Сборник включает учебные программы и методические материалы по циклам общепрофессиональных и дисциплин специальности по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Содержание

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 ... 13 14 15 16 17 18 19 20 ... 31

I. Организационно-методический раздел

1.1. Цель курса - формирование у студентов системы знаний, умений и навыков по проектированию и рациональной организации документооборота и. службы документационного обеспечения управления в организации.

1.2. Задачи курса:

дать представление об особенностях формирования и развития систем национального делопроизводства в различные исторические периоды;
показать место информационно-документационного обеспечения в системе управления организацией;
изучить нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления;
дать обобщенное представление о технологиях обработки, накопления, хранения, экспертизы ценности документов в организации;
рассмотреть проблемы совершенствования деятельности служб ДОУ на современном этапе;
сформировать базовые навыки организации работы с документами на всех этапах его прохождения в организации.

1.3. Место курса в профессиональной подготовке выпускника.

Курс относится к циклу общепрофессиональных дисциплин федерального компонента государственного образовательного стандарта и формирует базовый уровень технологической культуры организации документационного обеспечения управления. Служит основой для изучения дисциплин специализации.

1.4. Требования к уровню освоения содержания курса.

Студент должен знать:

историю делопроизводства в России;
тенденции развития информационно-документационного обеспечения с применением новых технологий;
систему нормативно-правовых актов, регламентирующую деятельность по документированию и организации работы с документами;
систему и функции служб ДОУ;
системы хранения текущей и ретроспективной документации;
принципы организации информационно-справочной работы по документам учреждения;
критерии и принципы оценки ценности документов и порядок определения сроков их хранения;
основы развития и проектирования рациональных систем документационного обеспечения управления, методы оценки их эффективности.

Студент должен уметь:

разрабатывать организационные и нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;
выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональную организацию;
анализировать состояние ДОУ конкретной организации;
вести регистрацию документов;
формировать информационно-справочную систему по документам организации;
организовывать контроль за исполнением документов;
проводить экспертизу ценности документов, подготавливать их к архивному хранению или уничтожению.

II. Содержание курса

1. Разделы курса

Раздел 1. Организационные основы деятельности служб ДОУ

Раздел 2. Технологии делопроизводства

Раздел 3. Организация работы с отдельными комплексами документации

2. Темы и краткое содержание

Раздел 1. Организационные основы деятельности служб ДОУ

Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса «Организация и технология ДОУ»

Предмет и задачи курса, его место в образовательной программе подготовки специалистов-документоведов. Общие требованиями к уровню подготовки специалиста, его знаниям и умениям в области технологий ДОУ.

Документирование управленческой деятельности и документационное обслуживание как главная обеспечивающая функция управления, выполняемая кадрами, имеющими профессиональную подготовку. Соотношение понятий «документирование», «делопроизводство, «документационное обеспечение управления». Источники для изучения курса. Законодательные акты и материалы. Руководящие документы по стандартизации. Классификаторы технико-экономической и социальной информации. Методические рекомендации в области делопроизводства и архивного дела. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Научная и учебная литература. Периодические издания. Интернет-ресурсы.

Тема 2. История делопроизводства в России

Делопроизводство периода образования и укрепления русского централизованного государства (XV-XVII вв.) Основные регламентирующие законодательные акты периода приказного делопроизводства. Центральные учреждения Русского централизованного государства (приказы) и местные учреждения (приказные избы). Организация движения документов. Регистрация документов и контроль за их исполнением. Текущее хранение документов. Технология подготовки документов. Организация хранения документов. Наличие специалистов по работе с документами.

Делопроизводство в учреждениях Российской империи XVIII в. Нормативные акты, регламентирующие организацию работы с документами в период коллежского делопроизводства - "Генеральный регламент" 1720 г., "Табель о рангах" 1722 г., "Учреждения для управления губернией" 1775 г. Система государственного управления периода XVIII - ХIХ вв. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности регистрации документов и контроль за их исполнением. Организация архивного хранения документов. Хранилище документов, понятие "архив".

Делопроизводство учреждений Российской империи ХIХ - XX вв. Основные регламентирующие нормативные акты периода исполнительного делопроизводства: "Манифест" 1802 г., "Общее учреждение министерств" 1811 г. Создание системы делопроизводства, соответствующей единоличному порядку принятия решений в учреждениях (министерствах) России. Порядок рассмотрения документов в министерствах. Особенности регистрации документов и контроль за их исполнением. Организация архивного хранения документов. Становление и развитие делопроизводства в советских учреждениях. Первые декреты советской власти о регламентации отдельных сторон документирования. Развитие научной организации управленческого труда в 1920-е гг. Создание научно-исследовательского института техники управления. Характеристика и значение проекта "Общих правил документации и документооборота".

Создание Главного архивного управления СССР и его методические разработки. Создание и внедрение Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Структура и основные положения ЕГСД. Значение ЕГСД для организации делопроизводства в учреждениях и организациях.

Издание ГОСТов на управленческие документы в 1970-80 гг. Разработка и внедрение классификаторов технико-экономической и социальной информации. Развитие теоретических и прикладных исследований в области совершенствования документационного обеспечения управления. Формирование концепции ДОУ. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Цель, назначение ГСДОУ.

Семинарское занятие. История развития делопроизводства в России.

Тема 3.Нормативно-методическая база ДОУ

Определение понятия "нормативно-методическая база ДОУ". Нормативно-правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение управления на федеральном уровне: законодательные акты в сфере документации; указы и распоряжения президента Российской Федерации; постановления и распоряжения правительства Российской Федерации; правовые акты нормативного и инструктивного характера. Государственные и международные стандарты на документацию. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Ведомственные нормативные акты. Региональные нормативно-правовые акты. Инструкции и методические документы по делопроизводству предприятий и организаций.

Семинарское занятия. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Пакет нормативно-методических материалов по ДОУ для организации.

Тема 4. Организация службы ДОУ

Современная технология и организация делопроизводства. Организационные формы работы с документами. Типовые организационные структуры службы ДОУ. Задачи и функции службы ДОУ. Функции структурных подразделений службы ДОУ. Должностной и численный состав службы ДОУ, его функциональные обязанности. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции сотрудников. Нормативная регламентация службы ДОУ. Нормирование документационных работ. Организация рабочего места и условия труда работников служб ДОУ: санитарно-гигиенические требования.

Семинарское занятие. Структура и принципы организации службы ДОУ.

Практические работы:

Составление должностных инструкций сотрудников службы ДОУ.
Положение о службе ДОУ организации.
Нормирование труда сотрудников службы ДОУ.

Раздел 2. Технологии делопроизводства

Тема 5. Организация документооборота

Понятие " документооборот", его количественные и качественные характеристики. Масштаб документооборота. Структура и общая характеристика документопотоков в организации. Понятия "входящий документ", "исходящий документ", "внутренний документ".

Технологии обработки поступающих документов. Прием и первичная обработка документов, организация прохождения и порядок исполнения поступающих документов. Внутренний документооборот. Предварительное рассмотрение документов. Передача документов в подразделения. Организация движения документов между подразделениями. Культура работы с документами на рабочих местах. Порядок организации работы с отправляемыми документами. Учет объема и оптимизация документооборота.

Практические работы:

Разработка оптимальных маршрутов движения документов в организации.
Анализ объема документооборота.

Тема 6. Регистрация документов

Понятие "регистрация документа". Регистрация документов как составная часть технологии обработки документов. Цели регистрации документов. Основные принципы регистрации документов. Индексация документов. Формы регистрации документов и порядок их заполнения. Журнальная форма регистрации. Регистрационно-контрольная карточка. Компьютерные технологии регистрации документов. Информационное содержание регистрационной базы данных.

Практическая работа. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

Тема 7. Информационно-справочная система по документам организации

Цели создания информационно-справочных систем в организации. Регистрация документов как основа для формирования информационно-справочного массива. Классификационные справочники. Виды картотек. Контрольно-справочные и тематические (кодификационные) картотеки, технология организации. Принципы систематизации карточек в справочных картотеках. Порядок передачи справочных картотек в архив организации.

Семинарское занятие. Организация справочно-информационного обслуживания.

Тема 8. Контроль за исполнением документов

Цель контроля за исполнением документов. Направления контрольной деятельности. Основные задачи службы контроля. Виды и формы контроля за сроками исполнения документов. Выбор документов для постановки на контроль. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Постановка на контроль. Технология организации сроковой картотеки. Технология текущего контроля. Снятие документов с контроля. Итоговый контроль. Анализ исполнительской дисциплины.

Семинарское занятие. Организация текущего контроля за сроками исполнения документов. Формы анализа исполнительской дисциплины.

Тема 9. Номенклатура дел: методика составления и применения

Понятие "номенклатура дел". Назначение номенклатуры дел. Виды номенклатуры дел (типовая, примерная, индивидуальная), их особенности, порядок использования. Требования, предъявляемые к составлению номенклатуры дел организации. Номенклатура дел подразделения и номенклатура дел организации. Регламентация требований к составлению номенклатуры дел в нормативно-методических документах. Унифицированная форма номенклатуры дел. Правила составления номенклатуры дел. Классификационная схема номенклатуры. Формулировки заголовков дел. Систематизация заголовков дел в номенклатуре. Источники определения сроков хранения дел. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации.

Семинарское занятие. Разработка номенклатуры дел организации. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения.

Тема 10. Организация текущего хранения документов

Понятие "формирование дел". Общие принципы формирования дел. Основные требования, предъявляемые к формированию дел в текущем делопроизводстве. Правила формирования различных категорий документов в дела. Формирование дел в организации, в ее структурных подразделениях. Ответственность за сохранность документов. Выдача документов для временного пользования при хранении их в структурном подразделении.

Практические работы:

Частичное оформление дела.
Выдача документов из дела во временное пользование.

Тема 11. Подготовка дел и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения

Понятие "экспертиза ценности документов". Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы ценности документов. Требования, предъявляемые к организации и проведению экспертизы ценности документов. Основные функции Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организации. Положение об экспертной комиссии. Права и функции комиссии, организация и порядок документирования ее работы. Этапы проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы ценности документов. Описи документов. Понятие "оформление дела". Основные требования, предъявляемые к оформлению дел. Полное оформление дел. Подшивка дел. Нумерация листов дела. Составление заверительной надписи, внутренней описи. Оформление обложки дела. Передача дел на хранение в архив. Взаимодействие службы ДОУ и архива организации. Акты о выделении документов к уничтожению и снятию с учета.

Практические работы:

Экспертиза ценности документов.
Технология подготовки и передачи дел на архивное хранение.

Раздел 3. Организация работы с отдельными комплексами документации

Тема 12. Работа с обращениями граждан

Виды обращений граждан в государственные органы, на предприятия, в учреждения и организации. Особенности технологии работы с обращениями граждан. Первичная обработка, регистрация, контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан. Формирование обращений граждан в дела.

Семинарское занятие. Регистрация и контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан.

Тема 13. Организация работы с конфиденциальными документами

Ценная информация и конфиденциальные документы. Регламентация состава конфиденциальных сведений и документов. Нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документированной информацией ограниченного доступа. Документация, относящаяся к государственной тайне, к коммерческой тайне. Организация работы с конфиденциальными документами. Доступ персонала к конфиденциальным сведениям, документам, базам данных. Технологическая система обработки конфиденциальных документов. Использование документов и дел в текущем делопроизводстве. Формирование, оформление и хранение дел, содержащих конфиденциальные документы.

Семинарское занятие. Нормативно-правовая база организации работы с конфиденциальными документами.

Тема 14. Электронный документооборот организации

Автоматизация ДОУ и технические средства офисной деятельности. Проблемы и перспективы автоматизации ДОУ. Понятия «электронный документ» и «электронный документооборот». Электронный документооборот как необходимое условие деятельности современной организации. Нормативная база работы с электронными документами. Электронный офис. Функции систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Конверсия бумажных и электронных документов. Автоматизированные системы управления документами. Автоматизированные системы электронного документооборота (АСЭД). Проблемы качества и сертификации АСЭД.

Семинарское занятие. Обзор автоматизированных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке.

Тема 15. Архивное хранение документов и дел

Понятие ведомственного и государственного архивов. Организация ведомственного хранения документов и обеспечения их сохранности. Права и функции экспертно-проверочной комиссии. Подготовка и передача дел в архив организации. Комплектование государственных архивов. Требования к документам при передаче на государственное хранение. Организация хранения, учета и контроля при выдаче архивных документов во временное пользование.

Практическая работа. Знакомство с деятельностью государственного архива.

Тема 16. Локальные системы документооборота

Документационное обеспечение в бухгалтерии. Нормативные документы Министерства финансов РФ как основа организации документооборота в бухгалтерии. Первичные учетные документы. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации. Особенности обработки, учета и хранения первичных учетных бухгалтерских документов. Технологии внесения изменений в документы. Технологии работы с кадровой документацией. Состав документации кадровой службы. Особенности оформления кадровых документов. Законодательные акты и инструктивные материалы, регламентирующие оформление кадровой документации. Документирование основных процессов движения кадров. Специфика работы с трудовыми книжками. Система учета и хранения кадровых документов. Формирование и хранение личных дел сотрудников.

Семинарское занятие. Документирование движения кадров.

3. Перечень примерных контрольных вопросов и заданий для самостоятельной работы

Раздел 1. Организационные основы деятельности служб ДОУ

Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса «Организация и технология ДОУ»

Контрольные вопросы:

Каково значение и место документов в системе управления?
Раскройте понятия «документирование», «делопроизводство», «документационное обеспечение управления».
Какие группы источников необходимы для изучения курса?

Задание для самостоятельной работы. На основе фондов библиотеки университета и подписных каталогов Роспечати составьте список периодических изданий по проблемам ДОУ.

Тема 2. История делопроизводства в России

Контрольные вопросы:

Какие этапы можно выделить в развитии делопроизводства в России?
Каковы основные черты приказного делопроизводства?
Почему коллежское делопроизводство считается более прогрессивным, чем приказное?
Когда и почему возникло министерское делопроизводство?
В чем особенности развития делопроизводства в советский период?
Какие документы установили единые требования к оформлению организационно-распорядительных документов?

Задание для самостоятельной работы. Составить таблицу «Основные этапы развития системы делопроизводства в России и их отличительные особенности».

Тема 3. Нормативно-методическая база ДОУ

Контрольные вопросы:

Перечислите основные виды нормативных документов в области ДОУ.
Дайте характеристику международных и национальных стандартов по документации.
Какие учреждения являются ведущими центрами, разрабатывающими нормативно-методическую базу ДОУ?

Задание для самостоятельной работы. Дать письменную характеристику сферы применения и основных положений международного стандарта ISO 15489 «Управление документами».

Тема 4. Организация службы ДОУ

Контрольные вопросы:

Назовите типовые структуры служб ДОУ.
Чем отличаются Табель унифицированных форм документов и Альбом форм документов, применяемых в организации?
Какими документами регламентируется создание и деятельность службы ДОУ в организации?

Задание для самостоятельной работы. Изучить «Примерное положение о службе ДОУ», предлагаемое в ГС ДОУ.

Раздел 2. Технологии делопроизводства

Тема 5. Организация документооборота

Контрольные вопросы:

Что входит в понятие «документооборот»?
Какие документопотоки составляют документооборот организации, в чем их особенности?
Каковы основные требования к организации документооборота?

Задание для самостоятельной работы. Составить оперограмму движения входящих документов организации.

Тема 6. Регистрация документов

Контрольные вопросы:

Какие правила лежат в основе организации регистрации документов?
Какие регистрационные формы применяются в делопроизводстве?
Какие преимущества и недостатки имеют используемые в настоящее время системы регистрации?

Задание для самостоятельной работы. Определить перечень данных для занесения в регистрационные формы при регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, рекомендуемых типовыми инструкциями.

Тема 7. Информационно-справочная система по документам организации

Контрольные вопросы:

Каковы главные цели создания информационно-поисковых систем по документам организации?
Какие принципы систематизации документов используются при создании справочных картотек?
На какие две части делится справочная картотека?

Тема 8. Контроль за исполнением документов

Контрольные вопросы:

Назовите цели и задачи контроля за сроками исполнения документов.
Как определяются сроки исполнения документов?
Кто имеет право снимать документы с контроля?

Задание для самостоятельной работы. Составить сводку итогового контроля на основе условных данных исполнения документов в организации.

Тема 9. Номенклатура дел: методика составления и применения

Контрольные вопросы:

Какие функции выполняет номенклатура дел в организации?
Каковы цели разработки типовой, и примерной номенклатур дел?
Каков порядок расположения заголовков дел в номенклатуре?

Задание для самостоятельной работы. Разработать номенклатуру дел для организации и для ее структурного подразделения.

Тема 10.Организация текущего хранения документов

Контрольные вопросы:

Каков порядок систематизации документов внутри дела?
Как определяются сроки хранения дел?
Какое значение имеют сроки хранения документов при формировании дел?
Каков порядок выдачи документа во временное пользование из дела?

Задание для самостоятельной работы. Заполнить «лист-заместитель» и «карту-заместитель».

Тема 11. Подготовка дел и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения

Контрольные вопросы:

Какие задачи решаются при проведении экспертизы ценности документов?
Кто имеет право проводить экспертизу ценности документов?
Что такое «частичное» и «полное» оформление дел?
Что такое заверительная надпись?

Задание для самостоятельной работы. Заполнить акт о выделении дел к уничтожению.

Раздел 3. Организация работы с отдельными комплексами документации

Тема 12. Работа с обращениями граждан

Контрольные вопросы:

Дайте определение каждому из видов обращений граждан.
Какие законодательные акты регламентируют работу с обращениями граждан в Российской Федерации?
Каким образом определяются сроки исполнения обращений граждан?

Тема 13. Организация работы с конфиденциальными документами

Контрольные вопросы:

Каковы функции службы конфиденциальной документации?
Что понимается под разрешительной системой доступа к конфиденциальной информации?
Какие особенности имеет документопоток конфиденциальных документов?
Как классифицируются конфиденциальные документы по сроку ограничения к ним доступа персонала?

Тема 14. Электронный документооборот организации

Контрольные вопросы:

Назовите основные подходы к определению понятия «электронный документ».
Назовите основные стандарты в области электронного документооборота.
Каковы основные функции автоматизированных систем управления документами?

Задание для самостоятельной работы. На основе изучения целевой федеральной программы «Электронная Россия» определить ведущие направления развития электронного документооборота.

Тема 15. Архивное хранение документов и дел

Контрольные вопросы:

Что такое негосударственная часть Архивного фонда РФ?
Кто имеет право создавать экспертно-проверочную комиссию?
Каков порядок выдачи архивных справок?

Задание для самостоятельной работы. Оформить образец архивной справки.

Тема 16. Локальные системы документооборота

Контрольные вопросы:

Почему бухгалтерская и кадровая документация образуют самостоятельные локальные системы документооборота?
Что такое первичные бухгалтерские документы, какие отметки ставятся на них при регистрации?
В чем особенности формирования личных дел сотрудников?
Как регистрируются распорядительные документы по кадровым вопросам?

Задание для самостоятельной работы. Оформить журнал для регистрации приказов по личному составу.

4. Примерная тематика рефератов, курсовых работ

Регламентация делопроизводства в законодательных актах дореволюционной России.
Службы делопроизводства в учреждениях дореволюционной России.
Технология обработки документов в учреждениях России (XVI – XIX вв.).
Рационализация делопроизводства в учреждениях России в XIX – начале XX в.
Направления рационализации делопроизводства в центральных и местных учреждениях в 1920-е годы.
Формирование и разработка концепции "Документационное обеспечение управления".
Основные направления деятельности Гильдии управляющих документацией.
Обзор российских Интернет-ресурсов в сфере ДОУ.
ВНИИДАД как центр разработки и формирования нормативно-методической базы ДОУ.
Анализ инструкции по делопроизводству (на примере инструкций конкретного учреждения)
Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ (на примере инструкций конкретного учреждения).
Структура и функции службы делопроизводства (на примере конкретной организации).
Организация работы канцелярии учреждения (на примере конкретного учреждения).
Современные проблемы нормативной регламентации делопроизводства.
Организация документооборота учреждения (на конкретном примере) и основные направления его совершенствования.
Анализ документооборота учреждения (на примере конкретного учреждения).
Организация регистрации документов (на примере конкретной организации).
Методы организации контроля за исполнением документов при традиционном делопроизводстве.
Автоматизация регистрации документов.
Автоматизированные системы контроля за исполнением документов.
Организация работы с обращениями граждан в государственных учреждениях.
Методика составления номенклатуры дел учреждения.
Проблемы экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
Классификационные справочники в делопроизводстве. Проблемы разработки и применение.
Опыт организации работы с документами за рубежом.
Новые информационные технологии обработки документов, их влияние на организацию службы делопроизводства.

5. Примерный перечень вопросов к экзамену по всему курсу

Приказное делопроизводство на Руси в XV – XVII вв.
Система коллежского делопроизводства в России.
Система министерского делопроизводства в России.
Организация делопроизводства в России в 1917-1941 гг.
Совершенствование отечественного делопроизводства в 1950-1990-е гг.
Регламентация и унификация ДОУ. Состав нормативно-методической базы ДОУ.
Основные законодательные акты РФ в сфере информации и документации.
Система ГОСТов на документацию.
Типовые инструкции и регламенты как нормативные документы.
Унифицированные системы документации.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Виды служб ДОУ, их структура. Задачи и функции служб ДОУ
Квалификационные требования, нормирование труда и расчет численного состава службы ДОУ.
Организация документооборота в учреждении. Порядок приема и обработки входящих документов. Общие правила регистрации документов. Порядок обработки исходящих и внутренних документов.
Формы регистрации документов, особенности регистрации входящих, исходящих, внутренних документов.
Проблемы совершенствования документооборота (анализ структуры, учет и сокращение документооборота).
Информационно-поисковая система ДОУ, ее состав и задачи.
Организация контрольно-справочных картотек, их виды.
Основные принципы классификации и виды классификаторов, применяемых в ИПС ДОУ.
Значение и виды контроля за исполнением документов.
Организация сроковой картотеки.
Разработка номенклатуры дел. Виды номенклатур и их функции. Формирование дел.
Типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения, их структура и значение.
Экспертиза ценности документов. Экспертные комиссии и порядок документирования их работы.
Полное оформление дел для передачи в архив. Составление описи дел. Порядок передачи дел в архив. Хранение дел. Порядок снятия с учета и уничтожения документов.
Права и функции экспертно-проверочной комиссии.
Специфика ведомственного и государственного хранения документов.
Технология работы с обращениями граждан.
Виды обращений граждан в государственные органы, учреждения и организации и особенности контроля за их исполнением.
Формирование обращений граждан в дела.
Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства.
Автоматизированные системы управления документами.
Проблемы и перспективы автоматизации ДОУ.
Электронный документооборот организации.
Особенности документооборота в бухгалтерии.
Технологии работы с кадровой документацией.

Blog

Содержание

I. Организационно-методический раздел

1.3. Место курса в профессиональной подготовке выпускника.

Раздел 1. Организационные основы деятельности служб ДОУ

Раздел 1. Организационные основы деятельности служб ДОУ