Geum.ru

В. П. Бухгалтерский финансовый учет. Учебное пособие

Вид материалаУчебное пособие

Содержание


§ 6. Учет расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировкам
Подобный материал:
1   ...   28   29   30   31   32   33   34   35   36

§ 6. Учет расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировкам


Интеграция российской экономики в мировую экономику расширяет рамки делового сотрудничества российских предпринимателей с иностранными партнерами. Следствием этого являются их загранкомандировки.

При выезде за границу командированный получает аванс в валюте страны командирования. Данная операция отражается в валюте платежа и одновременно в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.

Организация обязана выдать ему иностранную валюту в размере исходя из предварительного расчета, а в необходимых случаях и дорожные чеки. Последние являются платежными документами, выраженными в иностранной валюте. Они признаются ценными бумагами в иностранной валюте и рассматриваются как валютные ценности.

Организации могут без специального разрешения Банка России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов.

Уполномоченный банк осуществляет покупку иностранной валюты для оплаты командировочных расходов на основании поручения организации на покупку иностранной валюты (в поручении в обязательном порядке указывается назначение платежа: «Командировочные расходы»).

Приобретенная иностранная валюта на указанные цели зачисляется на специальный транзитный валютный счет организации. Снятие ее с данного счета осуществляется банком на основании Заявки организации. Основанием для принятия им Заявки является наличие следующих документов, предоставленных организацией:

- приказа о командировании конкретного работника или группы лиц за границу с указанием страны

пребывания, даты выезда и возращения;

- приказа (распоряжения) о норме суточных для командируемых лиц.

При командировании работника в страны СНГ необходимо оформить надлежащим образом командировочное удостоверение, в котором в местах командирования должны быть сделаны все полагающиеся отметки, поскольку расходы по командировкам в страны СНГ включая суточные и проживание, могут быть приняты на основании


371


приказа по организации, командировочного удостоверения и авансового отчета сотрудника с приложением всех оправдательных документов

При выезде в другие страны наличие командировочного удостоверения не требуется.

Выезд из России и въезд в Россию гражданами России осуществляется по документу, удостоверяющему личность командируемого, - загранпаспорта с отметкой о разрешении на выезд За его выдачу, продление или выдачу нового взамен утраченного уплачивается государственная пошлина в размере 2 ММРОТ, а за внесение каких-либо изменений (за исключением продления срока действия) -10 % от ММРОТ.

Не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия банк выдает запрашиваемую сумму иностранной валюты и/или дорожные чеки командируемому лицу. Одновременно выдается также Справка (ф. № 0406007), подтверждающая данную операцию и являющаяся основанием для вывоза за границу наличной иностранной валюты и дорожных чеков. В организации учет этих справок ведется в операционном журнале

Операции по выдаче наличной иностранной валюты с валютных счетов не облагаются налогом на операции по покупке иностранных денежных знаков и платежных документов, выраженных в иностранной валюте.

Выдача уполномоченным банком клиенту наличной иностранной валюты или дорожных чеков на сумму свыше 10 тыс. дол. США связана с необходимостью не позднее чем через 5 рабочих дней с даты выдачи предоставления банком извещения, подтверждающего выполнение данной операции, в Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю. Это позволяет более четко отслеживать

движение наличной иностранной валюты в крупных размерах.

Уполномоченный банк вправе отказать командируемому лицу в выдаче новых сумм в иностранной валюте, если по требованию банка данное лицо не представило авансовый отчет и документы, подтверждающие его расходы на сумму более 10 тыс. дол.

Администрация фирмы обязана ознакомить командируемых за границу работников со справкой-расчетом на выданный им аванс в иностранной валюте, с валютными ограничениями стран, в которые направляются или командируются эти работники, в части, касающейся ввоза и вывоза местной валюты, и действующими положени-


372


ями об отчетности в полученном авансе, а также об ответственности за недостачу иностранной валюты

Если работнику, направляемому в зарубежную командировку, выдается аванс на командировочные расходы не в валюте той страны, в которую он убывает, а в другой конвертируемой валюте, то для определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов выданная валюта должна быть пересчитана в ее рублевый эквивалент по курсу Банка России на дату выдачи, а этот рублевый эквивалент пересчитан в валюту страны убывания.

При возврате в кассу купленного билета в связи с отменой командировки, переносом ее сроков или по иным причинам понесенные убытки (в частности, сумма страховки, не возвращаемая при сдаче билета) могут быть компенсированы работнику по приказу руководителя фирмы из прибыли, остающейся в распоряжении организации. Действующее законодательство не дает оснований для отнесения этих потерь на себестоимость продукции (работ, услуг). Сумма компенсации, выплаченная работнику, должна быть включена в его совокупный налогооблагаемый доход (с начислением страховых взносов во внебюджетные фонды), поскольку командировочными расходами работника она не признается (командировки фактически не было). Факт возврата билета должен быть подтвержден документально - квитанцией или справкой кассы аэропорта, вокзала или др.

Так же следует поступать и в тех случаях, когда билет приобретен безналичным порядком - путем перечисления Денежных средств с расчетного счета фирмы на счет продавца билетов, а затем в связи с отменой командировки, переносом ее сроков или по иным причинам сдан сотрудником продавцу билетов. Нельзя рассматривать понесенные убытки как санкцию за нарушение фирмой условий хозяйственного договора о перевозке командированного работника и на этом основании учитывать их в составе внереализационных расходов, поскольку договор перевозки в данном случае заключается не между перевозчиком и фирмой, а между перевозчиком и пассажиром, то есть командированным работником (именно последний договор удостоверяется билетом).

В отличие от командировок в пределах России, при загранкомандировках, если командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а по завершении командировки выяснилось, что документы, подтверждающие произведенные расходы по приезду, не могут быть представлены, то руководитель фирмы не


373


имеет права разрешить оплату проезда по его минимальной стоимости.

К возмещению принимаются следующие командировочные расходы работника:

- суточные;

- расходы по проезду до пункта отправления (вокзал, аэропорт и т. п.), включая расходы по провозу

багажа (до 30 кг);

- расходы по найму жилого помещения;

- расходы на получение заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;

- комиссионные, удержанные при обмене чеков в банке на иностранную валюту.

При проезде по территории РФ суточные выплачиваются в рублях по действующим нормам; за ее пределами - в иностранной валюте по нормам, принятым для работников, выезжающих в краткосрочные командировки за границу.

Суточные и расходы по найму жилого помещения установлены для каждой страны отдельно. Если оплату суточных берет на себя принимающая сторона, то направляющая сторона эти расходы не возмещает.

В том случае, когда работник, выехавший за границу, возвращается в тот же день обратно, суточные ему выплачиваются в размере 50 % от установленной нормы.

Нормы суточных дифференцированы в зависимости от продолжительности командировки для работников, направляемых в краткосрочные командировки в данную зарубежную страну из России или из других зарубежных стран (категория А), для работников загран-учреждений Российской Федерации, направляемых на работу в данную зарубежную страну на длительные сроки и получающих в период нахождения за границей заработную плату в иностранной валюте, и направляемых в краткосрочные командировки в пределах этой зарубежной страны (категория Б).

По нормам категории Б производится возмещение расходов работникам на проезд по иностранной территории при следовании к месту работы за рубежом и обратно, а также при следовании в краткосрочную командировку из-за границы в Россию и обратно. Приведенные нормы возмещения командировочных расходов в указанных пределах учитываются в себестоимости продукции (работ, услуг) только в целях налогообложения. При формировании их фактической себестоимости командировочные расходы

на оплату командировок,


374


связанных с производственной деятельностью, принимаются к учету в полном объеме.

Если работник находится в краткосрочной командировке за границей свыше 60 дней, то начиная с 61-го дня выплата суточных ему производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений России при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение, т.е. сниженных примерно на 30 %.

В таких же размерах производится выплата суточных работникам загранучреждений России и другим категориям работников, направленным на работу за границу, за время проезда по иностранной территории к месту работы за границей и обратно, а также при следовании в краткосрочную командировку в Россию из-за границы и обратно.

Руководитель организации вправе принять решение о выплате командированному работнику суточных в размере, сколь угодно превышающем установленные нормы. Однако для целей налогообложения сумму превышения надо отнести за счет прибыли, остающейся в ее распоряжении (со всеми вытекающими отсюда последствиями в части налогообложения).

Выплата суточных и возмещение командировочных расходов работнику ниже тех норм, которые установлены нормативными актами, не допускается и является нарушением трудового законодательства, поскольку в соответствии со статьей 116 Трудового Кодекса (далее - ТрК) «работники имеют право на возмещение расходов и получение иных компенсаций в связи со служебными командировками... Работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются: суточные за время нахождения в командировке; расходы по проезду к месту назначения и обратно; расходы по найму жилого помещения. За командированными работниками сохраняются в течение всего времени командировки место работы (должность) и средний заработок».

Перевод средств в иностранной валюте за пределы России в пользу командируемого лица для оплаты его командировочных расходов осуществляется по поручению организации:

- на счет командируемого лица в банке-нерезиденте;

- на счет третьего лица в банке-нерезиденте в пользу командируемого лица;

- в виде перевода до востребования в банк-нерезидент на имя

командируемого лица.

Открытие счета в иностранной валюте на имя командируемого лица в банке-нерезиденте за предела ми России и хранение на этом


375


счете валютных средств допускается только на период пребывания работника за границей.

По окончании командировки не использованные командируемым лицом средства в иностранной валюте, полученные для оплаты командировочных расходов, должны быть переведены со счета командируемого лица (или со счета третьего лица) в банке-нерезиденте на счет организации в уполномоченном банке России или внесены командируемым лицом в кассу организации не позднее даты, определенной уполномоченным банком в Заявке организации на снятие валюты со счета, покупку дорожных чеков.

Если загранкомандировка отложена на срок, не превышающий дату представления отчета организации, указанную банком в Заявке на снятие валюты со счета, покупку дорожных чеков, то организация должна представить в уполномоченный банк новую Заявку на полученную по предыдущей Заявке сумму наличной иностранной валюты, дорожных чеков. В этом случае отчет организации по предыдущей заявке не представляется, а по новой заявке представляется в соответствии с датой, указанной в ней банком.

В случае несостоявшейся командировки неиспользованные наличная иностранная валюта и дорожные чеки должны быть возвращены из кассы фирмы в уполномоченный банк в течение 5 рабочих дней с даты предполагавшегося у бытия в командировку.

По окончании загранкомандировки командируемое лицо обязано представить организации авансовый отчет в течение 10 календарных дней с даты окончания командировки.

Дата выбытия работника из одной страны в другую определяется по отметке в загранпаспорте командированного лица.

Целесообразно требовать от командированных работников, чтобы к авансовым отчетам о загранкомандировках были приложены ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о датах выбытия из одной страны в другую (вместе с ксерокопией страниц, указывающих владельца паспорта). В противном случае могут возникнуть проблемы при налоговой проверке, если к этому времени командированный работник уволился или утерял загранпаспорт.

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения при краткосрочных командировках как внутри России, так и за ее пределы не включаются в

совокупный годовой доход работника, облагаемый подоходным налогом с физических лиц. Следовательно, суммы, выплаченные организацией командированному работнику на основании представ-


376


ленных им счетов отелей и гостиниц, не облагаются подоходным налогом независимо от размеров этих сумм.

На документально подтвержденную оплату найма жилого помещения в служебной командировке страховые взносы во внебюджетные социальные фонды не начисляются, даже если эта оплата превышает нормы, установленные законодательством.

При неполном использовании аванса, полученного в наличной иностранной валюте, командируемое лицо погашает образовавшуюся задолженность путем внесения в кассу фирмы наличной иностранной валюты, дорожных чеков.

Командированное лицо имеет право погасить свою задолженность по авансу, полученному в наличной иностранной валюте, путем внесения в кассу организации рублевого эквивалента суммы задолженности, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Но договоренности с администрацией организации командированное лицо также имеет право погасить свою задолженность по авансу, полученному в наличной иностранной валюте, путем внесения в кассу фирмы задолженности в наличной иностранной валюте иной, чем полученная авансом, но только в том случае, если курс рубля к этой валюте устанавливается Банком России. При этом для расчета задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту, а при отсутствии такого документа - курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности.

Способы погашения задолженности фирмы перед командируемым лицом при наличии у него перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы:

- перевод средств в иностранной валюте с текущего валютного счета фирмы на валютный счет командируемого лица в уполномоченном банке;

- выдача суммы задолженности наличной иностранной валютой;

- выдача рублевого эквивалента суммы задолженности, исчисленного по курсу рубля к иностранным

валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Валюта и форма расчетов, связанных с погашением перерасхода


377


по авансу, определяются по договоренности между фирмой и командируемым лицом.

Погашение перерасхода по авансу путем выдачи наличной иностранной валюты либо путем перевода средств в иностранной валюте на валютный счет командируемого лица осуществляется банком только при наличии отчета организации, который она должна представить в уполномоченный банк по окончании командировки.

Не использованное в загранкомандировке подотчетные суммы наличной иностранной валюты и выданные под отчет дорожные чеки возвращаются командируемым лицом в кассу организации, которая сдает их в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента возврата командируемым лицом.

По окончании загранкомандировки, но не позднее даты, указанной уполномоченным банком в Заявке организации на снятие валюты со счета, покупку дорожных чеков, она должна представить в уполномоченный банк отчет. В противном случае банк не имеет права принять неиспользованную наличную иностранную валюту и купить у нее неиспользованные дорожные чеки.

Отчет представляется в оригинале и копии. Банк подшивает оригинал в ведущееся им досье «Командировочные расходы» данной организации, а копию отчета со своей отметкой о дате приема оригинала возвращает фирме.

В банк сдается также Справка (ф. № 0406007), которая погашается его работником и помещается в досье «Командировочные расходы».

Наиболее характерным нарушением со стороны предприятия на данном этапе является выдача указанной Справки на возврат неиспользованного аванса в наличной иностранной валюте.

Сданная в уполномоченный банк наличная иностранная валюта зачисляется на текущий валютный счет фирмы, средства с которого могут использоваться в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Уполномоченный банк на основании отчета организации обязан купить проданные ранее дорожные чеки, не использованные для оплаты расходов в загранкомандировке, и зачислить всю вырученную от продажи сумму иностранной валюты на текущий валютный счет данной организации.

Если работник выехал в срочную внеплановую служебную загранкомандировку, не получив аванс в иностранной валюте на командировочные расходы, то фирма по возвращении его из командиров-


378


ки имеет право возместить ему его командировочные расходы в иностранной валюте, которые он произвел за пределами России за счет собственных средств.

Командировочные лица вправе использовать за границей банковские карты в расчетах с юридическими и физическими лицами.

Банк России установил требования к кредитным организациям по эмиссии последними банковских карт, правилам осуществления расчетов и порядок учета кредитными организациями операций, совершаемых с использованием банковских карт.

Эмиссия банковских карт на территории России осуществляется кредитными организациями-резидентами. Кредитная организация может эмитировать банковские карты для физических и юридических лиц при условии, что ее лицензия на осуществление банковских операций предусматривает проведение операций по счетам указанных лиц в соответствующей валюте. Эмитировать кредитные карты, которые предоставляют их держателям возможность осуществлять трансграничные платежи (то есть платежи по операциям, совершенным за пределами государства, на территории которого банковские карты были эмитированы), могут только кредитные организации, являющиеся уполномоченными банками.

Распространение (продажа) кредитными организациями-резидентами карт и предоплаченных финансовых продуктов других эмитентов (American Express, Diners Club, Visa Travel Money, VISA CASH, Mondex, чеков и аналогичных им), позволяющих производить оплату товаров (услуг) и/или получение наличных денежных средств, может осуществляться только по специальному разрешению Банка России.

Выдача банковских карт клиенту осуществляется на основании заключенного с ним договора. На банковской карте должны присутствовать наименование и логотип эмитента, однозначно его идентифицирующие.

Эмитент обязан уведомить клиентов о необходимости обязательного получения разрешения Банка России для совершения валютных операций, связанных с движением капитала (в том числе при совершении трансграничных платежей с последующим возмещением в валюте РФ расходов эмитента), в соответствии с валютным законодательством.

По одному счету клиента могут отражаться операции с использованием нескольких однотипных банковских карт (расчетные, кредитные) одной или разных платежных систем, выданных кредитной


379


организацией либо самому клиенту, либо лицам, уполномоченным клиентом.

Эмитент может выдавать юридическим лицам банковские карты следующих типов:

- расчетная корпоративная карта - банковская карта, использование которой позволяет держателю,

уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете

юридического лица в пределах расходного лимита, установленного эмитентом в соответствии с условия

ми договора с клиентом, согласно перечню разрешенных операций;

- кредитная корпоративная карта - банковская карта, использование которой позволяет держателю,

уполномоченному юридическим лицом, осуществлять операции в размере предоставленной эмитентом

кредитной линии и в пределах расходного лимита, установленного эмитентом в соответствии с условия

ми договора с клиентом, согласно перечню разрешенных операций. Под разрешенными операциями

здесь понимаются безналичные операции, которые юридические лица-резиденты могут осуществлять с

использованием корпоративных карт на предприятиях торговли (услуг), а также операции получения

наличных денежных средств в следующих случаях:

1) в валюте РФ (при этом допускается списание средств со счетов юридических лиц-резидентов в

иностранной валюте):

- получение наличных денежных средств в валюте РФ для осуществления расчетов на территории