Назначение и основные функциональные возможности конфигурации. 27

Вид материала

Документы

Содержание Наименование контрагента Вид контрагента Наименование юридического лица (Фамилия, инициалы) Официальное наименование (для печатных форм докумен­тов) (Фамилия, имя, отчество) ИНН — идентификационный номер налогоплательщика контр­агента. Телефоны Юридический адрес (Адрес прописки) Фактический адрес (Адрес фактического места жительст­ва) Закладка «Договор взаиморасчетов» Валюта взаиморасчетов по договору Сумма кредита Тип цен по умолчанию Скидка по умолчанию Закладка «Банковский счет» Закладка «Прочее» Адрес электронной почты Информация о расчетных счетах контрагента Информация о свойствах

Подобный материал:

• Назипов Рамиль Хайретдинович Назначение и устройство компьютера урок, 165.22kb.
• Функциональные возможности, 34.58kb.
• Функциональные возможности оперативного (торгового) учета, 4010.68kb.
• Лекция Введение в модели объектов Влюбом приложении Office две основные составляющие:, 88.41kb.
• Вопросы к экзамену по дисциплине «спортивная физиология», 205.39kb.
• Основные функциональные возможности 1С: Управление строительной организацией для Украины, 311.61kb.
• Руководство по эксплуатации Назначение и функциональные возможности vc-01, 162.97kb.
• Методические указания к выполнению лабораторных работ, 706.26kb.
• Основные функциональные возможности, 504.86kb.
• Авторская программа элективных курсов по информатике для учащихся 9, 10 классов, 162.55kb.

Полномочия пользователей

Полномочия - это сгруппированный список различных настроек режимов работы, который хранится в отдельном справочнике «Пол­номочия».

Справочник «Полномочия пользователей» вызывается для добав­ления и редактирования из формы пользователя или из пункта меню «Справочники» / «Структура компании» / «Полномочия пользова­телей».

В этом справочнике можно завести, например, названия должно­стей и для каждой должности (администратора, продавца, менедже­ра, кладовщика) задать список настроек режимов работы.

Добавление и редактирование информации в справочнике «Пол­номочия» производится в отдельном диалоговом окне.

Назначение каждого флага настройки подробно разъяснено непо­средственно в форме элемента справочника (см. также «Настройка полномочий пользователей»).

Контрагенты

В справочник контрагентов нужно занести информацию о контр­агентах для учета взаиморасчетов с ними и для оформления доку­ментов. Контрагент - это общее понятие, куда включены поставщи­ки и покупатели, организации и частные лица. Для оформления хозяйственных операций между собственными юридическими лица­ми предусмотрена возможность оформления в качестве контрагента собственного юридического лица.

Таким образом, контрагенту можно присвоить один из трех ви­дов: «Стороннее юридическое лицо», «Физическое лицо» или «Соб­ственное юридическое лицо». В зависимости от вида контрагента изменяется структура информации, отображаемой в форме контр­агента.

«Лицо» контрагента можно изменять. Это предоставляет возмож­ность оформлять документы с одним контрагентом от имени разных юридических и физических лиц без изменения итогов взаиморасче­тов с данным контрагентом.

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из пункта меню «Справочники» / «Контрагенты».

Контрагенты могут быть сгруппированы по группам классифика­тора справочника, например, «Поставщики», «Покупатели» и «Реа-лизаторы». Справочник контрагентов имеет пять уровней вложенно­сти.

Кроме того, каждый контрагент может иметь несколько различ­ных свойств. Один и тот же контрагент может иметь различные зна­чения свойств, например, в качестве значения свойства можно вы­брать такие свойства, как «Должники» и «Оптовые покупатели».

В дальнейшем можно проводить дополнительный анализ по свой­ствам контрагентов.

Для контрагентов может быть определено значение основного свойства, по которому будет производиться группировка данных в отчетах. Значение свойства принадлежит определенному виду свойств, который задается в настройках параметров учета (см. «Свойства»).

Название этого вида свойства автоматически показывается в форме контрагента, как дополнительное поле для группировки и анализа данных (на закладке «Прочее»). С помощью группировки по значениям основного свойства можно проводить сравнительный анализ данных. Например, в качестве основного свойства в настрой­ках параметров учета для контрагентов выбран вид свойства «Реги­он». Тогда в форме контрагента появится дополнительное доле «Ре­гион», в котором можно указать различные регионы, в которых про­даются товары: «Западный», «Восточный», «Московские» и т.д. Каждому контрагенту, распространяющему товар в определенном ре­гионе, присваивается соответствующее значение основного свойства. Это значение будет отображаться не только в форме, но и в списке контрагентов. Далее по отчетам, в которых есть возможности груп­пировки по свойствам (см. например «Анализ продаж» на стр. 428), можно получить сравнительный анализ продаж в различных регио­нах.

Дополнительную информацию по контрагенту можно получить с помощью соответствующих кнопок диалога:

• По кнопке «Договоры» открывается список договоров, оформленных с контрагентом. Для каждого договора можно просмотреть заданные для него параметры: тип цен, скидки, сумму предоставляемого ему кредита. Здесь же отображается информация о текущем состоянии взаи­морасчетов с контрагентом по договору.

• По кнопке «Банк, счета» открывается список банковских счетов контрагента.

• По кнопке «Свойства» можно просмотреть список свойств, назначенных данному контрагенту.

• Кнопка «Взаиморасчеты» открывает отчет по взаиморас­четам с контрагентом по всем оформленным с ним дого­ворам.

Кнопка «Долги» открывает диалог показа информации об остат­ках долгов того контрагента, на запись о котором установлен курсор.

При установке курсора на другого контрагента, в открытом диа­логе показа оперативно обновляется информация о долгах контр­агента.

Показываются итоги взаиморасчетов с контрагентом по всем до­говорам в разрезе кредитных документов. В списке отображаются те документы, по которым есть непогашенный долг данного контраген­та. Долг по документу показывается в валюте того договора, по ко­торому он был оформлен. В том случае, если договора с контраген­том оформлены в разных валютах, будут показаны отдельные итого­вые суммы по каждой валюте.

Для просмотра или корректировки документа, по которому суще­ствует задолженность, необходимо позиционировать курсор на доку­мент и два раза нажать левую клавишу мыши или нажать клавишу «ENTER».

Для контрагента всегда должен быть задан хотя бы один договор.

Взаиморасчеты с контрагентом ведутся в разрезе договоров. Один из договоров с контрагентом устанавливается в форме контрагента как договор по умолчанию на закладке «Основной договор взаимо­расчетов». Реквизиты этого основного договора будут использовать­ся по умолчанию при оформлении документов с данным контраген­том. Параметры основного договора можно задать непосредственно в форме контрагента.

Вводя данные о контрагенте, следует помнить, что от полноты введенной информации зависит правильность заполнения печатной формы документа.

Все введенные сведения можно изменять в процессе работы. В конфигурации предусмотрена возможность изменения данных по группе контрагентов с помощью процедуры групповой обработки справочников. Так, можно для группы выбранных контрагентов оп­ределить или изменить соответствующее значение основного свойст­ва (см. «Групповая обработка элементов справочника»).

Редактирование и ввод информации о новом контрагенте произ­водится в отдельном диалоговом окне. Информация о контрагенте располагается на четырех закладках.

Закладка «Основные»

Наименование контрагента — наименование контрагента, как оно будет выглядеть в различных списках, например, при выборе контрагента в процессе выписки первич­ных документов. Как правило, здесь наименование контрагента вводится без указания организацион­но-правовой формы и прочей дополнительной ин­формации. Этот реквизит будет использоваться при

быстром поиске нужного контрагента в справочнике. Реквизит доступен на любой закладке.

Код — контрагента заполняется автоматически. Конфигурация проверяет уникальность кода контрагента. При необ­ходимости его можно редактировать.

Вид контрагента — «Стороннее юр. лицо», «Физическое лицо», «Собственное юр.лицо». Этот признак определяет со­став остальных реквизитов формы. Так, для физиче­ского лица будут отображены паспортные данные, а вместо «Наименование юридического лица» будет написано «Фамилия, инициалы».

Наименование юридического лица (Фамилия, инициалы) -в зависимости от вида контрагента осуществляется выбор данных из соответствующего справочника «Сторонние юр. лица», «Физические лица» или «Собственные юр.лица». После выбора информации происходит автоматическое заполнение соответст­вующих полей в форме контрагента. Возможен и дру­гой способ заполнения. Можно заполнить соответст­вующие поля в форме контрагента (ИНН, ОКОНХ, ОКПО, Юр.адрес, Факт адрес и т.д), После записи информации о контрагенте эта информация будет за­несена в соответствующий справочник («Сторонние юр. лица», «Физические лица» или «Собственные юр.лица») в зависимости от вида контрагента.

Официальное наименование (для печатных форм докумен­тов) (Фамилия, имя, отчество) — наименование контрагента, как оно должно выглядеть в первичных документах: платежных поручениях, кассовых орде­рах, счетах-фактурах и других. Для контрагентов -физических лиц в него следует вводить полные дан­ные: фамилию, имя, отчество.

Реквизиты юр/физ лица Список полей, необходимый для за­полнения юридического и физического лица контрагента отличается. Далее приводится полный список всех полей.

ИНН — идентификационный номер налогоплательщика контр­агента.

Телефоны — контактные телефоны контрагента.

Удостоверение личности — информация о паспортных данных контрагента - физического лица. Заполнение произ­водится автоматически при выборе из справочника «Физические лица» или в специальной карточке, ко­торая открывается по кнопке

Юридический адрес (Адрес прописки) — юридический адрес контрагента юридического лица или адрес прописки контрагента - физического лица. Заполняется авто­матически при выборе информации из справочника «Юридические лица», «Физические лица» «Собст­венные юр.лица» или заполняется с помощью от­дельной формы, открывающейся при нажатии кноп­ки . Адресные данные могут быть заполнены с помощью дополнительных адресных классификато­ров (закладка «в формате МНС») или в произволь­ной форме (закладка «произвольный формат»).

Фактический адрес (Адрес фактического места жительст­ва) — фактический почтовый адрес контрагента. Способ заполнения такой же, как для юридического адреса.

Закладка «Договор взаиморасчетов»

В группе «Основной договор взаиморасчетов» отображаются рек­визиты основного договора, который автоматически создается для нового контрагента. Реквизиты основного договора могут быть за­полнены или отредактированы непосредственно в форме контраген­та.

После записи информации в форме контрагента эти данные будут автоматически перенесены в подчиненный справочник «Договоры».

Наименование — корректировка наименования и выбор основ­ного договора из справочника договоров.

Валюта взаиморасчетов по договору — валюта, в которой бу­дут зафиксированы проведенные операции по дого­вору.

Срок кредита (кол-во дней) — используется для автоматическо­го расчета предполагаемой даты оплаты по договору, а также для контроля срока оплаты по договору.

Сумма кредита — сумма, на которую отпускается ТМЦ контр­агенту без предоплаты. Сумма устанавливается в ва­люте договора.

Не контролировать — флаг необходимо устанавливать в том случае, если для данного контрагента не надо осуще­ствлять контроль срока и суммы кредита.

Тип цен по умолчанию — тип цен, который будет автоматиче­ски заполняться в документах при выборе договора контрагента. Выбирается из справочника «Типы цен»;

121

Скидка по умолчанию — тип скидки по договору контрагента, который будет автоматически заполняться при оформлении документов, фиксирующих продажу ТМЦ при выборе соответствующего контрагента.

Закладка «Банковский счет»

На этой закладке определяется основной банковский (расчетный) счет для контрагента.

Информация об основном банковском счете может быть выбрана из списка банковских счетов «лица» контрагента (собственного юри­дического лица, стороннего юридического лица, физического лица), заданного на закладке «Банковский счет» или введена вручную. После записи информации о контрагенте, информация о новом рас­четном счете будет занесена в список банковских счетов контрагента. Также эта информация автоматически добавится в список банков­ских счетов собственного юридического лица (стороннего юридиче­ского лица или физического лица), выбранного в качестве основного лица для контрагента. Более подробно см. «Информация о расчет­ных счетах контрагента» (на стр. 123).

Закладка «Прочее»

На этой закладке отображаются дополнительные свойства контр­агента. В зависимости от установленного вида основного свойства контрагента на этой закладке отображается поле для выбора значе­ния основного свойства контрагента.

Например, если в качестве вида основного свойства для контр­агента в настройках параметров учета (см. «Свойства» на стр. 72) установлен вид свойства «Регион», то название этого поля, будет отображено в форме контрагента.

На закладке «Прочее» также отображается информация, необхо­димая для обмена данными в электронном виде.

Идентификатор — уникальный идентификатор контрагента. Ис­пользуется при обмене данными в электронном виде в формате XML. Можно сформировать его по кноп­ке

Web-страница — адрес сайта контрагента в Интернете. Выбира­ется из справочника «WEB-страницы». Можно доба­вить новый сайт (WEB-страницу) в справочник и выбрать его.

Адрес электронной почты — адрес электронной почты контр­агента.

В тестовом поле «Комментарий» вводится любая произвольная информация о контрагенте.

Информация о расчетных счетах контрагента

Контрагент может иметь несколько расчетных счетов для осуще­ствления денежных расчетов. Расчетные счета определяются для юридического (или физического) лица контрагента. В зависимости от вида контрагента: стороннее юридическое лицо, физическое лицо или собственное юридическое лицо информация о расчетных счетах контрагента можно ввести в соответствующих справочниках «Юри­дические лица», «Физические лица» или «Собственные юридические лица».

При выборе для контрагента юридического или физического лица (поле «Наименование юридического лица» или «Фамилия и ини­циалы» на закладке «Основные») для данного контрагента устанав­ливаются те расчетные счета, которые определены для выбранного юридического (физического) лица в соответствующем справочнике.

После записи информации о контрагенте (кнопка «Записать» в форме контрагента) список этих расчетных счетов можно посмотреть в форме контрагента, нажав на кнопку «Банк. счета». В этом списке можно добавить информацию о новом расчетном счете или откор­ректировать старую. При этом автоматически обновится и список расчетных счетов выбранного в форме контрагента юридического или физического лица.

Один из расчетных счетов, назначенных для контрагента, можно установить как основной расчетный счет для контрагента. Именно он будет заполняться по умолчанию в документах, оформляемых с данным контрагентом.

Выбор основного расчетного счета осуществляется на закладке «Банковский счет».

Банковский счет по умолчанию выбирается из списка банковских счетов в поле «Наименование счета». После выбора в соответствую­щих полях закладки заполняются все необходимые реквизиты бан­ковского счета.

Возможен и другой способ заполнения. Все реквизиты основного банковского счета контрагента можно ввести непосредственно на закладке «Банковский счет». То есть, ввести в соответствующие поля информацию о наименовании расчетного счета, задать валюту и номер счета, выбрать банк из справочника банков, в котором открыт расчетный счет. После записи информации о контрагенте вся ин­формация о расчетном счете автоматически занесется в справочник «Банковские счета». Запись об этом счете также появится в списке банковских счетах того юридического (физического) лица, который выбран для данного контрагента.

В поле «Назначение платежа» вводится информация о назначе­нии платежа, которая в дальнейшем будет автоматически заполнять­ся в соответствующем поле платежного поручения после выбора контрагента и его расчетного счета.

Информация о свойствах

В справочнике контрагентов можно задать для контрагента до­
полнительные характеристики - свойства контрагента. Свойство
контрагента может иметь несколько значений.

Для хранения информации о свойствах контрагентов служит справочник «Свойства контрагента», подчиненный справочнику «Контрагенты».

Вызов данного справочника осуществляется при нажатии кнопки «Свойства» в форме контрагента.

Каждый контрагент может иметь несколько независимых анали­
тических признаков (свойств).

Одному контрагенту можно назначить сразу несколько значений различных видов свойств. Виды свойств и их значения хранятся в справочниках «Виды свойств» и подчиненном ему «Значения свойств». Эти справочники могут быть заполнены заранее или в момент занесения информации о свойствах контрагента.

Одно из свойств контрагента может быть задано как основное свойство контрагента (см. «Свойства»).

Например, для контрагентов в демонстрационной базе в справочнике введены два вида свойств: «Состояние долга» и «Регион». Для каждого вида свойства могут быть введены различные значения. Например, для вида свойства «Состояние долга» введены следующие значения: «Должник», «Срочный долг» и т.д., а для вида свойства «Регион» введены значения «Сибирь», «Урал», «Казахстан» и т.д. Свойство «Регион» назначено в настройках, как основной вид Свойство «Регион» назначено в настройках, как основной вид свой­ства для контрагента.

Контрагенту можно присвоить одновременно два значения свойств различного вида, например «Должник» и «Казахстан». Далее можно получить, допустим, информацию в отчетах по всем «Долж­никам из Казахстана». А поскольку в качестве основного свойства выбрано свойство «Регион», то можно получить и дополнительную группировку данных в отчетах. Сгруппировав информацию о прода­жах контрагентов по регионам можно узнать, в каком регионе про­дажа товаров приносит большую прибыль: в Сибири, Казахстане или на Урале.

Оформление договоров для контрагента

Для каждого контрагента может быть оформлено сколько угодно договоров. Удобство в ведении договоров состоит в том, что все проведенные операции с контрагентом можно разнести по разным договорам, в зависимости от смысла конкретной операции. Напри­мер, можно отнести к одному договору операции приема ТМЦ на комиссию, а к другому — покупки ТМЦ. Тогда в каждом договоре можно увидеть не общие итоги по расчетам с данным контрагентом, а текущее состояние каждой конкретной операции.

Просмотреть список уже оформленных договоров и оформить но­вый договор с контрагентом можно непосредственно в форме контр­агента или в списке контрагентов, установив курсор на нужного контрагента и нажав на кнопку «Договоры».

Установив курсор на соответствующий договор в списке догово­ров можно увидеть основные параметры договора (тип цен, скидка, условия предоставления кредита) и краткое состояние взаиморасче­тов с контрагентом по договору. В поле «Наш долг» отображается информация о текущем долге контрагента для выбранной фирмы. Если сумма долга положительная, то фирма должна контрагенту, если сумма долга отрицательная, то контрагент должен фирме.

Более полную информацию о взаиморасчетах с контрагентом по договору, с детализацией по документам, можно получить, если на­жать на кнопку «Итоги».

128

Редактирование и ввод информации о новом договоре произво­дится в диалоге.

В форме договора задается наименование договора, валюта взаи­морасчетов по договору, тип цен, а также скидки, устанавливаемые для данного договора с конкретным контрагентом при продаже по­зиций номенклатуры. При выборе контрагента и его договора в фор­ме документа эти параметры будут установлены в документе, как параметры по умолчанию.

В форме договора задаются также основные параметры кредит­ных взаимоотношений с контрагентом: срок, на который предостав­лен кредит контрагенту и сумма предоставленного кредита. Инфор­мация о сроке, на который предоставлен кредит контрагенту, ис­пользуется для автоматического расчета даты оплаты в документе.

Контроль суммы кредита производится в том случае, если в на­стройках полномочий, установленных для пользователя (см. «Настройка полномочий пользователей» на стр. 75)) не установлен флаг «Разрешить превышение кредита». Если для контрагента не нужно контролировать сумму кредита по данному договору ни при каких условиях, то можно установить в форме договора флаг «Не контролировать».

Сторонние юридические лица

Справочник «Сторонние юридические лица» предназначен для хранения списка всех сторонних юридических лиц, с которыми пре­дусмотрено ведение хозяйственных отношений. В этом справочнике хранится информация о реквизитах юридических лиц контрагентов. Для одного контрагента в справочнике может храниться несколько записей, например в том случае, если контрагент — это компания, состоящая из группы юридических лиц. Справочник имеет иерархическую структуру, пять уровней вложенности, вызывается из меню: «Справочники» / «Юридические и физические лица» / «Сторонние юридические лица».

Список юридических лиц удобно группировать, например, по контрагентам.

Одно из юридических лиц устанавливается в форме контрагента, как юридическое лицо контрагента. Реквизиты юридического лица могут быть заполнены и в форме контрагента. При записи информа­ции о контрагенте в справочнике «Сторонние юридические лица» автоматически создается запись о юридическом лице контрагента с теми реквизитами, которые были заданы в форме контрагента на закладке «Основные».

Физические лица

Справочник «Физические лица» предназначен для хранения спи­ска всех физических лиц, с которыми предусмотрено ведение хозяй­ственных операций. Это могут быть собственные сотрудники или подотчетные лица, торговые агенты, представители контрагента и т.д. Информация из справочника «Физические лица» используется при выписке документов.

В справочнике можно объединять физических лиц в произволь­ные группы и подгруппы. Справочник «Физические лица» в конфи­гурации имеет пять уровней вложенности. Удобно в этом справоч­нике сделать отдельные группы: по собственным сотрудникам, по подотчетным лицам, по торговым агентам и т.д.

Справочник «Физические лица» вызывается из пункта меню «Справочники» / «Юридические и физические лица» / «Физические лица».

Редактирование и ввод новой информации о физическом лице производится в отдельном диалоговом окне.

Информация располагается на двух закладках.

Закладка «Основные»

131