Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно- методическое пособие

Вид материала

Методическое пособие

Содержание 5.4. Каналы распространения документов 5.5. Сбор документов

Подобный материал:

• В. А. Жернов апитерапия учебно-методическое пособие, 443.6kb.
• Е. С. Кравцова Л. А. Шуклина Учебно-методическое пособие, 289.21kb.
• Учебно-методическое пособие Минск Белмапо 2007, 695.29kb.
• Учебно методическое пособие, 771.33kb.
• И. В. Бернгардт литературно музыкальная гостиная учебно-методическое пособие, 582.04kb.
• Учебно-методическое пособие предназначено для врачей офтальмологов стационаров и поликлиник, 196.43kb.
• Учебно-методическое пособие разработана: ст преп. Бондаренко Г. В. Дата разработки, 409.75kb.
• Учебно-методическое пособие для студентов дневного и заочного отделений специальности, 381.12kb.
• Сагимбаев Алексей Викторович учебно-методическое пособие, 1354.91kb.
• Учебно-методическое пособие по дисциплине «Английский язык: базовый курс», 557.31kb.

5.4. Каналы распространения документов

Каналы распространения документов весьма разнообразны. Основным каналом для населения является книжная торговля, торговля газетами и журналами, аудио-,видеопродукцией и т.д. В производственной инфраструктуре общества распространение документов осуществляется по официальным каналам, по це­почкам производственных связей — от вышестоящих учрежде­ний и организаций к нижестоящим и наоборот, что называется нисходящими и восходящими документными потоками.

В продвижении документов по каналам наблюдается ряд проблем. Это движение должно быть максимально оператив­ным, т.к. документы несут информацию, склонную к устаре­ванию. Их движение должно быть максимально адресным, т.е. в процессе движения экземпляры документа должны посту­пать в те участки пространства (регионы, города, учрежде­ния), где в них в наибольшей степени испытывают потреб­ность. Документы нуждаются в актуализации их потребительс­ких качеств, что достигается опережающим информировани­ем об их выпуске, рекламой.

5.5. Сбор документов

Движение документов по каналам коммуникаций приво­дит их в массивы (фонды) - организационно упорядоченные собрания документов, подобранные по какому-либо признаку (отраслевому содержанию, виду, ведомственной принадлеж­ности, праву собственности и т.д.). Организация массива пред­ставляет собой совокупность процессов приема, учета, техни­ческой обработки, размещения и хранения документов. Со­брание документов в массиве по содержанию, научной и ху­дожественной ценности, полноте должно отвечать задачам его создания. Поэтому для полноценной работы массива необхо­дим планомерный отбор и приобретение документов, отвеча­ющих указанным требованиям. Этот процесс называется ком­плектованием. Пополнение массива вновь выходящими доку­ментами называется текущим комплектованием. Но нередко изучение состава документов в массиве выявляет отсутствие нужных документов прошлых лет. Их поиск и приобретение называется ретроспективным комплектованием (или докомп-лектованием).

126

В результате формируется фонд, объем которого исчисляется в унифицированных единицах, которыми являются экземпляр и название (для газет и кинофотодокументов — только назва­ние). Экземпляр — каждая отдельная единица издания из ти­ража; название — условное обозначение одного издания, об­разующего единое целое и выпущенного в одном или не­скольких томах.

Собственниками массивов документов могут быть физичес­кие и юридические лица, как элемент состава имущества они могут находиться в собственности государства, граждан, орга­нов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. В совокупности все массивы составляют информационные ресурсы страны.

Информационные ресурсы представляют собой отдельные документы и отдельные массивы документов, фактические данные, представляющие собой фрагменты документирован­ных текстов, а также информацию в преддокументной фазе, зафиксированную на материальном носителе, но не обретшую стабильную форму, в силу чего она может быть еще подверг­нута редакции, правке, юридическому удостоверению.

Организация информационных ресурсов должна осуществ­ляться на основе принципов координации и кооперации. Ко­ординированное комплектование — согласованное комплек­тование двух и более библиотек, информационных центров с целью разграничения в приобретении документов по темати­ке, видам, устранения неоправданного дублирования и рас­ширения репертуара приобретаемых документов. Координи­рованное комплектование может осуществляться на общего­сударственном, региональном, местном, ведомственном уров­нях. Кооперированное комплектование — комплектование, основанное на объединении ресурсов библиотек, информа­ционных центров для достижения поставленной цели.

Для формирования государственных информационных ре­сурсов граждане и организации в обязательном порядке долж­ны представлять документированную информацию. Этот про­цесс регулируется следующими законами РФ: «Об информа­ции, информатизации и защите информации», «Об Архивном виде Российской Федерации и архивах», «Об обязательном экземпляре документов» и др.

127

Важнейшим законом в области информационного законо­дательства является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Он устанавливает основные группы правовых норм, регулирующих отношения по поводу создания и потребления информационных ресур­сов, создания и применения информационных систем, ин­формационных технологий и средств их обеспечения, защиты информации и защиты граждан в условиях информатизации. Согласно закону Российская Федерация и ее субъекты яв­ляются собственниками информационных ресурсов, созда­ваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств фе­дерального бюджета, бюджетов Российской Федерации, а так­же полученных путем иных установленных законом способов. Физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.

В состав информационных ресурсов входит и национальный библиотечно-информационный фонд Российской Федерации, порядок комплектования которого определяется законами РФ «Об обязательном экземпляре документов», «О библиотечном деле». Федеральный закон «Об обязательном экземпляре доку­ментов» определяет политику государства в области форми­рования обязательного экземпляра документов как ресурс­ной базы комплектования полного национального библио-течно-информационного фонда Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусмат­ривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Закон устанав­ливает виды обязательного экземпляра документов, катего­рии их производителей и получателей, сроки и порядок дос­тавки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение.

В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:

• издания (текстовые, нотные, картографические, изоиз-дания) — издательская продукция, прошедшая редак-ционно-издательскую обработку, полиграфически само­стоятельно оформленная, имеющая выходные сведения;

128

• издания для слепых — произведения печати, изготовля­емые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, и «говорящие книги»;

• официальные документы — произведения печати, пуб­ликуемые от имени органов законодательной, исполни­тельной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный ха­рактер;

• аудиовизуальная продукция — кино-, видео-, фото-, фо­нол окументы;

• электронные документы;

• неопубликованные документы — результаты научно-ис­следовательской и опытно-конструкторской деятельно­сти (диссертации, отчеты о научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах, депонированные на­учные работы, алгоритмы и программы).

Производители указанных документов должны доставлять обязательные бесплатные экземпляры всех видов изданий в день выхода в свет первой партии их тиража в ряд крупных национальных хранилищ (Российскую книжную палату, рес­публиканские книжные палаты или сектора государственной библиографии национальных библиотек и др.). Таким образом комплектуется Национальный библиотечно-информационный фонд Российской Федерации — собрание всех видов обяза­тельного экземпляра, распределяемое между книжными пала­тами, библиотеками, органами научно-технической информации, предназначенное для постоянного хранения и общественного использования.

В состав информационных ресурсов страны входят и архивные фонды, комплектование которых регулирует Федеральный закон «Об Архивном фонде Российской Федера­ции и архивах». Под Архивным фондом Российской Федера­ции понимается совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Государственные архивы комплектуются архивными документами,

129

образующимися в деятельности органов государственной вла­сти, государственных учреждений, организаций и предприя­тий или приобретенными указанными архивами, а также до­кументами, переданными им негосударственными учреждени­ями, организациями, предприятиями и гражданами. Под ар­хивным документом понимается документ, подлежащий хра­нению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы, независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливае­мом Государственной архивной службой РФ.

Государственная политика в сфере формирования инфор­мационных ресурсов направлена на создание условий для эф­фективного и качественного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и объединений. Реализация этих задач возможна лишь путем их рационального построения, обеспечения полноты сбора документов, совместимости и вза­имодействия в едином информационном пространстве.