К. С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген

Вид материала

Документы

Содержание Мероприятия по обработке Выбирать для объектов и действий четкие, состоящие из одного предложения названия.

Подобный материал:

• Ван Дейк Антонис (1599—1641), 76.1kb.
• Тойн А. ван Дейк вопросы прагматики текста, 1064.11kb.
• Хенри ван де вельде, 90.42kb.
• Президентская администрация М. Ван Бюрена (1837-1841 годы) § Путь к президентству, 229.14kb.
• Ван Эйк (van Eyck) Ян (около 1390-1441), нидерландский живописец, 43.2kb.
• Тема I: Реформы Ван Мана и крушение первой династии Хань, 73.37kb.
• Внеклассное мероприятие «Безумная любовь моя Бетховен!» «Благодарить, где только можешь,, 59.91kb.
•  Величайший живописец эпохи Возрождения Ян ван Эйк (ок. 1390-1441) открывает плеяду, 112.34kb.
• Ме­то­ди­ки фор­му­ван­ня сти­лі­с­ти­ч­них умінь май­бу­т­ніх учи­те­лів по­ча­т­ко­вих, 430.88kb.
• Лицензированная медсестра, Эрик Ван Вийнгаерден, доктор медицинских наук, Херман Боббаерс,, 1773.58kb.

VII. 1 Общая информация

Схемы инструкций или формы инструкций существуют для того, чтобы помогать сотрудникам организации разобраться в административных бизнес-процессах, которые они должны выполнять, и в административных правилах, которым они должны следовать. Схема инструкций -уникальное средство передачи знаний: к этой документации предъявляются высочайшие требования, поскольку каждая инструкция должна иметь только один четкий смысл.

VII.2 Свойства

В данном разделе, говоря о инструкциях, мы имеем в виду письменные инструкции. Конечно, в определенных случаях и в зависимости от уровня знаний пользователя, могут использоваться такие методики, как, например, схема инструкций. Особенно для этого подходят схемы движения форм, схемы процессов и схемы управления формами. На практике также встречаются комбинации этих схем с текстом. Однако предпочтительно применять схемы инструкций, которые содержат только текст, поскольку такие инструкции могут быть поняты человеком, не обладающим какими-либо знаниями в области методик схематического изображения.

Как только возрастает количество созданных схем инструкций, их необходимо ввести в полный набор схем. При этом могут оказаться полезны общая схема процесса или иерархический обзор.

Следует постараться, особенно при помощи кодирования отдельных схем, четко указать связи и последовательность различных административных мероприятий и собрать в простой форме инструкции для каждого отдела или сотрудника. Это означает, что часто необходимо разделить административные бизнес-процессы на части, для того чтобы схемы инструкций могли возникнуть и могли быть сгруппированы для каждого связанного набора действий и для каждого сотрудника (см. Главу 7). Количество факторов, которые можно представить с помощью этой методики, в целом больше, чем количество факторов, которые можно представить с помощью других методик схематического изображения. Кроме операций/мероприятий (общих или детальных), форм и отделов могут быть также документированы такие факторы, как время, периодичность и применяемая методика.

На практике часто можно обнаружить, что схемы инструкций комбинируются с детальными схемами процесса в Справочнике административной организации. Детальные схемы процессов располагают на левых страницах, а соответствующие схемы инструкций - на правых. Символы мероприятия в схемах процесса соответствуют колонке «Мероприятие» в схеме инструкций; колонки, обозначенные «Описание» и «аварийное действие» служат для пояснения схем процесса.

VII.3 Правила

Схемы инструкций разделены в соответствии с требованиями организации. В зависимости от количества схем процесса и количества отделов, больше внимания надо уделить, к примеру, заголовку и коду схемы инструкций; в зависимости от сложности схем, следует оставить больше или меньше места для пояснений и т.д.

На Рисунке VII.А представлена схема инструкций по обработке изменений курса. На левой странице вы можете найти детальную схему процесса, соответствующую данной схеме инструкций. На Рисунке VII.A в заголовке схемы указан отдел, административный бизнес-процесс и версия, к которой относится инструкция. Каждое мероприятие/операция пронумерованы и в каждом случае указаны номер следующего мероприятия. Сами мероприятия кратко описаны в колонках, с тем чтобы дать возможность быстро получить представление об административном бизнес-процессе, не изучая дополнительную колонку с пояснениями для каждого мероприятия. В колонки, обозначенные «аварийное действие», записаны мероприятия, которые должны быть выполнены в том случае,

Рисунок VII.A Детальная схема процесса в сочетании со схемой инструкций

Справочник административной организации
коммерческой фирмы
	Страница:	1
Раздел* 5. Бухгалтерия	Версия:	3
Глава: 4. Описание процесса	Автор:
Параграф: 4. Детальные схемы процесса	Модифицирован:	07-31-1991
Подпараграф: 5.1.1.4 Обработка курсовых разниц	Дата:	01-04-1992

№ пп.	Сотрудник/ отдел	Мероприятия	Описание	Аварийное действие
1.	Бухгалтерия	Команда меню финансовой системы FDOPEN	Команда меню FDOPEN вызывает бухгалтерию и баланс счетов дебиторской задолженности и т. д. Бухгалтерия определяет величину кредиторской задолженности для каждого валютного курса.
2.	Бухгалтерия	Установить пределы изменения согласованного курса валюты	Контракты хеджирования заключены с банками: контракты фиксируют курс для определенного счета по курсу иностранной валюты. Для каждого контракта главная бухгалтерия определяет, в какой мере общие суммы дебиторской задолженности укладываются в пределы изменения курса валюты. Возможны два случая: пределы изменения курса могут быть больше или меньше применяемого курса валюты. В первом случае бухгалтерия выполняет мероприятие 9, во втором - мероприятие 4.
3.	Бухгалтерия	Определить средний валютный курс	Для каждого курса валюты может быть заключен один или более контрактов. В случае заключения одного контракта, курс расчетов берется прямо из контракта. В случае нескольких контрактов главная бухгалтерия определяет средний курс валюты следующим образом: остаток кредиторской задолженности, начиная с первого контракта, вычитается из контракта. Величина, определенная для каждого контракта, затем последовательно умножается на согласованный курс валюты, который применим для этого контракта.
4.	Бухгалтерия	Сделать ссылку на последний валютный курс	Когда курс валюты в соответствии с контрактом не покрывает курса валюты кредиторской задолженности, оставшаяся кредиторская задолженность рассчитывается в соответствии с ежедневным валютным курсом. Таким образом, весь счет для каждого валютного курса делится на величину соответствующего курса валюты. Это дает средний курс.
in	Бухгалтерия	Команда меню финансовой системы FDIVD	Бухгалтерия вводит валютный курс, рассчитанный в ходе мероприятий 4 или 9 при помощи команды меню финансовой системы FDIVD.

Рисунок VII.A - Продолжение

если выполнение применяемой инструкции невозможно. В целом колонка «аварийное действие» должна заполняться, как только начинает идти речь об управляющих воздействиях (к примеру, действия, которые должны выполняться в результате установленных ошибок, таких как подписание документов с превышением полномочий или оказание консультаций в определенных ситуациях). Сначала колонки резервируются под периодичность, с которой выполняются мероприятия и с которой сотрудники их выполняют. В случае необходимости для каждой инструкции могут быть также созданы колонки для кодов соответствующей информации. Рекомендуется, чтобы текст в схеме был кратким и конкретным.

В отличие от других методик схематического изображения, использование только текста затруднит контроль за точностью и основательностью в схеме инструкций. Текст лишь дает автору схемы больше свободы, чем символы. В любом случае, перед началом стандартизации необходимо условиться о требованиях к:

• Названиям и кодам документов.
  
• Названиям и кодам отделов и сотрудников.
  
• Терминам и принципам.
  
• Ключевым словам.
  

Ниже приведен перечень ключевых слов, которые используются в различных административных/организационных мероприятиях/действиях.

Мероприятия по обработке
Одобрить	Регулировать	Отмечать
Прикрепить (вложить)	Исправлять	Перезаписывать
Санкционировать	Принимать решение	Платить
Рассчитать	Размещать	Распечатывать
Добавить	Вводить	Обрабатывать
Разделить	Устанавливать	Регистрировать
Умножить	Оценивать	Смотреть
Оценить ожидания	Изучать	Подписывать
Вычесть	Заполнять	Сортировать
Кодировать	Подписывать	Ставить печать
Собрать	Соединять	Набирать на клавиатуре
Сравнить	Изменять	Взвешивать
Консультировать	Отслеживать

Мероприятия по транспортировке Перемещать Ввозить (вводить) Распространять Подбирать Вывозить (выводить) Получать		Посылать Поставлять
Мероприятия по коммуникации
Объявлять Объяснять	Спрашивать Предоставлять отчет	Звонить по телефону Говорить
Мероприятия по документированию
Уничтожать Подшивать	Сохранять	Хранить

VIII	Схема правления формами

VIII. 1 Общая информация

Схемы управления формами показывают использование и маршрутизацию форм в рамках административного бизнес-процесса. Часто оказывается, что необходимо схематически изобразить маршрут и использование всех видов форм. Наряду с формами, книгами, картотеками, реестрами, распечатками, сюда входит информация с экрана, а также всевозможные технические инструменты, фотографии, звуковоспроизводящие устройства, световые сигналы и коммутаторы. На практике схема управления формами известна как схема «крестики-нолики».

VIII.2 Свойства

Схема управления формами принадлежит к категории ограниченных схем. Размещение, так же как символы, в общем, регулируются достаточно жестко. Этот недостаток свободы и степень необходимой полноты заполнения схемы, требуемые от разработчика, делают схему управления формами особенно подходящей для анализа административных бизнес-процессов. Этот анализ может концентрироваться на результативности и эффективности использования форм. Схема демонстрирует, как происходит движение документов за пределами отделов, какие документы (копии документов) избыточны, где формируются наборы данных, а также какие из этих наборов данных значимы, а какие – нет.

Представление действий для каждой формы дает также возможность анализировать природу этих действий, дублирующие или недостающие мероприятия, распределение мероприятий между различными отделами и сотрудниками.

На Рисунке VIII.A отражены характеристики схемы управления формами: табличная форма, в которой объекты (документы) представлены в столбцах, а мероприятия - в строках. На пересечении строки (мероприятия) и столбца (объекта) видны действия для каждого объекта. Действия приведены в хронологическом порядке, с тем чтобы схему можно было читать строка за строкой сверху вниз. Строка обозначается с помощью кода или аббревиатуры отдела, в котором выполняется действие. Для каждой колонки оставлено немного свободного места под названием документа, для того чтобы указать там кодовый номер формы. Если, к примеру, потребуется использовать схему управления формами для изучения контроля за техническими функциональными подразделениями или для изучения распределения задач между сотрудниками или отделами, тогда будет необходимо провести другую дополнительную обработку: необходимо будет в ходе независимого обзора провести сортировку для каждого отдела/сотрудника. На практике также можно заметить изменение схемы управления формами, в которой действия отсортированы по отделам. Для определения порядка действий необходимо рассмотреть схему по порядку вертикальных линий.

Вариант сортировки по отделам, изображенный на Рисунке VIII.В, обладает следующим недостатком: его труднее читать, чем хронологическую схему. Также усложняется запись. Схема по отделам редко бывает успешной на первом этапе составления. Трудно вносить изменения. В основном по этим причинам мы ограничимся обсуждением хронологического варианта схемы управления формами.

С помощью схемы управления формами можно создать правильный документ в короткие сроки после завершения интервью и проанализировать полноту документированных процессов. Вполне возможно даже составить схему в ходе проведения интервью, если анализируются сложные процессы или исследуются административные бизнес-процессы, которые интервьюируемый вряд ли сможет прояснить. В ходе проведения интервью необходимо постоянно анализировать завершенность документирования, к примеру, рассматривая колонки схемы (все ли формы используются, у каждой ли формы есть конечное назначение; к примеру, выходит ли она за границы организации или она остается в ней, сравниваются ли формы друг с другом, для каких проектов используется какой объект и т.д.) или анализируя правила действий (нужны ли действия, регистрируются ли формы, делает ли отдел с формой что-нибудь больше, чем просто получает и пересылает ее, откуда поступают данные?).

Рисунок VIII.A Схема управления формами (хронологическая)

Рисунок VIII.В Схема управления формами (по отделам)

Если вы хотите составить схему в ходе проведения интервью, рекомендуется заранее обеспечить наличие образцов форм, которые играют некоторую роль в вовлеченном процессе; на основе лих образцов можно контролировать завершенность документации. Концепцию объекта следует понимать широко; должно быть известно количество копий каждой формы и не следует забывать о таких объектах, как телефонные доклады, квитанции и картотеки.

Схема управления формами использует небольшой, простой набор символов. Несмотря на это, методика ценится невысоко, если речь заходит о передаче знаний. Эти схемы читаются не очень легко и не особенно удобны для пользователя. Качество схемы управления формами связано в первую очередь с возможностью использовать ее для анализа и оценки административных бизнес-процессов.

Поскольку действия представлены в хронологическом порядке, схему можно легко трансформировать в схему рабочих инструкций (см. Раздел 3.8.7). Отчасти это зависит от степени детализации, с которой описаны процессы. Систематичность подходит для нескольких уровней детализации: на одной строке можно записать такие мероприятия, как «контроль счетов» или «умножить количество на цену» (мероприятие также как и уровень действия; см. Рисунок 2.D).

Схема управления формами подходит для представления ряда факторов: в схеме хорошо представлять документы, действия, характер действия, позиции и отделы. Факторы, такие как элементы времени, пространственное местоположение, периодичность, методика и характер действий в этой схеме не представляются или представляются редко.

VIII.3 Правила

VIII.3.1 Общие правила

При использовании схемы управления формами необходимо придерживаться ряда общих правил:

• Использовать хорошую, заранее напечатанную форму. Заранее напечатанные линии не должны быть слишком толстыми, поскольку они должны отличаться от нарисованных линий. Гораздо предпочтительней использовать для форм бумагу стандартного размера. Возможно, также имеет смысл использовать бумагу большего размера, для того чтобы было легче рисовать, а затем уменьшить (с помощью фотокопирования) до стандартного размера.
  
• Нумеровать объекты и действия. Это облегчает изменения. Номера объектов используются для согласования с закрытым на-
  

бором целей (к примеру, форма или форма инвентаризационных списков, в которой указаны название, номер, количество копий, цель, вовлеченные отделы и т.д.).

• Выбирать для объектов и действий четкие, состоящие из одного предложения названия.
  
• Не повторяться. Объекты, которые не появляются на странице, если процедура занимает большое количество страниц, не должны повторяться: чем меньше объектов упомянуто на странице, тем легче использовать схемы. Используйте ссылки или блоки объединения в конце страницы для каждого объекта, для того чтобы указать страницу, на которой объекты снова появятся.