Назначение и основные функциональные возможности конфигурации. 27

Вид материала

Документы

Содержание Учет полученных и оказанных услуг Сборка и разукомплектация Операции с подотчетными лицами Складские операции Прочие поступления и расходы ТМЦ и денежных средств Переоценка валюты Перемещение наличных денежных средств Позиция документа и граница последовательности Глава 2. Начало работы с конфигурацией Настройка параметров учета Настройка валют учета Валюта бухгалтерского учета Валюта управленческого учета Вес, артикул Единица веса Контроль остатков По фирме. По компании. Не контролировать. Префикс информационной базы (ИБ) ... Полное содержание

Подобный материал:

• Назипов Рамиль Хайретдинович Назначение и устройство компьютера урок, 165.22kb.
• Функциональные возможности, 34.58kb.
• Функциональные возможности оперативного (торгового) учета, 4010.68kb.
• Лекция Введение в модели объектов Влюбом приложении Office две основные составляющие:, 88.41kb.
• Вопросы к экзамену по дисциплине «спортивная физиология», 205.39kb.
• Основные функциональные возможности 1С: Управление строительной организацией для Украины, 311.61kb.
• Руководство по эксплуатации Назначение и функциональные возможности vc-01, 162.97kb.
• Методические указания к выполнению лабораторных работ, 706.26kb.
• Основные функциональные возможности, 504.86kb.
• Авторская программа элективных курсов по информатике для учащихся 9, 10 классов, 162.55kb.

Учет полученных и оказанных услуг


Учет услуг включает следующие операции:

• Оказание услуг сторонним организациям (документ «Реа­лизация (купля-продажа)»). В документ подбирается ус­луга из справочника «Номенклатура»;

• Поступление оплаты от сторонних организаций за ока­занные услуги (документы «Строка выписки(приход)» и «Приходный кассовый ордер» с установленным видом операции «Оплата от покупателя»). Вводятся на основа­нии документа «Реализация (купля-продажа)».

• Оказание услуг при продаже ТМЦ в розницу. В докумен­ты «Отчет ККМ», «Чек ККМ», «Реализация (розница)» подбирается услуга из справочника «Номенклатура»;

• Предоставление услуг сторонними организациями, влияющих на себестоимость ТМЦ, например доставка то­вара (документ «Поступление (доп.расходы по ТМЦ)»).

• Перечисление денег за предоставленные услуги (докумен­ты «Строка выписки(расход)» и «Расходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Оплата постав­щику»). Вводится на основании документа «Поступление (доп.расходы по ТМЦ)»

• Предоставление услуг сторонними организациями, не влияющих на себестоимость ТМЦ, например реклама то­варов, использование Интернета и т.д (документ «Поступ­ление (услуги и пр.)»)

• Перечисление денег за предоставленные услуги (докумен­ты «Строка выписки(расход)» и «Расходный кассовый ордер» с установленным видом оплаты «Оплата постав­щику»). Вводится на основании документа «Поступление (услуги и пр.)».

Сборка и разукомплектация

Данная операция состоит из следующих этапов:

• Сборка готового комплекта из комплектующих: списание со склада комплектующих и поступление готового ком­плекта на склад (документ «Комплектация ТМЦ»);

• Разукомплектация комплекта: списание комплекта и по­ступление на склад комплектующих (документ «Разуком­плектация ТМЦ»).

Операции с подотчетными лицами

Операции с подотчетными лицами включают следующие этапы:

• Выдача денег подотчет (документ «Расходный кассовый ордер», вид оплаты «Выдача подотчетнику»).

• Отчет подотчетного лица об использовании выданных сумм (документы «Строка аванс.отчета (закупка ТМЦ)», «Строка аванс.отчета (оплата поставщику)», «Строка аванс.отчета(прочее)»). Все эти документы могут быть оформлены с помощью специальной обработки «Авансо­вый отчет».

• Возврат неиспользованных денежных средств (документ «Приходный кассовый ордер», вид оплаты «Возврат от подотчетника»).

Складские операции

Конфигурация поддерживает операции складского учета:

• Перемещения ТМЦ со склада на склад (документ «Перемещение ТМЦ»). При перемещении ТМЦ на розничный склад - документ «Перемещение ТМЦ (в розницу)»;

• Перемещение ТМЦ между фирмами, имеющими одно и то же юридическое лицо (документ «Перемещение ТМЦ»);

• Перемещение ТМЦ между фирмами, имеющими различ­ные юридические лица, оформляется с помощью опера­ции «Продажа собственной фирме»;

• Проведение инвентаризации на складах (документы «Ин­вентаризация (по складу)», «Инвентаризация по розни­це»).

• Списание ТМЦ (документ «Списание ТМЦ»).

• Оприходование излишков ТМЦ (документ «Оприходова­ние ТМЦ»).

Прочие поступления и расходы ТМЦ и денежных средств

В конфигурации предусмотрен ввод произвольных дополнитель­ных поступлений и расходов ТМЦ и денежных средств. Например, получение денежных кредитов из банка, оплата коммунальных услуг и т.д.

• Дополнительные поступления ТМЦ и услуг оформляется документом «Поступление (услуги и пр.).

• Дополнительные расходы ТМЦ и услуг оформляется до­кументом «Реализация (ОС, НМА и пр.)».

• Дополнительные поступления и расходы безналичных де­нежных средств оформляется документами «Строка вы­писки (приход)», («Строка выписки (Расход)») с уста­новленным видом оплаты «Прочее».

• Дополнительные поступления и расходы наличных де­нежных средств оформляются документом «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» с уста­новленным видом оплаты «Прочее».

Переоценка валюты

В конфигурации предусмотрена возможность переоценки валют­ных средств в связи с изменением курса валюты. Переоценка валют­ных средств может, например, производиться по задолженности в валюте иностранным поставщикам. Переоценка производится с по­мощью документа «Переоценка валютных средств».

Перемещение наличных денежных средств

Конфигурация поддерживает следующие операции по перемеще­нию наличных денежных средств внутри компании:

67

• Перемещение наличных денежных средств между кассами (документ «Перемещение денег (касса)»).

• Перемещение наличных денежных средств между фирма­ми, имеющими одно и то же юридическое лицо (документ «Перемещение денег (касса)»).

• Перемещение наличных денежных средств между фир­мами, имеющими различные юридические лица (обработ­ка «Продажа собственной фирме»).

Позиция документа и граница последовательности

В конфигурации «Торговля+Склад» для ведения партионного учета движения ТМЦ, помимо метода «по среднему», могут исполь­зоваться также методы FIFO или LIFO. Однако использование этих методов делает конфигурацию критичной к правильному, последова­тельному вводу документов. При проведении документов задним числом, а также при исправлении и перепроведении документов, при отмене проведения документов, фактическая последовательность проведения документов в регистрах нарушается. Это может приво­дить к нарушению корректности учета. После вышеописанных дей­ствий для восстановления корректности учета необходимо заново перепровести документы в правильной последовательности, начиная от документа, который ее нарушил.

Для отслеживания этих ситуаций в конфигурации ведутся грани­цы последовательности (ГП). Граница последовательности отражает момент времени, до которого документы проводились в правильной последовательности. ГП автоматически обновляется системой при работе с документами. ГП хранит позицию последнего документа, проведенного в правильной последовательности. При последователь­ном проведении документов ГП сдвигается каждый раз на последний проведенный документ, но, если последовательность нарушается (например, документ проводится «задним числом»), то ГП устанав­ливается на этот документ (сдвигается назад) и, чтобы установить ГП на последний проведенный документ, требуется перепровести документы в естественной последовательности.

68

Восстановление естественной последовательности проведения до­кументов может занимать довольно продолжительное время, поэтому этот процесс не запускается автоматически, а должен быть иниции­рован пользователем по мере необходимости. Текущее состояние ГП отображается в естественном формате (дата, время) в диалогах почти всех отчетов. Восстановление естественной последовательности про­ведения документов можно выполнить, используя системную проце­дуру восстановления последовательности, которая включается через главное меню конфигурации «Операции», пункт «Проведение доку­ментов...», закладка «Последовательности», для пользователя, у ко­торого назначен интерфейс администратора (пользователь «Федо­ров» в демонстрационной базе). Данную обработку можно запускать только в монопольном режиме.

Возможность получения некорректных данных отслеживается конфигурацией каждый раз при формировании отчетов, которые используют данные регистров, чувствительных к порядку проведе­ния документов. При этом анализируется заданный период форми­рования отчета, который соотносится с текущим положением ГП. Если данные сформированного отчета могут оказаться неактуальны­ми из-за того, что ГП лежит ранее или в пределах заданного периода отчета, то выдается специальное предупреждение с предложением восстановить последовательность проведения документов.


Глава 2. Начало работы с конфигурацией


Перед началом работы с конфигурацией необходимо осуществить следующие действия.

1. Установить необходимые настройки параметров учета. Они позволяют пользователю без изменения конфигурации отра­зить в ней применяемый им способ учета. Необходимо внима­тельно прочесть этот раздел документации и установить на­стройки в соответствии с принципами, на которых основано проведение торговых операций на предприятии. Особое вни­мание следует обратить на выбор валют бухгалтерского учета и управленческого учета.

2. Заполнить все справочники известной на данный момент ин­формацией.

Некоторые настройки, например, установки по умолчанию, лучше осуществлять после заполнения основных справочни­ков.

3. Определить список пользователей, работающих с конфигура­цией, ввести их в соответствующий справочник (см. «Пользователи» на стр. 108)

Часть настроек, такие, как установки по умолчанию и некото­рые режимы работы, определяются непосредственно в спра­вочнике пользователей. Поэтому перед началом необходимо работы установить для каждого пользователя необходимые на­стройки.

4. Дополнительные (к заданным в конфигураторе) полномочия пользователей, такие, как право «разрешить продавать резерв», определяются для групп пользователей в справочнике «Пол­номочия» (см. «Полномочия пользователей» на стр. 112). Пе­ред началом работы с конфигурацией необходимо определить группы пользователей и установить для них соответствующие полномочия.

70

5. Перед началом оформления документов рекомендуется зане­сти в справочник «Номенклатура» товарно-материальные цен­ности, хранящиеся на складах компании, занести начальные остатки ТМЦ на каждом складе (см. «Ввод остатков ТМЦ» на стр. 257). Поскольку в конфигурации ведется количественный и суммовой учет ТМЦ, принятых и переданных на реализа­цию, то, если учет таких ТМЦ ведется компанией, необходимо оформить соответствующие документы по вводу остатков ТМЦ на реализации (см. также «Ввод остатков ТМЦ передан­ных» на стр. 262).

6. Необходимо также зафиксировать начальные остатки налич­ных и безналичных денежных средств, а также остатки взаи­морасчетов с контрагентами (см. «Ввод остатков по поставщи­ку (покупателю)» на стр. 264).

Установку начальных параметров конфигурации рекомендуется производить тому пользователю, который будет в дальнейшем вы­полнять функции администратора системы.

Конфигурация «Торговля+Склад» поставляется со списком поль­зователей, куда внесены условные пользователи. Чтобы устанавли­вать начальные параметры, при запуске системы «1С:Предприятие» в качестве имени пользователя следует выбирать «Администра­тор» — это дает полные права на доступ к объектам конфигурации.

Начальную установку параметров конфигурации удобно выпол­нить при помощи стартового помощника, который появляется на экране при первом запуске системы.

На каждом рабочем месте необходимо выполнить настройку па­раметров используемого торгового оборудования.

Настройка параметров учета

Настройка параметров учета вызывается из меню «Сервис» выбо­ром пункта «Настройка параметров учета».

Настройку параметров учета можно разделить на четыре группы: валюты, свойства, режимы работы и системные настройки. Для раз­мещения элементов четырех групп настроек предусмотрено четыре

71

соответствующих закладки диалогового окна «Настройка параметров учета».

Настройка валют учета

Внимание! На этой закладке задаются жизненно важные для рабо­ты конфигурации параметры торгового учета. Они должны ус­танавливаться один раз — в начале работы с конфигурацией, и в последующем не изменяться. После появления в информацион­ной базе первого же документа соответствующие управляющие элементы этой закладки становятся недоступными для редакти­рования. Если текущая установка одной из установленных ва­лют сочтена неудовлетворительной, то необходимо удалить все документы и только после этого изменять эти валюты в базовых настройках. После изменения валюты бухгалтерского учета не­обходимо отредактировать историю курсов в справочнике ва­лют.

Валюта бухгалтерского учета — базовая валюта, курс которой всегда равен 1 (для России — рубли). Курсы всех других валют выражаются в единицах валюты бух­галтерского учета. В этой валюте выгружаются дан­ные в 1С:Бухгалтерию.

Валюта управленческого учета — валюта, используемая для оценки данных в управленческом учете. Обычно в качестве валюты управленческого учета указывают доллар США.

Свойства

Свойства (Номенклатуры, Контрагентов) - для каждой пози­ции или группы номенклатуры или контрагентов мо­жет быть определено основное свойство. Основное свойство показывается в списках справочников для удобства идентификации позиций номенклатуры (контрагентов). Также по основному свойству можно производить фильтрацию и группировку данных в отчетах. В настройках необходимо выбрать вид ос­новного свойства из справочника «Виды свойств», к которому будут относиться значения основных свойств, определенных для позиций номенклатуры и контрагентов. Изменить выбранное значение вида свойства можно только до тех пор, пока ни для одной позиции соответствующего справочника не определе­но значение основного свойства.

Вес, артикул

Показывать артикул — при установке данного флага в диалоге подбора по справочнику «Номенклатура» для поиска и идентификации элементов будет показываться до­полнительная графа «Артикул».

Единица веса - в данном поле необходимо задать краткое на­именование единицы веса, используемой в конфигу­рации.

Режимы работы

Разрешить проводить документы будущей датой — отметку в этом поле следует устанавливать в том случае, если документы необходимо проводить с датой, больше точки актуальности (ТА). Следует иметь в виду, что проведение документа будущей датой приводит к тому, что ТА оказывается «в будущем» и все докумен­ты за текущую дату после этого проводятся «задним числом», что заметно замедляет процесс проведения.

Контроль остатков — выбор варианта контроля отрицательных остатков. С помощью этой настройки можно управ­лять процессом проведения документов отпуска ТМЦ.

Предусмотрено пять вариантов контроля остатков.

1. По фирме. При отпуске ТМЦ будет контролироваться сво­бодный (за вычетом резерва) остаток ТМЦ в соответствии с указанной в документе фирме.

2. По упр.аналитике. При отпуске ТМЦ будет контролироваться совокупный свободный остаток, принадлежащий всем фирмам, имеющим аналитику управленческого учета, совпадающую с аналитикой управленческого учета, указанной в документе фирмы. При отпуске (списании) ТМЦ сначала будут списы­ваться остатки (и партии), принадлежащие фирме, указанной в документе, а затем принадлежащие другим фирмам, имеющим ту же аналитику управленческого учета. Списание партий других фирм производится по методу списания (методу расче­та себестоимости) фирмы, указанной в документе.

3. По юр.лицу. При отпуске ТМЦ будет контролироваться сово­купный свободный остаток, принадлежащий всем фирмам, для которых выбрано такое же собственное юридическое лицо, как и у фирмы, указанной в документе. При отпуске (списании) ТМЦ сначала будут списываться остатки (и партии), принад­лежащие фирме, указанной в документе, а затем принадлежа­щие другим фирмам, имеющим то же юридическое лицо. Спи­сание партий других фирм производится по методу списания (методу расчета себестоимости) фирмы, указанной в докумен­те.

4. По компании. При отпуске ТМЦ будет контролироваться со­вокупный свободный остаток, принадлежащий всем фирмам, зарегистрированным в информационной базе. При отпуске (списании) ТМЦ сначала будут списываться остатки (и пар­тии), принадлежащие фирме, указанной в документе, а затем принадлежащие другим фирмам. Списание партий других

74

фирм производится по методу списания (методу расчета себе­стоимости) фирмы, указанной в документе. 5. Не контролировать. При отпуске ТМЦ остаток не будет кон­тролироваться. Отрицательные остатки будут записаны за фирмой, выбранной в документе.

Розничный тип цен — выбор из типов цен того типа цен, по ко­торым товар и услуги будет продаваться в розницу. Розничный тип цен используется при определении цены услуги при продаже в розницу и при осуществ­лении розничной продажи с оптового склада. При продаже в розницу с розничного склада используют­ся те цены, которые заданы в документе «Перемеще­ние ТМЦ (в розницу)» или в документе «Поступле­ние в розницу (купля-продажа)». Заданная в типе цен наценка используется при автоматическом расче­те розничных цен по умолчанию при оформлении по­ступления товара на розничный склад.

Системные

В системных настройках определяются параметры, необходимые при работе с распределенной базой данных.

Префикс информационной базы (ИБ) — префикс ИБ рекомен­дуется задавать при работе с распределенной базой данных. Префикс ИБ используется как префикс ко­дов справочников и добавляется к префиксу номеров документов. В каждом филиале распределенной базы данных необходимо задать уникальный префикс ИБ.

Дата запрета редактирования документов — ранее указанной даты запрещается редактировать и перепроводить до­кументы. Рекомендуется устанавливать эту дату на последний день отчетного периода, за который под­ведены окончательные итоги. Это позволит обеспе­чить неизменность учетных данных в «закрытом» пе­риоде.


Настройка полномочий пользователей


Настройки дополнительных полномочий по отношению к правам пользователей, заданным в конфигураторе, определяются в специ­альном справочнике «Полномочия пользователей» (см. на стр. 112). В конфигурации возможно задание одинаковых настроек полномо­чий для различных групп пользователей: менеджеров, продавцов, товароведов и т.д. Необходимо назначить полномочия для опреде­ленной группы пользователей, а затем для каждого пользователя в справочнике «Пользователи» выбрать необходимые полномочия из справочника «Полномочия пользователей».

Разрешить продавать резерв — флаг в этом поле следует уста­навливать в том случае, если необходимо иметь воз­можность отгружать ТМЦ, зарезервированный по другой заявке покупателя. Если же необходимо осу­ществлять жесткий контроль за резервированием ТМЦ по заявкам покупателей, то флаг устанавливать не надо.

Разрешить превышение кредита - флаг в этом поле следует устанавливать в том случае, если необходимо произ­водить отпуск ТМЦ тем клиентам, которые превыси­ли сумму предоставляемого им товарного кредита. Сумма товарного кредита для клиента определяется в форме его договора. Если используется жесткая схе-

76

ма контроля за предоставляемыми клиентам товар­ными кредитами, то флаг в этом поле устанавливать не следует.

Разрешить редактирование цен в документе - флаг в этом поле следует устанавливать в том случае, если необ­ходимо разрешить отпускать ТМЦ по ценам, отлич­ным от тех, которые установлены в справочнике цен. Если ТМЦ должен отпускаться по строго фиксиро­ванным ценам, то флаг в этом поле устанавливать не следует. Кроме того, можно дополнительно с помо­щью установки соответствующих прав пользователя запретить устанавливать в документе скидки. Следу­ет также отметить, что установка данного режима ак­туальна при оптовой торговле. Контроль цен в роз­ничной торговле производится автоматически.

Разрешить редактирование таблиц - флаг в этом поле следует устанавливать в том случае, если пользователю необ­ходимо разрешить редактировать перед выводом на печать печатную форму документа или отчета.

Разрешить печать не проведенных документов - флаг в дан­ном поле следует устанавливать только в том случае, если необходимо печатать документы сразу после за­писи, до того как они будут проведены. Следует об­ратить внимание на тот факт, что информация в пе­чатной форме документа до и после его проведения может отличаться.

Установка значений по умолчанию

Установки по умолчанию — это те значения, которые попадут в новый документ при начальном заполнении формы (очевидно, это должны быть значения, наиболее часто встречающиеся в процессе работы). В конфигурации предусмотрена возможность установки значений по умолчанию для каждого пользователя в справочнике «Пользователи» (см. на стр. 108) на закладке «Значения по умолча­нию». Установки значений по умолчанию следует производить после заполнения основных справочников.

77

Номера документов

Существует ряд первичных документов, для которых, в соответ­ствии с нормативными документами, требуется последовательная непрерывная нумерация. В частности, к таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры.

Для разделения документов, принадлежащих разным юридиче­ским лицам, используется префикс номера, указанный для собствен­ного юридического лица в одноименном справочнике (см. «Собственные юридические лица», «Закладка «Основные»» на стр. 92) в реквизите «Префикс». Префикс — это произвольный двухсим-вольный код. Рекомендуется установить его таким образом, чтобы он соответствовал наименованию собственного юридического лица, в этом случае легко будет отличать документы, принадлежащие раз­ным юридическим лицам, например, при работе с журналами доку­ментов. Следует обратить внимание на тот факт, что в конфигурации несколько фирм могут иметь одно и то же юридическое лицо. В этом случае будет вестись сквозная нумерация документов по фирмам, имеющим одинаковые юридические лица.

Внимание! Префикс номера документа должен быть обязательно установлен до ввода любого из документов, для которых под­держивается раздельная нумерация. Если изменить префикс по­сле того, как уже введены документы, использующие этот пре­фикс, номера таких документов придется отредактировать вручную, поскольку префикс появляется только в номерах до­кументов, формируемых после его установки.

Внимание! При вводе номера первого документа следует обращать внимание на количество дополнительных нулей в номере доку­мента. Следует оставлять количество нулей, которое соответст­вует максимально возможному номеру. Например, предпола­гаемый максимальный номер документа 99999, тогда в номере необходимо оставить четыре дополнительных нулей и началь­ный номер должен быть задан следующим образом - Ст-00001.