Учебное пособие для студентов специальности «Экономика и управление на предприятии» заочной формы обучения / Л. А. Жереб; Новосиб гос академия водн транспорта Красноярск, 2008. 83 с
| Вид материала | Учебное пособие |
- Учебно-методический комплекс для студентов специальности «Экономика и управление, 1538.5kb.
- Учебное пособие канд экон наук, доцент кафедры управления О. А. Соловьева Троицк 2008, 2909.51kb.
- Рабочая программа для студентов специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии, 243.31kb.
- Я. В. Вакула Нефтегазовые технологии Учебное пособие, 2652.31kb.
- Методические указания к изучению дисциплины и выполнению контрольной работы для студентов, 518.49kb.
- Учебно-методический комплекс по дисциплине цикла сд. 07. 03 Для студентов очной и заочной, 400.34kb.
- Программа и методические указания к практическим занятиям, самостоятельной работе студента,, 336.56kb.
- Учебно-методический комплекс по дисциплине цикла опд. Ф. 11 Для студентов очной и заочной, 922.9kb.
- Методические указания по выполнению дипломных работ (проектов) для студентов заочной, 828.53kb.
- Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин опд. Ф. 06 Для студентов очной и заочной, 317.27kb.
Министерство транспорта РФ
Федеральное агентство морского и речного транспорта
ФГОУ ВПО «Новосибирская государственная академия водного транспорта»
Енисейский филиал (в г. Красноярске)
Л.А. Жереб
Документирование
управленческой деятельности
Утверждено редакционно-издательским советом академии
в качестве учебного пособия для студентов специальности
080502 "Экономика и управление на предприятии" заочной формы обучения
Красноярск 2008
УДК 651.4/.8(075.8)
ББК 65.050.2я73
Ж 59
РЕЦЕНЗЕНТ:
кандидат экономических наук, профессор Е.В. Кашина
Жереб Л.А.
Ж 59 Документирование управленческой деятельности: учебное пособие для студентов специальности «Экономика и управление на предприятии» заочной формы обучения / Л.А.Жереб; Новосиб. гос. академия водн. транспорта – Красноярск, 2008. - 83 с.
ISBN
Представлен теоретический и практический материал по изучению дисциплины "Документирование управленческой деятельности".
Книга состоит из введения, семи глав, списка рекомендуемой литературы и приложений. Пособие может быть использовано при изучении теоретического материала, проведении практических занятий, для самостоятельной работы студентов.
Пособие предназначено для студентов специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии» заочной формы обучения.
УДК 651.4/.8(075.8)
ББК 65.050.2я73
Ж59
ISBN © ФГОУ ВПО «Новосибирская государственная академия водного транспорта
Енисейский филиал (в г. Красноярске), 2008
© Жереб Л.А., 2008.
Содержание
Стр.
Введение……………………………………………………………………….. 4
1. Основные понятия делопроизводства…………………………………….. 4
2. Виды и классификация документов……………………………………….. 6
3. Правила подготовки и оформления основных видов
организационно-распорядительных документов…………………………. 8
3.1. Основные правила оформления реквизитов документов……………….. 9
3.2. Основные правила машинописного оформления документов………… 27
3.3. Составление и оформление основных видов
организационно-распорядительных документов……………………….. 29
3.3.1. Организационные документы………………………………………….. 29
3.3.2. Распорядительные документы…………………………………………. 30
3.3.3. Информационно-справочные документы………………………………34
3.3.4. Документы по личному составу…………………………………………40
4. Технология работы с документами………………………………………… 43
4.1. Организация документооборота…………………………………………. 43
4.2. Работа с входящими документами……………………………………….. 46
4.3. Работа с исходящими документами……………………………………… 47
4.4. Прохождение внутренних документов……………………………………47
4.5. Регистрация документов………………………………………………….. 48
4.6. Контроль исполнения документов и поручений…………………………51
5. Организация оперативного хранения документов…………………………52
5.1. Номенклатура дел и порядок работы с ней……………………………… 52
5.2. Формирование дел………………………………………………………… 55
5.3. Подготовка документов к архивному хранению…………………………56
6. Методика выполнения контрольной работы ………………………………59
6.1. Требования к контрольной работе и варианты
контрольных работ…………………………………………………………60
6.2. Контрольные задания …………………………………………………….. 60
6.3. Порядок представления контрольной работы ………………………….. 66
7. Вопросы к зачету …………………………………………………………….67
8. Список рекомендуемой литературы ………………………………………. 68
8.1. Основная литература ………………………………………………………68
8.2. Дополнительная литература ………………………………………………68
Приложения…………………………………………………………………….. ...70
ВВЕДЕНИЕ
Всем современным предприятиям, учреждениям и организациям присуща управленческая деятельность.
Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается, передается и хранится огромное количество информации, которое используется для выработки управленческих решений. Информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.
Принятый 20 февраля 1995 г. Государственной думой Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" (с изм. и доп. от 10.01.2003 г.) в ст. 5 указывает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.
Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов".
В зависимости от объема и характера компетенции учреждения, объема и характера взаимосвязей с другими организациями, а также круга решаемых вопросов, состав и количество создаваемых документов в разных организациях различны.
Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Делопроизводство есть документирование деятельности организации, основанное на научной организации труда с применением современной техники. Оно охватывает весь комплекс работ по документированию, созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.
В настоящее время термин "Делопроизводство" чаще звучит как "Документационное обеспечение управления" (ДОУ). Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Он обладает организационной функцией, т.к. служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения.
Кроме информационной и юридической функций документ несет также коммуникативную функцию, т.к. служит средством связи между должностными лицами, структурными подразделениями, организациями во времени и в пространстве.
Документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки специалистов. Хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, формирует имидж организации.
Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.
Унификация – приведение документов к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обработке, учету, хранению и т.д. С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.
В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД).