Правила оформления реквизитов 27 10. Оформление служебных документов 37
| Вид материала | Учебное пособие |
- Основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации 1 Понятие, 474.54kb.
- Правила оформления бланков управленческих документов оформление организационно-распорядительных, 1663.39kb.
- Правила оформления бланков управленческих документов оформление организационно-распорядительных, 1647.42kb.
- Правила подготовки и оформления документов 3 Подготовка и оформление проектов нормативных, 536.53kb.
- Командировки по россии и за рубеж: оформление, учет и налогообложение, 1171.6kb.
- Правила выполнения и оформления схем классификация схем термины и их определения, 614.87kb.
- Инструкция по делопроизводству махачкала 2009, 1452.48kb.
- Делопроизводство. Подготовка служебных документов, 1833.46kb.
- Правила побудови, викладання, оформлення та вимоги до змісту нормативних документів, 3255.15kb.
- Правила оформления ссылок и списка литературы, 207.94kb.
Комитет по образованию Санкт-Петербурга
Государственное образовательное учреждение СПО
Санкт-Петербургский колледж управления и экономики
«Александровский лицей»
Серова Л.И., Марковская Л.Н.
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Учебное пособие
для студентов среднего профессионального образования
специальностей
030503 «Правоведение», 080106 «Финансы (по отраслям)»,
080113 «Страховое дело (по отраслям)»,
080114 «Земельно-имущественные отношения»,
080501 «Менеджмент (по отраслям)»,
080504 «Государственное и муниципальное управление»,
080802 «Прикладная информатика (по отраслям)»
Санкт-Петербург
2010
Содержание
1.1. Приказное делопроизводство XV – XVII вв. 6
1.2. Коллежское делопроизводство 7
1.3. Министерское делопроизводство XIX – начала XX вв. 7
1.4. Делопроизводство после 1917 года 8
2.1. Понятие о документах, способах документирования,
носителях информации и функциях документа 10
2.2. Признаки и структура документа 14
2.3. Классификация документов 15
2.4. Унификация и стандартизация документов 17
2.5. Нормативно-методическая база ДОУ 21
2.6. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Формуляр-образец. 22
2.7. Организационно-распорядительная документация 26
2.8. Перечень реквизитов документов. Формуляр-образец 26
2.9. Правила оформления реквизитов 27
2.10. Оформление служебных документов 37
3.1. Служба документационного обеспечения управления.
Требования к организации документооборота 50
3.2. Организация приема, и регистрации документов 58
3.3. Организация рассмотрения документов 60
3.4. Регистрация документов 62
3.5. Информационно-справочная работа 66
3.6. Контроль исполнения документов 69
3.7. Организация оперативного хранения документов 74
3.8. Требования к формированию дел в делопроизводстве 80
3.9. Экспертиза ценности документов 82
3.10. Подготовка дел к архивному хранению 85
3.11. Автоматизация процессов делопроизводства 87
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
В учебном пособии освещены вопросы развития делопроизводства, документирования и организации работы с документами на основе современных законодательных актов и нормативных документов.
В разделе «История развития делопроизводства» изложены основные этапы развития отечественного делопроизводства.
В разделе «Документирования» подробно рассмотрены правила оформления реквизитов служебных документов на основе действующего стандарта, изложены основные требования к оформлению служебных документов.
В разделе «Организация работы с документами» представлены вопросы организации делопроизводственной службы, организации документооборота организации, технологии регистрации, учета и хранения документов.
В конце каждой рассмотренной темы разделов представлены контрольные вопросы.
Данное учебное пособие предназначено для студентов среднего профессионального образования, оно может быть использовано при изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления» в качестве общепрофессиональной.
В приложениях к учебному пособию включены основные нормативные документы, необходимые при изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления» и формуляры-образцы документов.
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела, «дело производить» – решать вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понятно. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Современное делопроизводство включает:
- обеспечение своевременного и правильного создания документов;
- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.
Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки документов. В технологию работы с документами входит:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов;
- контроль исполнения документов;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов;
- отправка документов;
- систематизация, формирование дел и текущее хранение документов.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, держащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Раздел 1. Краткая история развития делопроизводства