Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно- методическое пособие

Вид материала

Методическое пособие

Содержание Глава 6. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ 6.7. Статус документоведения 165 Еще одна трактовка документоведения рассматривает его проблематику с позиции участия документа в управленческой деятельности

Подобный материал:

• В. А. Жернов апитерапия учебно-методическое пособие, 443.6kb.
• Е. С. Кравцова Л. А. Шуклина Учебно-методическое пособие, 289.21kb.
• Учебно-методическое пособие Минск Белмапо 2007, 695.29kb.
• Учебно методическое пособие, 771.33kb.
• И. В. Бернгардт литературно музыкальная гостиная учебно-методическое пособие, 582.04kb.
• Учебно-методическое пособие предназначено для врачей офтальмологов стационаров и поликлиник, 196.43kb.
• Учебно-методическое пособие разработана: ст преп. Бондаренко Г. В. Дата разработки, 409.75kb.
• Учебно-методическое пособие для студентов дневного и заочного отделений специальности, 381.12kb.
• Сагимбаев Алексей Викторович учебно-методическое пособие, 1354.91kb.
• Учебно-методическое пособие по дисциплине «Английский язык: базовый курс», 557.31kb.

Глава 6. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

6.7. Статус документоведения

Документоведение, как и многие другие сравнительно мо­лодые научные дисциплины, возникло на стыке фундамен­тальных наук, имеющих теоретические основы и практичес­кий опыт. В то же время эта наука, имея широкое практичес­кое значение в различных областях человеческой деятельнос­ти, пришла к естественному этапу, когда необходимость обоб­щения и разработки собственной теоретической базы стала насущной потребностью и непременным условием ее дальней­шего развития.

Статус любой науки, в том числе и документоведения, определяется уровнем ее теоретической разработанности, определением собственного предмета, отличного от предмета других смежных научных направлений, выявлением законов и закономерностей функционирования объекта в данной систе­ме отношений, структурной оформленностью, воспроизводя­щей связи и отношения объекта, выработкой адекватного по­нятийного аппарата. Необходимо также выявление междисцип­линарной и внутридисциплинарной организации, установле­ние взаимоотношений со смежными дисциплинами и опреде­ление места в системе современных наук.

Развитие любого научного направления осуществляется в соответствии с некоторой схемой, разработанной в наукове­дении. Первоначальное развитие научного направления идет по пути накопления эмпирического материала, подтверждаю­щего существование проблемы и раскрывающего специфику ее проявления в разные исторические эпохи и в разных сторо­нах человеческой жизнедеятельности.

Элементами эмпирического знания являются факты, по­лучаемые в результате наблюдения над изучаемым фрагмен­том реальности. Наука начинается с подробного рассмотре­ния частных случаев и приходит к более общим явлениям. Теоретический же уровень научного знания связан с обоб­щением фактов, с выявлением в некоторой совокупности фак­тов общего, повторяющегося, существенного, к установлению законов.

157

Факты обладают определенной достоверностью, т.е. под­тверждаются опытом. Но нередки случаи, когда факты, пред­ставляющиеся поначалу достоверными, приходится при их теоретическом переосмыслении пересматривать, уточнять, а то и вовсе отбрасывать. Проблема не в том, что некоторые факты могут оказаться сомнительными, а то и просто несос­тоятельными. Она еще и в том, полное значение факта и его конкретный смысл могут быть поняты только в определенном теоретическом контексте, при рассмотрении факта с какой-то общей точки зрения.

Накопление фактов делает необходимым следующие этапы — структуризацию их, оформление и объяснение в виде тео­рии. Процесс развития знания включает и функцию его свер­тывания до тех пределов, которые ставят его объему и слож­ности границы возможностей человека усваивать знание и оперировать им. По мере накопления в отрасли большого объема эмпирических знаний, установленных закономерностей, пре­вышающих уже не только порог познавательных возможнос­тей индивида, но и эффективность механизма регуляции, не­избежен информационный кризис. Он может быть преодолен путем усложнения структуры, т.е. концентрации, свертывания более высокого порядка, создания обобщающих теорий.

Теория есть форма организации научного знания. На опре­деленном этапе, когда накоплен значительный массив эмпи­рических данных, появляется тенденция к его рациональной, свернутой организации.

Процесс возникновения новой теории на базе эмпиричес­кого материала весьма сложен. Новая теория представляет со­бой некоторый «прыжок» от эмпирических данных, она вклю­чает в себя не только обобщение этих данных, но и нечто еще, некоторое дополнительное слагаемое.

Построение и трактовка содержательной части теории свя­заны с философскими взглядами, мировоззрением ученого, с определенными методологическими принципами подхода к действительности. Теории обусловлены исторической обстанов­кой, в которой они возникают, данным уровнем производ­ства, техники, эксперимента, науки.

Формирование теории начинается с выявления объекта. Каждая наука занимается изучением определенной области

158

действительности. Эту область в науке принято называть объек­том. Объект понимается как область (фрагмент) действитель­ности, противостоящий субъекту (исследователю) в его по­знавательной деятельности.

Реально субъекту научного познания противостоит не весь объект, а его часть в представляющих его фрагментах, причем в разных отраслях науки в различной степени через опосреду­ющие звенья. Так, историку его объект — действительный ис­торический процесс в пространственно-временных границах

— дан не во всей своей полноте и конкретности, а фрагмен­тарно и, как правило, через опосредующие звенья — архи­вные материалы, мемуары, предметы материальной культуры и т.п. Экономисту реальность экономических отношений про­тивостоит не во всей полноте и в значительной степени опос­редованно (через статические данные).

Субъект научного познания обычно не только не может во всей полноте охватить объект своей познавательной деятель­ности, но и не стремится к этому. Не стремится потому, что задача науки — выявить существенное и закономерное в том классе реалий (или целостности), который выступает в каче­стве объекта данной науки. Для решения такой задачи доста­точно выявить существенное, общее, устойчивое, повторяю­щееся и на этой основе интерпретировать полный объект. Это существенное и закономерное выступает в качестве предмета науки. Таким образом, в качестве предмета науки выступают те фрагменты, стороны действительности, знание которых и должна вырабатывать данная наука.

Каждая теория имеет сложную структуру, элементы кото­рой позволяют содержательно интерпретировать эмпиричес­кие данные. С точки зрения структуры научная теория пред­ставляет собой систему взаимосвязанных утверждений. Теория

— это не совокупность истинных утверждений, лежащих в од­ной плоскости, а определенная их иерархия, имеющая свой «низ» и «верх». Внизу, в фундаменте лежат фактические утвер­ждения и простейшие эмпирические обобщения, хорошо под­твержденные опытом. Выше располагаются общие положения и гипотезы, несущие по преимуществу теоретическое содер­жание. На самой вершине этой пирамиды находятся осново­полагающие законы, закономерности, тенденции.

159

Закон — это необходимое, существенное, устойчивое, по­вторяющееся отношение между явлениями. Закономерность, в отличие от закона, отражает не жестко детерминирован­ный характер объективной необходимости, а лишь ту или иную степень вероятности ее проявления. Тенденция же — это направление развития какого-либо явления или процес­са. Тенденция служит формой проявления законов и зако­номерностей.

Для науки открытие законов означает переход из донауч­ной стадии развития в собственно научную. Задача любой на­уки — постичь законы, управляющие развитием и функцио­нированием фрагмента изучаемой реальности и на их основе сделать практические выводы, выработать методы, оптими­зирующие практическую деятельность в исследуемой облас­ти, прогнозировать ее будущее и воспроизводить, объяснять прошлое.

В отношении функционирования документов в обществе учеными выявлен ряд законов. Во-первых, сформулирован­ный Ю.Н. Столяровым закон обязательного документацион-ного сопровождения деятельности. Согласно этому закону любой социальный институт, оперирующий документиро­ванными знаниями, неизбежно продуцирует в социум до­кументы, организует их микропотоки, а необходимость их поиска и использования в дальнейшей работе диктует обя­зательность формирования документных массивов — библио­тек, архивов, фондов органов научно-технической инфор­мации, баз данных и т.д.

Второй закон — закон соответствия содержания и видо­вого состава документов потребностям общества. Он впер­вые был сформулирован Ю.В. Григорьевым в более узкой трактовке, относительно документных фондов библиотек и их соответствия читательским потребностям. Но впоследствии ввиду универсальности действие этого закона было распро­странено на всю совокупность документов, функционирую­щих в социуме. В данной выявленной зависимости потреб­ности общества выступают активной стороной, адресующей социальный заказ к системе документопроизводства и доку-ментораспространения, обусловливающей количественный рост и видовое разнообразие документов. Совокупность же

160

документов выступает пассивной, отражающей стороной, испытывающей воздействие со стороны читательского спроса. Изменяются потребности — изменяется и содержание доку­ментов, процентное соотношение отдельных их видов в об­щем потоке, появляются новые разновидности и т.д.

Но этот закон содержит в себе противоречие, которое заключается в том, что потребности общества стремятся к безграничному расширению, а количественный рост доку­ментов приводит к физиологической и технологической не­возможности все их произвести, обработать и прочесть. Раз­решение этой проблемы регулируется третьим законом -законом соответствия объема документной информации, циркулирующей в обществе, пропускной способности кана­лов коммуникаций. Производство документированной ин­формации ограничено технологическими возможностями общества, теми способами документирования, которые выработаны в каждой конкретной исторической эпохе. Вы­работка новых способов документирования рассматривает­ся как информационная революция, качественный скачок, существенно расширяющий каналы коммуникаций и по­зволяющий транслировать большие объемы документиро­ванной информации.

Выявленные законы представляют базовый, фундамен­тальный уровень науки, нацеленный на выявление теоре­тических знаний, изучение основополагающих тенденций развития, поиск новых фактов, исследования процессов, а также механизмов и законов, управляющих ими. Научные исследования могут быть также прикладными - предлагаю­щими теоретическое решение проблем практики; и предла­гать разработки, содержащие конкретные указания, реко­мендации по совершенствованию определенного процесса практической деятельности.

В области документоведения фундаментальные исследо­вания, прежде всего, нацелены на изучение сущности до­кументирования, эволюции формы и содержания докумен­та, его функций в социуме, социокультурных, этнонацио-нальных, исторических особенностей документирования, ! проблем его восприятия, а также совершенствования семи­отических, семантических средств его выражения.

161

Прикладные исследования выявляют способы включения уже познанных законов и закономерностей в практическую деятельность. Здесь обязателен непосредственный контакт с изучаемыми явлениями, информация о которых может быть получена только в результате определенных операций с ними. Прикладные документоведческие исследования направлены на реализацию конкретных проектов и программ развития документопроизводства, на решение задач оптимизации ис­пользования документов в различных сферах деятельности. Поэтому прикладные исследования рассматривают документ или совокупность как инструмент, показатель, индикатор, по которому можно судить об исследуемой области. Так по состоянию финансово-экономической документации мож­но судить об эффективности хозяйственной деятельности предприятия и, соответственно, ее оптимизировать с помо­щью упорядочения документации; по характеру газетных и журнальных публикаций — об умонастроении, обществен­ном мнении и о наиболее волнующих темах и проблемах населения, а также формировать общественное мнение; по характеру научных публикаций — о мировых и отечествен­ных тенденциях развития той или иной области знания.

Прикладные исследования в области документоведения ка­саются вопросов классифицирования документов, их индек­сирования, реферирования, создания поискового образа до­кумента, организации оптимального документооборота, от­бора наиболее ценных документов, хранения, поиска их.

Разработки направлены на внедрение новых методов, при­емов в практику. Они существуют в виде инструкций, поло­жений, методических рекомендаций, позволяющих оптими­зировать работу с отдельными видами документов.

Если кратко охарактеризовать итоги развития теории до­кументоведения и ее современное состояние, то можно счи­тать, на наш взгляд, что в настоящее время сформирова­лись наиболее общие представления об объекте, предмете документоведения и целях этой научной дисциплины, а так­же рассмотрены в рамках теории основные понятия. Одна­ко теоретические представления пока еще не оформились в стройную документоведческую концепцию, прямо и эффективно влияющую на практику.

162

Поиски способов объединения исследовательских усилий и интеграции, обобщения результатов исследований нашли выражение в последовательном выдвижении на протяжении 60-90 гг. XX в. нескольких методологических подходов и разра­батываемых на этой основе теоретических концепций.

Первая трактовка изначально своими корнями уходит в книговедение — научное направление, имеющее богатые тра­диции, сложившуюся теоретическую концепцию, понятийный аппарат. Книга как основной источник информации в обще­стве во второй половине XX века стала трансформироваться, видоизменяться, уступать свои позиции новым источникам информации, имеющим иную материальную основу, систему выразительных единиц, в конечном счете, другую форму — аудиовидеопленкам, магнитным лентам, дискетам, CD-ROMaM и др. Этот факт поставил исследователей-книговедов перед необходимостью расширить понятие «книга» до терми­на, более адекватного современным реалиям, что и было ре­шено именовать документом, а, соответственно, науку, его изучающую - документоведением.

Рассматривая документоведение с такой позиции логично в центр исследований поставить книгу как основной вид доку­мента, а все остальные разновидности считать предкнижны-ми и послекнижными ее формами. Такое смещение акцентов накладывает отпечаток не только на формулировку предмета, который в таком качестве предстает как генезис форм доку­мента, но и на структуру дисциплины, внутридисциплинар-ную и междисциплинарную ее организацию, исследовательс­кие методы. Вклад в общетеоретический статус документове­дения этой концепции весьма значителен. Это и исследования способов письма, эволюции формы документов, типологичес­кий метод, классификационные схемы и т.д.

Второй трактовкой документоведения следует считать на­правление, вышедшее из недр фондоведения. Фондоведение — область научной и практической деятельности, изучающая вопросы, связанные с обеспечением комплектования, рацио­нального размещения фондов документохранилищ (библио­тек, архивов, музеев), их длительную сохранность и создание условий для использования. В таком контексте документове­дение, выросшее из генетически исходного фондоведения,

163

предстает как научное направление, изучающее документ с позиции его сбора, хранения и использования, рассматривая его форму и содержание как предпосылки и условия для опти­мальной работы с ним. Т.е. не с точки зрения их самоценнос­ти, а как функцию. Тем не менее, эта концепция документо-ведения внесла в общую совокупность теоретическое и прак­тическое решение вопросов, касающихся онтологического ста­туса документа, оптимального размещения фондов, способов его расстановки, создания оптимального физико-химическо­го и биологического режима и т.д.

Документ как носитель информации находится в центре внимания документоведения, рассматриваемого в структуре научно-информационной деятельности. Научная информация не может не иметь документированной формы и этот факт стал исходной точкой формирования в 60-70 гг. XX в. на сты­ке научно-информационной деятельности и науковедения на­учного направления — документалистики. Документалистика как структурный элемент, входящий в научно-информаци­онную деятельность, рассматривала методы формализован­ного извлечения информации из текста документа. Соответ­ственно, в поле зрения исследователей попали тексты, их семиотическая и семантическая структуры, особенности вос­приятия и возможности их переработки с помощью компью­тера. А в качестве стратегической цели документалистика, обогащая науковедение методом анализа ДИП — докумен­тально-информационных потоков, представляла поток доку­ментированных источников информации как модель отража­емого в них научного знания. Таким образом, в такой трак­товке центр внимания был смещен в сторону изучения воп­росов, имеющих значительную научную и практическую цен­ность. Именно на симпозиуме по документалистике вырабо­тано наиболее широкое определение термина «документ», имеющее сегодня общепринятый характер. Именно из науч­но-информационной деятельности перекочевала в докумен-товедение проблема изучения потребностей в документной информации.

Документографический подход к объекту документоведе­ния есть естественное развитие традиционного библиографи­ческого подхода. Его отличительная черта — принципиальный

164

отказ от любых ограничений объектов библиографирования (документографирования) со стороны их формы, содержа­ния и назначения. В рамках документографического подхода признается только одно ограничение состава документаль­ных объектов библиографической деятельности — обществен­ная значимость заключенной в них информации.

Общественная значимость документа — понятие конкрет­но-историческое. Люди сами создают документально зафик­сированную информацию и в каждом случае сами решают, представляет ли она достаточный интерес, чтобы стать объек­том библиографирования. Таким образом, для библиографа безразлично, что служит объектом библиографического от­ражения — книга, раздел из нее, статья, патентный доку­мент, стандарт, в какой форме он пребывает — в письмен­ной, аудиовизуальной или машиночитаемой. Это и стало при­чиной наблюдающегося в последние годы терминологичес­кого перехода от библиографии к документографии. В каж­дом конкретном случае вырабатываются правила описания документа, раскрытия его содержания, группировки и т.д.

Фундаментальным основанием библиографирования (до­кументографирования) служат внутренние противоречия. Они выступают в форме информационных барьеров, пре­пятствующих получению нужной информации. Например:

• документы рассеиваются в пространстве;

• содержание документов неоднородно и предназначено определенным категориям потребителей;

• количество документов таково, что физически невозмож­но освоить все источники.

Кроме названных, использование документов усложня­ют географические, языковые, психологические, экономи­ческие, ведомственные, смысловые, стратегически-поиско­вые и др. барьеры. Поэтому документ в его движении к по­требителю нуждается в посреднике — библиографической информации. Посредник — модель документа в форме его описания — несет в себе основные его черты и характерис­тики. Но чтобы создать такую модель, библиографоведы дол­жны изначально опираться на знание сущности документа, его структуры, особенностей текста, закономерностей дви­жения потоков и организации массивов документов.

165

Еще одна трактовка документоведения рассматривает его проблематику с позиции участия документа в управленческой деятельности, как необходимого элемента в производственной инфраструктуре общества. Документоведение рассматрива­ется как прикладная научная дисциплина из цикла наук об управлении общественными процессами, разрабатывающая способы создания управленческих документов, принципы организации документооборота и построения систем доку­ментирования на основе изучения закономерностей образо­вания документов и документных систем в историческом развитии. Научные исследования в области документоведе­ния были направлены на поиск закономерностей и принци­пов работы с управленческими документами, их подготов­ку, упорядочение документирования деятельности хозяй­ственных органов. Вкладом в арсенал документоведения мож­но считать решение вопросов стандартизации и унифика­ции управленческих документов, терминологии, результа­ты исследований в области экспертизы ценности докумен­тов, разработку вопросов рационализации, совершенство­вания документооборота, анализ характера и эффективнос­ти документных операций.

Сегодня документоведение переживает синтетический этап своего становления. В эволюции человеческого общества на передний план выходили то одни, то другие разновидности источников информации, каждый из которых имел свою спе­цифику, веками выработанную форму, соответствующий при­родно-климатическим особенностям и экономическим воз­можностям материальный носитель, способ фиксации и ис­пользуемые выразительные средства. Традиционно их изуче­ние велось разрозненно и изолированно друг от друга, рас­сматривая каждый источник информации как самостоятель­ный исторический феномен. Лишь вторая половина XX века высветила их генетическое родство, единую функциональ­ную роль и историческое предназначение.

Имеющиеся публикации констатируют наличие огромно­го количества эмпирического материала, актуальность и зна­чимость этой проблемы, повышение ее роли в системе уп­равления общественными процессами. Но для сегодняшнего этапа, который переживает документоведение, характерны

166

отсутствие четкого понимания сущности этого феномена, сла­бая теоретическая разработанность ряда методологических по­нятий, а также внутридисциплинарной и междисциплинарной организации.

Характеризуя уровень развития документоведения, мы мо­жем отметить, что эта дисциплина находится в начале сво­его пути, испытывая потребность в более активном теоре­тическом осмыслении. Учитывая огромное наличие матери­ала и значительный общественный интерес, можно прогно­зировать быстрейшее структурное оформление этого направ­ления и выход на следующий этап развития научного зна­ния.