Программы «Развитие управления» 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации»
| Вид материала | Программа |
- Программа для менеджеров «Управление развитием организации», 85.84kb.
- Программа для менеджеров «Управление развитием организации», 36.04kb.
- Программа для менеджеров «Управление развитием организации», 2966.1kb.
- Модульная программа для менеджеров ( определения, задачи, ситуации ) Разработал, 561.22kb.
- Комплекс образовательной профессиональной программы (опп) экономиста-менеджера по дисциплине, 203.81kb.
- Пояснительная записка по лоту №14 в форме программы повышения квалификации по курсу, 188.91kb.
- Составлена Международной Высшей Школой Управления для подготовки менеджеров высшей, 215.12kb.
- Программа дисциплины «Методы пространственного анализа» для направления 081100., 246.59kb.
- Программа дисциплины «Методы анализа и обработки данных» для направления 081100., 181.62kb.
- Элективный курс «Занимательное программирование» Информатика. Повышенный уровень, 167.38kb.
5.5. Общая характеристика и классификация средств организационной техники
Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства организационной техники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.
(Подробнее о средствах организационной техники см.: Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1998. С. 5–45; Информатика: Учебник/ Под ред. проф. Н. В. Макаровой. – М.: Финансыи статистика, 1997. С. 261–275)
Средства механизации и автоматизации управленческого труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами обработки документов.
5.5.1. Малая оргтехника
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочие, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника – эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.
5.5.2. Факторы, влияющие на выбор средств оргтехники
Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:
• объем документооборота;
• временные характеристики документопотоков;
• объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи;
• способ организации эксплуатации технических средств;
• объем копируемых документов, как первичный, так и вторичный;
• технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;
• фирма-производитель данной техники;
• стоимость техники;
• стоимость расходных материалов, частота их замены;
• стоимость эксплуатации и т.п.
5.5.3. Классификация средств организационной техники
Применение средств оргтехники в офисных процедурах и процессах связано с выполнением различных операций по обработке документированной информации или с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по
функциональному признаку и была закреплена в соответствующем государственном стандарте (ГОСТ):
• носители информации;
• средства составления и изготовления документов;
• средства репрографии и оперативной полиграфии;
• средства обработки документов;
• средства хранения, поиска и транспортировки документов;
• другие средства оргтехники;
•
См.: Слайд
№ 5.4
офисная мебель и оборудование.
5.5.4. Носители информации
К носителям информации относятся все те материальные средства, на которых в том или ином виде фиксируется информация, с которой работает управленческий персонал, и средства организационной и информационной техники:
• носители информации на бумажной основе несветочувствительные;
• носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования и т.д.);
• микроносители визуальной информации;
• звуконосители;
• видеоносители;
• магнитные носители для записи кодированной информации;
• перфоносители машинные для записи кодированной информации.
Выбор носителей информации зависит от конкретного вида организационной техники, используемой в конкретной ситуации.
5.5.5. Средства составления и изготовления документов
К средствам составления и изготовления документов относятся:
• ручные пишущие средства;
• пишущие машины;
• пишущие автоматы;
• диктофонная техника;
• вспомогательные средства и материалы.
5.5.5.1. Ручные пишущие средства
По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам письма – автоматическим ручкам, шариковым и перьевым. Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда. Основная масса текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинах.
5.5.5.2. Пишущие машины
Пишущие машины (ПМ), недавно еще незаменимый вид конторского оборудования, все более вытесняются персональными компьютерами, оснащенными принтерами. Однако они еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами. Основные требования к пишущим машинам:
Основные требования к пишущим машинам
• обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах;
• высокое качество печати;
• простота управления;
• максимальное количество одновременно получаемых копий;
• надежность работы.
Виды пишущих машин
Современные пишущие машины весьма разнообразны.
Они различаются:
• по принципу действия – механические, электрические, электронные;
• по конструкции шрифтоносителей – рычажные, шаровые, дисковые и др.;
• по назначению – дорожные, канцелярские, специализированные;
• по конструкции каретки – со съемной или несъемной, с узкой (для печати на бумаге шириной 240 мм) или широкой (для печати на бумаге шириной более 300 мм).
Механические пишущие машины
Механические пишущие машины самые простые и дешевые, но и самые неудобные в работе.
Электрические пишущие машины
Электрические пишущие машины требуют от машинистки минимальных усилий при нажатии клавиш, обеспечивают в то же время большое количество копий (до 12). Утомляемость машинистки на электрической пишущей машине снижается, а производительность труда существенно увеличивается.
Электронные пишущие машины
Электронные пишущие машины, обладая всеми достоинствами электрических, обладают еще и памятью (например, «Роботрон С6130» имеет память емкостью 6500 знаков, «Евмолпия-40» – 2000 знаков), приближающей их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машин может быть как внутренняя (электронная, магнитная), так и внешняя (магнитные карты, ленты, дискеты). В этой памяти хранится разнообразная информация: стандартные тексты-шаблоны, адреса, форматные документы. Печатаемая информация также может записываться в память для дальнейшего анализа и использования. Естественно, извлекаемую из памяти информацию можно непосредственно при печати редактировать: изменять адреса, фамилии и любые другие фрагменты текстов. Электронные пишущие машины могут иметь дисплей для предварительного вывода на экран и редактирования печатаемой информации; могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных систем подготовки текстовых документов.
Печатающие механизмы у пишущих машин бывают рычажные и безрычажные.
Рычажные механизмы
Рычажные механизмы и соответствующие им шрифтоносители – литерные рычаги – весьма инерционны (скорость печати у них не превышает 10–15 знаков в секунду) и используются обычно только в механических ПМ.
Безрычажные механизмы
Шрифтоносителями у безрычажных ПМ могут быть:
• сферические сегменты,
• шаровые головки,
• литерные диски (типа «ромашка»).
«Шары» и «ромашки» более бесшумны, они обеспечивают скорость печати до 40 знаков в секунду, у них проще смена шрифтов. Например, к ПМ, выпускаемых фирмой IBM, придается набор головок с разными шрифтами: жирным, полужирным, светлым, латинским, кириллицей, греческим, головки с математическими знаками и др. Смена головки выполняется за считанные секунды, поэтому при печати на одной странице текста можно использовать разные шрифты.
Дорожные пишущие машины
Дорожные пишущие машины – это переносные портативные ПМ чаще всего индивидуального пользования; они обычно механические, имеют малую массу и футляр для удобной транспортировки («Эрика», «Зея», De Lux). Но выпускаются и портативные электронные пишущие машинки (Olivetti РТ 505, Optima SP 54, Samsung SQ 1000 и др.); ПМ Xerox 6003, например, имеет память, дисплей и много сервисных функций: в конце печати строки каретка автоматически переходит в начало следующей строки – можно печатать не теряя темпа, есть возможность автоматически вернуться к любому символу в строке и заменить его, есть функция «удаление слова», позволяющая легко удалить полное слово и др.
Канцелярские пишущие машины
Канцелярские пишущие машины – настольные, труднопереносимые; среди них есть и механические, и электрические, и электронные («Ятрань», «Любава», Brother, Canon, Olivetti, Optima, Samsung, Robotron и др.).
Специализированные пишущие машины
К специализированным пишущим машинам в зависимости от назначения относятся: пишущие машины с шрифтом для слепых, наборно-пишущие машины и автоматы (Verityper) для подготовки форм для последующего тиражирования, стенографические машины («Стеноки») и приставки для формирования стенографических отчетов о совещаниях, плоскопечатные пишущие машины для впечатывания текстов в паспорта и бланки («Эрика 70») и для нанесения надписей на чертежи (МПК-1, «Ротринг») и др.
Конструкции пишущих машин
Конструкции пишущих машин вне зависимости от их класса и типа во многом подобны – любая ПМ имеет корпус с крышкой; клавиатуру; печатающий механизм с шрифтоносителями; каретку, предназначенную для транспортировки бумажного листа; бумагопроводящий механизм с бумагоопорным валиком и прижимными роликами; лентопроводящий механизм, обеспечивающий размещение и передвижение красящей ленты.
5.5.5.3. Пишущие автоматы
Пишущие автоматы (организационные автоматы) – это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенный для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Пишущие автоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.
Функциональные возможности пишущих автоматов шире, нежели у электронных ПМ:
• большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста);
• емкая внешняя память (несколько мегабайт);
• более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьютерных систем подготовки текстовых документов.
Широко известны такие оргавтоматы, как «ОргтекстД», «Оптима 528», «Роботрон 6908», «Флексорайтер 220» и «Флексорайтер 2301».
В настоящее время пишущие автоматы практически вытеснены персональными компьютерами, оснащенными принтерами, – стоимости их соизмеримы, но компьютер предоставляет существенно более широкие сервисные возможности.
5.5.5.4. Диктофонная техника
Стенография
Для сокращения процесса изготовления подлинников документов применяется стенография как способ, сокращающий разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами (рукописно) или печатанием на пишущей машине. Стенография за счет условного изображения, которое успевает за скоростью произнесения речи, помогает нам сократить этот процесс. Однако помимо двух человек – диктующего и стенографистки, автор-составитель затрачивает как в процессе диктования стенографистке, так и в процессе расшифровки зафиксированного текста очень много дополнительного времени. В связи с этим представляется наиболее рациональным использование такого средства составления и изготовления документов, как диктофоны и магнитофоны.
Значение диктофонной техники
Диктофоны и магнитофоны широко используются для записи докладов, выступлений, деловых писем, телефонных переговоров, устных указаний и распоряжений с целью последующего их перепечатывания на пишущей машине. Эта техника используется в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной диктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2–3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика. При больших объемах регулярных машинописных работ в организациях целесообразно создавать диктофонно – машинописные бюро.
Нетрадиционное использование диктофонной техники
Наряду с таким традиционным использованием диктофоны находят применение и в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика, и в таких экзотических областях, как промышленный, политический и бытовой шпионаж, в системах контроля за поведением персонала и архивации содержания собственных телефонных переговоров и фиксации кризисных ситуаций (широко известные «черные ящики» в авиации и др.).
Диктофон – это по существу миниатюрный магнитофон, позволяющий записывать звуковую информацию и воспроизводить ее как в режиме обычного прослушивания через наушники и/или внешний усилитель с громкоговорителем, так и в режиме диктовки, предназначенном для перепечатывания информации на пишущей машинке или переписывания от руки.
Основные технические характеристик диктофонов:
• тип используемого магнитного носителя записи;
• скорость движения магнитного носителя при записи и воспроизведении звука и возможность ее плавного регулирования;
• диапазон воспроизводимых частот, во многом определяющий качество записи и воспроизведения звуковой информации;
• емкость магнитного носителя и время воспроизведения одной записи;
• возможность записи от встроенного микрофона и от внешнего микрофона;
• возможность воспроизведения через внешние акустические системы;
• наличие дистанционного управления, в том числе и управления голосом (автоматическое включение при появлении звука и выключение при длительном его отсутствии);
• бесшумность работы;
• тип источника питания (аккумулятор, батарейка и/или от сети) и продолжительность непрерывной работы при питании от внутреннего аккумулятора;
• потребляемая мощность и выходная мощность;
• внешние габариты и вес устройства.
Микрокассетные диктофоны
Наиболее перспективными можно считать два класса диктофонов:
• работающих с микрокассетой (Pearlcorder),
• работающих со стандартными мини-кассетами (Recorder).
Типовой микрокассетный диктофон имеет габариты порядка 120х60х20 мм и кассету с временем записи на одну сторону до 1 часа. Из-за крайне низкой скорости записи и малых размеров самой ленты качество записи невысокое. Запись, сделанная на таких диктофонах, как правило, засорена шумами и рокотом работающего мотора. Использование выносного микрофона позволяет избавиться от рокота мотора, но далеко не все диктофоны этого типа имеют вход для подключения такого микрофона.
Но есть в этом классе и выдающиеся модели. Например, диктофон Olympic L400 имеет сенсорное управление, жидкокристаллический дисплей и отличное качество записи как с внутреннего, так и с внешнего микрофона. Габариты его всего 80х50х15 мм. Этот диктофон используется обычно для специальных целей, и его цена весьма солидная.
Миникассетные диктофоны
Типовой миникассетный диктофон имеет габариты порядка 110х80х35 мм и существенно лучшее качество записи и воспроизведения звука. Скорость записи у них обычно 4,76 см/с, что обеспечивает длительность записи на одну сторону кассеты до 1 ч (в диктофонах с режимом автореверса непрерывная запись до 2 ч). Часто можно снизить скорость записи, но это в ущерб качеству этой записи.
Многие высококачественные диктофоны имеют режимы быстрого прослушивания записи, поиска вперед и назад, счетчик ленты и режим поиска по меткам. Новейшие модели диктофонов позволяют при ускоренном воспроизведении сохранить естественный тембр голоса (по крайней мере его узнаваемость), что достигается обработкой сигнала на встроенном цифровом процессоре.
Удобными при использовании диктофонов для диктовки при последующей перепечатке информации являются режимы замедления воспроизведения и отката, позволяющие периодически возвращаться назад на заданный заранее интервал записи при отставании печатающей машинистки от темпа воспроизведения записи; весьма полезно и наличие ножной педали для управления диктофоном (руки не отвлекаются от набора текста).
Диктофонно-компьютерные технологии создания документов
Последней новинкой являются питающиеся от сети диктофоны с записью информации на магнитный диск, обеспечивающие высококачественную многочасовую запись информации. Примером может служить цифровой диктофон Philips Speech Pad, записывающий информацию на диск Speech Card, информация с которого в формате звукового файла может быть переписана в компьютер.
Формат записи звукового файла поддерживается программными приложениями для обработки фонограмм, в дальнейшем возможен перевод звуковых файлов в текст под управлением текстовых процессоров Word, Word Perfect и др.
Говоря о диктофонно – компьютерных технологиях, в настоящее время еще не следует иметь в виду автоматическое распознавание речи. Полностью проблема распознавания пока не решена ни для английского, ни для немецкого, ни для русского языка. Имеются лишь некоторые положительные результаты, вселяющие надежду, что окончательное решение проблемы не за горами. Так, продаются коммерческие программы, распознающие типовые фразы из определенного заранее заданного их набора, речь «усредненного человека» при проценте ее распознавания 80–90, что явно недостаточно для серьезных автоматических систем. Но, тем не менее, системы диктофонно – компьютерного автоматизированного документирования речевых сообщений интенсивно развиваются и у нас, и за рубежом.