Geum.ru

Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно- методическое пособие

Вид материалаМетодическое пособие

Содержание


4.2. Свойства документов
4.3. Функции документа
К специальным
Подобный материал:
1   ...   11   12   13   14   15   16   17   18   ...   32

4.2. Свойства документов


Документ как социальный феномен имеет ряд существенных отличий от других предметов вещного мира. Эти отличия позволяют использовать документ в практике жизнедеятельности в разных аспектах. Поскольку документ многомерен, то каждая из его сторон проявляет в процессе использования различные свойства, среди которых можно выделить ряд сущностных, эксплуатационных и ценностных свойств.

Сущностные свойства характеризуют документ как социальный феномен, вызванный потребностями социальной практики на определенном этапе развития общества. К ним относится, во-первых, соответствие психофизиологическим возможностям человека, использование выразительных единиц, адекватных сенсорной системе, т.е. способность быть воспринятым, а также способность хранить информацию в пассивной форме и легко трансформировать ее в активную и наоборот.

Сущностным свойством документа является предоставление возможности многократно использовать заключенную в нем информацию, при этом не уменьшая ее объем в зависимости от частоты использования.

Документ обладает свойством массовости, позволяющим ему существовать в многократно растиражированном виде, в силу чего быть доступным по цене, тиражу, наличию в фондах библиотек. Он обладает также свойством компактности — в небольшом физическом объеме заключать большие массивы информации.

Эксплуатационные свойства документа — совокупность свойств, характеризующих пригодность документа для использования и постоянного хранения. К ним относятся:

• долговечность — способность документа длительно удерживать информацию;

• прочность — способность документа противостоять механическим воздействиям;

• эластичность — способность документа к обратимым деформациям после механических воздействий;

• износостойкость — способность документа противостоять стиранию при использовании;

78

• светостойкость - сохранение документом эксплуатационных свойств после воздействия светового излучения;

• биостойкость — сохранение документом эксплуатационных свойств при воздействии биофакторов.

Все эти названные свойства определяют сохранность документа — состояние, характеризующееся степенью удержания эксплуатационных свойств. Сохранность зависит от материального носителя, разрушение которого вызывает старение документа. Старение документа представляет собой изменение свойств документа вследствие естественного разрушения входящих в его состав материалов.

Из большого числа ценностных свойств документов в первую очередь выделяются такие, как: актуальность, оригинальность, полнота, достоверность, оригинальность, доступность, наглядность, точность и другие.

Актуальность трактуется как общественная значимость тематики документов в конкретной социально-политической ситуации. Она определяется интересом к тематике социальных групп и общества в целом. Косвенными признаками актуальности документов может служить их тираж и место опубликования.

Полнота характеризуется числом представленных в тексте сведений о социальном объекте, степенью охвата и детализации данных. Максимально полный документ должен позволить понять, представить читателю данный социальный объект, а при необходимости оценить и участвовать в управлении его развитием.

Достоверность документа - это проверенность содержащихся в нем сведений общественной практикой.

Оригинальность документа предполагает максимум сведений, неизвестных ранее данному читателю (группе читателей).

Доступность — свойство документа быть понятным по содержанию читателю. Доступность документа по содержанию включает наличие знакомой терминологии, облегченный стиль изложения, четкость структуры текста.

Наглядность — это свойство документа содержать эмоционально и логически убедительные сведения о социальном объекте. Характеризуется наличием в документе фактических примеров, иллюстраций, яркой эмоциональной окрашенности текста,

79

статистических данных, представленных в виде схем, таблиц, графиков.

Точность — это способность документа адекватно воспроизводить полученные в ходе исследования или обсуждения данные о социальном объекте, а также текст автора в издании или переиздании его работ.

Ценностные свойства документов относительны, изменчивы с течением времени. Среди документов нет абсолютно ценных, так как некоторые свойства несовместимы, противоречат друг другу. Например, полнота и оригинальность, достоверность и актуальность.

4.3. Функции документа


Все физические объекты в материальном мире дискретны и могут иметь как сходства во внутреннем строении и форме, так и различия. В процессе познания сходство физических объектов по признакам их генетического родства, внутреннего строения позволяет объединить их совокупность в род. А сходство физических объектов по принципу общности формы внутри рода позволяет разграничить вид. Внутреннее генетическое родство физических объектов обусловливает объективное наличие в них сходных свойств, которые как проявляют себя в чем-то внешнем, так и могут существовать в скрытом от познания виде.

Оперируя с физическими объектами природного или искусственного происхождения, актуализируя их свойства в процессе деятельности, человек включает их в свои системы. В системах эти физические объекты наделяются функциями. Функции впрямую связаны со свойствами, которые отражают внутреннюю предрасположенность к их выполнению.

Функцию (лат.гапсИо — исполнение, совершение) философский словарь трактует как «внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений». Функции порождаются целью объекта и реализуют себя в конкретных задачах.

Как уже было отмечено, цель документа - фиксация информации в структуре материального носителя для последующего использования. Зафиксированная информация обладает таким многообразием свойств, что их использование в практической деятельности позволяет наделить документ множеством функций. Таким образом, документ полифункционален,

80

способен удовлетворять различные социальные потребности, принести пользу в многочисленных сферах человеческой жизнедеятельности.

Все функции документа принято делить на общие и специальные. Выполнение общих функций характерно для всех без исключения документов, в то время как специальных — лишь для ограниченной группы документов.

К общим функциям следует отнести:

• социальную — документ является социально значимым объектом, так как порожден социальной потребностью и реализует себя в социальной системе;

• информационную — документ выступает как средство запечатления, сохранения и передачи информации;

• коммуникативную — документ выступает в качестве средства связи между общественными структурами и индивидами, он не просто информирует, но и интегрирует общественное сознание, способствует созданию единого общественного мнения, выработке коллективных реакций, консолидации всего общества;

• культурную - документ служит средством закрепления и передачи социального опыта и культурных традиций.

К специальным функциям относятся:

• правовая — документ служит средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Кроме того, давая оценку сообщаемым сведениям, событиям, документ способствует формированию правового сознания, выработке социально одобряемых моделей поведения, усвоению морально-этических норм;

• обучающая — фиксируя накопленный социальный опыт, документ способствует передаче знаний от поколения к поколению, участвует в процессе формирования личности, ее социализации;

• познавательная — документ на основе фиксированного текста позволяет строить наиболее обобщенные, абстрактные, теоретические модели реальности. Документирование выступает как важный элемент познания окружающего мира, средство фиксации его процесса и результата;

81

• управленческая — документ является инструментом управления, способствует планированию, координации и регулированию коллективной деятельности членов общества с целью ее оптимальной организации;

• мемориальная — документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, его отдельных структур и личностей. Документы являются наиболее простой, удобной для воспроизведения и эффективной памятью людей;

• учетная — сопровождая производственную и хозяйственную деятельность на всех ее этапах, документ способствует осуществлению учета ее результатов;

• эстетическая — фиксируя в структуре материальных носителей результаты образно-художественного освоения действительности, документы тем самым накапливают, хранят и передают обобщенный эстетический опыт;

• релаксационная (гедонистическая, развлекательная, компенсаторная) — использование некоторых разновидностей документов позволяет достичь проективной разрядки, снимающей эмоциональное напряжение путем перенесения его на другой объект.

Таким образом, взаимосвязь между «видом», «свойством», и «функцией» документа вырисовывается следующим образом: объединение документов в вид актуализирует их соответствующие свойства, которые и используются человеком путем наделения их функцией.

Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция, общий адресат. Однако все эти общие черты присущи каждому документу в разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики. Выполнение специальных функций требует от документов внутреннего им соответствия, что, соответственно, видоизменяет их. Это проявляется в форме документа, лексических единицах языка, структуре текста, содержании, способе документирования. В результате приспособления к выполняемым функциям документы приобретают качественное своеобразие, особенности, что является причиной их разделения на виды. Таким образом, в основе формирования

82

отдельных видов документов лежит их качественное своеобразие, которое характерно для целой группы документов. И это качественное своеобразие позволяет этой группе документов более оптимально выполнять социально необходимые функции.