Л. А. Жереб; Новосиб гос академия водн транспорта Красноярск, 2008. 83 с

Вид материала

Содержание

Оформление заголовка к тексту
Реквизит 20 (обязат.) — текст документа
Пример 3.22,а
Пример 3.22,б
Реквизит 23 (дополнит.) — гриф согласования
Пример 3.23,а
Реквизит 24 (обязат.) — виза согласования документа
Реквизит 27 (дополнит.) — отметка об исполнителе
Реквизит 28 (обязат.) — отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Реквизит 30 (дополнит.) — идентификатор электронной копии документа
3.3.1. Организационные документы
ПРИКАЗ Приказ
Выписка из протокола
Служебная записка
Объяснительная записка –
ПИСЬМА Одним из главных каналов связи организаций с внешним миром является деловое письмо

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7

Пример 3.18

Оформление заголовка к тексту

Об участии в выставке

Реквизит 19 (дополнит.) — отметка о контроле

Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Располагается в правом верхнем углу документа (пример 3.19).

Пример 3.19

Отметка о контроле исполнения документа

		К

	КОНТРОЛЬ

Реквизит 20 (обязат.) — текст документа

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляют в виде:

связного текста;
анкеты;
таблицы;
соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа.

Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать только заключительную часть.

Печатать реквизит "Текст" рекомендуется через 1,5-2 межстрочных интервала на бумаге и бланках формата А4, через 1 - на бланках формата А5 шрифтом № 13 и выравнивать по ширине от левого до правого поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (пример 3.20).

Пример 3.20

Оформление реквизита "Текст документа"

Письмом № 197 от 24.06.2008 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности наш завод имеет возможность дополнительно изготовить и поставить Вашему предприятию в 2008г. различные химические реактивы ив сумму до 1 млн. руб. сверх ранее утвержденного плана поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа мы не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение указанных химических реактивов.

При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная сверхплановая продукция будет нами поставлена другим предприятиям-потребителям.

Приложение: Копия письма № 197 от 24.06.2008 на 1 л. в 1 зкз.

Реквизит 21 (дополнит.) — отметка о наличии приложения

Данный реквизит располагается после текста документа перед подписью и оформляется, как показано в примере 3.21.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Пример 3.21

Отметка о наличии приложения

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.

Реквизит 22 (обязат.) — подпись

В состав этого реквизита входят (пример 3.22,а):

наименование должности лица, подписавшего документ;
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне (пример 3.22,б).

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности.

Пример 3.22,а

Оформление подписи

Генеральный директор Медведев М.А. Медведев

Главный бухгалтер Логинова Н.И. Логинова

Пример 3.22,б

Подписание документа равными по должности лицами

Заместитель министра юстиции

Российской Федерации

Степанов Н.И.Степанов

Заместитель министра финансов

Российской Федерации

Миронов А.В.Миронов

Реквизит 23 (дополнит.) — гриф согласования

Гриф согласования документа с должностным лицом состоит из:

слова СОГЛАСОВАНО;
должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации);
личной подписи;
расшифровки подписи (инициалы, фамилия);
даты согласования (пример 3.23,а).

Гриф согласования документа с другим документом состоит из:

слова СОГЛАСОВАНО;
наименования документа;
наименования разработчика документа;
даты и номера документа (пример 3.23,б).

Зона для реквизита "Гриф согласования" размещается в нижней части листа (под реквизитом "Подпись") " или на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Пример 3.23,а

Оформление грифа согласования

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Григорьева О.Д.Григорьева

23.04.2006

Пример 3.23,б

Оформление грифа при согласовании протоколом

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании "Планета"

от 21.06.2006 № 10

Реквизит 24 (обязат.) — виза согласования документа

Виза — реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа.

Согласование документа оформляется визой, включающей:

должность и подпись визирующего документ;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату подписания (пример 3.24).

При наличии замечаний выше подписи в краткой форме излагается замечание или делается пометка: "Замечания прилагаются".

Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

Пример 3.24

Оформление визы

Согласен

Начальник юридического отдела

Орлов Н.С.Орлов

25.11.2007

Реквизит 25 (дополнит.) - печать

Этот реквизит заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц либо фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет зону расположения реквизита "Печать" и не содержит каких-либо дополнительных требований к проставлению печати. Оттиск печати следует располагать так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и первую букву его подписи (пример 3.25).

Форма документа может иметь пометки "Место для печати" или "МП".

Пример 3.25

Оттиск печати

Реквизит 26 (дополнит.) — отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют (пример 3.26):

заверительную надпись "Верно";
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Пример 3.26

Заверение копии документа

Верно

Инспектор отдела кадров Колосков М.В. Колосков

01.06.2006

Реквизит 27 (дополнит.) — отметка об исполнителе

Данный реквизит включает инициалы и фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его служебного телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (пример 3.27).

Пример 3.27

Отметка об исполнителе

Петров Н.С.

965 17 84

Реквизит 28 (обязат.) — отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа включает следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;
слова "В дело";
номер дела, в котором будет храниться документ;
личную подпись исполнителя;
дату исполнения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ (пример 3.28).

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: "Направлен ответ, дата, №", "Дан устный ответ", "Учтено при составлении заявки", "Вопрос решен по телефону" и т. п.

Пример 3.28

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отправлено письмо № 245/02/08 от 12.11. 2006

В дело № 14/08 Федоров 06. 01. 2006

Реквизит 29 (обязат.) - отметка о поступлении документа в организацию

Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.

Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу (пример 3.29).

Пример 3.29

Регистрационный штамп

ООО "Вымпел"

Дата_________

вх. №_______

Реквизит 30 (дополнит.) — идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Идентификатор электронной копии документа может включать в себя и поисковые данные (пример 3.30). Нормативные акты не устанавливают требований к его оформлению. Этот вопрос регламентируется в организации инструкциями и методическими материалами по делопроизводству и применению автоматизированных информационных систем.

Пример 3.30

Идентификатор электронной копии документа

С:|Протоколы|Смирнова

3.2. основные правила машинописного

оформления документов

Для подготовки управленческой документации используют бланки.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора документа. Бланки изготавливаются на бумаге светлых тонов форматов А-4 и А-5.

Бланки документов должны иметь поля (приложение 1) не менее (мм):

20 – левое;
10 – правое;
20 – верхнее;
20 – нижнее.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы, Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номера страниц проставляются арабскими цифрами (приложение 2).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков:

общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.

Кроме того, если руководитель структурного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи, можно изготавливать:

бланк должностного лица;
бланк структурного подразделения.

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный (приложения 3 и 4).

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73мм88мм в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю (флаговое расположение), либо по центру отведенной площади (центрированное расположение).

При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру – центрированный способ.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6,0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12, 13, 14, 15 через 1-2 интервала.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

Основные правила размещения реквизитов на документе следующие.

От границы левого поля печатают:

реквизиты "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись", "Гриф согласования", заверительные надписи "Верно";
слова "Примечания" и "Основание" (если в тексте имеются примечания или ссылка на документ-основание к его изданию);
слова "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" (в приказах, распоряжениях);
слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" (в протоколах).

Начало абзацев печатают, отступив 5 печатных знаков от границы левого поля.

3.3. составление И ОФОРМЛЕНИе ОСНОВНЫХ ВИДОВ

организационно-распорядительных ДОКУМЕНТОВ

3.3.1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационные документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения, либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.

Организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Они содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационным документам относятся:

устав организации;

положение об организации;
учредительный договор;
положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
регламент;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
инструкции по определенным направлениям деятельности;
должностные инструкции работников;
правила внутреннего трудового распорядка и др.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

положение (о чем?) об отделе кадров;
структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;
инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;
должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста организационных документов является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационные документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационных документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл. 4, ч. I).

3.3.2. распорядительные документы

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно:

по организационным вопросам;

вопросам планирования;
вопросам производства;
вопросам строительства;
вопросам материально-технического снабжения и сбыта;
вопросам финансов и кредита;
вопросам труда и заработной платы и др.

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, должностным лицам, рядовым сотрудникам.

К распорядительным документам относятся: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения.

Распорядительные документы подготавливаются в целом, аналогично. Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса и подготовка проекта документа, обсуждение и согласование (в случае постановлений и решений – на заседании коллегиального органа), оформление и подписание.

ПРИКАЗ

Приказ – это важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе управления стратегических и тактических задач. Существуют приказы по основной деятельности (приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам) и приказы по личному составу (регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов, предоставление отпусков и т.д.).

Приказы издают по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов приказа входят: эмблема или товарный знак организации, наименование организации, наименование вида документа – приказ, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования документа, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от полей. Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы, или структурное подразделение, организация);
действие;
срок.

Таким образом, каждый пункт приказа начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий.

Последний пункт приказа формулируют следующим образом "контроль за исполнением приказа возложить на (должность, фамилия, инициалы)". Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель.

В процессе разработки приказа составляется список рассылки с указанием подразделений и должностных лиц, которых касается приказ. Сотрудники организации знакомятся с его содержанием. Подписанный приказ копируется и раздается исполнителям под роспись (приложения 5 и 6).

В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае оформляется "Выписка из приказа", которая по составу реквизитов практически не отличается от самого приказа. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам.

РЕШЕНИЕ

Решение – правовой акт коллегиального или совещательного органа предприятия, издаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично приказу. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его исполнении (или ссылка на распорядительный документ, который является основанием для его издания).

Распорядительная часть начинается с названия органа, принимающего решение, и слова "РЕШИЛ", которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте называется лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему номера и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

ПРОТОКОЛ

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (т.к. он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой стороны, протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров. Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовили вопрос к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания, номер протокола, место заседания, заголовок к тексту, текст, подписи, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа.

Датой протокола является дата заседания.

Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Фамилию, инициалы, докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада от третьего лица единственного числа. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут - "Доклад прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" фиксируется содержание выступлений в форме косвенной речи. Оформление этой части протокола аналогично предыдущей.

В части "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. В постановляющей части, за исключением общепринятых выражений "Принять к сведению…", "Одобрить…" и др., в каждом пункте необходимо отразить содержание поручения, срок исполнения и ответственного (должностное лицо или подразделение).

Форма протокола приведена в приложении 7.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола - краткая или полная.

В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение, подписи. Иногда выписку из протокола заверяет секретарь.

3.3.3. информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационных и распорядительных документов. Они предназначены либо для фиксации каких-то информационных сведений, либо для передачи информации от одного адресата к другому. Их авторами (или инициаторами) являются рядовые сотрудники или специалисты управленческого аппарата. В общем документообороте организации эти документы составляют восходящий поток документов, который движется по схеме: исполнитель, руководитель структурного подразделения, руководитель организации. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Многие информационно-справочные документы – акты, записки, справки и др. являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть составлены от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре и подшиваются в дело по месту составления.

Такие документы, как письма (в бумажном и электронном вариантах), телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей.

АКТ

Акт – это документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т. п. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, основание для его издания, текст, отметка о наличии приложения, подписи, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии - председателем и членами.

Дата составления акта соответствуют дате актируемого события. Заголовок формулируется в родительном падеже.

Текст акта состоит из трех частей: введения, констатирующей части и выводов.

Текст введения содержит ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки или работы комиссии. Здесь же указываются председатель и члены комиссии, присутствующие.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, результаты проверки.

В заключительной части делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа ("комиссия установила").

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

Все лица, упомянутые в акте, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Образец оформления акта дан в приложении 8.

докладная, служебная и объяснительная ЗАПИСКИ

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется по личной инициативе автора или по указанию руководителя.

По содержанию докладные записки делятся на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативные докладные записки составляются с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации, выводы.

Информационные докладные записки составляются регулярно и содержит информацию о ходе работ.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы или ее этапа, выполнении планов, указаний и т.д.

Докладные записки могут быть внутренними и внешними. Если докладная записка адресована руководителю данной организации или подразделения, она считается внутренней и оформляется на общем бланке, подписывается составителем.

Внешняя докладная записка направляется в вышестоящие организации, оформляется на бланке письма, подписывается руководителем организации.

Реквизиты докладной записки: наименование организации, подразделения, наименование вида документа, дата, номер, место составления или издания, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа.

Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию. Вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы и т.д.

Образец оформления внутренней докладной записки представлен в приложении 9.

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями данной организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может быть инициативной, информационной и отчетной, содержать предложение, просьбу.

Она оформляется на общем бланке (допускается оформление рукописным способом на чистом листе бумаги) и содержит реквизиты, аналогичные реквизитам докладной записки.

Объяснительная записка – документ, объясняющий непосредственному руководителю отдельные положения выполненной работы, причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой дисциплины и т.д. Обычно объяснительные записки составляют при возникновении нештатных ситуаций, проступках, нарушениях производственной дисциплины.

Датой объяснительной записки является дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом для ее написания, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие поступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.

Реквизиты объяснительной записки совпадают с реквизитами докладной и служебной записок.

Образец оформления объяснительной записки представлен в приложении 10.

ПИСЬМА

Одним из главных каналов связи организаций с внешним миром является деловое письмо. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между организациями. Это самый распространенный способ обмена информацией, который объединяет большую группу самых различных по содержанию документов, передаваемых по почте. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации и имеют множество разновидностей: сопроводительные, инструктивные, информационные, гарантийные, рекламные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-просьбы, письма-извещения и т.д.

Письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке, на котором указывают наименование вышестоящей организации, данной организации, ОГРН юридического лица, ИНН/КПП, почтовый и телеграфный адреса организации, телефон и другие сведения по усмотрению руководства организации. Бланк письма предусматривает место для даты и для номера письма, а также ссылку на номер и дату инициативного документа, если дается ответ, место для заголовка к тексту и для адресата.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

- введение – приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих организаций и другие факторы, послужившие основанием для составления письма;

- доказательства – содержат обоснование вопроса, изложенного в письме;

- заключение – излагаются выводы, предлагаются решения.

В отдельных случаях письма могут содержать только заключительную часть текста без пояснений.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу и не должно превышать одну машинописную страницу.

Деловое письмо должно быть информативным и убедительным. Его текст должен быть кратким и содержать только основные сведения. Основным условием убедительности письма является его доказательность. Тон письма должен быть нейтральным, изложение текста лаконичным. Деловые письма пишут в доброжелательном тоне, в вежливой форме. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых средств обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста. Письмо может излагаться:

от первого лица единственного числа ("Прошу… ");

от первого лица множественного числа ("Извещаем…”);

от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, администрация, совет трудового коллектива, кооператив… ставит в известность…);

от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (дирекция и профсоюзная организация подтверждают…).

Служебная переписка включает множество разновидностей писем. Рассмотрим некоторые из них.

Письма-просьбы

Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений, практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. Например:

Прошу включить в план информационных изданий на 2007г. аналитический обзор "Физико-химические свойства меди" (авторы Иванов А.А.. Петров Б.Б., Спиридонов Р.О.) Объем публикации 90 страниц. Рукопись будет представлено в III квартале 2006г.

Приложение: аннотация обзора на 1 л. в 1 экз.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Письмо-просьба может излагаться от первого лица множественного числа. Например:

В настоящее время медицинская техника нашей районной больницы изношена на 80%. На постоянный ее ремонт требуются большие средства, которых нет в бюджете района.

Просим предусмотреть в бюджете области на 2007 год 1,5 млн рублей на приобретение новой техники и ремонт действующей.

Приложение: смета затрат на 5 л. в 2 экз.

Письма-напоминания

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Ключевыми словами письма-напоминания являются формы глагола "напоминать".

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

Письмом № 197 от 24.06.2006 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности наш завод имеет возможность дополнительно изготовить и поставить Вашему предприятию в 2006г. различные химические реактивы на сумму до 1 млн. руб. сверх ранее утвержденного плана поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа мы не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение указанных химических реактивов.

При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная сверхплановая продукция будет нами поставлена другим предприятиям-потребителям.

Приложение: Копия письма № 197 от 24.06.2006 на 1 л. в 1 экз.

Blog

Содержание

Пример 3.18