В. П. Бухгалтерский финансовый учет. Учебное пособие
| Вид материала | Учебное пособие |
Содержание§ 6. Учет расчетов с подотчетными лицами |
- И. Е. Глушков бухгалтерский учет учебное пособие, 1783.9kb.
- Приказ № г. Казань Об утверждении тематики курсовых работ на 2011-2012 учебный год, 523.28kb.
- Учебное пособие для выполнения курсовой работы Челябинск, 218.99kb.
- Васильев Владимир Вениаминович Допущено Редакционно-издательским советом Омского института, 1786.57kb.
- Контрольная работа По дисциплине «Бухгалтерский учет» На тему «Нормативное регулирование, 27.03kb.
- Учебно-тематический план курса «Бухгалтерский финансовый учёт» в рамках программы профессиональной, 21.35kb.
- А. А. Стукова. Особенности бухгалтерского и налогового учета в строительстве( часть, 836.73kb.
- О. Б. Плющенкова бухгалтерский учет основных средств учебно-методическое пособие, 740.98kb.
- Рабочая программа По дисциплине «Особенности учета в торговли» По специальности 080109., 264.49kb.
- Программа дисциплины «бухгалтерский финансовый учет» по специальности 060500 «Бухгалтерский, 325.03kb.
§ 6. Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица - работники, выполняющие свои функции за пределами предприятия. Для выполнения этих функций администрация выдает им денежные средства в виде авансов, в размере, определенном действующим законодательством. Денежные авансы
292
выдаются в подотчет на служебные командировки и на мелкие хозяйственные расходы.
Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя организации в другую местность на определенный срок, для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
Направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет, работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работников, осуществляющих уход за больными членами их семей согласно медицинскому заключению, без их согласия не допускается.
Максимальный срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, и 60 дней - при командировке за границу. Для лиц, направляемых на выполнение монтажных, наладочных и строительных работ, срок командировки не должен превышать одного года.
Днем выезда считаются календарные сутки, в течение которых транспортное средство отбывает из места постоянной работы работника, а днем приезда - календарные сутки, в течение которых работник прибывает к месту постоянной работы. В обоих случаях учитывается время проезда до станции, аэропорта или пристани, если они находятся за чертой населенного пункта. Время болезни в период пребывания в командировке не включается в указанный выше срок.
На время командировки работника за ним сохраняются должность и средний заработок. Заработная плата по его просьбе может быть перечислена за счет предприятия по адресу местонахождения данного работника в период командировки.
Основанием для выезда является приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.
В нем указываются фамилия (ии) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), цель, время и место(а) командировки. После выхода приказа работнику выдается командировочное удостоверение. В нем указываются фамилия, имя, отчество командируемого, цель и пункт назначения командировки, ее срок и наименование организации, куда командируется работник. В командировочном удостоверении делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из него и возвращении к месту постоянной работы. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. К командировочному удостоверению прилагается отчет о проделанной
работе в период нахождения работника в командировке. Если работник должен возвра-
293
титься из командировки в тот же день, командировочное удостоверение не выписывается.
Расходы, произведенные командированным, должны быть подтверждены документально и отражены в представляемом им авансовом отчете.
Состав этих расходов включает оплату:
- суточных за время нахождения в командировке, причем день отъезда и день приезда рассматриваются как два дня. Фактическое время пребывания в командировке устанавливается по отметкам в командировочном удостоверении. Суточные не выплачиваются, если работник выезжает в командировку на один день или имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства;
- расходов по найму жилого помещения;
- проезда в оба конца.
С 1 сентября 1999 г. действуют предельные нормы командировочных расходов: суточные - 55 руб., по найму жилого помещения - 270 руб., а при отсутствии документов о проживании - 7 руб.
Приказом Министерства финансов РФ от 6 июля 2001 г. № 49н с 1 января 2002 г. оплата найма жилого помещения осуществляется по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки; при отсутствии документов - 12 руб. в сутки. Оплата суточных определена в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.
Проезд к месту командировки и обратно возмещается в сумме фактических расходов, подтвержденных документами, без ограничения лимитом, при наличии согласия руководителя.
Представление документов не обязательно, когда администрации предприятия заранее известны расходы на проезд в оба конца, а также расходы по найму жилья. Однако данное правило применяется только с обязательного согласия командированного работника. Оплате подлежат расходы на проезд всеми видами транспорта (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, стоимость услуг по предварительной продаже проездных билетов, а также расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Предприятие вправе осуществлять дополнительные выплаты работнику сверх указанных норм. Источником погашения расходов в таком случае является прибыль, остающаяся в его распоряжении после погашения обязательств перед бюджетом.
Однако налог на добавленную стоимость, на стоимость услуг,
294
оказанных работнику в период командировки, подлежит возмещению из бюджета только в пределах утвержденных законодательством норм. Суммы НДС сверх этих норм возмещаются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.
Подотчетное лицо в соответствии со Служебным заданием для направления в командировку и отчета о его выполнении (ф. № Т-10а) обязано представить авансовый отчет об израсходованных суммах в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. При наличии неизрасходованных сумм они подлежат обязательному возврату наличными или путем удержания из его заработной платы. В противном случае такие суммы рассматриваются как доход работника, на который должны быть начислены страховые взносы и произведены обложения подоходным налогом.
Сумма перерасхода подлежит возмещению работнику предприятия. В то же время, если сумма превышения против установленных норм касается суточных, то она подлежит включению в совокупный доход данного работника, а следовательно, и обложению подоходным налогом.
Если командированное лицо не предъявило необходимых оправдательных документов, то из его совокупного дохода подлежат исключению только суточные и расходы по найму жилого помещения из расчета 7 руб. в сутки. Остальные выплаченные суммы включаются в его совокупный годовой доход.
Новый аванс выдастся работнику только после полного расчета по предыдущему авансу.
В бухгалтерии принятые авансовые отчеты подлежат проверке как по форме, так и существу.
Пример. Начальник отдела снабжения Кудрин Н.С. направлен в командировку из. Ростова-на-Дону г. Москву сроком на 4 дня с 26 по 29 января 2001 г. включительно в связи с производственной необходимостью.
Сумма аванса - 1560 руб. исходя из следующего расчета: проезд в оба конца 800 руб. (включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, плату за пользование постельными принадлежностями в поезде и оплату услуг по предварительной продаже билетов). Проживание в гостинице - 540 руб. (270 руб. X 2 дня), суточные - 220 руб. (55 руб. х 4 дня).
Фактические расходы по окончании командировки составили 1680 руб. Учитывая ходатайство Кудрииа Н.С. на имя генерального директора организации об увеличении размера суточных в связи с бо-
295
лее высоким уровнем цен г. Москве, в соответствии с решением генерального директора суточные были установлены в размере 70 руб. в день, а всего на 280 руб. (70 руб. х 4 дня). Кроме того, Кудрин Н.С. представил в бухгалтерию квитанцию об оплате за проживание в гостинице на сумму 600 руб. (300 руб. х 2 дня).
В учете произведенные расходы в пределах действующих норм составили 1560 руб. (55 руб. X 4 дня Н- 270 руб. X 2 дня 4- 800 руб.); сверх норм - 120 руб. (1680 руб. - 1560 руб.). Сумма командировочных расходов сверх установленных норм (120 руб.) рассматривается как доход работника. Она включается в его совокупный годовой доход, с которого должен быть исчислен налог на доходы физических лиц.
В соответствии с действующим законодательством вся сумма расходов по командировке - 1680 руб. подлежит отнесению в состав текущих издержек предприятия. Одновременно сумма превышения их против установленной нормы - 120 руб. возмещается за счет чистой прибыли предприятия. Для целей налогообложения должна быть произведена корректировка себестоимости продукции и полученных от ее продажи финансовых результатов. Корректировка осуществляется в отдельной справке о порядке определения данных, отражаемых по строке 1 «Расчета налога от фактической прибыли». Прибыль для целей налогообложения увеличивается на суммы превышения фактических затрат, включенных в себестоимость продукции (работ, услуг), над установленными лимитами, нормами и нормативами но командировочным расходам, связанным с производственной деятельностью. На счетах бухгалтерского учета указанная сумма превышения никакой бухгалтерской проводкой не отражается.
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере № 7 или соответствующей машинограмме на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В данном учетном регистре осуществляется также аналитический учет расчетов по каждому подотчетному лицу.
В соответствии с приведенными выше операциями в учете следует отразить следующие записи:
1. Выдан аванс начальнику отдела снабжения Кудрину Н.С. на сумму 1560 руб.:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Кредит счета 50 «Касса» - 1560 руб.
2. Согласно авансовому отчету произведенные Кудриным Н.С. расходы в сумме 1680 руб. включены в состав текущих расходов организации:
Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» на отдельных счетах - в пределах норм (1560 руб.) и сверх норм (120 руб.)13
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 1680 руб.
3. Сумма перерасхода по командировке - 120 руб. (1680 руб. - 1560 руб.) возмещена Кудрину Н.С..
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Кредит счета 50 «Касса» - 120 руб.
Если какие-либо расходы документально не подтверждены (например, оплата проезда), то они согласно заявлению командированного принимаются к возмещению по запросу по минимальной сумме, подтвержденной транспортной организацией.
При заболевании работника в период нахождения в служебной командировке ему выплачиваются суточные в течение всего времени болезни, но не свыше двух месяцев, а также возмещаются расходы по найму жилья (исключая время нахождения на стационарном лечении). Пособие выплачивается по месту работы командированного и включается в его совокупный доход.
Возможна выдача наличных денежных средств подотчетному лицу на хозяйственные нужды, связанные с приобретением материально-производственных запасов. Оприходование их отражается записью:
Дебет счетов 10 «Материалы»; 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»:
субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам».
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».