Event-менеджмент

7.4.4. Ресурсы и затраты

Контрольная таблица 16: Планирование ресурсов

Планирование ресурсов		Начало: : Состояние:
Ответственный: Заместитель:
Планирование ресурсов путем оценки затрат
	Тема ! Результат		Кто	Когда	№
	Дробление целостного проекта на обо­зримые участки посредством СПП (структурный план проекта, WBS)				1
	Охват важнейших факторов влияния (масштаб, количество посетителей, сложность, размер, численность сотруд­ников, продолжительность проекта)
	Оценка как сумма рабочих пакетов в СПП
	Поиски аналогичных проектов/меро­приятий с сопоставимыми факторами влияния
	Определение носителей затрат
	Выведение разницы, оценка 1
	Опрос экспертов, оценка 2
	Определение «пожирателей» ресурсов
	Сравнение оценок
	Определение собственных затрат с оценкой возможных отклонений в ту и другую стороны
	Информирование руководства проекта и передача ресурсов ответственным за участки выполнения задач
	Представление и обсуждение планиро­вания ресурсов в команде проекта
Исполнено:		Примечания:

Контрольная таблица 17: Планирование затрат

Планирование затрат		Начало: Состояние
Ответственный:		Заместитель:
Планирование затрат
	Тема	Результат	Кто	Когда №
	Составление бюджетного плана (при помощи контрольной таблицы 18 «определение видов затрат»)
	Утверждение бюджета
	Определение отдельных затратных пунктов
	Отнесение текущих затрат к участкам работ
	Отнесение текущих затрат к отдельным фазам проекта
Исполнено:		Примечания:

Контрольная таблица 18: Определение видов затрат

Ответственный: Заместитель:

Планирование затрат и распределение их по видам и носителям

i Определение видов затрат и возникающих расходов

Отдельные затраты на проект:

• затраты на персонал
  
• гонорары, жалованье
  
• затраты на материалы
  
• арендные платежи, лицензии
  
• услуги сторонних фирм
  
• дорожные расходы, специальная
  литература
  
• расходы на электронную обработку
  данных
  
• расходы на страхование/транспорт
  
• прочие отдельные связанные с про­
  ектом затраты
  

Затраты на проект в целом:

• затраты на управление
  
• арендная плата
  
• прочие общие затраты на проект
  

! Отнесение текущих затрат к носителям !затрат

Отнесение текущих затрат к отдельным
| фазам проекта ;

Контрольная таблица 19: Отчетность

| Ответственный: Заместитель:

| Определение деталей отчетности для контроллинга проекта

i Назначение ответственных

| Определение степени детализации | данных

Определение необходимых расчетов и оценок

! Определение данных для сопоставлния i

I Установление циклов отчетности

| Определение требуемых вспомогатель- I
S ных средств !

Определение цели отчетов

!

1
Исполнено:		Примечание:

Контрольная таблица 20: Контроллинг затрат

В случае, если рабочий пакет не завер­шен, — оценка затрат путем определе-

: ния степени исполненности рабочего

! пакета к намеченному сроку

Учет возможных искажений сведений о затратах по отдельным пунктам

Проведение сравнения того, что должно быть, с тем, что есть

Представление и обсуждение контрол­линга затрат в команде проекта


J \

Контрольная таблица 21: Затраты

Затраты	Имущественные средства и затраты на собственный персонал	Персонал со стороны
Организация
Приглашения, PR
Дорожные расходы
Дистрибуция, билеты, продажи
Логистика
Инфраструктура
Снабжение и устранение отходов
Продовольственное снабжение
Помещение
Исполнители
Event
Взносы, страхование
Налоги
Итого затраты:
Поступления	Финансовые средства	Сотрудничество
Входная плата
Спонсоры
Пожертвования, добро­вольные помощники
Дотации, средства меценатов
Бюджет, носитель (максимум)
Итого поступления:
Остаток/резерв (должен ' быть как минимум 10 %)