Программы «Развитие управления» 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации»

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 ... 21 22 23 24 25 26 27 28 ... 37

5.5.6. Средства репрографии

Средства репрографии – это совокупность машин, предназначенных для копирования документов. К данным средствам организационной техники относятся:

• средства фотокопирования;

• средства диазокопирования;

• средства электрофотографического копирования;

• средства термографического копирования;

• машины электронно-искрового копирования.

В процессе копирования принимают участие оригинал, копия и посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию). Взаимное расположение и физико-химические свойства копируемого материала, подлинника, посредника, светочувствительного или другого воспринимающего слоя, на который производится репродуцирование, а также источника света характеризуют способ копирования. Выбор способов копирования определяется характером, форматом и назначением документации.

5.5.6.1. Фотокопирование (техническая фотография)

Фотокопирование (техническая фотография) – процесс получения копий на чувствительных к воздействию света материалах, использующих галоидные соединения серебра, позволяет работать с оригиналами со штриховым и тоновым изображениями и применяется для копирования текстовых и графических документов. Фотокопирование позволяет получать высококачественные копии. Однако широкому их использованию препятствуют: дороговизна и сложность процесса обработки фотоматериалов – проявления, закрепления, требующих применения жидких химикатов и проводящихся в затемненных помещениях. Эти факторы ограничивают применение фотокопировальных процессов в офисной деятельности.

В зависимости от требований к размерам и качеству изображения фотокопирование может быть контактным и проекционным.

Проекционное фотокопирование

Проекционное фотокопирование обеспечивает более высокое качество копии и, кроме того, позволяет в широких пределах изменять масштаб изображения и выделять отдельные фрагменты изображения крупным планом.

При фотокопировании применяются как обычные, так и обратимые фотопленки и фотобумаги. Позитивная копия на пленке может использоваться в дальнейшем для диазографического копирования. Если не требуется передачи полутонов, то применяются особоконтрастные фотоматериалы.

Для фотокопирования используются различные репродукционные аппараты и .фотоувеличительные установки.

Важная, весьма распространенная разновидность фотографического копирования – микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов. Используются обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Модели: комплект ОРК, аппараты КП-Ю, КРН, «Докуфо БФ-101»и др.

5.5.6.2. Термографическое копирование

Термографирование – самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной, достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу.

Принцип термографического копирования заключается в следующем: на документ-оригинал накладывается полупрозрачная термореактивная бумага чувствительным слоем к оригиналу. Затем через эту бумагу документ облучается интенсивным потоком тепловых лучей – темные места оригинала поглощают эти лучи и нагреваются, светлые места отражают тепловые лучи и нагреваются существенно меньше. Местный нагрев документа-оригинала передается прижатой к нему термореактивной бумаге, которая и темнеет в местах разогрева (потемнение происходит либо из-за расплавления пигмента светочувствительного слоя, либо из-за инициированной теплом химической реакции, образующей пигмент).

Недостатки термокопирования: невысокое качество, небольшой срок хранения копий (через год-два они и выцветают, и темнеют), дорогая бумага. Используются аппараты: «Молния», ТЭКА, ТР-4 и др.

5.5.6.3. Электрофотографическое (электрографическое) копирование

Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире. ЭГКА часто называют ксероксами, отдавая дань широкой распространенности аппаратов английской фирмы Rank Xerox – родоначальницы данного вида копирования.

Основные достоинства электрографического копирования:

• высокая оперативность, производительность и высокое качество копирования;

• возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;

• возможность получения копий с листовых и со сброшюрованных документов;

• возможность получения копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов;

• получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге и др.;

• сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.

Содержание процесса электрографического копирования

Электрографическое копирование включает в себя следующие процедуры:

• светоэкспозиция: проектирование документа на поверхность предварительно заряженного фотополупроводникового покрытия барабана иди пластины, вызывающее стекание заряда с освещенных участков полупроводникового (на свету проводящего) покрытия и формирование невидимого электростатического изображения документа;

• проявление изображения: превращение скрытого электростатического изображения в видимое в процессе налипания красящего порошка (тонера) на заряженные участки;

• печать – перенос красящего порошка с барабана или пластины на бумагу или иную основу копии;

• закрепление: растворение красящего порошка на копии в парах ацетона.

Отечественные ЭГКА: ЭРА, РЭМ, ЭФКА, ЭР.

Лучшие образцы зарубежных: Xerox 5380, Xerox 5220, Ricon FT-4220, Mita DC-1755, Konica 112, Sharp SF-7800, Canon NP-6020 u дp.

Отечественные ЭГКА существенно уступают по качеству копирования зарубежным; если для отечественных ЭГКА справедлив образный вывод: текст на копии хорошо разборчив, то для зарубежных: копии лучше оригиналов, рисунки объемные, цвета яркие при условии использования фирменной бумаги.

Условия выбора того или иного типа ЭГКА

Выбор ЭГКА в основном зависит от типа и форматов копируемых документов и от количества копий, которое планируется изготавливать:

• если число копий в месяц N меньше 1000 штук, можно приобретать самые простые аппараты настольного типа Xerox 5220, Canon FC-2, Ricon LR-l, Sharp Z-30 и др.; у подобных ЭГКА светочувствительный барабан и тонер находятся в едином блоке картриджного типа, заправляемого тонером 3–9 раз для реализации ресурса барабана 8–10 тысяч копий;

• если N = 1000–5000, следует выбирать ЭГКА средней производительности (Ricon М- 50, Xerox 5316, Mita CC-50, Konica 1112, Sharp Z-52 и др.); у ЭГКА этой группы, как правило, есть масштабирование, а тонер и барабан меняются по отдельности, так как не связаны друг с другом;

• если N > 5000, выбираются более мощные ЭГКА (Xerox 5331, Konica 7728, Mita DC-1555, Toshiba 1210 и др.); у мощных ЭГКА есть и масштабирование, и сортировка копий, и автоподача документов, и многие другие сервисные возможности.

Сервисные возможности многих ЭГКА:

• многоцветное копирование обеспечивает получение как многоцветных (3–5 цветов) копий, так и монохромных цветных копий (исследования, проведенные фирмой Rank Xerox, показывают, что цвет увеличивает информативность документов на 80%, повышает эмоциональное восприятие информации на 78% и улучшает ее понимание на 40%);

• редактирование позволяет в процессе копирования изменять содержание копии по отношению к оригиналу;

• двухстороннее копирование позволяет получать копию сразу с обеих сторон документа;

• автоматическое управление экспозицией, обеспечивающее высокое качество копий даже при некачественных оригиналах;

• возможность программирования количества копий от 1 до 999.

5.5.6.4. Электроискровое копирование

Электроискровое копирование (электронно-графическое копирование) основано на оптическом считывании документов и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии.

Фотодиоды преобразуют построчно проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы, которые усиливаются и подаются на линейку пишущих игл, – между иглами и основанием аппарата (барабаном) проскакивают электрические разряды (искры), перфорирующие тончайшие отверстия в носителе копии.

Копии чаще всего получают на электроротопленке и на термореактивной бумаге. Копии на электроротопленке служат основой для последующего тиражирования документов средствами трафаретной печати, и в аспекте подготовки высококачественных трафаретных печатных форм электроно – графическое копирование весьма эффективно и широко используется. Распространенные аппараты: «Искра», «Эдика», Rex-Rotary, BE-102, Electrocop-18, Gestetner.

5.5.6.5. Цифровое электрографическое копирование (цифровое копирование)

Новейшее слово в копировальной технике. В последние годы изменились как понятие «документоноситель» (документо – носителями стали магнитные диски и ленты, оптические диски), так и понятие «документ» – документом считается не только бумажный, но и электронный документ (файл на магнитном или ином машинном носителе). В связи с этим стали бурно развиваться компьютерные технологии копирования и размножения документов и, в частности, комбинированные компьютерно – бумажные технологии, нашедшие свое наиболее развитое выражение в цифровых методах электрографического копирования и в электронно-графических (ризографических) технологиях размножения документов.

Цифровые технологии копирования

Цифровые технологии копирования совершают сегодня тихую революцию в сфере создания деловых бумаг. Некоторые специалисты сравнивают по важности введение цифровых технологий в сферу документооборота с переходом от ручного печатного станка к механическому, от черно-белого телевидения к цветному.

Цифровой копировальный аппарат

Многие фирмы уже выпускают цифровые копировальные аппараты: Xerox 3030, 5352, Ricon 0400 и др. Цифровой копировальный аппарат включает в себя:

• сканер для считывания документа-оригинала и получения с него электронной копии;

• микропроцессор, обеспечивающий процедуры анализа, преобразования и редактирования копируемой информации;

• запоминающие устройства – оперативное до 16 Мбайт и на магнитном диске до 1000 Мбайт;

• дисплей (в частности, жидкокристаллический с сенсорным управлением у Ricon 0400) и/или планшет для визуального взаимодействия с пользователем;

• лазерный принтер для получения копии документа электрографическим способом;

• другие устройства.

Например, электронные копиры фирмы HP– HP OfficeJet 590 и Pro 1150C интегрированы с цветным струйным принтером, сканером и факсимильным аппаратом.

Возможен интерфейс с компьютером для более эффективного редактирования информации с использованием программ распознавания образов.

Возможности цифрового копирования

Цифровые технологии позволяют существенно повысить эффективность процессов копирования (качество копии практически всегда превосходит качество документа-оригинала), кардинально улучшить возможности редактирования копий и многое другое. В частности, цифровое копирование позволяет:

• обеспечить более высокую производительность копирования – за счет использования до 10 программ копирования, однократного сканирования (считывания) документа при многократном получении копий, электронной сортировки копий и др.;

• обеспечить более высокую надежность процесса за счет однократного ввода многостраничного оригинала и последующего «тиражного копирования» из памяти аппарата, при котором блок сканирования «отдыхает»;

• обеспечить более высокое качество копий – разрешение до 400 dpi (точек на дюйм) с передачей 256 оттенков цвета, в том числе и серого, эффективное масштабирование документа при копировании;

• выполнять копирование в разных режимах, например в режимах «текст» и «фото», оптимально ориентированных на копирование соответственно текстовых и полутоновых графических документов, в режиме «текст/фото» для копирования комбинированных документов (автоматическое распознавание текстовых и полутоновых графических фрагментов документа и выбор для них соответствующих режимов копирования);

• выполнять копирование в режиме «удаление фона», позволяющего удалять серый фон, который может появиться при копировании таких низкокачественных оригиналов, как газета или старые документы и книги;

• программировать поворот изображения на 180° и автоматический поворот изображения на 90°, в частности, при неправильной взаимной ориентации документа-оригинала и бумаги-носителя копии;

• выполнять электронные подборку, сортировку и необходимое тиражирование копий, а также комбинирование оригиналов для размещения на одном листе бумаги в заданном порядке до 10 и более уменьшенных копий разных документов;

• обеспечить автоматическое нанесение штампов и логотипов, как стандартных, так и заданных пользователем, автоматическую простановку даты, автоматическую нумерацию страниц и многое другое.

Следует отметить весьма простую настройку аппарата и легкость управления им при реализации всех названных сервисных возможностей.

5.5.7. Средства оперативной полиграфии

Средства оперативной полиграфии – это совокупность машин, предназначенных для тиражирования документов. К данным средствам организационной техники относятся:

• машины для гектографической (спиртовой) печати;

• оборудование для оперативной офсетной печати;

• машины для трафаретной (ротаторной) печати;

• средства ризографического копирования (дупликаторы);

5.5.7.1. Гектографическая печать (гектографная печать)

Принцип ее основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом (отсюда распространенное ее название – спиртовая печать) и расходуется, переходя на копии.

Печатная форма изготавливается на мелованной бумаге путем переноса на нее при помощи специальной копировальной бумаги зеркального изображения документа. Печать выполняется на гектографах путем увлажнения бумаги спиртом и контактного переноса тонкого слоя краски с печатной формы на эту бумагу. С одной печатной формы можно получить 100–200 оттисков. Гектографическая печать применяется при небольших тиражах – 25–250 экземпляров, для дешевого, быстрого тиражирования материалов невысокого качества.

Достоинства: возможность многоцветной печати, низкая стоимость расходных материалов.

Недостатки: низкое качество копий и их выцветание со временем.

Аппараты, реализующие функции гектографической печати, называются гектографами. Примеры гектографов: «Янтарь», ГС-А4, Grammaprint, Drester и др.

5.5.7.2. Офсетная печать (ротапринтная печать)

В основе офсетной печати лежит принцип несмешиваемости масла и воды. Печать выполняется с плоской поверхности (формы), обработанной таким образом, чтобы участки, соответствующие наносимому изображению, удерживали краску на масляной основе и отталкивали воду, а остальная поверхность удерживала воду и отталкивала краску.

Печатная форма изготавливается на металлической (фольге) или гидрофильной бумажной пластине путем печатания на пишущей машине (принтере) либо электрографическим или термографическим копированием документа, но с обязательным использованием жирового красителя. При печати на пластину накатывается краска, налипающая на жирные места, а затем контактным способом через промежуточное эластичное звено (офсетный барабан) краска переносится на бумагу для получения копии.

Достоинства:

• высокое качество печати;

• возможность большого тиражирования – 5 тыс. оттисков с металлической формы и 400–1500 с бумажной;

• простота редактирования печатной формы (специальной офсетной резинкой или обезжиривающим средством);

• возможность повторного использования (до 5–7 раз) пластины из фольги;

• возможность многоцветной печати.

Недостатки:

• сложность изготовления печатной формы и процесса копирования;

• высокая стоимость оборудования.

Аппараты, используемые при трафаретной печати, называются ротапринтами. Примеры ротапринтов: ПОЛ-35, КРЦ-3, РЦ-2-А4, «Офсета II», ГЕКА, Rominor, Gestetner, Platemastem др.

5.5.7.3. Трафаретная печать (ротаторная печать)

Печатная форма – трафарет, изготавливается на листе восковой, желатиновой или коллоидной бумаги или на пленке, путем пробивания в ней микроотверстий на специальных пишущих машинках или методом электронно-графического копирования. Процесс печати заключается в продавливании краски через трафарет на машинах, называемых ротаторами.

Достоинства:

• хорошее качество печати;

• тиражирование – 400–1500 оттисков с одной формы;

• простота изготовления печатных форм.

Недостатки:

• невозможность редактирования печатных форм;

• необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати.

Примеры ротаторов: РС-А4 (ДАР-50), «Циклос МХП», «Прогресс ЮН», Gestetner 480, Rex-Rotary 4500.

5.5.7.4. Электронотрафаретная печать (ризография)

Особого внимания заслуживает, безусловно, самый эффективный и перспективный вариант оперативной полиграфии на ризографах, использующий последние достижения цифровой электроники и существенно улучшающий все характеристики трафаретной печати.

Ризографы (их называют также дубликаторами) – это новый тип копировально-множительной техники для офиса; они совмещают традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Подключив ризограф к компьютеру через параллельный порт, его можно использовать для оперативного создания, редактирования и размножения любых полиграфических изданий.

Ризограф был изобретен и создан в 1980 г. в Японии, а уже к началу 1995 г. более 70% японских школ были оснащены ризографами; в России первые ризографы появились в 1992 г., в 1995 г. их количество у нас превысило 3000, а общие потребности российского рынка составляют, по оценке специалистов, 200 тыс. шт.

Процесс копирования состоит из двух этапов:

• подготовка рабочей матрицы (занимает 15–20 с);

• печать по матрице (за 10–20 мин можно получить несколько тысяч высококачественных оттисков).

При подготовке матрицы тиражируемый оригинал документа помещают на встроенный сканер. Сканер считывает информацию, кодирует ее и создает соответствующий цифровой файл. После обработки специальной многослойной мастер – пленки термоголовкой, управляемой этим цифровым файлом, создается рабочая матрица, содержащая копируемое изображение или текст в виде микроотверстий во внешнем слое пленки. Затем рабочая матрица автоматически размещается на поверхности красящего цилиндра, внутри которого находится туба со специальным красителем. Краситель пропитывает внутренний слой пленки, и таким образом обработанная рабочая матрица используется как трафарет для тиражирования документа.

В процессе печати краситель из внутреннего слоя пленки, выдавливаемый под действием центробежной силы при вращении красящего цилиндра, переносится частями на лист обычной бумаги. С одной рабочей матрицы можно получить не менее 4000 оттисков без потери их качества с оригинала любой сложности.

Все названные процедуры выполняются автоматически. Даже отматывание с рулона отрезка мастер – пленки нужного размера, его отрезание, снятие с красящего барабана отработанной матрицы и ее удаление в приемник отработанных рабочих матриц также выполняются автоматически.

Достоинства:

• использование для копирования бумаги любого типа и качества (кроме мелованной и глянцевой) с плотностью от 46 до 210 г/м²;

• высокая производительность: первая копия получается через 20–30 с, последующий процесс копирования идет со скоростью 60–130 оттисков в минуту;

• высокое качество копирования: разрешение до 400 dpi (16 точек на миллиметр), в текстовом режиме – до 16 оттенков, в фоторежиме отображение 256 оттенков и градаций яркости;

• возможность копирования многоцветных документов за несколько прогонов при точности совмещения не хуже 0,5 мм;

• возможность увеличения или уменьшения копий в 2 раза;

• возможность совместной работы с ПЭВМ и, в частности, использования ПЭВМ для создания и редактирования документов;

• автоматизация всех процессов, удобство управления, наличие дисплея.

Особо следует отметить высокую экономичность большого тиражирования документов на ризографе: если стоимость получения 10 копий, например, на ризографе и ксероксе примерно одинаковы, то изготовление 500 оттисков на ризографе обходится уже в 6–-8 раз дешевле, при больших тиражах выигрыш будет еще значительнее. Дело в том, что основные затраты приходятся на изготовление первых экземпляров тиража – отрезок мастер – пленки и значительный объем красителя для пропитывания рабочей матрицы (затраты на эти элементы не зависят от величины тиража); в процессе дальнейшего копирования расходуется краситель только на подпитку рабочей матрицы и его расход существенно меньше, чем при первоначальной пропитке (расход красителя тем меньше, чем меньше поверхность бумаги, покрываемая краской). Как показывают расчеты, ризография при тиражировании документов от 20 до 10 000 экземпляров по экономичности (стоимости изготовления одной копии) не уступает никакому другому виду копировально-множительных работ.

Ризографы выпускаются в двух конфигурациях:

роликовой – ризографы RA 4050, 4200, GR 1700, 1750, TR 1510;

планшетной – ризографы RA 4300, 5900, 6300, GR 2710, 2750, 3750, SR 7200.

Роликовые ризографы (их иногда называют протяжными) работают только с отдельными листами, протягивая их при считывании мимо фотодиодов сканера, подача листов автоматическая.

Планшетные ризографы позволяют копировать как листовые, так и сброшюрованные материалы. Но некоторые из них (серия RA) без автоматической подачи оригинала.

Ризографы снабжаются дизайнерским планшетом для оформительских работ. С помощью этого планшета можно без ножниц и клея макетировать оригинал и оформить копии лучше, чем оригинал. В оригинале, помещенном на планшет, можно специальным карандашом отметить поля, подлежащие изменению, и для каждого поля указать вид обработки. Разметка оригинала ведется в диалоговом режиме, при этом все поля отображаются на дисплее планшета. Виды обработки полей:

• цветное выделение;

• фоновая закраска;

• инверсное изображение;

• контурный шрифт;

• удаление поля;

• печать только отмеченного поля;

• текстовый режим отображения поля;

• фоторежим отображения поля.

Ризографы для более эффективного их использования целесообразно объединять в единый комплекс с компьютерным и постпечатным оборудованием обработки.

С помощью интерфейса RIP300 через параллельный порт ризограф можно подключить к компьютеру. Этот интерфейс позволяет превратить любой ризограф (кроме серии RA) в высококачественный сканер с разрешающей способностью 400 dpi; это дает возможность передать на компьютер изображение, отредактировать его (вплоть до выбора и масштабирования шрифтов) и затем распечатать на ризографе. Можно также подготовить любой документ с помощью любого текстового процессора и со скоростью 130 копий в минуту распечатать на ризографе.

Итак, ризограф, являясь средством оперативной полиграфии, занимает свою четко очерченную полиграфическую нишу (тиражи от 20 до 10000 экземпляров), внутри которой составляет весьма серьезную конкуренцию любым средствам репрографии и полиграфии. Ризограф экологичен, не требует специально подготовленных помещений и персонала; к работе ризограф готов сразу после подключения к сети.

Благодаря качеству и удобной технологии ризография позволит Вам самим легко тиражировать всю необходимую печатную продукцию, начиная от визитных карточек, бланков, рекламных проспектов и технической документации и кончая журнальной периодикой, брошюрами и книгами, и все это – самого высокого качества. Практически Вам не придется больше прибегать к услугам типографии, ибо ризограф совместно с компьютером, оснащенным современным текстовым процессором, позволит эффективно осуществить набор, редактирование, распечатку и оперативное размножение любых печатных материалов даже при очень больших их тиражах.

5.5.8. Средства обработки документов

В условиях современного офиса большое внимание должно уделяться обеспечению единого порядка оформления документов, придания им формы, удобной для наглядного представления и практического использования информации. С этой целью все документы, отчеты, рекламные и другие материалы после копирования и размножения комплектуются, переплетаются и передаются пользователям, в технический архив или на микрофильмирование.

Для автоматизации оформительских и переплетно-брошюровочных работ используется большой набор технических средств. Это адресовальные и маркировальные машины, фальцевальные, листоподборочные и сортировальные устройства, резальное, брошюровальное и переплетное оборудование, ламинаторы и многие другие устройства.

Адресовальные машины

Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей-шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.

Маркировальные машины

Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.

Штемпелевальные устройства

Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты.

Ламинаторы

Ламинаторы – машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка.

Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню, визитки, технические талоны и многие другие документы.

Ламинаторы модели Rexel LM 25 выполняют ламинирование документов формата А4, Rexel LM 35, LM 45 – формата A3 (последний полностью автоматический). Отечественные ламинаторы – «Блик 100» и «Блик 320» (числа 100 и 320 указывают максимальную ширину покрытия в миллиметрах).

Фальцевальные машины

Фальцевальные машины – устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины Grafipli 3851 фирмы Rexel – 1200 ЕХР и 1500 EXP (Англия), фирмы FKS – FO 3500 и FB 22 (Япония) выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS–FG 3500 до 20 000 листов в час.

Брошюровальные машины

Брошюровальные машины – устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

Брошюровальные машины FKS – HF 4080, DC Mini HF скрепляют дважды внакидку блоки форматов A3 и А4, брошюруют до 100 страниц форматов А4 и А5, производительность до 1500 брошюр в час, имеют интерфейс с листоподборщиком; машина ОС Mini SR скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия под скоросшиватель.

Листоподборочные машины

Листоподборочные машины (коллаторы) – автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например, для последующего изготовления книг, брошюр и т.п. Комплексы аппаратуры позволяют подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

Настольные вертикальные ленточные коллаторы: DC 6 Mini и FKS Малютка (6-лоточные), DC 8 Mini и FKS UC-800 (8-лоточные), DC 10 Mini и FKS UC-1000 (10-лоточные) -имеют производительность 2100 блоков в час, работают с бумагой форматов A3 и А4. Коллаторы DC могут быть установлены в линию с брошюровщиком DC Mini HF, скрепляющим и сгибающим брошюру.

Листоукладочные машины

Листоукладочные машины – вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.

Пачковязальные машины

Пачковязальные машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.

Степлеры и проволокошвейные машины

Степлеры и проволокошвейные машины выполняют скрепление брошюр проволочными скрепками.

Степлеры работают с блоками стандартных скрепок. Они могут быть ручными (модели FKS Ring-King, Rexel Longarm, «ВАРАН») и электрическими (модель FKS Rapid 106).

Ограничением толщины скрепляемой стопки листов являются характеристики используемых скрепок. Как правило, используются обычные и фигурные скрепки с длиной ножки 6 и 8 мм, позволяющие скреплять 25–30 листов. Особо мощные степлеры KW-Trio/'Heavy Duty 50 LC позволяют скреплять до 300 листов одновременно (скобки с ножками длиной до 23 мм).

Проволокошвейные машины FKS ACME В 305, Introma ZOME В-305 сами изготавливают скрепку необходимой длины из проволоки, подаваемой с катушки. Она предназначена для скрепления брошюр также достаточно большого объема (до 100 листов).

Переплетные машины

Любые печатные материалы будут выглядеть более профессионально и будут гораздо более прочными, если их переплести. Современные переплетные машины позволяют получить документы представительского уровня качества. С помощью настольных переплетных машин можно оформлять деловую документацию, отчеты, буклеты, календари и прочую бумажную продукцию. Работа с этими устройствами проста и не требует специальной подготовки. Переплетные машины выполняют:

• скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами;

• скрепление блока бумаг пластиковыми пластинами;

• переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.

Переплет пластмассовыми пружинами. Это очень практичный способ. Он:

• позволяет переплести как самую тонкую брошюру, так и отчет до 450 листов;

• не ограничивает возможность перелистывать страницы;

• удобен для снятия копий;

• позволяет легко вынимать, заменять или добавлять необходимое количество страниц.

Элегантность и нарядность переплетенному документу можно придать выбором цвета (черный, серый, белый, красный, синий, зеленый, желтый) и диаметра (от 6 до 50 мм) пластмассовых пружин.

Машины Compact Comb Binder CB 3000, High Performance CB 350, Heavy Duty CB 400, Electric CB 450 с электроприводом, PM 72 переплетают листы формата А4.

Переплет металлическими пружинами. Этот переплет также придает документам красивый и аккуратный вид, переплет прост и удобен в использовании. Используются пружины диаметром от 5 до 14 мм белого, черного, красного и синего цветов, позволяющие переплетать до 150 листов формата А4. Примеры машин – Comb Binder CB 600, Office Wire Binder WB 600.

Термопереплет. Самый npoстой и быстрый способ переплета: в специальную обложку со слоем термоклея закладывают документы и помещают в аппарат, через 40 с готов переплет высшего качества. Обложки используются самые разные: разных цветов, с окнами и без окон, разных структур – «лен», «кожа», «глянец», ; «композит», «прозрачные». Но вынимать или добавлять документы в термически обработанную обложку уже нельзя.

Аппараты FKS Grafibing В/С 600, Fastbing Practic 210 (Финляндия), Termal Binder Т 90 и Т 95 позволяют переплести стопки листов формата А4 толщиной 100 мм (до 200 листов).

Бумагорезательное оборудование

Бумагорезательное оборудованите (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов (форматы в миллиметрах: А6 – 105х148, А5 – 148х210, А4 – 210х297,А3 – 297х420) и для обрезки (выравнивания) краев готовые книг и брошюр.

Номенклатура резаков весьма большая: от ручных резаков настольных (например, фирмы IDEAL 1034, 1071, 2035), напольных (1080, 1110), напольных гильотин (3905, 4700) до автоматических программируемых гильотин (3915, 4810, 6550, 7228), имеющих длину разреза от 340 до 1100 мм и разрезающих одновременно от 20 до 200 листов.

Машины для уничтожения документов

Машины предназначены для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения. Все уничтожители снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли (машины фирмы Rexel, MK-2– «Тайна») или брикетов (Destroyer). Виды уничтожителей:

• офисные – уничтожают ненужную документацию (продольная резка),

• промышленные – уничтожают документы и утилизируют бумажные отходы (перекрестная резка),

• секретные – измельчают документы в бумажную пыль (продольно-поперечная резка с перемешиванием отходов, лист формата А4 разрезается на 9 тысяч частиц),

• специальные (измельчают в крошку бумагу вместе с металлическим крепежом, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты).

Популярны уничтожители бумаг фирмы Rexel (Англия) – более 100 моделей, например: Auto70, Auto 130, Auto 2500, High Security, High Security X500, Destroyer XI6, Destroyer VXS 1000 и др.

5.5.9. Средства хранения, поиска и транспортировки документов

При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:

• удобство и простота организации, пополнения и замены документов;

• удобство и простота поиска документов;

• максимальная вместимость и минимальный размер занимаемой площади;

• невысокая стоимость.

В зависимости от конструкции средства хранения и поиска документов могут быть ручными, механизированными и автоматизированными, а в зависимости от носителей информации их можно разделить на две группы:

• средства хранения и поиска бумажных документов произвольной формы;

• средства хранения и поиска стандартных информационных карточек.

Особая группа средств хранения и поиска документов основана на микрофильмировании.

Во многих случаях найденные документы необходимо переместить из одного места (хранения) в другое (использования), для чего используются средства транспортировки.

5.5.9.1. Средства хранения и поиска бумажных документов произвольной формы

Для хранения различного рода документов – текстовых и графических – используются различные средства: конверты, альбомы, футляры, папки, секционированные полки и блоки, стеллажи, шкафы-регистратуры, сейфы и др. Остановимся на двух наиболее распространенных видах этих средств: папки и шкафы-регистратуры.

Папки

Папки используются для хранения документов произвольной формы и бывают разнообразных конструкций. В зависимости от имеющихся внутри папок приспособлений для закрепления документов папки можно подразделить на:

• папки без закрепляющих приспособлений;

• папки с завязками;

• папки с зажимами;

• папки – сшиватели и т.д.

Обычно с целью ускорения поиска нужного документа один из краев папки снабжается индикатором, характеризующим содержание информации в папке. Индикаторы на папках располагаются ступенчато, что повышает их обозримость.

Шкафы – регистратуры

Папки и сброшюрованные документы удобно хранить на полках специальных секционированных шкафов или на круглых полках шкафов-регистратур. Шкаф-регистратура имеет от одной до семи самостоятельно вращающихся вокруг общей оси полок. Для указания порядка расположения папок на полке используют цветные полоски бумаги, наклеенные на папки так, чтобы они формировали единую наклонную линию. Отсутствие какой-либо папки или изменение порядка их расположения нарушает единую линию и поэтому сразу обнаруживается.

Достоинства шкафов-регистратур: хорошая обозримость, быстрота поиска, легкость доступа, большая емкость и экономия площади в офисе.

5.5.9.2. Средства хранения и поиска стандартных информационных карточек

Для хранения информационных карточек одинакового формата используются картотеки разного вида.

Картотека – это устройство, содержащее большое количество карт (бланков, документов стандартной формы и т.п.), объединенных общностью содержания и расположенных в систематизированном порядке.

Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др. Карты в картотеках располагаются по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно. Для облегчения поиска карт в массиве применяются разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов.

Плоские картотеки

Карточки в плоских картотеках располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты на 7–10 мм выступал из-под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты. Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми.

Выступающий край карточки используется для записи наиболее важных, идентифицирующих информационный объект или его параметры данных, для проставления графических отметок или цветных индикаторов. Закрытая часть карточки используется обычно для более подробной записи об этом объекте. Благодаря такому размещению карточек и структурированию информации на них плоские картотеки хорошо обозреваются и обеспечивается быстрое и точное нахождение требуемых данных.

Вертикальные картотеки

Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др.

Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость; недостаток – относительная трудность поиска карт. Для облегчения поиска группы карт, отличающиеся по характеризуемым объектам или их параметрам, отделяются друг от друга разделителями; внутри групп карточки располагаются в установленном заранее порядке – по алфавиту, по дате и т.п.

Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих столов получили широкое распространение подвесные вертикальные картотеки. Для этих картотек используют специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты или документы, содержащие необходимую информацию.

Вращающиеся картотеки

Вращающиеся картотеки – это вращающиеся вокруг вертикальной или горизонтальной оси барабаны, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Преимущественное их использование – хранение условно-постоянной и редко меняющейся информации. Картотеки с вертикальной осью обычно используют в справочных службах офисов, с горизонтальной осью – на рабочих местах сотрудников.

Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты – подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек. Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска.

К числу автоматизированных картотек относятся элеваторные и роторные картотеки.

Элеваторные картотеки

Элеваторная картотека представляет собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) с картами или иными документами к рабочему месту оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления. Вместимость элеваторных картотек достаточно внушительная – до 500 тыс. карточек.

Роторные картотеки

Роторные картотеки содержат поворотные полки-секции с лотками для документов. Они напоминают вращающиеся барабанные картотеки, но управляются автоматически – по набранному на пульте управления адресу к пользователю подводится нужный лоток. Вместимость роторных картотек определяется форматом карточек и составляет 10–75 тыс. шт.

Картотеки с перфокартами

Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск. Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев которого нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель. На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем отверстия, соответствующего поисковому коду, в выровненной колоде карт и встряхиванием этой колоды. При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают. С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 6–7 тыс. карт, легко отобрать все интересующие нас карты по 5–6 признакам. Очень часто в информационное поле перфокарты заносится микрофотокопия документа, что позволяет легко создавать удобные информационно-поисковые системы в весьма распространенных и эффективных системах хранения микрофильмированной документации.

5.5.9.3. Микрофильмирование документов

Микрофильмирование – это получение фотографическим путем на специальном носителе существенно уменьшенных (иногда в сотни раз) микрофотокопий документов-оригиналов – микрофильмов.

Основное назначение микрофильмирования:

• обеспечить создание емких хранилищ документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз;

• облегчить процедуру поиска документов;

• обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов.

Из всех используемых на практике систем хранения документов, системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации.

Известны информационно-поисковые системы на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10–20 мин.

Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранения микрофотокопий.

Микрофильмы по видам и технологическим особенностям можно подразделить на:

• рулонные микрофильмы;

• микрофильмы в отрезках;

• прозрачные форматные микрофиши (диамикрокарты);

• непрозрачные форматные микрокарты, апертурные карты и др.

Рулонные микрофильмы

Рулонные микрофильмы по простоте и скорости изготовления превосходят все остальные виды микрофильмов. Информация на пленке располагается последовательно по всей длине рулона – страница за страницей. Такая пленка в рулоне шириной 16 и 35 мм используется для хранения, поиска и снятия копий микрофильмов страниц журналов, отчетов, книг, диссертаций, чертежей, рисунков и т.п. Рулонные микрофильмы используются в системах вывода данных из компьютеров и в информационно-поисковых системах.

Недостатки рулонного микрофильмирования:

• трудность поиска нужного документа среди большого числа документов, размещенных на одном ролике;

• неудобство обращения с длинной пленкой;

• быстрая изнашиваемость рулонного носителя при частом его просмотре.

В тех случаях, когда микрофильмы используются как рабочие документы в небольших по объему картотеках, их хранение отдельными кадрами более целесообразно.

Микрофильмы на отрезках

Микрофильмы на отрезках – отдельные кадры микрофильмов (отрезки) помещаются в прозрачные конверты, из которых затем формируются картотеки. Такие микрофильмы не пригодны для непрерывного репродуцирования, но для просмотра они более удобны, нежели рулонные. Удачной является система, в которой рулонный микрофильм хранится в страховом фонде, а отпечатанные с него отдельные кадры служат рабочим материалом.

Микрокарты

Микрокарты – это плоские карточки определенного формата. Основа карточки может быть прозрачной (плоская разрезанная фотопленка) и непрозрачной (фотобумага).

Микрокарты на прозрачной основе называются диамикро – картами или микрофишами, их распространенные форматы: 35х70, 75х125, 105х148 мм.

В зависимости от размеров карты и степени уменьшения на ней можно разместить до нескольких десятков кадров. Например, на карте размером 105х148 мм можно разместить до сотни и более страниц книги. Таким образом, 4–5 таких микрокарт вмещают в себя текст солидной книжки. Читаются микрофиши с помощью специальных аппаратов или специальных луп.

Достоинства микрокарт – легкость поиска нужного кадра и удобство пересылки по почте; недостаток – сложность изготовления.

Для создания микрофильмированных документов и работы с ними используется специальная техника:

• съемочные микрофильмирующие аппараты;

• оборудование для проявления и закрепления;

• аппараты для поиска, просмотра и копирования;

• оборудование для хранения микрофильмов.

Съемочная аппаратура по принципу действия подразделяется на две группы:

• покадровой (статической) съемки,

• щелевой (динамической) съемки.

Для микросъемочных аппаратов покадровой съемки (УДМ-2, «Докуматор ДА», «Руст-3», «Леитакта А-ЮО» и др.) характерно то, что оригинал во время экспонирования находится в неподвижном состоянии. Такие аппараты позволяют производить микрофильмирование как листовых, так и сброшюрованных оригиналов; фотографировать как на перфорированную, так и на неперфорированную позитивную (обратимую) и негативную пленку типа «Микрат» различной ширины (16, 35 и 70 мм); работать в ручном, полуавтоматическом и автоматическом режимах.

В аппаратах щелевой съемки («Репрограф 130», «Репрограф 900» и др.) оригинал движется непрерывно и экспонируется через узкую щель на синхронно с ним перемещающуюся фотопленку. Достоинства таких аппаратов: полная автоматизация процесса съемки, большая производительность, возможность микрофильмирования оригиналов, неограниченных по длине. Недостаток – невозможность микрофильмирования сброшюрованных оригиналов.

Поиск информации

Для облегчения поиска информации на рулонных микрофильмах используются различные механизированные информационно-поисковые системы: например типа «Поиск ОК». В системе «Поиск ОК» микрофильмирование производится на 35-миллиметровую пленку установкой УДМ-2, оснащенной специальной приставкой для кодирования. Код, по которому разыскивается запрашиваемый материал, заносится между кадрами микрофильмов. При поиске на пульте набирается код нужного кадра – в результате автоматического поиска на экране появляется искомая информация.

Примерно такими же возможностями обладает читально – поисково – копировальный аппарат «Гелати».

Для ручного поиска и просмотра микрофильмов применяются читально-просмотровые аппараты, которые выводят на экран увеличенное изображение кадра (аппарат «Микрофот», карманный аппарат «Луч»), некоторые из них позволяют и скопировать изображение (аппарат «Электрофильм» и др.).

Для поиска и просмотра микрофиш предназначена поисковая машина «Иверия». Микрофильмовый комплекс «Пентакта» включает в себя устройства для съемки, обработки, поиска, чтения, копирования и хранения микрофиш формата 105х148 мм.

Перспективным направлением развития микрофильмирования является голографирование документации – создание топографической копии документа (голограммы) методом его съемки на специальные пластинки или пленки с помощью лазерного луча. На одной голограмме размером 101х126 мм можно разместить более тысячи микроголограмм диаметром 1–2 мм, что соответствует нескольким тысячам страниц текста.

5.5.9.4. Средства транспортирования документов

Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, офиса, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

Тележки являются универсальным, но не всегда удобным средством транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.

Чаще других используются тросовые и ленточные конвейеры.

Грейферные транспортеры – тросовый конвейер, наиболее прост по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.

Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший угол подъема – 20°. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости с автоматическим исполнением сложного маршрута. Так же, как и у тросовых, у ленточных конвейеров существуют две разновидности организации транспортировки: документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т.д. Заслуживают внимания ленточные конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители – карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.

Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов. По принципу действия они могут быть дискретные и непрерывные. Если лифты имеют непрерывное перемещение, тогда на их платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза.

Пневматическая почта обеспечивает перемещение документов по пневмотрубопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе; пневмопочта «Аэропост», например, имеет 18 модификаций. Пневмопочта «Дуплекс» передает по пневмотрубопроводу патрон диаметром 45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250 м со скоростью 8 м/с; «Транзит», «Магистраль» – на расстояние 400 м. Пневмопочта «Аэротранс» пересылает грузы массой до 500 г.

5.5.10. Другие средства оргтехники

К техническим средствам данной группы относятся такие, которые не могут быть однозначно приписаны к какой-либо другой группе. Здесь выделяют:

• сканеры;

• слайд-принтеры;

• мультифаксы;

• компьютерные аксессуары;

• средства защиты при работе на персональных компьютерах и оргтехнике.

5.5.11. Офисная мебель и оборудование

Группа офисной мебели и оборудования включает в себя наборы специализированной мебели для организации профессионально ориентированных рабочих мест персонала офиса, а также оборудование, создающее комфортные условия труда.

Blog