-заявка составляется в трех экземплярах. На первой странице обложки отчет-заявки проставляются номер (наименование) госпиталя, его почтовый индекс и адрес, отгрузочные реквизиты (железнодорожная станция назначения и ее код). Каждый экземпляр отчет-заявки подписывается начальником госпиталя, скрепляется гербовой печатью и представляется старшему начальнику по подчиненности.
Одновременно с отчет-заявкой представляется объяснительная записка. По указанию органа военного управления медицинской службы вместе с отчет-заявкой могут представляться и другие материалы (акт инвентаризации, список морально устаревшего медицинского имущества для реализации; заявки на сдачу медицинской аппаратуры и техники в ремонт и др.).
В объяснительной записке к отчет-заявке указываются:
почтовые и банковские реквизиты (для простой почты, для секретной почты, позывной по связи);
наименование станции железной дороги для подачи контейнеров, повагонных отправок, отправок грузовой и пассажирской скоростью;
количество штатных и реально развернутых коек, количество и квалификация медицин-ских специалистов, численность прикрепленного на медицинское обеспечение контингента;
номера и количество норм, по которым рассчитана табельная потребность в медицин-ском имуществе;
перечень предметов, истребуемых в количествах, превышающих табельную потребность, и причины сверхнормативного истребования медицинского имущества, а также имущества, не вошедшего в отчет-заявку;
сведения об итогах экономного и рационального использования медицинского имущества;
сведения о недостачах, хищениях и порче медицинского имущества, а также анализ причин их возникновения;
выполнение мероприятий по обеспечению сохранности наркотических средств и психотропных веществ, сведения об их хищениях и анализ причин их возникновения;
сведения о наличии подразделений медицинского снабжения;
сведения о наличии и усовершенствовании кадров медицинского снабжения;
обоснование списания имущества, не выслужившего установленные сроки службы;
организация технического обслуживания и ремонта медицинской техники;
результаты децентрализованных заготовок;
сведения об обеспеченности медицинским имуществом;
первоочередные нужды госпиталя в медицинском имуществе.
В орган военного управления медицинской службы госпиталь, как правило, вместе с отчет-заявкой, представляет сведения об обеспеченности основными группами медицин-ского имущества. К числу таких групп относятся лекарственные средства; перевязочные средства; врачебно-медицинские предметы (в том числе аппараты, приборы и хирургические инструменты); стоматологическое оборудование; лабораторные приборы и аппараты; физиотерапевтическая, электродиагностическая и рентгеновская аппаратура. В случае необходимости перечень указанных групп может быть расширен.
Обеспеченность госпиталя инвентарным медицинским имуществом оценивается путем сопоставления его наличия на определенную дату или на конец отчётного года (при составлении отчет-заявки) с табельной потребностью. Обеспеченность госпиталя расходным медицинским имуществом оценивается путем сопоставления его фактического расхода и фактической потребности в отчетном году. Обеспеченность может выражаться как в абсолютных цифрах, так и в процентах.
Обеспеченность медицинскими комплексами, подвижными медицинскими установками и некоторыми другими видами медицинского имущества, количество которых в госпитале невелико, рекомендуется выражать в абсолютных цифрах и делать соответствующие выводы (например, «Обеспеченность соответствует табельной потребности» или «Для удовлетворения табельной потребности недостает двух аппаратов» и т.д.).
Результаты определения обеспеченности госпиталя медицинским имуществом вносятся в таблицу отчета-заявки.
Сведения об обеспеченности используются при докладах командованию, планировании лечебно-профилактических, санитарно-гигиенических, противоэпидемических и других медицинских мероприятий, а также при истребовании медицинского имущества.
Внеплановое истребование медицинского имущества допускается только в порядке исключения, в следующих случаях:
для обеспечения новых формирований;
при изменении штатов с увеличением числа коек и подразделений (кабинетов, отделений, лабораторий) в госпитале;
для осуществления медицинских мероприятий при ликвидации медико-социальных последствий чрезвычайных ситуаций (стихийных бедствий, эпидемий, аварий и т.д.);
для обеспечения особых (внеплановых) заданий командования;
при поступлении на снабжение новых или не предусмотренных планом обеспечения образцов медицинского имущества.
Заявку на дополнительный отпуск медицинского имущества госпиталь представляет в орган военного управления медицинской службы по форме отчет-заявки. К заявке прилагается объяснительная записка с обоснованием причин дополнительного истребования медицинского имущества.
Прием медицинского имущества. Прием медицинского имущества производится порядком, установленным действующими нормативными, правовыми и руководящими документами. Прием медицинского имущества в госпитале может осуществляться:
от органов транспорта (железнодорожного, водного, воздушного, автомобильного), а также от почты (далее - органы транспорта);
непосредственно в госпитале (медицинского имущества, доставленного сдатчиком грузоотправителя или приемщиком госпиталя, а также закупленного у предприятий-производителей, аптечных организаций или учреждений и т.д.).
При приеме медицинского имущества, поступающего в госпиталь непосредственно от предприятий-производителей в рамках государственного оборонного заказа, необходимо неукоснительно выполнять требования государственных контрактов. Примерные формы государственных контрактов на поставку медицинского имущества по государственному оборонному заказу представлены в части II, приложениях 45 (поставка медицинской техники и оборудования) и 46 (поставка товаров медицинского назначения). При обнаружении фактов неполного использования грузоподъемности (грузовместимости) вагона (контейнера) получатель медицинского имущества должен составить акт общей формы с обязательным участием представителя незаинтересованной стороны (должностных лиц органов транспорта, органов внутренних дел на транспорте, транспортной прокуратуры и т.д.). Акт составляется в трех экземплярах: первый остается в госпитале; второй направляется грузо-отправителю; третий - органу, заключившему государственный контракт.
Прием грузов (вагонов, контейнеров, багажа и т.д.) с медицинским имуществом от органа транспорта производится на железнодорожной станции назначения (порту, аэропорту и т.п.) приемщиком госпиталя в присутствии представителя органа транспорта. Груз принимается от органа транспорта на основании транспортных сопроводительных документов (железнодорожная накладная, коносамент и др.).
При обнаружении неисправности вагонов, контейнеров, люков трюмов судна; признаков утраты, порчи или повреждения медицинского имущества, находящегося внутри вагонов (контейнеров и т.д.); нарушения пломб; дефектов в упаковке (таре) груза, а также при прибытии груза без документов или документов без груза; подаче груза железной дорогой к месту выгрузки по истечении 24 часов после оформления в товарной конторе документов на его получение должен составляться коммерческий акт. При обнаружении других недостатков, не указанных выше, составляется акт общей формы.
Порядок составления коммерческого акта и акта общей формы и предъявления претензий органам транспорта определяется уставами (кодексами), положениями, а также правилами перевозок грузов, действующими на соответствующих видах транспорта (Устав железнодорожного транспорта, Кодекс торгового мореплавания, Воздушный кодекс и т.д.).
В случае отказа органа транспорта от составления коммерческого акта необходимо вызвать представителя незаинтересованной организации или транспортной милиции, продолжить прием имущества и при недостаче, повреждении или порче груза, в день принятия медицинского имущества составить акт, который, должен быть подписан вызванным представителем. После этого грузополучатель в течение 24 часов с момента проверки груза подает жалобу (заявление) начальнику отделения дороги (порта, аэропорта), который в трехдневный срок обязан дать мотивированный ответ о причинах отказа в составлении коммерческого акта и об удовлетворении претензии к органу транспорта. При отказе железной дороги (порта, аэропорта) от удовлетворения претензии госпиталь обязан предъявить иск в Арбитражный суд.
Дальнейший прием полученного имущества, которое должно быть принято в срок 5-10 дней, производится комиссией госпиталя. Председателем комиссии по приему наркотиче-ских средств и психотропных веществ, лекарственных средств списка «А» назначается начальник медицинской части госпиталя. В состав комиссии обязательно включается лицо, ответственное за дальнейшее хранение, учет и отпуск указанных лекарственных средств.
Несвоевременное поступление нарядов, актов и других документов не должно служить причиной задержки приема. В этом случае имущество принимается по фактическому наличию.
По окончании приема госпиталь подтверждает получение имущества от грузоотправителя извещением (ф. 280). Очередная поставка медицинского имущества госпиталю без получения от него извещения, подтверждающего получение и принятие к учету отпущенного ранее имущества, не производится1.
При наличии расхождений в количестве или качестве медицинского имущества с данными сопроводительных документов комиссией составляется акт приема материалов (ф. М-7). В акте указываются только те наименования медицинского имущества, в отношении которых обнаружены расхождения. По поводу недостачи или поставки некачественного медицинского имущества, грузоотправителю направляется претензионное письмо с приложением оформленного в установленном порядке акта приема (копия - органу военного управления медицинской службы). При отсутствии недостатков в поступившем имуществе его прием оформляется:
основных средств - актом приема-передачи основных средств в бюджетных учреждениях (ф. ОС-1);
материальных запасов - по сопроводительным первичным учетным документам (накладным, счетам-фактурам и др.) или актом приема (ф. М-7).
Акты приема составляются также во всех случаях получения медицинского имущества без сопроводительных документов, наркотических средств и психотропных вещества, а также медицинских комплексов и подвижных медицинских установок. При этом в акте приема перечисляются все наименования и количества предметов, значащихся в сопроводительных документах и фактически поступивших, а в случае получения наркотических средств и психотропных вещества - номера их серий, номера и даты деклараций соответствия (сертификатов соответствия).
Акты приема оформляются:
при поставке медицинского имущества из медицинских складов (центров обеспечения, других воинских частей) - в трех экземплярах: первый остается в госпитале; второй направляется грузоотправителю; третий представляется в орган военного управления медицинской службы, который отдал распоряжение на отпуск (отгрузку) медицинского имущества;
при поставке медицинского имущества по государственным контрактам от предприятий-производителей (поставщиков) - в четырех экземплярах, при этом четвертый экземпляр направляется в орган, заключивший государственный контракт.
Акты высылаются не позднее трех дней после приема имущества.
Получение медицинского имущества на медицинском складе округа (центре обеспечения), в аптечной организации или учреждении (предприятии-производителе и т.д.) производятся приемщиком госпиталя на основании доверенности (ф. М-2). На получение наркотических средств и психотропных веществ, лекарственных средств списка «А», а также этилового спирта выдаются отдельные доверенности. Приемщик принимает образцы медицин-ского имущества поштучно, а при необходимости - по массе. Если имущество было заранее упаковано, то оно принимается по числу мест, за исключением наркотических средств и психотропных веществ, лекарственных средств списка «А», этилового спирта, дорогостоящих лекарственных средств, которые принимаются по фактическому наличию. Прием медицинского имущества оформляется распиской получателя в экземплярах акта приема- передачи основных средств или накладной.
Медицинское имущество, доставленное в госпиталь в сопровождении сдатчика грузо-отправителя или приемщика грузополучателя, принимается материально ответственным лицом (например, начальником аптеки) на основании первичных документов. При этом проверяется фактическое наличие имущества и его качество. В случае обнаружения несоответствия количества или качества медицинского имущества данным сопроводительных документов приказом начальника госпиталя назначается комиссия, которая составляет акт приема (ф. М-7). В составлении акта должен обязательно принимать участие сдатчик грузоотправителя (приемщик госпиталя). При отсутствии расхождений в количестве и качестве имущества с данными сопроводительных документов, на первом экземпляре сопроводительного документа заполняется расписка о получении имущества, которая заверяется гербовой мастичной печатью госпиталя. Второй экземпляр сопроводительного документа остается у получателя, а первый - возвращается сдатчиком на склад. Если сдатчик грузоотправителя отказался от участия в составлении или подписании акта приема, то в нем делается соответствующая запись с указанием воинского звания (для военнослужащих), фамилии, имени и отчества сдатчика грузоотправителя и мотивов отказа. Акт приема (ф. М-7) обязательно составляется при приеме наркотических средства и психотропных веществ. Акт приема составляется в трех экземплярах и направляется тем же адресатам, что и при приеме медицинского имущества от органов транспорта.
Недостачи медицинского имущества в пределах норм естественной убыли, выявленные при приеме, списываются с учета госпиталя на основании актов приема (ф. М-7), утвержденных начальником госпиталя. К актам, в этом случае, необходимо приложить расчеты естественной убыли. Расчеты естественной убыли разрешается записывать также в графе «Примечание» акта приема.
Недостачи, превышающие нормы естественной убыли при транспортировке, а также недостачи медицинского имущества, для которых нормы естественной убыли не установлены, записываются в книгу учета недостач госпиталя на основании акта приема и приказа начальника госпиталя. На копии каждого приказа начальника госпиталя делают отметки с указанием даты и статей записи в книгу учета недостач, и после этого недостающее медицинское имущество списывается с учета. Для выявления причин недостачи или порчи медицинского имущества и виновных в этом лиц начальник госпиталя назначает административное расследование.
В тех случаях, когда обнаружена недостача при приеме медицинского имущества, доставленного в госпиталь сдатчиком грузоотправителя, административное расследование причин недостачи производится грузоотправителем. Недостачи этого имущества в книгу учета недостач госпиталя не записываются.
Все принятое медицинское имущество должно быть не позднее следующего дня оприходовано по книгам учета на основании оформленных актов приема или накладных.
Прием материальных запасов медицинского имущества от подразделений госпиталя в аптеку, а основных средств от подразделений в аптеку госпиталя производится по распоряжению начальника госпиталя по накладным (ф. 434 и ОС-2 бюдж.), соответственно.
Закупленное по безналичному или наличному расчету медицинское имущество принимается и приходуется по накладным (ф. 434), выписанным на основании оплаченных счетов или товарных чеков.
Учет медицинского имущества. Медицинское имущество, как и другие виды материальных средств, независимо от источника поступления и способов приобретения, подлежит обязательному учету1. В госпитале по медицинскому имуществу ведутся предметно-количественный и бухгалтерский учет2.
При ведении предметно-количественного учета учетные документы, в зависимости от назначения, подразделяются на первичные документы, книги и карточки учета, вспомогательные документы. К первичным учетным документам относятся: накладные, наряды, акты, аттестаты и др. В книгах (карточках) учета отражаются наличие, движение и качественное (техническое) состояние медицинского имущества за определенный период. К вспомогательным документам относятся: доверенности, сопроводительные и упаковочные листы, извещения и др.
Предметно-количественный учет медицинского имущества ведется в аптеке в целом за госпиталь (основной учет) и в подразделениях. В аптеке ведутся учетные документы, которые служат для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества, и являются основанием для соответствующих записей в книгах (карточках) учета.
Бухгалтерский учет ведется в финансовом отделении (бухгалтерии) госпиталя. Медицинское имущество, относящееся к основным средствам или материальным запасам, принимается к бухгалтерскому учету по фактической стоимости, включая суммы налога на добавленную стоимость, предъявленных госпиталю поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом Российской Федерации).
Порядок учета медицинского имущества. Учет инвентарного медицинского имущества, относящегося к основным средствам или материальным запасам ведется в аптеке в целом за госпиталь (основной учет) и за каждое подразделение, в котором содержится имущество в книгах учета наличия и движения материальных средств (ф.27) или карточках учета категорийных материальных средств (ф. 43).
В аптеке расходное медицинское имущество (лекарственные средства, медицинские иммунобиологические препараты, перевязочные средства и т.д.), относящееся к материальным запасам, учитывается в целом за госпиталь в книгах складского учета (ф. М-17). Наркотические средства и психотропные вещества подлежат предметно-количественному учету в специальном журнале регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров (далее - журнал регистрации)3.
В подразделениях госпиталя учет медицинского имущества, относящегося как к основным средствам, так и к материальным запасам, ведется в книге учета (ф. М-17), а расходного медицинского имущества, подлежащего учету с ведением ежедневной выборки (за исключением наркотических средств и психотропных веществ) - в книге учета (ф. 49). Учет наркотических средств и психотропных веществ ведется в журнале регистрации.
Общие правила составления и ведения учетных документов. Первичные учетные документы, составляемые в аптеке и поступающие (входящие) в аптеку госпиталя, должны быть зарегистрированы в книге регистрации учетных документов в строгой последовательности по мере составления или поступления1.
Учетный документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме. На дополучение (довыдачу) медицинского имущества должен быть составлен новый документ.
На всех исполненных первичных учетных документах делаются отметки о записи в книгах учета произведенных операций, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества. Все учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа, например, «Исправленному (указывается правильная запись) верить». Исправление заверяется в книге учета подписью исполнителя, а в первичном учетном документе - подписью должностного лица, подписавшего документ. Подпись должностного лица об исправлениях в первичном учетном документе заверяется соответствующей печатью. Делать исправления в рецептах и требованиях-накладных не разрешается. При исправлении записи в книге учета должны быть исправлены и последующие итоги с указанием даты исправления. Если после исправленной записи произведено еще две и более неправильных записи, то итог (остаток) исправляется только в последней записи.
Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их исполнения или поступления. По мере подшивки документов листы в деле нумеруются. Их количество в каждом законченном деле подтверждается подписью начальника медицинской части госпиталя и заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов».
Рецепты и требования-накладные подшиваются по месяцам, при этом рецепты и требования-накладные на наркотические средства и психотропные вещества подшиваются и хранятся отдельно. Также отдельно подшиваются и хранятся первичные учетные документы на наркотические средства и психотропные вещества.
Все книги (карточки) учета, ведущиеся в госпитале и предназначенные для учета медицинского имущества, учитываются в управлении. В госпитале ведется выписка из «Номенклатуры дел, книг и журналов» с перечислением всех заведенных в делопроизводстве книг (карточек) учета.
В книгах учета листы нумеруются, прошнуровываются и скрепляются мастичной печатью «Для пакетов». Количество листов в книгах учета удостоверяется подписью начальника аптеки госпиталя.
В книге учета для каждого наименования медицинского имущества в зависимости от частоты записей отводится определенное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотренной действующими Нормами снабжения… или отчет-заявкой (ф. 14/мед). В начале книги учета указывается ее содержание, в котором последовательно записываются наименования медицинского имущества и номера страниц, отводимых для них.
Записи в книгах учета должны производиться только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных учетных документов. Первоначальные записи в новых книгах учета производятся на основании первичных документов, а также актов инвентаризации (передачи) или учетных данных предыдущих книг учета. Записи об остатках медицинского имущества, перенесенные из других книг учета, подтверждаются подписями лиц, отвечающих за ведение учета и ведущих учет медицинского имущества. В предыдущих (заменяемых) книгах указывается номер и страница книги учета, в которую перенесен остаток предмета.
Перед составлением отчет-заявки, а также при инвентаризациях, ревизиях, передаче должности материально ответственным лицом и в других необходимых случаях в книгах учета подводятся итоги о приходе и расходе медицинского имущества.
Итоги подчеркиваются чертой (годовые - двумя чертами) и заверяются подписями лица, непосредственно ведущего учет, и лица, ответственного за учет.
Сверка учетных данных по медицинскому имуществу, относящегося к основным средствам и материальным запасам в подразделениях госпиталя (частях прикрепленных на снабжение) с данными аптеки (с основным учетом) проводится перед инвентаризацией, передачей дел и должности материально ответственным лицом, ревизиях, проверках и в других необходимых случаях. Отметка о сверке записывается в книгах учета очередной строкой.
Книги учета медицинского имущества должны вестись до полного использования. Остающиеся на следующий год книги перерегистрируются согласно новой «Номенклатуре дел, книг и журналов» в управлении госпиталя.
Общие правила составления и ведения рецептов и требований-накладных. Порядок выписывания лекарственных средств, оформления рецептов и требований-накладных определяется нормативными и правовыми документами уполномоченных федеральных органов исполнительной власти1.
Учет рецептурных бланков по видам ведется в журналах, пронумерованных, прошнурованных и скрепленных подписью начальника госпиталя и печатью. Рецептурные бланки в количестве 2-недельной потребности выдаются медицинским работникам, имеющим право выписывания рецептов, по распоряжению начальника госпиталя или его заместителя по медицинской части. Лечащему врачу разрешается выдавать единовременно не более десяти специальных рецептурных бланков на наркотическое средство и психотропное вещество установленного образца, для выписывания наркотических средств и психотропных веществ Списка II.
В требовании-накладной указывается номер, дата составления документа, наименование лекарственного средства (с указанием дозировки, формы выпуска (таблетки, ампулы, мази, суппозитории т.п.), вид упаковки (коробки, флаконы, тубы и т.п.), способ применения (для инъекций, для наружного применения, приема внутрь, глазные капли и т.п.), количество затребованных лекарственных средств, количество отпущенных лекарственных средств и некоторые другие сведения. Наименования лекарственных средств пишутся на латинском языке. Требования-накладные на лекарственные средства, подлежащие учету, с ведением ежедневной выборки, выписываются на отдельных бланках требований-накладных для каждой группы препаратов (наркотические средства и психотропные вещества, лекарственные средства списка «А» и т.д.). При выписывании лекарственного средства для индивидуального больного дополнительно указывается его фамилия и инициалы, номер истории болезни. Требования-накладные подписываются начальником подразделения.
Рецепты и требования-накладные, поступающие в аптеку, регистрируются в специальном журнале.
Хранение учетных документов, рецептов и требований-накладных. Все учетные документы, не содержащие секретных сведений, хранится в запирающихся шкафах или ящиках, обеспечивающих их сохранность. Ежедневно по окончании работы эти шкафы (ящики) должны запираться и опечатываться металлическими номерными печатями исполнителей.
Журналы регистрации и приходно-расходные документы на наркотические средства и психотропные вещества должны храниться отдельно от документов учета остального медицинского имущества в закрытом и опломбированном (опечатанном) сейфе, ключ от которого должен находиться у начальника госпиталя или лица, уполномоченного им на это приказом по госпиталю.
Хранение документов в ящиках рабочих столов и не запирающихся шкафах (ящиках) запрещается.
Незаполненные специальные рецептурные бланки на наркотические средства и психотропные вещества, хранятся только в закрытом и опломбированном (опечатанном) сейфе, ключ от которого должен находиться у начальника госпиталя или лица, уполномоченного на это приказом по госпиталю. Запас рецептурных бланков в госпитале не должен превышать полугодовой, а специальных рецептурных бланков на наркотические средства и психотропные вещества Списка II - месячной потребности.
Хранение первичных учетных и других бухгалтерских документов в финансовом отделении (бухгалтерии) госпиталя осуществляется в соответствии с правилами государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Сроки хранения документов предметно-количественного учета в аптеке госпиталя, приведены в таблице.
