Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Вид материала

Документы

Содержание 5.2.2. Оформление записей о выполняемой работе

Подобный материал:

• Ирина Эдуардовна Садченкова 8(4967) 751166 каб. №№299, 333 Рекомендуемая литература, 59.78kb.
• Хранение документов оперативное хранение документов, 1011.51kb.
• Резюме фио: Микулич Елена Николаевна, 54.45kb.
• Правила оформления реквизитов 27 10. Оформление служебных документов, 1948.33kb.
• Зайцева Любовь Константиновна временно замещающая должность начальника отдела по подготовке, 127.2kb.
• Сферы использования текстовых документов, 52.06kb.
• Подготовка печатных изданий на основе документальных материалов архивов Оренбуржья, 146.74kb.
• «Компьютерная обработка документов», 563.83kb.
• Делопроизводство, 3512.65kb.
• Делопроизводство, 3513.25kb.

5.2.2. Оформление записей о выполняемой работе

Рассмотрим далее особенности оформления записей о работе, выполняемой работником. Напомним в этой связи, что в соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель*(98) "обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней", при условии, что работа в данной организации является для работника основной.

В процессе ведения трудовой книжки в нее вносятся следующие записи:

а) о выполняемой работе;

б) о переводах на другую постоянную работу;

в) об увольнении работника;

г) основания прекращения трудового договора*(99);

д) сведения о награждениях за успехи в работе;

е) сведения о дисциплинарном взыскании - увольнении с работы*(100).

Записи о выполняемой работе, о переводе на другую постоянную работу, о квалификации, об увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку работника на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Во всех перечисленных случаях содержание записи должно производиться без каких-либо сокращений и в точности соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя. Кроме того, каждая запись нумеруется.

Общий порядок внесения в трудовую книжку записей о работе, установленный Инструкцией (раздел 3), выглядит следующим образом:

- в графе 3 (в виде заголовка) - указывается полное (при наличии - также и сокращенное) официальное наименование предприятия (организации, учреждения)*(101);

- в графе 1 - указывается порядковый номер записи;

- в графе 2 (в соответствии с внутренней разграфкой) - указывается дата (приема на работу, перевода на другую должность и т.п.);

- в графе 3 - указывается запись о приеме на работу (назначении в структурное подразделение с указанием конкретного наименования последнего - в случае, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в заключенный с работником трудовой договор в качестве существенного) по определенной должности (специальности, профессии). При этом, помимо наименования должности (специальности, профессии), указывается квалификация работника*(102);

- в графе 4 - указываются сведения о документе, послужившим основанием для совершения записи - его названии (приказ, распоряжение и пр.), дате и номере.

Внесение изменений в записи о работе производится с соблюдением требований Инструкции (разделы 1 и 3). В частности, для признания какой-либо из ранее совершенных в трудовой книжке записей о работе недействительной непосредственно за последней имеющейся записью под очередным порядковым номером (графа 1) и с простановкой даты (графа 2) в графе 3 оформляется запись: "Запись за номером таким-то недействительна". Далее (после точки) оформляется правильная запись (например, о приеме на работу, о переводе на другую должность и т.п.). После этого в графе 4 делается ссылка на документ, послуживший основанием для внесения правильной записи с указанием его наименования, даты и номера.

Запись о работе, признанная недействительной, не зачеркивается. Аналогичным образом признаются недействительными и записи раздела "Сведения о награждении".

Изменения в записях трудовой книжки, обусловленные внесением изменений в квалификационные справочники и (или) штатное расписание предприятия (организации, учреждения), оформляются со ссылкой на соответствующие документы. Точно так же в трудовой оформляются записи о присвоении работнику нового разряда (класса, категории и т.п.) и об установлении ему второй (и последующих) профессии (специальности) либо иной квалификации.

В случае изменения за время работы работника наименования предприятия (организации, учреждения) об этом в графе 3 делается запись: "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то" с полным указанием старого и нового наименований. В графе 4 указывается ссылка на соответствующий документ.

Записи, подтверждающие работу по совместительству, вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании соответствующих документов по письменному заявлению работника. В этом случае в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя.

Записи о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж - например, в связи с отбытием наказания в виде исправительных работ - вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов (постановление или определение суда и др.). При этом в графе 2 указывается дата совершения записи, а в графе 3 - крайние даты периода, не засчитываемого в непрерывный трудовой стаж.

При восстановлении (в порядке, предусмотренном законом) непрерывного трудового стажа в трудовую книжку на основании соответствующих документов вносится запись с указанием даты, начиная с которой работнику восстанавливается непрерывный стаж. Такая запись совершается по последнему месту работы работника на момент получения документального подтверждения факта восстановления непрерывного трудового стажа.

Необходимо обратить внимание уважаемых читателей на скрупулезную регламентацию порядка и правил совершения в трудовой книжке записей о прекращении действия трудового договора. Как известно, общее правовое регулирование вопросов, связанных с прекращением действия трудового договора, в настоящее время осуществляется на основании главы 13 ТК РФ "Прекращение трудового договора", которой предусмотрены основания для прекращения действия трудового договора (см. подробнее параграф 4.4). В соответствии с Правилами все перечисленные основания прекращения действия трудового договора можно условно разделить на четыре группы:

а) прекращение действия трудового договора по инициативе работодателя;

б) прекращение действия трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон;

в) прекращение действия трудового договора по иным основаниям, прямо предусмотренным ТК РФ;

г) прекращение действия трудового договора по иным основаниям, предусмотренным законодательством РФ.

Порядок внесения в трудовую книжку соответствующих записей конкретизирован Инструкцией (разделы 5 и 6) и предусматривает следующее:

- в графе 1 - указывается порядковый номер записи;

- в графе 2 - указывается дата увольнения (прекращения действия трудового договора), указанная в соответствующем документе (приказе, распоряжении и т.п.)*(103);

- в графе 3 - указываются причины увольнения со ссылкой на соответствующую статью (пункт, подпункт статьи) ТК РФ;

- в графе 4 - указывается название документа, послужившего основанием для внесения записи, его дата и номер.

При этом, как известно, обстоятельства, повлекшие за собой увольнение работника, могут быть весьма различными. Так, при прекращении действия трудового договора по основаниям, прямо предусмотренным ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон)*(104), в трудовую книжку работника, согласно п. 15 Правил и п. 5.2 Инструкции, вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку работника, согласно п. 16 Правил и п. 5.3 Инструкции, вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку работника, согласно п. 17 Правил и п. 5.4 Инструкции, вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

При прекращении трудового договора в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю в графе 3, согласно п. 6.1 Инструкции, должно быть помимо прочего указано, осуществлен ли перевод с согласия работника или по его просьбе*(105). При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) в графе 3, согласно п. 6.2 Инструкции, должна иметься ссылка на п. 5 ст. 77 ТК РФ*(106).

При прекращении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми в соответствии с законодательством связано предоставление увольняемому определенных льгот (преимуществ), в трудовую книжку, согласно п. 5.6 Инструкции, вносится запись с указанием этих причин. Наконец, при прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным законодательством РФ, в трудовую книжку работника, как этого требует п. 18 Правил и п. 5.5 Инструкции, вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона (рис. 5.2).

Особого упоминания заслуживает и порядок выдачи трудовой книжки работнику при увольнении (прекращении действия трудового договора), установленный ст. 80 ТК РФ и разделом 4 Правил. Остановимся прежде всего на содержании действий работодателя, которые он обязан произвести в отношении работника, подлежащего увольнению по тем или иным основаниям, предусмотренным законодательством РФ (см. ранее).

Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении действия трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации (предприятии, учреждении), заверяются подписью работодателя (уполномоченного им лица), печатью организации (отдела кадров) и подписью самого работника (кроме случаев, указанных в п. 36 Правил - см. далее)*(107).


"Рис. 5.2. Порядок совершения в трудовой книжке работника записей о прекращении действия трудового договора"


Основания прекращения действия трудового договора (ст. 77 ТК РФ).

По инициативе работодателя - запись производится со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ;

по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон - запись производится со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ;

по иным обстоятельствам, предусмотренным законодательством, - запись производится со ссылкой на соответствующую статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона;

по другим основаниям, прямо предусмотренным ТК РФ;

Соглашение сторон;

Истечение срока трудового договора (п. 2 ст. 58);

Расторжение по инициативе работника (ст. 80);

Перевод к другому работодателю (на выборную работу) (п. 5 ст. 77);

Смена собственника (подчиненности) организации либо ее реорганизации (ст. 75);

Изменение существующих условий трудового договора (ст. 73);

Состояние здоровья работника в соответствии с медицинским заключением (ч. 2 ст. 72);

Перемещение работодателя в другую местность (ч. 1 ст. 72);

Нарушение установленных законодательством РФ правил заключения трудового договора.

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения. Задержка в выдаче работнику трудовой книжки по вине работодателя (в том числе в связи с внесением в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника и по иным причинам) влечет за собой обязанность работодателя возместить работнику неполученный им за все время задержки заработок. В этом случае днем увольнения работника (прекращения трудового договора) должен считаться день фактической выдачи ему трудовой книжки, а ранее внесенная в трудовую книжку запись о дне увольнения признается недействительной.

Возможна, однако, ситуация, при которой увольняемый работник в день увольнения отсутствует на работе по тем или иным причинам либо попросту отказывается получить трудовую книжку.

В этом случае работодатель (уполномоченное им лицо) обязан письменно уведомить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой*(108) либо дать согласие на отправление ее по почте. Согласие, полученное от работника в письменном виде (в форме заявления) дает работодателю право произвести пересылку трудовой книжки почтой по указанному работником адресу.

В случае смерти работника, как это предусмотрено п. 37 Правил, трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи (о прекращении трудового договора в связи со смертью работника, п. 6 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников умершего работника.

Существенным с правовой точки зрения является требование, содержащееся в п. 12 Правил и вменяющее в обязанность работодателя ознакомление работника с содержанием вносимых в трудовую книжку записей о выполняемой работе*(109), о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Факт ознакомления с содержанием записи фиксируется в личной карточке работника (форма Т-2, см. далее).

С этой целью в соответствующих графах указанной карточки повторяется запись, внесенная в трудовую книжку работника.

Помимо записей о трудовой деятельности в раздел "Сведения о работе" трудовой книжки по месту работы работника вносятся также следующие записи:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе";

б) о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

в) о времени обучения на курсах (в школах) по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

При совершении указанных записей в их содержании в обязательном порядке отражаются сведения о соответствующих документах, послуживших обоснованием для внесения в трудовую книжку.

Следует также особо остановиться на порядке признания недействительными отдельных видов записей, ранее совершенных в трудовой книжке работника, еще не рассмотренном нами в рамках данного параграфа. Соответствующие указания на этот счет содержатся в п. 22 Правил.

Как следует из его содержания, "записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными". Таким образом, при наличии перечисленных в настоящем пункте Правил оснований, а именно - документального подтверждения незаконности осуждения работника (привлечения к уголовной ответственности) - работодатель по письменному заявлению работника вправе выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной*(110).

Рассмотрим далее порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении (поощрении) работника за трудовые заслуги. Уточним, что в соответствии с п. 24 Правил в трудовую книжку работника вносятся следующие сведения о награждении (поощрении):

а) о награждении работника государственными наградами, в том числе о присвоении работнику государственных почетных званий;

б) о награждении работника почетными грамотами, присвоении работнику званий, награждении работника нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрений, предусмотренных в отношении работников организаций (предприятий, учреждений) законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка (уставами и положениями о дисциплине) организаций.

Перечисленные виды записей вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих указов и иных решений о награждении (поощрении) работника*(111) При этом следует придерживаться предписаний, изложенных в разделе 4 Инструкции.

При внесении в соответствующий раздел трудовой книжки первой записи о награждении (поощрении) в графе 3 предварительно указывается полное (при наличии - также сокращенное) официальное наименование предприятия (организации, учреждения). Далее:

- в графе 1 - указывается порядковый номер записи;

- в графе 2 - указывается дата награждения (поощрения) в соответствии с документом, на основании которого награждается (поощряется) работник;

- в графе 3 - указывается, кем награжден (поощрен) работник, за какие достижения (трудовые заслуги) и какой наградой (каким видом поощрения);

- в графе 4 - указывается название документа, в соответствии с которым награжден (поощрен) работник, его дата номер.

Выдача выписок из трудовой книжки (в форме отдельных записей, совершенных в ней работодателем) осуществляется в порядке, определенном ст. 62 ТК РФ. Основанием для выдачи соответствующих выписок является письменное заявление работника. Работодатель обязан выдать выписку в течение трех дней с момента поступления к нему соответствующего заявления, при этом выписка должна быть заверена надлежащим образом*(112).