Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно- методическое пособие

Вид материала

Методическое пособие

Содержание 5.9. Использование документов Адресные справки Мониторинговые исследования —

Подобный материал:

• В. А. Жернов апитерапия учебно-методическое пособие, 443.6kb.
• Е. С. Кравцова Л. А. Шуклина Учебно-методическое пособие, 289.21kb.
• Учебно-методическое пособие Минск Белмапо 2007, 695.29kb.
• Учебно методическое пособие, 771.33kb.
• И. В. Бернгардт литературно музыкальная гостиная учебно-методическое пособие, 582.04kb.
• Учебно-методическое пособие предназначено для врачей офтальмологов стационаров и поликлиник, 196.43kb.
• Учебно-методическое пособие разработана: ст преп. Бондаренко Г. В. Дата разработки, 409.75kb.
• Учебно-методическое пособие для студентов дневного и заочного отделений специальности, 381.12kb.
• Сагимбаев Алексей Викторович учебно-методическое пособие, 1354.91kb.
• Учебно-методическое пособие по дисциплине «Английский язык: базовый курс», 557.31kb.

5.9. Использование документов

Проблема использования документной информации многомерна и сложна. Документы пронизывают все структуры общества и присутствуют на всех этапах производственной, управленческой, хозяйственной и т.д. деятельности.

Документ реализует воплощенный в нем проект его использования, который создается на предшествующих этапах. Однако употребление документа не сводится к простому воспроизведению его использования. Оно нередко выявляет в документе значения и функции, отличные от спроектированных в процессе его создания. Использование потребительских благ в значительной мере зависит от того, в какой социальной и культурной среде они потребляются. Кроме того, оно испытывает воздействие таких факторов, как специфика культурных традиций,

мода, престиж и т.д. Помимо прямого использования документа, тех или иных благ, связанных с его непосредственным назначением, в потребительской деятельности осуществляется ряд

Ьйбпутствующих функций: выражения и распространения социальных норм и ценностей, социализации индивидов и т.п.

141

Суть документа — в передаче информации адресату. В том случае, когда документ доведен до адресата, информация, заключенная в нем, прочитана и понята, уже можно гово­рить об использовании документа. Но на этом жизненный цикл документа не заканчивается. Он вливается в документный мас­сив, где становится интегральной частью целого. И в этом качестве он может быть использован повторно и в разных целях.

Документ может быть использован в справочных целях. Для этого потребитель обращается к работникам, осуществляю­щим хранение документов и организацию их использования, с запросом, либо касающимся того или иного конкретного документа, выдержки (факта) из него, либо с просьбой пре­доставить неопределенную совокупность документов по кон­кретной теме. Под запросом понимается текст, выражающий на естественном языке определенную информационную по­требность. Запрос может быть конкретный, касающийся оп­ределенного документа, факта (совокупности фактов), име­ющихся в его содержании, либо неопределенный (темати­ческий). В ответ на запрос выдается справка, характер кото­рой определяется запросом. Документы, которые вьщаются в ответ на запрос потребителя и соответствуют ему, называют­ся релевантными.

Но нередко потребитель не может четко осознать и сфор­мулировать свою потребность в документах в форму запроса. Поэтому среди представленных на запрос документов могут оказаться и ненужные ему. Документы, соответствующие ис­тинной потребности, даже первоначально неосознаваемой, называются пертинентными.

Справки, выдаваемые потребителю, подразделяются на тематические, документные, фактографические и адресно-библиографические. Тематические справки представляют со­бой подборку документов по теме, заданной потребителем. Документные справки предполагают в ответ на запрос выда­чу самого документа или его копии. Фактографические справки предполагают извлечение из текста документа каких-либо све­дений. Например:

• сведения о каком-либо лице (дата, место рождения, стаж трудовой деятельности, работы, награды, заслуги и т.д.);

142

• имена собственные (названия стран, городов, географи­ческих объектов);

• даты каких-либо событий;

• физические, химические и математические формулы;

• статические данные;

• технико-экономические показатели и т.д.

Адресные справки устанаачивают местонахождение нужного документа и содержат его поисковые признаки. Библиографи­ческие справки представляют библиографическое описание документа, которое позволяет его отыскать в каталоге, биб­лиографическом указателе, библиографической базе данных.

Кроме того, совокупность документов, подобранная в мас­сив, позволяет осуществлять более сложные виды деятельное-, ти. Например, аналитическую, экспертную и мониторинговую. Эти виды деятельности предполагают глубокую смысловую •обработку текстов документов, в результате которой из имею­щейся в массиве информации путем логической переработки создается новая.

Анализ имеющихся документов по тому или иному вопросу позволяет установить современный уровень решения проблем в конкретной области деятельности, используемые подходы к решению, содержательные аспекты, хронологические и географические границы, круг авторов и учреждений, работаю­щих над проблемой и т.д., что и является задачей аналитичес­кой деятельности.

Анализ документов по данным параметрам весьма часто используется и при проведении различного рода экспертиз. Экспертиза — процедура оценки качественного состояния того или иного объекта (процесса) независимыми экспертами. Эк­спертиза позволяет оценить значимость событий, явлений, '.предметов и фактов, отраженных в документах, значение за­фиксированной в документах информации, ее повторяемость &В других документах, на основе этих данных сделать выводы, выходящие за пределы информации, непосредственно зафик­сированной в тексте документов.

Мониторинговые исследования — постоянное отслеживание по Документам различного рода изменений, происходящих в раз­личных социальных сферах: законодательстве, общественном

143

мнении, технике и технологии, потребительском спросе и т.д. Мониторинговая технология дает возможность исследовать объект в хронологической последовательности, в развитии, периодически получать данные об изменениях его параметров и на этой основе вырабатывать конкретные практические ре­шения, делать текущие и стратегические прогнозы.