К. С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген

Вид материала

Документы

Содержание 5. Рабочие инструкции Справочник по административной организации 2 Носители данных Организационные единицы

Подобный материал:

• Ван Дейк Антонис (1599—1641), 76.1kb.
• Тойн А. ван Дейк вопросы прагматики текста, 1064.11kb.
• Хенри ван де вельде, 90.42kb.
• Президентская администрация М. Ван Бюрена (1837-1841 годы) § Путь к президентству, 229.14kb.
• Ван Эйк (van Eyck) Ян (около 1390-1441), нидерландский живописец, 43.2kb.
• Тема I: Реформы Ван Мана и крушение первой династии Хань, 73.37kb.
• Внеклассное мероприятие «Безумная любовь моя Бетховен!» «Благодарить, где только можешь,, 59.91kb.
•  Величайший живописец эпохи Возрождения Ян ван Эйк (ок. 1390-1441) открывает плеяду, 112.34kb.
• Ме­то­ди­ки фор­му­ван­ня сти­лі­с­ти­ч­них умінь май­бу­т­ніх учи­те­лів по­ча­т­ко­вих, 430.88kb.
• Лицензированная медсестра, Эрик Ван Вийнгаерден, доктор медицинских наук, Херман Боббаерс,, 1773.58kb.

5. Рабочие инструкции:

Текстовой, в форме схем инструкций, разработанный набор рабочих инструкций для тех ситуаций, которые стоят затраченного труда в силу сложности процессов, их важности или неизбежности использования меняющегося или неопытного персонала. Эти рабочие инструкции обычно записываются на правых страницах справочника, напротив соответствующих детальных схем процесса на левой стороне справочника

6. Внутренний контроль:

Обзор зарегистрированных внутренних контрольных мер как для контроля, так и для обеспечения надежности информации. Одно от другого может отличаться по:

• конкретным средствам относительного и полного управления
  
• сетевому графику общего контроля
  
• организационным мерам типа функциональных подразделений, и т.д.
  

• квалификационным правилам
  
• особым (уникальным) мерам (квази-товарам, файлу существования, файлам создания и
  поручения, и тд.)
  

- детализацией управления в пределах административных процессов, например, в форме
обзора действий по контролю

7. Различные аспекты (инструментальные методики):

• расписание
  
• таблица периодичности
  

• планировка офиса

• количественные обзоры
  
• специфические финансовые факторы
  
• специфические юридические факторы
  
• специфические административные правила
  
• правила бухгалтерского учета, например, в форме схемы использования счета
  

8. Носители данных: Глава, в которой описаны носители данных (документы) и их характеристики

9. Определения данных:

Глава, в которой даны все определения объектов также как отношений между этими объектами


Рисунок 7.В — Продолжение

Приведенное содержание удовлетворяет определению базовой административной организации. Справочник обращается к систематическому сбору, документированию, обработке и распределению данных, нацеленных на производство информации, требуемой для управления ежедневными мероприятиями и выбора из альтернатив.

На практике, структура главы корректируется таким образом, чтобы удовлетворить каждой функции. В той части справочника, где документируются финансовые административные процессы, отводится специальное место для системы бухгалтерского учета, инструкций по внесению данных, повестки дня, периодических записей, финансовой сметы и ежегодного цикла учёта, правил оценки и т. д. В разделе, посвященном трудовым ресурсам и организации, отводится специальное место для правил обучения.

Помимо упомянутых выше исключений важно, чтобы структура глав для всех разделов Справочника по административной организации была по возможности одинаковой, если существуют различные подразделения организации, в которых производится управление административной организацией (или ее частью). Это дает возможность группировать различные предметы в различных разделах справочника. Так, комбинация всех пятых глав (административные бизнес-процессы) и третьих разделов (детальные схемы процесса) дает читателю понимание всех административных бизнес-процессов.

7.4.2 Структура Справочника по административной организации

Справочник по административной организации является важным инструментом управления. Поэтому структура справочника должна быть связана со структурой управления организации (см. Раздел 7.6). Справочник также задает направление разработчикам процесса (команде по улучшению процесса), тем самым помогая им построить общие модели, использующие единые данные с одинаковыми определениями, которые могут быть применены для всех административных бизнес-процессов.

Далее рассматриваются две структурных модели для Справочника по административной организации. Одна модель предназначена для ситуаций с относительно высокой степенью интеграции между административными бизнес-процессами, а другая - для ситуаций с относительно низкой степенью интеграции. Кроме того, в общих чертах описываются случаи, для которых эти модели считаются пригодными.

Организации с относительно высокой степенью интеграции административных бизнес-процессов представляют собой небольшие и средние организации, в которых взаимозависимость различных организационных

единиц является достаточно сильной. Относительно сильная взааимозави-симость между организационными единицами приводит к тому, что эти единицы достаточно часто обмениваются данными и используют одинаковые массивы данных. Именно поэтому в таких ситуациях многие аспекты административной организации координируются и управляются централизованно. Такая централизованная координация может быть необходима из соображений, связанных со стратегией, управлением, специальными знаниями, объединением и производительностью. Это приводит к введению центрального управления, а следовательно и к созданию Справочника по административной организации, в котором все организационные единицы описываются единообразно. Для удобства пользования разделами справочника, при его распространении между организационными единицами следует учитывать актуальность различных разделов для каждой из них.

На Рисунке 7.С представлена структура справочника в случае относительно высокой степени интеграции. На ней изображен справочник для руководства средней или крупной промышленной компанией с подразделениями материально-технического снабжения, продаж, отгрузки, производства 1 и 2, с торговым складом, лабораторией и отделом кот роля кадров управленческого персонала, бизнес-администрации, информационного управления, общим отделом, а также отделом трудовых ресурсом и организации. Рисунок 7.С показывает, что содержание разделок справочника, в которых описываются эти отделы, в основном одинаково, однако, несмотря на это, описания административных бизнес-процессом предоставляются только тем отделам, в которых они проводятся.

Совершенно иначе выглядит Справочник по административной организации для организации с относительно низкой степенью интеграции административных бизнес-процессов. Для этого второго типа характерно существование центральной, относительно небольшой системы управления с множеством фактически независимых бизнес-единиц. В этой ситуации вопрос заключается в том, что должно управляться централизованно и что может быть децентрализовано?

На Рисунке 7.D представлена структура справочника для организации с независимыми организационными единицами, такими как подразделения, организационные единицы и/или ориентированные на результат команды.

При такой структуре, Разделы 0, 1 и 2 справочника управляются централизованно (по Разделу 0 справочника см. Раздел 7.4.3). В Разделе 3 приведены указания от финансового руководства (так называемое руководство по бухгалтерскому учету). В Разделе 4 содержатся такие же инструкции отделов трудовых ресурсов и организации. В Разделе 5 менеджеры удаленных, децентрализованных организаций документируют все ме-





Рисунок 7.С Справочник по административной организации при относительно высокой степени интеграции административных процессов

роприятия своей административной организации, которые не управляются из центрального офиса. Сюда может входить документация удаленных частей плана информационной системы и концептуальной модели данных. Это означает, что для менеджера, ответственного за Раздел К), в Справочник по административной организации включаются Разделы 0-4 (заполненные и управляемые другими должностными лицами) и его собственный Раздел 10.

Раздел / Глава	0 Справочное руководство	1 Управление данными	2 Носители данных	3 Финансовый отдел	4 Отдел кадров и организационные подразделения	5 Организационные единицы	6 и т.д. Организационные единицы
0	Введение	Введение	Введение	Введение/ ключевые слова	Введение/ ключевые слова	Введение/ ключевые слова	Введение/ ключевые слова
1	Общие сведения	Общие сведения	Общие сведения	Общие сведения	Общие сведения	Общие сведения	Общие сведения
2	Содержание справочника	Определения данных	Носители данных	Организация	Организация	Организация	Организации
3	Контроль	И т.д.	И т.д.	Информационное управление	Информационное управление	Информационное управление	Информа- ционное управление
4	Распределение			Административные процессы	Административные процессы	Административные процессы	Административные процессы
5	Методики документирования			Рабочие инструкции	Рабочие инструкции	Рабочие инструкции	Рабочие инструкции
6	Автоматизированные инструменты			Внутренний контроль	Внутренний контроль	Внутренний контроль	Внутренний контроль
7	Правила изменений			Различные аспекты	Различные аспекты	Различные аспекты	Различные аспекты
8	Правила КОМПОНОВКИ			Носители данных	Носители данных	Носители данных	Носитепи данных
9	Термины и ПОНЯТИЯ			Определения данных	Определения данных	Определения данных	Определения данных

Рисунок 7.D Справочник по административной организации при относительно низкой степени интеграции административных процессов

На практике, для двух описанных ситуаций различают множество разнообразных переменных. Не следует путать ситуацию отдаленной, децентрализованной организации с ситуацией в филиале организации. В филиале ничего не говорится ни о децентрализации власти для управления и проектирования первичных процессов, ни о рассредоточении действий по выполнению центрально управляемых процессов или центрально управляемых административных бизнес-процессов. В этом случае мы имеем дело с относительно высокой степенью интеграции административного бизнес-процесса.

Возможны также промежуточные формы. В силу причин, связанных со специальными знаниями, стандартизацией, юридическим равенством и производительностью, может сложиться ситуация, при которой информационные системы обработки операций управляются централизованно, в то время как руководство проектированием рабочего метода является децентрализованным. В этом случае структура Справочника по административной организации будет представлять собой комбинацию Рисунков 7.С и 7.D. Должно быть ясно, что выделение раздела в справочнике имеет смысл только в том случае, если для этого раздела может быть указано централизованное или децентрализованное управление.

7.4.3 Инструкции для Справочника по административной организации (Раздел О)

Цели Справочника по административной организации (см. Раздел 7.3)-создание единообразной структуры различных разделов и одинаковое использование символов. Введение такой единообразной структуры и подготовка управления и распространения справочника являются наиболее важными целями инструкций для Справочника по административной организации. На практике, они описываются главным образом в Разделе 0. Содержание Раздела 0 представлено на Рисунке 7.D. Ниже по каждой главе будет сделано несколько комментариев.

Глава 2 Раздела 0 содержит оглавление полного Справочника по административной организации. В этой главе рассматривается следующее:

• Содержание по разделам (с ссылкой на Главу 3 Раздела 0).
  
• Структура, используемая в главах и разделах.
  
• Содержание глав (на Рисунке 7. В приведен пример двух страниц из Главы 2 Раздела 0).
  

Так как административная организация постоянно корректируется, желательно оформить справочник в виде скоросшивателя или компьютеризировать его. В случае изменений руководству не придется каждый раз рассылать полный экземпляр справочника. Достаточно будет разослать

измененные части. Поэтому каждая страница должна иметь уникальный идентификатор. Для этого служит заголовок каждой страницы. Содержание заголовка, как показано па Рисунке 7.Е, идентифицирует каждую страницу единственным образом, по возможности независимо от выбранной структуры справочника.

Необходимо обновлять оглавление справочника, чтобы отразить изменения, зарегистрированные в течение фазы документирования. По этим изменениям можно быстро узнать, какие изменения были внедрены и соблюдались ли предписанные процедуры. Если стандарты документирования не регистрировались больше нигде в организации, то их следует внести в справочник, в Главу 7 Раздела 0 (правила изменений).

В Главе 3 Раздела 0 указывается, как управление административной организацией и справочник включаются в организацию. Это будет далее обсуждаться в Разделе 7.6, посвященном подробному изучению управления.

В Главе 4 Раздела 0 описывается подготовка к распространению справочника. Распространением справочника занимается отдел, ответственный за ведение справочника. Имена сотрудников, получивших копню справочника, должны быть занесены в список распределения. Затем измененные варианты выдаются сотрудникам в соответствии с этим списком.

Возможно, что сотрудники получат только некоторые разделы справочника. В этом случае выданные разделы должны быть отмечены в списке распределения, и затем следует распространять лишь изменения к соответствующим разделам.

Вместе с обновленными вариантами справочника распространяется сопроводительный список, в котором, помимо прочего, указывается следующее:

• Страницы, которые будут добавлены.
  
• Страницы, которые будут удалены.
  
• Дата рассылки.
  
• Дата предыдущих изменений.
  

Справочник по административной организации
		Страница:	1
Раздел:	0. Инструкции для Справочника	Версия:	2
Глава:	2. Содержание Справочника	Автор:	Noordam
Параграф:	4. Идентификация страниц	Изменено:	06-10-1991
Подпараграф:		Дата:	01-13-1992

Рисунок 7.Е Заголовок страницы Справочника по административной организации

• Количество текущих изменении.
  
• Количество предыдущих изменений.
  

Во всех случаях рассылается новое оглавление справочника. Возможно также ступенчатое распространение, при котором множество экземпляров справочника выдается начальникам отделов, которые по своему собственному усмотрению могут распределять их среди сотрудников. При использовании справочника следует соблюдать несколько условий, а именно: содержание должно быть надежным и использовать его следует только в ходе осуществления мероприятий организации. Таким образом, сотрудники обязаны вернуть справочник после того, как закончат свою работу. Способ, при котором справочники распространяются по комнатам, нежелателен, если на сотрудников не возложена ответственность за распределение копий в каждой комнате.

Несколько правил для документирования описаний в справочнике приведены в Главе 5 Раздела 0. Эти принятые правила схематического изображения должны быть увязаны с выбором ширины и глубины документирования (см. Разделы 3.4 и 3.5). В приложении читатель найдет примеры правил использования методик документирования. Компьютеризированные инструменты, используемые для документирования (см. Раздел 7.3), могут по роду своего действия оказывать влияние на разработку правил. В Разделе 7.6 описывается применение компьютеризированных инструментов из Главы 6 Раздела 0.

Глава 7 Раздела 0 содержит правила внесения изменений в справочник. В принципе, всем пользователям справочника дается право вносить предложения об изменениях или дополнениях к административным бизнес-процессам. Для осуществления изменений необходимо использовать хорошие процедуры, включающие достоверную проверку всех возможных последствий. Очень важными являются следующие действия:

• Регистрация предложения об изменении или дополнении к административным бизнес-процессам в центральном отделе - Отделе административной организации.
  
• Ориентировка инициаторов, задействованных менеджеров отделов и Отдела административной организации в отношении изменения/адаптации.
  
• Исследование результатов изменения в отношении других административных бизнес-процессов, производительности, внутреннего контроля, автоматизированных систем и т. д.
  
• Назначение сотрудника, который должен одобрить изменение и составление предложения к дате завершения (делается Отделом административной организации).
  
• Создание концептуального описания административного бизнес-процесса, в котором основное внимание уделяется связи с другими процессами, результативности и эффективности, фи к торам управления и автоматизации.
  
• Оценка концептуального описания (начальниками отделов, а также внутренними и внешними экспертами).
  
• Предложение заключительного описания процесса (Отделом административной организации).
  
• Отправка описания в отдел документации. (Этот отдел подтверждает соответствие описания требованиям формы, отвечает за регистрацию его в справочнике, а также за доставку описания в организацию.)
  
• Представление административного бизнес-процесса участвующим в нем отделам (под руководством Отдела административной организации, если это необходимо).
  

В целях контроля за завершением всех этапов внедрения изменении, можно, начиная с момента возникновения инициативы по изменению, регистрировать их в файле изменений, где может быть отмечено завершение каждого этапа. Таблицы файлов изменений могут содержать следующие колонки:

• Номер.
  
• Описание инициативы.
  
• Номер процесса.
  
• Дата одобрения.
  
• Дата внедрения.
  
• Одобрено (кем).
  
• Регистрация в справочнике.
  
• Оценка.
  
• Окончательная виза.
  

В Главе 8 Раздела 0 представлены правила обработки текстов для справочника. Здесь можно рассматривать определение размера текстов, макета страницы, использование различных типов шрифтов, заранее определенных макросов в программном обеспечении текстовых процессоров, а также использование специальных видов бумаги. В этой главе может также описываться подготовка, изменение и сортировка текстовых файлов и файлов компьютеризированных средств.

В Главе 9 Раздела 0 формулируются определения и концепции терминов, применяемых в разделе 0, а также рассматривается их связь с другими терминами и концепциями.

7.5 Компьютеризация Справочника по административной организации