Учебное пособие для студентов специальности «Экономика и управление на предприятии» заочной формы обучения / Л. А. Жереб; Новосиб гос академия водн транспорта Красноярск, 2008. 83 с

Вид материала

Учебное пособие

Содержание Информационные письма Сопроводительные письма Договорные письма Международные письма. Личная карточка формы Т-2 4. Технология работы с документами 4.1. Организация документооборота Основные этапы документооборота Документы, поступающие на рассмотрение руководства Документы, направляемые в структурные подразделения

Подобный материал:

• Учебно-методический комплекс для студентов специальности «Экономика и управление, 1538.5kb.
• Учебное пособие канд экон наук, доцент кафедры управления О. А. Соловьева Троицк 2008, 2909.51kb.
• Рабочая программа для студентов специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии, 243.31kb.
• Я. В. Вакула Нефтегазовые технологии Учебное пособие, 2652.31kb.
• Методические указания к изучению дисциплины и выполнению контрольной работы для студентов, 518.49kb.
• Учебно-методический комплекс по дисциплине цикла сд. 07. 03 Для студентов очной и заочной, 400.34kb.
• Программа и методические указания к практическим занятиям, самостоятельной работе студента,, 336.56kb.
• Учебно-методический комплекс по дисциплине цикла опд. Ф. 11 Для студентов очной и заочной, 922.9kb.
• Методические указания по выполнению дипломных работ (проектов) для студентов заочной, 828.53kb.
• Учебно-методический комплекс по циклу дисциплин опд. Ф. 06 Для студентов очной и заочной, 317.27kb.

Письма-извещения

В письме-извещении что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов "сооб­щаем", "извещаем", "доводим до Вашего сведения", "ставим Вас в извест­ность". Например:

Сообщаем Вам о том, что Вашему предприятию выделяются дополнительные места для отдыха на туристической базе "Комета".

Информационные письма

Разновидностью письма-извещения является информационное пись­мо. Цель такого письма заключается в своевременном информиро­вании другого пред­приятия или заинтересованного лица в свершившем­ся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зави­симости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должност­ным лицом. В целом, информацион­ные письма принято подписывать руко­водителем организации. Например:

Предлагаем Вашему вниманию информацию об автоматизированной системе диспетчерского управления жилищно-коммунальным хозяйством, разработанной фирмой ООО "Актив". Данная система включает в себя все необходимое для организации диспетчерской службы жилищно-коммунального хозяйства и налаживания систематического учета предоставляемых коммунальных услуг.

Система позволяет организовать управление жилыми микрорайонами и большими зданиями.

Письма-приглашения

Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу или несколь­ким лицам или массовому адресату. При официальном пригла­шении боль­шого количества людей в настоящее время используются как полностью го­товые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты. Например:

Уважаемый Александр Ефимович!

С 17 по 21 апреля 2006 года в г. Лесосибирске Красноярского края состоится вторая выставка-ярмарка "Деревообработка: оборудование и продукция".

В целях взаимовыгодного сотрудничества, приглашаем лесопромышленные предприятия Вашего региона принять участие в выставке-ярмарке.

Краткая тематика выставки:

- лесозаготовительное и деревообрабатывающее оборудование и инструменты;

- продукция деревообработки;

- продукция лесохимии.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату документов или материальных ценностей. Такие письма необходимо составлять, когда необходимы какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к ним документам. Подтверждая факт отправки документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за сохранностью отправляемых документов или ценностей. Например:

Направляем план совместной работы комитета по начальному профессиональному образованию и областного комитета по культуре и спорту по привлечению подростков к участию в массовых культурных и спортивных мероприятиях области.

Договорные письма.

Договорные письма являются разновидностью сопроводительного письма. Они подтверждают факт отправки договора. Примерный текст договорного письма:

Направляем подписанный нами договор № 126/11 от 12.01.2006. Справка о финансировании будет выслана Вам дополнительно.

Данное письмо является неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о закупке дополнительной партии оборудования на 3 л. в 2 экз.

Международные письма.

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации – ИСО (International Organization for Standartization, ISO), в которой представлены национальные органы 130 государств. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

3.3.4. ДОКУМЕНТы ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения и т. д. составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. При поступлении па работу граждане подают письменное заявление, в ко­тором излагают просьбу о приеме на работу, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Однако в последнее время в кадровых службах предприятий разрабатываются образцы – формуляры, которые используются при составлении тех или иных заявлений. Заявления визируются соответствующими должностными лицами. Руководитель организации или его заместитель по персоналу рассматривают заявление и проставляют резолюцию, которая является основанием для изда­ния приказа по личному составу.

По аналогичной схеме составляются заявления о переводе на другую должность, предоставление отпуска и т д. (Приложение 11).

Приказы по личному составу оформляют на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приеме на работу'", "О переводе на другую должность", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска" и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутство­вать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го по­ложения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содер­жание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью пропис­ными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность ука­зывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количе­ство предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска (Приложение 6).

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в кото­рые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в ТК РФ.

Личная карточка формы Т-2 – это основной документ по учету персонала предприятия. Она заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

На основании паспорта в ней указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия и срок дей­ствия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляют­ся дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указы­ваются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тща­тельностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудо­вого стажа.

Характеристика - это официальный документ, который выдает админист­рация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части.

Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность - ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастер­ства и т.п.).

Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повы­шения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характе­ристику, как правило, руководитель учреждения.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4, либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Основные составляющие автобио­графии:

название документа (автобиография);

имя, отчество, фамилия автора;

число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы): образование и специальность по образованию;

вид трудовой деятельности;

последнее место работы и должность;

награды и поощрения; участие в общественной работе: семейное положение и состав се­мьи; домашний адрес и телефон; личная подпись; дата.

Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаи­моотношений сотрудника с администрацией. По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оп­латы труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами" тарифными став­ками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты труда. Во-вторых, контрактная система позволя­ет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения кон­тракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают кон­трактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где дей­ствительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.

Контрактная форма оплаты труда - это веление времени, она должна по­всеместно прийти на смену существующей тарифной системе. В нашей стране контрактная система была рекомендована к вводу в 1991 г., в первую очередь для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицированных, талантливых специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с этой катего­рией работников возник как средство установления более высокой по сравнению с определенной законодательством оплаты труда и создания других, более вы­годных условий работы в пределах оговоренного контрактом срока.

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об обра­зовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок.

4. Технология работы с документами

В соответствии с нормами действующего Российского законодательства организации, осуществляющие свою деятельность на территории РФ, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности, в обязательном порядке должны вести делопроизводство.

Должностные лица, работающие с документами, обязаны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.

Все это необходимо знать менеджеру, работающему в сфере управления, поскольку документы содержат информацию, необходимую для выработки управленческих решений, или сами управленческие решения. От того, насколько четко организовано движение документов, зависит весь процесс управления, и в особенности один из основных его этапов - доведение управленческого решения до исполнителя.

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения до уничтоже­ния или передачи на архивное хранение.

Работа с документами включает в себя:

• организацию рационального документооборота;

• создание информационно-поисковых систем по документам;

• контроль исполнения документов и поручений;

• подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и скреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ

4.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в архив называется документооборотом.

Документооборот должен отвечать следующим требованиям:

• оперативность прохождения документов;

• прямоточность движения документов, то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;

• целесообразность движения документов, т.е. прохождение их только через те пункты, которые необходимы;

• единообразность процессов обработки основных видов документов..

Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатывае­мых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учи­тывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организаци­ей и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в струк­турных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Основные этапы документооборота

Все документы организации делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные докумен­ты, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функцио­нировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т.д.), обеспечивающие решение задач в пределах данной организации.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению.

Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота.

Общие схемы работы с входящими, исходящими и внутренними документами приведены ниже.


Общая схема работы с входящими документами предприятия

Доставка и прием документов

Первичная обработка документов

Предварительное рассмотрение документов

Рассмотрение документов руководством

Передача на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям)

Осуществление контроля за исполнением документов

Прием исполненных документов, помещение их в дело

Последующее хранение и работа с документами (до передачи их в архив или на уничтожение)

Общая схема работы с исходящими документами предприятия

Проверка правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей

Регистрация документов

Подготовка документов к отправке

Передача подготовленных к отправке документов в экспедицию

Помещение копий отправляемых документов в дело

Последующее хранение и работа с копиями документов (до передачи их в архив или на уничтожение)

Общая схема работы с внутренними документами предприятия

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа

Редактирование и корректировка предварительного варианта текста документа

Согласование уточненного варианта текста документа

Оформление окончательного варианта текста документа

Утверждение (подписание) документа

Регистрация документа

Тиражирование документа

Передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности

Помещение контрольного экземпляра документа в дело

Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение)

4.2. работа С входящиМИ документАМИ

Работа с входящими документами начинается с приема и первичной обработки документов.

В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять:

• специальное подразделение службы ДОУ — экспедиция (при значительном объеме документооборота);

• сотрудник службы ДОУ, например экспедитор;

• секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.

Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую.

Вскрывается почти вся корреспонденция. Не вскрываются:

• конверты с надписью "лично";

• документы, адресованные общественным организациям;

• упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений.

В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе в регистрационной форме об этом делается отметка, ставится в известность отправитель письма, затем составляется акт.

На сортировку документ передается вместе с этим актом.

Проставляется реквизит 29 "Отметка о поступлении документа в организа­цию".

Затем производится предварительное рассмотрение и распределение документов.

При предварительном рассмотрении документов выделяются следующие группы документов.

1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директор и заместители). В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т. д.

На поступивших к нему документах должностное лицо пишет "Резолюцию".

2. Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководства.

3