Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно- методическое пособие

Вид материала

Методическое пособие

Содержание Глава 5. ДОКУМЕНТНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 5.7. Структура и сущность документной деятельности 5.2. Потребности в документной информации 117 одного отраслевого содержания, и конкретные

Подобный материал:

• В. А. Жернов апитерапия учебно-методическое пособие, 443.6kb.
• Е. С. Кравцова Л. А. Шуклина Учебно-методическое пособие, 289.21kb.
• Учебно-методическое пособие Минск Белмапо 2007, 695.29kb.
• Учебно методическое пособие, 771.33kb.
• И. В. Бернгардт литературно музыкальная гостиная учебно-методическое пособие, 582.04kb.
• Учебно-методическое пособие предназначено для врачей офтальмологов стационаров и поликлиник, 196.43kb.
• Учебно-методическое пособие разработана: ст преп. Бондаренко Г. В. Дата разработки, 409.75kb.
• Учебно-методическое пособие для студентов дневного и заочного отделений специальности, 381.12kb.
• Сагимбаев Алексей Викторович учебно-методическое пособие, 1354.91kb.
• Учебно-методическое пособие по дисциплине «Английский язык: базовый курс», 557.31kb.

Глава 5. ДОКУМЕНТНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

5.7. Структура и сущность документной деятельности

Человек в деятельности выступает как личность, движимая определенными мотивами и преследующая какие-то цели. Деятельность отличает предварительная продуманность. После того, как цель поставлена, человек анализирует ситуацию, в которой ему приходится действовать, и выбирает способы и средства достижения цели, намечает последовательность своих будущих действий. Деятельность всегда связана с трудовым процессом, в результате которого создается продукт труда. В зависимости от многообразия производимых конечных продуктов различаются и многочисленные виды деятельности. Переплетаясь между собой, они образуют сложную структуру, определенное место в которой занимает документная деятельность.

Профессиональная документная деятельность представляет собой некую функцию в обществе, сформировавшуюся исторически в виде характерной для того или иного этапа развития технологии сбора, переработки, хранения и распространения документов. Последовательность операций и использование средств детерминированы уровнем материального и духового развития общества, объективными условиями деятельности, зависящими от господствующих материальных носителей информации.

Сфера профессиональной документной деятельности пронизывает все виды деятельности, где имеются документы, независимо от того, в каком качестве они выступают. В некоторых видах деятельности документ является не результатом, не конечной целью, а функцией, необходимым условием ее осуществления. Например, в управленческой, научной, производственной деятельности сам документ не является целью, а служит хоть и важным, но лишь побочным средством, используемым наряду с другими для достижения главной цели. В таком плане документная деятельность выступает как один из побочных процессов, способствующих осуществлению основной деятельности, а документ — как промежуточная цель. Основной же целью документ выступает для социальных

113

институтов, занимающихся их подготовкой, сбором и хране­нием, поиском и организацией использования, т.е. для редак­ций, типографий, книжной торговли, библиотек, архивов, музеев, органов научно-технической информации.

Документная деятельность состоит из четырех основных компонентов:

• деятельность практиков, работающих с документами;

• административная деятельность, регулирующая и направ­ляющая работу документоведов-практиков;

• научная деятельность, нацеленная на поиск рациональ­ных методов работы с документами;

• информационная деятельность по распространению ре­зультатов научных исследований и передового опыта ра­боты с документами.

Научные знания, трансформированные в принципы, пра­вила, практические рекомендации, а также в современные методы работы с документами, выработанные в процессе до­кументной деятельности, составляют методику документове-дения. Методика документоведения базируется на научной ос­нове и состоит из множеств структурных частей, каждая из которых представляет собой эволюционно выработанную тех­нологию работы с отдельной разновидностью документа. Обоб­щенно технология работы с документами представлена после­довательностью осуществляемых процессов сбора документов, от качественного отбора по специальным критериям класси­фицирования до организации хранения, поиска и использо­вания.

Но каждая разновидность документа решает свою задачу в информационной инфраструктуре общества, что обусловли­вает специфику ее формы и содержания. Наличие такой спе­цифики предопределяет необходимость по-разному хранить документы, их обрабатывать, систематизировать, организо­вывать их поиск в массиве и т.д. В этом плане методика рабо­ты с книгами отличается от работы с периодикой, методика работы с традиционными документами отличается от мето­дики работы с машиночитаемыми документами, а методика работы с управленческими, экономико-финансовыми доку­ментами отличается от работы с патентными документами.

114

Процессы работы с документами регулируются правила­ми, учитывающими их специфические особенности. Эти пра­вила — итог научных исследований и корректировки их ре­зультатов в практической работе. Т.е. они представляют собой концентрированное выражение накопленного опыта работы в этой области. В целом методика документоведения разработана довольно детально и представлена методическими разделами библиотековедения, архивоведения, делопроизводства, патен­товедения, научно-информационной деятельности, а также технологией обработки и хранения проектно-конструкторской, финансово-экономической и другой документации.

5.2. Потребности в документной информации

Для организации документной деятельности большое зна­чение имеет вопрос о потребностях в документной информа­ции. Понятие «информационных потребностей» (а понятия «информационная потребность» и потребность в документ­ной информации» мы рассматриваем как синонимы, т.к. ин­формационная потребность предполагает потребность в до­кументе, потребность в информации о документе, потреб­ность в сведениях, извлеченных из документов) появилось в 60-70-е гг. XX в. и этому вопросу было посвящено большое число публикаций. Проблематика информационных потреб­ностей возникла из практики информационного обслужива­ния. В условиях лавинообразного роста числа документов ста­ло ясно, что без изучения спроса на документную информа­цию нельзя рационально и эффективно организовать работу с документами. Запросы потребителей, их характер, динамика изменений, выделение доминирующих групп по разным при-* знакам (принадлежности к отрасли, роду деятельности, про-, фессии, должности, возрасту и т.п.) влияют на все последую­щие этапы процессов деятельности. Без изучения запросов подготовка, сбор, аналитико-синтетическая обработка, поиск являются неконкретными и приводят в выдаче либо непол-, ной, либо излишней информации.

Есть несколько точек зрения на природу потребностей во­обще и потребностей в документах, в частности. В понятие «потребность» как бы объединяются объективные отноше­ния, которые побуждают к деятельности, и состояние субъекта

115

(личности, группы, общества), которое отражает эти отно­шения. С одной стороны, потребность определяют как нужду в чем-то необходимом для поддержания жизнедеятельности организма, человеческой личности, социальной группы, об­щества в целом. В таком плане потребность в документах рас­сматривают с точки зрения их участия в жизнедеятельности людей с целью поддержания социальных параметров их жиз­ни. С другой стороны потребности возникают в процессе дея­тельности человека. В частности, потребности в документах отражают потребность в знаниях и рассматриваются с точки зрения разности между уровнем знаний, накопленных в об­ществе о предмете деятельности потребителя, и его индиви­дуальным уровнем знаний в этой области с учетом осозна­ния им путей решения проблем, составляющих предмет этой деятельности.

Потребности в документной информации базируются на общей теории потребностей личности. Широко известна так называемая «Пирамида Маслоу», представляющая собой иерар­хически упорядоченные уровни потребностей человека. Ее ос­нову, базовый уровень составляют физиологические потреб­ности (витальные), без удовлетворения которых жизнь невоз­можна. Это потребность в пище, воде, сне, тепле и т.д. Далее следуют: потребность в безопасности, в принадлежности к социальной группе, любви, уважении, власти. И на вершине пирамиды — потребность в самовыражении, творчестве.

Потребности в документной информации в явном виде в формулировках уровней, выделенных Маслоу, нет, но в скры­том виде она присутствует, позволяя путем использования документной информации удовлетворять разные виды потреб­ностей. И на самом верхнем уровне иерархии — потребности в творчестве, самовыражении - продуцирование текстов, со­здание документов и есть самый распространенный способ ее удовлетворения.

Потребности носят объективный характер, поскольку обус­ловлены родом и спецификой деятельности потребителей информации — тематикой, характером работы. С другой сторо­ны, потребности субъективны, поскольку зависят от квали­фикации потребителя, его способности к восприятию, пере­работке информации, отдельных качеств его характера.

116

В зависимости от задач изучения потребностей в современ­ной науке применяются различные классификации:

• по их роли и значению в жизни человека - профессио­нальные, обусловленные родом занятий, и непрофесси­ональные, обусловленные интересом;

• по принадлежности к отраслям и сферам деятельности;

• по их функциональной роли в жизни человека — доми­нирующие и второстепенные;

• по субъекту потребности — общие, частные, единичные. Общие потребности в документной информации — есть

потребности, свойственные миру потребителей в целом. Час­тные потребности обусловлены спецификой какой-либо де­ятельности и характерны отдельным группам потребителей. Единичные представляют собой бесконечное разнообразие ин­дивидуальных потребностей в документах. Эти понятия диа­лектически взаимно связаны. С одной стороны, частные по­требности в документах не существуют вне потребностей кон­кретных индивидов. С другой стороны, частные потребности нельзя определить как простую сумму индивидуальных по­требностей, ибо они представляют собой относительно са­мостоятельную систему, формирующуюся в соответствии с целями и основными направлениями деятельности конкрет­ного коллектива или социальной структуры. Индивидуальные потребности также отражают эти общие направления деятель­ности, но своеобразно, в соответствии с конкретными усло­виями ее протекания.

По форме потребности в документной информации могут быть эпизодические (ситуативные), возникающие в результа­те определенного стечения обстоятельств, вынуждающих к поиску и использованию тех или иных документов, и посто­янные, обусловленные характером деятельности человека, ста­бильностью его интересов. Они более глубокие по характеру, базируются на знании уже достаточно большого круга основ­ных документов и заключаются, в основном, в отслежива­нии новинок.

По содержанию потребности в документной информации могут быть тематические, представляющие нужду потребите­лей в некоторой неопределенной совокупности документов

117

одного отраслевого содержания, и конкретные, удовлетворить которые способен лишь определенный документ. Тематичес­кие, в свою очередь, могут различаться по предпочтениям определенным видам изданий, глубине ретроспекции (т.е. по­требности в документах прошлых лет изданий. Чем более ста­рые документы необходимы, тем большая глубина ретроспек­ции), оперативности предоставления и т.д.

Потребности в документной информации первоначально проявляются в виде установки на информацию. Установка на информацию — одна из форм существования потребностей в документной информации, выражающая отношение потре­бителя к имеющейся информации, сложившаяся в процессе его деятельности. Установки формируются всем социально-историческим процессом удовлетворения потребностей субъек­та и, с одной стороны, зависят от содержания самой потреб­ности, а с другой — определяются производством документ­ной информации в обществе и существующими средствами ее доведения до потребителей.

Будучи выражением взаимосвязи субъекта и условий его деятельности потребности в документной информации обна­руживают себя в неосознанных влечениях и осознанных моти­вах поведения. Осознанные обществом, социальными группа­ми, индивидами потребности выступают в качестве их инте­ресов. Человеческие потребности, как правило, имеют пред­метную направленность, которой предшествует так называе­мое поисковое поведение. Общая, неконкретизированная по­требность стимулирует поиск определенных способов и пред­метов ее удовлетворения. Осознанные и вербализованные по­требности есть запрос. Под запросом понимается текст, выра­жающий на естественном языке определенную потребность в документах. Но в то же время сформулированный запрос не всегда соответствует истинной потребности. Специалисты, за­нимающиеся поиском документов, констатируют частую не­адекватность выражений потребностей специалистов в сфор­мулированных запросах. Запросы зачастую дезориентируют, а не направляют поиск. Чтобы адекватно, т.е. полно и точно выразить в запросе свою реальную потребность, человек дол­жен достаточно четко представить не только стоящие перед ним производственные, исследовательские задачи, но и свои

118

собственные познавательные возможности, уровень своей ком­петентности, способности понимать информацию-по данной проблеме и т.д. Мешают сделать это в полной мере следующие факторы: случайность образа предмета потребности, имеюще­гося в сознании автора запроса, психолингвистические огра­ничения в словесной коммуникации специалиста, трудности с вербализацией потребности и т.д.

Особенность всех потребностей, в том числе и потребнос­тей в документной информации, — их динамический харак­тер, изменчивость, развитие на базе удовлетворения потреб­ностей новых, более высоких, что связано с включением лич­ности в различные формы и сферы деятельности. Потребности не стоят на месте. Реализованная потребность в отношении одного документа зачастую приводит к необходимости поиска других, с ним связанных. Поэтому знание реальных потребно­стей и прогноз их развития на ближайшее будущее помогает оптимизировать всю документную деятельность. Для этого не­обходимы постоянные исследования потребностей в докумен­тах, анализ динамики их изменений.