Окно программы ms excel 2 Основные понятия ms excel. 2 Адреса ячеек 3 Типы данных в ячейках электронной таблицы 5

Вид материала

Содержание

Форматирование данных
Формат по образцу
Формат ячеек
Защита информации в Excel
Анализ и обработка данных электронной таблицы
Средства автоматического обобщения и анализа данных электронной таблицы
Средства Excel для работы с данными списка. Работа с электронной таблицей как с базой данных

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7

Форматирование данных

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат.

От формата зависит способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания, для чисел - форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т. д.

Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.

Для быстрого копирования форматов отдельных ячеек (или блоков ячеек) удобно использовать кнопку Формат по образцу, которая используется так же, как и аналогичная кнопка на панели инструментов Word.

Для форматирования любых данных в Excel используется диалоговое окно Формат ячеек, которое можно вызвать с помощью команды меню окна ФорматЯчейки либо соответствующей команды контекстного меню.

Диалоговое окно Формат ячеек имеет несколько вкладок.

Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить в строке формул (в режиме редактирования) с помощью мыши или клавиши Shift и стрелок курсора - так же, как это делается в документах Word.

Excel предлагает несколько стандартных вариантов оформления таблицы (обрамление и заполнение фоном), образцы которых можно предварительно просмотреть. Для выполнения автоформатирования необходимо выделить форматируемую часть таблицы и использовать команды меню ФОРМАТАвтоформат.

Защита информации в Excel

В Excel имеются разнообразные способы защиты информации в электронных таблицах. Ограничение доступа пользователей к информации в электронных таблицах может выполняться на уровне:

защиты файлов - рабочих книг;
защиты рабочих листов;
защиты отдельных ячеек таблицы.

Для установления защиты могут использоваться команды:

СЕРВИСЗащита;
ФОРМАТЛист (Строка, Столбец)|=> Скрыть, ОкноСкрыть;
ФОРМАТЯчейки, вкладка диалогового окна Формат ячеек - Защита;
ограничения доступа при сохранении файлов рабочих книг.

После установки защиты введение в ячейки новых данных, их изменение или удаление становятся невозможными до тех пор, пока защита не будет снята.

Анализ и обработка данных электронной таблицы

В табличном процессоре Excel существует широкий набор средств анализа и обобщения данных в электронной таблице. Доступ к этим средствам осуществляется, как правило, с помощью команд меню окна Excel Сервис и Данные.

Для выполнения многих операций обработки таблиц с помощью команд меню Данные достаточно установить курсор в любую ячейку списка таблицы. Для работы с частью списка требуется выделение необходимой области.

Средства автоматического обобщения и анализа данных электронной таблицы

Excel предоставляет разнообразные способы для автоматического обобщения и анализа данных:

Автоматические вычисления.
Средства для работы с базами данных и списками, позволяющие создавать, добавлять, удалять и находить записи в базах данных, осуществлять сортировку и фильтрацию (выборку) записей, работать с базами данных в режиме формы и с помощью специальных функций (см. задания 4-6 практической работы 1).
Средства автоматического подведения общих и промежуточных итогов (см. задания 4, 5 практической работы 3).
Возможность создания и использования структуры таблицы.
Средства для консолидации (обобщения) данных (см. задание 6 практической работы 3).
Возможность создания и модификации сводных таблиц, отчетов и диаграмм.
Средства условного анализа (анализа "что, если"), к которым относятся:
- Подбор параметра (см. задание 1 практической работы 3);
- Надстройка Поиск решения (см. задание 2 практической работы 3);
- Сценарии;
- Таблицы подстановки (см. задание 3 практической работы 3).

Различные надстройки, мастера, шаблоны, например Мастер суммирования, подстановок, шаблонов, Мастер обновления связей, надстройка Пакет анализа и др.

Средства Excel для работы с данными списка. Работа с электронной таблицей как с базой данных

Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных.

Термины база данных и список в Excel используются как синонимы. При этом нужно иметь в виду следующее:

каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;
столбцы списков считаются полями базы данных;
заголовки столбцов считаются именами полей базы данных.

В Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке или базе данных. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:

все строки таблицы должны содержать однородную информацию - во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;
заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;
названия строк должны находиться в левом столбце списка;
в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.

Функции списка нельзя использовать одновременно для несмежных областей.

К данным, организованным в виде списка (базы данных), можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базой данных, и выполнять следующие операции:

добавлять, изменять и удалять записи;
находить записи;
сортировать записи;
осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью Автофильтра и Расширенного фильтра;
подводить общие и промежуточные итоги и т. д.