Geum.ru

Окно программы ms excel 2 Основные понятия ms excel. 2 Адреса ячеек 3 Типы данных в ячейках электронной таблицы 5

Вид материалаАнализ

Содержание


Сортировка данных
Фильтрация (выборка) данных из списка
Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра.
ДАННЫЕФильтрРасширенный фильтр.
ДАННЫЕФильтрРасширенный фильтр
Скопировать результаты в другое место
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7

Сортировка данных


Для использования некоторых операций автоматической обработки данных часто бывает необходимо заранее расположить данные в таблице (списке) в строго определенной последовательности - выполнить сортировку исходных данных.

Сортировка осуществляется "на месте" - непосредственно в таблице.

В электронной таблице можно сортировать как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одного столбца или нескольких.

Строки, столбцы или отдельные ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А до Я) или в убывающем порядке (от 9 до 1, от Я до А).

По умолчанию Excel сортирует данные в алфавитном порядке. Для сортировки в другом порядке, например чтобы расположить месяцы и дни недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, следует использовать пользовательский порядок сортировки.

Сортировка данных в электронных таблицах производится с помощью команд меню ДАННЫЕСортировка.

Фильтрация (выборка) данных из списка


Фильтрация {выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка.

В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки.

Отобранные записи можно форматировать или удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, а также использовать для последующих вычислений или построения диаграмм.

Фильтрация данных в электронных таблицах может выполняться двумя способами: с помощью автофильтра или расширенного фильтра.

Фильтрация данных с использованием автофильтра. Для выполнения этой операции нужно:
  1. установить курсор внутри таблицы;
  2. ввести команду меню ДАННЫЕФильтрАвтофильтр;
  3. щелчком мыши по кнопке со стрелкой раскрыть список столбца, по которому будет производиться выборка;
  4. указать требуемые значения или выбрать строку "условие" и задать критерии выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр.

Условия для отбора записей в определенном столбце могут состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.

Каждая часть условия может включать:
  • значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы подстановки. В качестве символов подстановки используются звездочка * - для указания произвольного количества символов или вопросительный знак ? - для замены одного символа;
  • оператор отношения (сравнения). При задании критериев выборки могут использоваться следующие операторы сравнения:

= Равно <> Не равно

< Меньше < = Меньше или равно

> Больше > = Больше или равно

Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой (синего цвета) и в раскрывшемся списке выбрать строку "все" или выполнить команду ДАННЫЕФильтрсОтобразить все.

Для отмены режима фильтрации нужно установить курсор внутри таблицы и снова ввести команду меню ДАННЫЕФильтрАвтофильтр (убрать переключатель).

Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра. Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам.

Для фильтрации записей списка расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев:
  • критериев сравнения;
  • вычисляемых критериев.

Фильтрация записей с использованием расширенного фильтра выполняется с помощью команды меню ДАННЫЕФильтрРасширенный фильтр.

Важной особенностью этого режима является то, что до выполнения самой команды фильтрации необходимо сформировать специальную область для задания условий фильтрации данных -диапазон условий отбора (интервал критериев).

Диапазон условий должен содержать строку с заголовками столбцов и несколько строк для задания условий отбора. Обычно для создания диапазона условий вначале копируют в отдельное место (на другом или на том же самом рабочем листе - как правило, выше исходной таблицы) строку с заголовками столбцов, затем в расположенные ниже строки вводят критерии выборки по отдельным столбцам.

Между значениями условий отбора и таблицей должна находиться, как минимум, одна пустая строка.

Если критерии отбора (условия фильтрации) вводятся в одной строке для разных столбцов, то они считаются связанными условием "И". Если критерии отбора записываются в разных строках, то они считаются связанными условием "ИЛИ".

После формирования диапазона условий с критериями выборки записей устанавливают курсор внутри таблицы, вводят команду ДАННЫЕФильтрРасширенный фильтр и в диалоговом окне Расширенный фильтр указывают диапазон ячеек таблицы и адрес или имя сформированного заранее диапазона условий.

Записи можно фильтровать на месте или одновременно с выполнением фильтрации копировать в указанную область на текущем рабочем листе.

Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, следует установить переключатель Скопировать результаты в другое место, перейти в поле Поместить результат в диапазон и указать верхнюю левую ячейку области вставки отобранных данных.

Ссылка на диапазон условий отбора должна включать только заголовки столбцов и строки с критериями, т. е. не содержать пустых строк.