Л. А. Жереб; Новосиб гос академия водн транспорта Красноярск, 2008. 83 с

Вид материала

Содержание

Обращения граждан
4.5. Регистрация документов
Форма организации регистрации
Процедура регистрации
Внутренние документы
Таблица 4.1 Форма журнала регистрации входящих документов
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
Форма регистрационно-контрольной карточки
Контроль по существу решения вопроса
Сроковый контроль
5. Организация оперативного хранения документов
Номенклатура дел
Систематизация документов.
Установление сроков хранения документов.
Закрепление индексации дел.
Сводная номенклатура дел
Состав заголовка
Номинальный признак
Авторский признак
Корреспондентский признак
...
Полное содержание

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7

. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут.

4. Обращения граждан (предложения, жалобы, заявления, ходатайства).

5. Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации; они возвращаются отправителю или передаются по назначению.

Такое предварительное распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса.

До отправки по маршруту документы должны быть зарегистрированы.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственному исполнителю). Ход исполнения осуществляется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

4.3. работа с исходящими документами

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ.

После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется "Гриф согласования".

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск - на стандартных листах бумаги.

Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на подпись руководителю, после чего регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

4.4. прохождение внутренних документов

Внутренние документы на этапе их подготовки проходят этапы исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими документами, начинается с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа.

Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, при необходимости - юрисконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование. Затем документ направляется руководителю на подпись и на регистрацию.

После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации передаются исполнителям под расписку.

4.5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

• учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;

• контроль их исполнения;

• поиск документов.

По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления или отправки документов, об их содержании и местонахождении.

Большинство документов подлежат обязательной регистрации.

Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения и некоторые другие документы.

В инструкции по делопроизводству организации должен быть Перечень документов, не подлежащих регистрации.

Форма организации регистрации может быть централизованной и децентрализованной. При централизованной форме все документы – входящие, исходящие и внутренние – регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя.

В крупных учреждениях или компаниях, а также в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями, регистрация документов ведется децентрализованно. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей, сотрудников структурных подразделений, отвечающих за делопроизводство, и т.д.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

• проставление отметки на документе;

• заполнение регистрационной формы, установленной в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Регистрация должна быть однократной!

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

В пределах каждой регистрируемой группы – входящим, исходящим и внутренним документам присваиваются порядковые регистрационные номера – индексы.

Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу, протоколов и др.

Индексами внутренних документов обычно являются простые порядковые номера, которые присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января, и заканчивая нумерацию 31декабря каждого года, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7. Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов:

• условное обозначение структурного подразделения, указывающее место исполнения или составления документа (индекс отдела);

• номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

• порядковый номер документа по журналу или картотеке.

Последовательность может быть обратная.

Например, номер документа № 01-12/32 состоит из:

• 01 - индекс (условное обозначение) структурного подразделения;

• 12 - номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

• 32 - индивидуальный порядковый номер, полученный при регистрации.

В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов (до 500 в год), так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени.

РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.д.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, то есть порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия. Примеры регистрационных журналов и карточек даны в таблицах 4.1 – 4.3.

Таблица 4.1

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документов	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Таблица 4.2

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

Таблица 4.3

Форма регистрационно-контрольной карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
АО "Электрон" г. Красноярск Корреспондент
Дата поступления и индекс 10.05.2006 № 05-22/215	Дата и индекс документа 05.05.2006 № 03-26/511
Краткое содержание О спортивном оборудовании
Резолюция или кому направлен документ Петрову А.К. Подготовить ответ и направить каталог последних образцов и моделей вместе с прейскурантом. Срок исполнения – 6 дней. Иванов. И.И. 11.05.2006
Отметка об исполнении документа Ответ дан 15.05.2006 № 05-24/678 В дело 05-24 Петров 18.05.2006

Во всех регистрационных журналах графы заполняют только в хронологической последовательности.

Более удобной является карточная форма регистрации. РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов. Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют.

Наиболее рациональной формой регистрации документов является регистрация на компьютере. В этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными графами, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

4.6. Контроль исполнения документов и поручений

Одна из функций управления - контроль исполнения порученного дела, задания.

В контроле выделяются два аспекта:

контроль по существу решения вопроса;
контроль сроков исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса - это оценка того, насколько правильно ведется работа, насколько полно и эффективно решен вопрос. Эту сторону контроля осуществляет руководитель (организации или отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т. д.

Сроковый контроль - вид делопроизводственного обслуживания. Поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления.

Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Контроль исполнения включает:

постановку документа на контроль;
проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
проверку и регулирование хода исполнения;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

заданий последующих лет - не реже одного раза в год;
заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т. е. - не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Номенклатура дел и порядок работы с ней

Делом именуется совокупность документов (один документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку (папку), оформленную по определенным правилам.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Она выполняет ряд функций:

Систематизация документов. Номенклатура служит планом распределения документов после их исполнения в дела: определяет систему хранения документов в организации, правильное формирование дел в делопроизводстве;
Установление сроков хранения документов. С помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов, так как каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов;
Закрепление индексации дел. Индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы;
Номенклатура дел используется как учетный документ при сдаче в архив организации дел временного хранения (до 10 лет включительно);
Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного и долговременного сроков хранения;
Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководителями и служат пособиями для составления индивидуальных (конкретных) номенклатур дел организаций.

Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в организации в четвертом квартале, завершается в декабре и с января следующего года вводится в действие.

Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную.

Номенклатура дел структурного подразделения отражает документы подразделения.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования.

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) срок хранения и номер статьи по перечню, примечания.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

• индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений),

• порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

• заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

• заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

• заголовки типа "Общая переписка" "Разные документы", "Справочные материалы" и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

• название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

• название предприятия или его структурного подразделения;

• адресат или корреспондент документа;

• краткое содержание документов дела;

• название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

• даты (период), к которым относятся документы дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово "Копии" - в конце заголовка. Например, "Приказы директора организации по основной деятельности за 2007 год. Копии".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например "Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 2007 год".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например "Переписка с Бизнес - Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности".

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: "Приказы директора предприятия по личному составу за 2007 год".

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими"' и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 "Количество томов" заполняется по окончании календарного года. В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о не заведении дел ("Дело не заведено"), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года на предприятии.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения. Пример составления номенклатуры дел дан в приложении 12.

5.2. Формирование дел

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри его.

При формировании документов в дела используются различные признаки заведения дел.

Номинальный признак основан на названии вида или разновидности документов. Например, приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. Предметно-вопросный признак основывается на содержании документов. Например, "Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)"

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например, "Протоколы производственных совещаний предприятия "Контакт" за 2007 год".

Корреспондентский признак используется для группировки переписки. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например, "'Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2007 год".

Географический признак используется для объединения в одном деле документов нескольких корреспондентов. Например, "Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции".

Хронологическому признаку предполагает группировку документов за какой-либо определенный период. Например, "Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях".

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

• подлинники отделять от копии;

• годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные документы - от их проектов;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке. Сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2008 год, составленный в 2007 году, должен быть отнесен к 2008 году, а отчет за 2007 год, составленный в 2008 году, к 2007 году.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения.

Протоколы заседаний, совещаний группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом.

5.3. Подготовка документов к архивному хранению

Делопроизводственный процесс завершается этапом подготовки исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель этого этапа - создание условий использования документов в справочной работе организации и пополнение Государственного Архивного фонда РФ.

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Форма описи приведена в таблице 5.1.

Таблица 5.1

Внутренняя опись документов дела №

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечания
1	2	3	4	5	6

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2003 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2007 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела долговременного и временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает:

• перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

• нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

• составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

• составление заверительной надписи дела;

• подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные дела, дела на авторские свидетельства) Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения указываются наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы) дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и долговременного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивиста совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Предприятие может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке. Эти документы, как правило, не подлежат передаче в архив организации. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

6. МЕТОДИКА ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

По учебным планам заочной формы обучения по дисциплине "Документирование управленческой деятельности" студенты пишут контрольную работу и сдают зачет.

Студент, изучивший курс и выполнивший необходимый объем самостоятельной работы, должен знать основы организации делопроизводства на современном предприятии, представлять документооборот предприятия и его основные компоненты, уметь документально оформить основные управленческие действия.

Контрольная работа является самостоятельной работой студента и выполняется в соответствии с рабочей программой дисциплины.

Цель контрольной работы состоит в приобретении студентами практических навыков составления и оформления управленческих документов.

Для выполнения контрольной работы студент должен ознакомиться с основными вопросами организации службы делопроизводства, технологии работы с документами, изучить ГОСТ Р 6.30-2003, а также знать основы управленческой деятельности современного предприятия.

К выполнению контрольной работы следует приступить только после теоретического изучения ГОСТ Р 6.30-2003 и основных правил подготовки и оформления организационно-распорядительных документов (ОРД). Основанием для получения зачета по дисциплине является комплект управленческих документов, составленных и оформленных в соответствии с правилами и ГОСТ (контрольная работа), а также положительные результаты итогового контроля знаний теоретического материала.

6.1. требования к контрольной работе и варианты

контрольных работ

Контрольная работа оформляется на листах формата А4 машинописным способом. Документы, оформленные в соответствии с заданием, располагаются на одной стороне листа. Размеры полей – в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

На первой странице (титульном листе) оформленной контрольной работы указываются следующие реквизиты: название вуза, филиала, факультета, контрольная работа по ... , фамилия и инициалы студента, шифр группы, сведения о преподавателе (ученое звание, фамилия и инициалы ), город и год по образцу, приведенному в приложении 13.

В конце контрольной работы необходимо привести список литературы, которую использовали при подготовке контрольной работы с указанием автора (авторов), полного названия, места и года издания.

Работу выполняют по вариантам в соответствии с первой буквой фамилии студента.

Вариант 1	А-Б;
Вариант 2	В-Д;
Вариант 3	Е-Ж;
Вариант 4	З-К;
Вариант 5	Л-Н;
Вариант 6	О-Р;
Вариант 7	С-У;
Вариант 8	Ф-Ц;
Вариант 9	Ч-Щ;
Вариант 10	Э-Я.

Для удобства выполнения работы рекомендуется на основании своего опыта (опыта родителей, знакомых, родственников) придумать какое-либо предприятие, его вид деятельности – производство определенных товаров или услуг, его название, его место расположения и другие сведения о нем. В качестве примера можно взять известные предприятия (для студентов заочной форм обучения - те предприятия, где они работают), но, из этических соображений, изменить его название, справочные данные о нем и фамилии сотрудников и руководителей. Названия предприятий, виды оказываемых ими услуг, повестку дня протоколов, содержание докладных и объяснительных записок, используемых в заданиях, можно изменять по согласованию с преподавателем.

6.2. Контрольные задания

Вариант 1

Составьте свою автобиографию.
Составьте заявление о приеме на работу.
Составьте приказ о приеме на работу на основании вышеуказанного заявления.
Составьте приказ о работе предприятия в праздничные дни. В констатирующей части укажите, в связи с чем предприятие переходит на особый режим работы. В распорядительной части - в какие сроки и как будет работать предприятие.
Составьте акт санитарно-технического состояния бытовых помещений ремонтно-строительного участка предприятия.
Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора об эффективности использования средств вычислительной техники.
Составьте объяснительную записку о причине опоздания на работу.
Составьте протокол заседания технического совета по вопросу замены оборудования в одном из цехов предприятия.
Составьте письмо-просьбу заводу "Маяк" о поставках полиграфического оборудования для комплектации отдела множительной техники.
Составьте письмо-отказ завода "Маяк" по вопросу поставок полиграфического оборудования.

Вариант 2

Составьте свою автобиографию.
Составьте заявление о переводе на другую должность.
Составьте приказ о переводе на другую должность на основании вышеуказанного заявления.
Составьте приказ об утверждении Инструкции по охране труда в отделе множительной техники. В констатирующей части укажите, что во вновь созданном отделе множительной техники существуют источники опасности и вредности. На основании этого и в соответствии с Типовой инструкцией разработана Инструкция по охране труда при работе в отделе множительной техники. В распорядительной части утвердите Инструкцию и поручите начальнику отдела обеспечить ее выполнение.
Составьте акт ревизии кассы предприятия.
Составьте докладную записку секретаря-референта директору предприятия об утере сотрудником финансового отдела письма-запроса, поступившего в адрес предприятия из Администрации города два месяца назад.
Составьте объяснительную записку о причине невыхода 2-х единиц грузового автотранспорта на общегородской субботник по благоустройству города.
Составьте протокол заседания технического совета по вопросу перехода предприятия на дополнительный выпуск комплектующих деталей к приборам, которые изготавливает данное предприятие.
Составьте письмо-приглашение организационного комитета предприятия "Сибирский выставочный комплекс" с предложением посетить Региональную специализированную выставку "Экологические ресурсы промышленных регионов Сибири". Укажите время и место проведения выставки, а также условия участия в ней.
Составьте письмо-ответ по вопросу участия в вышеупомянутой выставке.

Вариант 3

Составьте свою автобиографию.
Составьте заявление об увольнении по собственному желанию.
Составьте приказ об увольнении по собственному желанию на основании вышеуказанного заявления.
Составьте приказ об итогах проверки работы с документами в 2005 году на предприятии. В констатирующей части укажите на низкую требовательность к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание руководителю службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии) разработать меры по улучшению этой работы.
Составьте акт проверки работы с документами юридического отдела предприятия.
Составьте докладную записку работника бухгалтерии главному бухгалтеру предприятия о произведенной проверке выполнения приказа директора от… №… "О состоянии бухгалтерского учета при проведении капитального ремонта складских помещений". В докладной записке необходимо отметить выполнение всех пунктов приказа, за исключением пункта о ежедневной сдаче бригадиром нарядов бухгалтеру. Так, 24 мая 2008г. было сдано лишь 42% всех нарядов. Остальные сданы только 1 июня.
Составьте служебную записку на имя начальника ремонтной службы предприятия с просьбой произвести ремонт кондиционера в кассе предприятия за подписью главного бухгалтера.
Составьте протокол собрания коллектива юридического отдела по вопросу совершенствования работы отдела. На собрании с докладом выступил руководитель отдела, который предложил в целях совершенствования работы ходатайствовать перед руководством предприятия о направлении двух сотрудников на курсы повышения квалификации и о дополнительном оснащении отдела компьютерной техникой.
Составьте информационное письмо фирмы "Мебелькомфорт" о продаже частным и государственным предприятиям мебели для кабинетов и офисов по договорной цене и о возможности принимать индивидуальные заказы на оформление офисных интерьеров.
Составьте письмо-ответ на вышеупомянутое информационное письмо фирмы "Мебелькомфорт" с просьбой выслать каталоги мебели и перечень предоставляемых услуг по оформлению офисных интерьеров.

Вариант 4

Составьте свою автобиографию.
Составьте заявление о предоставлении материальной помощи.
Составьте приказ о предоставлении материальной помощи на основании вышеупомянутого заявления.
Составьте приказ об организации производственной практики студентов индустриального техникума на участке № 7 данного предприятия. В констатирующей части укажите, сколько студентов, какого курса и какого образовательного учреждения направлены на Ваше предприятие для прохождения производственной практики. В распорядительной части необходимо указать, что производственная практика должна быть организована в соответствии с Положением о производственной практике студентов, определите сроки начала и конца практики, а также назначьте ответственным за проведение практики заместителя начальника участка № 7.
Составьте акт о проверке сохранности документов на данном предприятии.
Составьте докладную записку начальника отдела сбыта руководителю предприятия об обеспечении отдела двумя дополнительными компьютерами.
Составьте служебную записку на имя начальника отдела снабжения с просьбой представить перечень заключенных в текущем году договоров с предприятиями-поставщиками электротехнической продукции за подписью начальника планово-экономического отдела.
Составьте протокол заседания научно-технического совета предприятия, на котором обсуждался вопрос о создании производственного участка по выпуску товаров народного потребления. На собрании главный инженер доложил о необходимости и возможности создания такого участка. Принято решение о создании такого участка, выделении средств в размере …руб., закупке соответствующего оборудования, начале работ на участке в установленные сроки.
Составьте циркулярное письмо Администрации города в адрес данного предприятия о необходимости принять участие в спортивно-оздоровительном кроссе, посвященном Дню города. В письме должны быть приведены некоторые организационные вопросы проведения кросса.
Составьте письмо-ответ в Администрацию города по вопросу участия сотрудников предприятия в спортивно-оздоровительном кроссе.

Вариант 5

Составьте свою автобиографию.
Составьте заявление об увольнении по собственному желанию.
Составьте приказ об увольнении по собственному желанию на основании вышеупомянутого заявления.
Составьте приказ об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц, которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы.
Составьте акт проверки расходования горюче-смазочных материалов.
Составьте докладную записку о разработке Положения об отделе по связям с общественностью и должностных инструкций его работников за подписью начальника отдела.
Составьте объяснительную записку инспектора отдела кадров о несвоевременном предоставлении графика отпусков сотрудников планово-экономического отдела.
Составьте протокол заседания руководителей подразделений и служб предприятия по вопросу подготовки и участия в выставке-продаже изделий, изготавливаемых на предприятии.
Составьте письмо-просьбу в типографию издательства "Старт" с просьбой выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.
Составьте письмо-отказ типографии издательства "Старт" по вопросу изготовления бланков.

Вариант 6

Составьте свою автобиографию.
Составьте заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в связи с семейными обстоятельствами сроком на 3 дня.
Составьте приказ о предоставлении сотруднику юридического отдела отпуска без сохранения заработной платы на основании вышеупомянутого заявления.
Составьте приказ о проведении смотра-конкурса молодых рабочих предприятия. В констатирующей части укажите цели проведения смотра-конкурса. В распорядительной части – приказ о проведении смотра-конкурса.
Составьте акт ревизии кассы.
Составьте докладную записку о необходимости приобретения средств обработки документов для общего отдела предприятия.
Составьте объяснительную записку о невыплате заработной платы по причине несвоевременного оформления необходимых документов работником бухгалтерии.
Составьте протокол заседания руководства предприятия по вопросу образования отдела информатизации.
Составьте письмо-просьбу о предоставлении в аренду дополнительных площадей.
Составьте письмо-ответ по вопросу предоставления в аренду дополнительных помещений.

Вариант 7

Составьте свою автобиографию.
Составьте заявление о приеме на работу.
Составьте приказ о приеме на работу на основании вышеупомянутого заявления.
Составьте приказ о проведении ремонтных работ в цехе № 3. В констатирующей части укажите на аварийное состояние отопительной системы цеха. В распорядительной части – прикажите провести ремонтные работы в цехе № 3.
Составьте акт сохранности документов в отделе социального развития предприятия.
Составьте докладную записку о срыве поставок комплектующих заводом "Тяжмаш".
Составьте объяснительную записку о невыполнении плана повышения квалификации сотрудников в связи с болезнью двух сотрудников и увольнением одного.
Составьте протокол заседания руководства предприятия по вопросу создания отдела информатизации.
Составьте письмо-предложение предприятия "Электронные технологии" о приобретении компьютерных программ для автоматизации работы предприятия. Укажите название, предназначение, стоимость программ.
Составьте письмо-отказ предприятию "Электронные технологии" по вопросу приобретения компьютерных программ.

Вариант 8

Составьте свою автобиографию.
Составьте заявление о предоставлении отпуска в связи с семейными обстоятельствами.
Составьте приказ о предоставлении отпуска на основании вышеупомянутого заявления.
Составьте приказ о предоставлении необходимых сведений для составления графика отпусков.
Составьте акт проверки состояния противопожарного оборудования в складских помещениях данного предприятия.
Составьте докладную записку начальника отдела охраны руководителю административно-хозяйственной службы предприятия об обеспечении сотрудников отдела зимней спецодеждой.
Составьте служебную записку на имя начальника отдела кадров с просьбой включить сотрудников юридического отдела (фамилия, имя, отчество) в список сотрудников, направляемых на повышение квалификации в Региональный центр "Информ".
Составьте протокол собрания членов садоводческого товарищества по вопросу ремонта дороги.
Составьте циркулярное письмо Администрации города в адрес данного предприятия по вопросу участия в городской научно-практической конференции по утилизации отходов промышленных предприятий.
Составьте письмо-ответ в Администрацию города по вопросу участия предприятия в городской научно-практической конференции по утилизации отходов промышленных предприятий.

Вариант 9

Составьте свою автобиографию.
Составьте заявление об увольнении по собственному желанию.
Составьте приказ об увольнении по собственному желанию на основании вышеупомянутого заявления.
Составьте приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Составьте акт списания материальных ценностей.
Составьте докладную записку об оснащении вновь созданного отдела рекламы офисной мебелью.
Составьте объяснительную записку о несвоевременной оплате поставок офисной мебели для отдела рекламы в связи с болезнью бухгалтера.
Составьте протокол заседания сотрудников Центральной заводской лаборатории по вопросу оснащения лаборатории современными приборами для анализа содержания остатков тяжелых металлов в сточных водах предприятия.
Составьте письмо-приглашение на презентацию новой установки по автоматизации пропускной системы проходных помещений предприятий.
Составьте письмо-ответ, содержащее благодарность за приглашение и готовность участвовать в презентации.

Вариант 10

Составьте свою автобиографию.
Составьте заявление о переводе на другую должность.
Составьте приказ о переводе на другую должность на основании вышеупомянутого заявления.
Составьте приказ об итогах проверки состояния трудовой дисциплины в одном из подразделений предприятия. В констатирующей части укажите основные итоги проверки. В распорядительной части – меры по улучшению трудовой дисциплины.
Составьте акт приемки-передачи оборудования.
Составьте докладную записку о необходимости приобретения средств обработки документов для общего отдела предприятия.
Составьте объяснительную записку о невыплате заработной платы по причине несвоевременного оформления необходимых документов работником бухгалтерии.
Составьте протокол общего собрания работников предприятия, по вопросу создания производства новых товаров.
Составьте письмо-предложение Красноярского совета по туризму о приобретении туристических путевок по маршрутам Красноярского в адрес предприятия.
Составьте письмо-просьбу о приобретении туристических путевок для предприятия в Красноярском совете по туризму в количестве…штук, содержащее гарантию оплаты.

Blog

Содержание