К. С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 ... 7 8 9 10 11 12 13 14 ... 35

ению бизнес-процессов. Эта команда называется «команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов» (Project Management Team (РМТ)). Кроме того, каждый раз для изучения нового административного бизнес-процесса создается новая группа, работающая над проектом, называемая «команда по улучшению процесса» (PIT) (см. Рисунок 2.А)

2.2 Команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов

Команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов является высшей инстанцией в организационной структуре проекта. Руководство делегирует полномочия по проекту по улучшению бизнес-процессов команде по управлению проектом. Иногда управленческая команда будет исполнять роль команды по управлению проектом. Команда по управлению проектом ответственна за качество результатов по всему проекту, лидер команды по управлению проектом является ответственным сотрудником.

Члены команды по управлению проектом должны иметь полномочия для принятия управленческих решений. Этих полномочий должно быть достаточно для выполнения задач, перечисленных в этом разделе. Организация должна приступать к осуществлению проекта по улучшению бизнес-процессов, только если нет сомнений в том, что ему обеспечена полная поддержка со стороны высшего руководства.

Лидером команды по управлению проектом обычно становится представитель руководства. Кроме того, членами этой команды должны быть ключевые функциональные менеджеры. Если в проект вовлечено менее четырех-пяти отделов, в него также могут быть включены менеджеры отделов. В проекте может также принять участие менеджер отдела персонала. Если в административных бизнес-процессах используется или будет использоваться компьютерная обработка данных, желательно, чтобы в команде были представлены отделы управления информацией и разработки систем. Если в организации существует административный отдел, он также должен быть представлен в команде. Иногда оказывается полезным включить в состав команды одного или нескольких представителей команды по улучшению процесса (см. Раздел 2.4). Рисунок 2.В" представляет пример объединения команды по управлению проектом и контактных групп.

В обязанности команды по управлению проектом входит выбор целей проекта и контроль за их реализацией. Команда по управлении проектом несет ответственность за управление затратами и временем в рамках проекта, а также занимается внедрением проекта в организа-

ции и связанными с ним последствиями, которые включают как исполнение проекта (управление временем служащих), так и внедрение результатов (управление тем, как действующая организация принимает усовершенствованные процедуры). Другим важным аспектом управления проектом является создание условий, при которых проект может оптимально функционировать.

Дата:	11-30-1992	Код документа:
Проект:	Адм. организация	Фаза проекта:	Предложения по проекту
Команда, работающая над проектом:	Персонал	Предметная область:	Укомплектование персоналом различных команд
Составитель документа:		Предмет:	Формирование управленческих и контактных команд

Рисунок 2.B Пример комплектования команды по управлению проектом и контактных групп

Важнейшими задачами команды по управлению проектом являются:

Организация проекта
Планирование фаз проекта
Принятие окончательного решения относительно предложений, внесенных командой по улучшению процесса на различных фазах проекта (включенная в процесс принятия решения, она определяет административные бизнес-процессы, которые должны быть улучшены, выбирает методы и методики, которые будут использованы, устанавливает приоритеты и т.д.)
Одобрение окончательного предложения по проекту
Распространение информации о проекте в рамках организации
Формирование и управление командой (командами) по улучшению процесса и контактной группой (группами) (команда по управлению проектом определяет функции и задачи этих групп)
Отслеживание хода работ
Управление возможностью сотрудника участвовать в проекте
Определение бюджета и процедуры аудита
Одобрение предложенного наиболее ценного нацеленного на будущее решения
Согласование проекта с повседневной операционной деятельностью и другими проектами, осуществляемыми в рамках организации (такими, как проекты компьютеризации)

2.3 Лидер проекта

Основной задачей лидера проекта, часто называемого хозяином процесса, является управление командой по улучшению процесса. Лидер проекта делегирует обязанности членам команды по улучшению процесса и моменты, определенные командой по управлению проектом. Он является обычно автором предложений по проекту (см. Раздел 2.6.1.). В любом случае, обязанности также передаются в конце каждой фазы проекта.

Лидер проекта не обязан уделять своим обязанностям все свое рабочее время. Время, затрачиваемое лидером на проект, зависит от количества членов команды по улучшению процесса, их квалификации, от масштаба улучшаемого процесса, а также от того, в какой срок должна быть закончена разработка наиболее ценного нацеленного па будущее решения.

Лидер несет ответственность за выполнение проекта в соответствии с руководящими указаниями команды по управлению проектом. Перед ним стоят следующие задачи:

Обеспечение ежедневного руководства проектом
Отслеживание хода работ по проекту
Управление бюджетом проекта
Контроль за использованием методов, приемов, инструментов
Координирование различных команд по улучшению процесса
Инструктирование, обучение членов команд по улучшению процесса и руководство ими
Информирование и консультирование контактных групп
Отчет перед командой по управлению проектом и принятие решений от ее имени

Выбор хорошего лидера проекта является важнейшим фактором успеха проекта. Лидер проекта должен обладать специальными знаниями в области проекта и организации в целом. Такие знания должны основываться как на теоретической образованности, так и на практическом опыте. Практический опыт особенно полезен при выборе и применении прикладных методов и методик не только в административной/организационной деятельности, но и при сборе информации (интервью и т.д.).

Поскольку специальные знания и навыки управления так важны при выборе хорошего лидера проекта, совсем не обязательно, чтобы лидер был сотрудником организации. Требуемые знания об организации могут быть получены в начале или в ходе проекта. Лидером проекта иногда назначается человек, не имеющий отношения к улучшаемому процессу. Выбор объективного лидера может обеспечить преимущество при оценке административных бизнес-процессов. Наконец, «сторонний» лидер проекта отвечает временной природе самого проекта.

Другим важным качеством лидера проекта является способность управлять командой по улучшению процесса и мотивировать сотрудников, которые каким-либо образом связаны с проектом (контактные группы). Он должен обладать опытом управления подобными проектами, ведения совещаний, разрешения конфликтов, оказания помощи и т.д. Кроме того, он должен уметь пользоваться методами планирования и составления бюджета (финансовое планирование, бюджетирование), применяемыми и данном проекте.

2.4 Команда по улучшению процесса -команда, работающая над проектом

Реальное выполнение проекта осуществляет команда, работающая над проектом, ее часто называют «команда по улучшению процесса». Число участников команды по улучшению процесса зависит от размера организации и от времени, отведенного на осуществление проекта. Одной или нескольких команд обычно бывает достаточно, особенно если для документирования и анализа процессов по этому проекту привлечено менее пяти-шести сотрудников. Если анализируется очень крупный процесс в крупной территориально рассредоточенной организации, то количество людей, которые должны быть вовлечены в оценку, может оказаться так велико, что потребуется разбить команду по улучшению процесса па подгруппы, которые будут заниматься отдельными подпроцессами. Подгруппы команды по улучшению процесса обычно формируются в том случае, если в команду входит более 15 человек или если анализируемый процесс сильно рассредоточен в пространстве. Меньшим организациям с менее обширными проектами можно посоветовать сделать команду по улучшению процесса подгруппой команды по управлению проектом. В этом случае все члены команды по улучшению процесса будут одновременно входить в состав команды по управлению проектом. Для больших проектов это оказывается невозможным, поскольку возрастает число людей, вовлеченных в проект.

Если лидер проекта обладает специальными знаниями по организации проекта и применяемым методам, методикам, инструментам, то остальные члены команды по улучшению процесса должны обладать знаниями, касающимися организации (ее функций, формальной структуры, методов работы и т.д.). Они являются сотрудниками отдела административного управления организации или сотрудниками, вовлеченными в административные бизнес-процессы. В более крупных проектах эти сотрудники могут принадлежать ряду различных отделов. Таким образом, следует обратить внимание па их подготовку в области методов документирования и анализа, которые будут применяться. Часть подобной подготовки будет иметь место до начала осуществления проекта, а часть будет осуществляться во время проекта в ходе работы под руководством лидера проекта. Если команда по улучшению процесса перепроектирует процесс или осуществляет его реинжениринг, то в нее должны входить люди, не вовлеченные в процесс. Эти сторонние члены команды по улучшению процесса часто обеспечивают свежий взгляд, приносящий основные «прорывные» улучшения.

Обязанности команды по улучшению процесса могут быть классифицированы следующим образом:

Составление схемы (графика) административных бизнес-процессов и сопутствующей документации в соответствии с выбранными методиками и стандартами документирования
Выполнение анализа, проведение дальнейших исследований и предоставление отчета по ним
Составление проекта предложений, определяющего наиболее ценное нацеленное на будущее решение и внедрение одобренных предложений по процессам. Уровень детализации этих предложений зависит от роли, которую играет компьютеризация при их составлении. Если большее внимание уделяется компьютеризации, то команда по улучшению процесса будет ограничиваться представлением экспертной оценки пригодности. Кроме того, команда по улучшению процесса может быть привлечена к определению требований пользователей. И то и другое пока сильно зависит от структуры проекта, которой необходимо придерживаться в ходе выполнения проектов по компьютеризации организации. Разработка проектов обсуждается в главе 5.

Если организация хочет, чтобы проект успешно продвигался вперед, члены команды по улучшению процесса должны иметь возможность работать над проектом в течение всего рабочего дня. Если же члены команды по улучшению процесса смогут уделять проекту только часть своего рабочего времени, то команда по управлению проектом и менеджеры отделов должны подготовить четкие формальные соглашения относительно минимальных и максимальных затрат времени по работе над проектом.

Однако все же нет гарантий, что люди, вовлеченные в проект, смогут уделять ему все свое рабочее время. Может оказаться, что со временем участник проекта отдаляется от своего отдела. Чтобы предотвратить это, желательно по ходу выполнения проекта поддерживать его контакты с отделом, например, посещением периодических совещаний в отделе. Кроме того, срок полной занятости в проекте должен ограничиваться несколькими неделями и не должен превышать нескольких месяцев.

2.5 Контактные группы

Если в команду по управлению проектом должно быть включено слишком большое количество отделов и менеджеров, вовлеченных в процесс, иногда оказывается полезным создание специальных контактных групп. Контактная группа состоит из сотрудников отделов, которые вовлечены в определение и анализ процесса. Обычно они являются менедже-

рами этих отделов. Контактные группы должны быть организованы по подразделениям (см. Рисунок 2.В). Менеджер подразделения будет лидером контактной группы. Кроме того, члены команды по улучшению процесса, специально вовлеченные в анализ части процесса, относящегося к отделу (отделам), будут принимать участие в совещаниях. В зависимости от ситуации, совещания могут посещать лидер проекта, бухгалтер (внешний), а также сотрудники. Команда по управлению проектом принимает окончательное решение в отношении разногласий, возникающих между контактными группами и командами по улучшению процесса. Перед контактными группами стоят следующие задачи:

Предоставление информации членам команды по улучшению процесса как часть процедуры идентификации (это делается попутно со сбором информации членами команды по улучшению процесса посредством проведения интервью, анализа документов и т.д.)
Одобрение документации по административным бизнес-процессам, составленной членами команды по улучшению процесса
Обсуждение и критика результатов анализа процессов, подготовленных командой по улучшению проекта
Обсуждение и критика рабочих предложений, подготовленных членами команды по улучшению процесса с целью их модификации или наладки новых процессов
Контроль над модификацией существующих процессов или внедрением недавно разработанного процесса

2.6 План проекта

Цель деятельности по планированию заключается в том, чтобы сделать проект более управляемым. Количество мероприятий, входящих в проект, зависит от целей проекта.

Прогресс может отслеживаться при помощи регулярных плановых обзоров проекта, при этом проверяется, приносит ли проект желаемые результаты и соответствуют ли результаты ожиданиям. При необходимости проект может также модифицироваться. Эти модификации могут относиться и к широте охвата (количество процессов и отделов, которые должны быть рассмотрены), и к глубине проекта (степень детализации). Кроме того, может оказаться желательной модификация плана или бюджета. План проекта должен подготавливаться командой по управлению проектом для общих организационных мероприятий. Для каждого процесса индивидуальный план проекта должен разрабатываться специально назначенной командой по улучшению процесса.

План проекта, подготовленный типичной командой по улучшению процесса, должен включать в себя следующие моменты:

Разработка предложений по проекту
Определение деталей проекта
Составление предложений по проекту
Документирование процессов
Разработка Плана управления организационными изменениями
Анализ процессов
Модификация существующих, а также введение новых процессов (формулировка, внесение предложений)
Интеграция, оценка модифицированных или внедренных процессов

В принципе, любая деятельность начинается с того, что команда по управлению проектом определяет/одобряет проект по оценке каждого процесса. Одобрение процесса должно включать в себя список мероприятий, которые должны быть выполнены, бюджет и временные рамки. В ходе деятельности по внедрению проект может быть разбит на более мелкие проекты, которые осуществляются параллельно. Такое разбиение стоит проводить, если различные. Подпроекты являются относительно независимыми. Наконец, каждая фаза проекта завершается отчетом, который команда по улучшению процесса предоставляет команде по управлению проектом. На основании этих отчетов команда по управлению проектом выносит решение относительно достигнутого прогресса и вносит необходимые поправки (корректировки). Следующая фаза должна начинаться не ранее, чем команда по управлению проектом одобрит заключительный отчет по предыдущей фазе. Последовательность мероприятий показана на Рисунке 2.С.

2.6.1 Предложение по проекту

В предложении по проекту описываются причины инициирования проекта и его цели. Предложение также включает набросок структуры проекта, которая предоставляется команде по управлению проектом. В предложении должны быть выдвинуты рекомендации относительно состава команды по улучшению процесса и кандидатура лидера проекта.

Обычно планирование предложения по проекту инициируется одним или несколькими сотрудниками. Основанием для этого может быть любая из следующих причин:

Изменения внутри организации и/или изменение метода управления бизнес-процессами, что отражается на управленческой информационной системе и она более не удовлетворяет существующим требованиям

Рисунок 2.С Обзор проекта

Требования, которые должны быть переопределены вследствие изменения отношений рынок/конкуренция
Вопросы внешнего бухгалтера в отношении внутреннего контроля административных бизнес-процессов. (Эти вопросы могут быть обусловлены необходимостью схематически изобразить системы внутреннего контроля. С другой стороны, они могут вытекать из желания улучшить внутренний контроль в рамках административных бизнес-процессов)
Требования, предъявляемые к административной организации внешними властями (например, правительством) или окончательные результаты административных бизнес-процессов
Претензии к выполнению процессов, возникшие из-за невыполнения заказов в срок, аннулирований, длительного времени доставки и т.д.
Потребность в улучшении методов работы (причиной для этого может стать расширение масштаба деятельности, потребность в увеличении производительности или возможность применения информационных технологий)
Требуемое составление описания административных бизнес-процессов как часть проектов компьютеризации

Предложение по проекту пишется перед тем, как принимаются решения относительно структуры проекта и целей фазы. Это означает, что предложение часто пишется будущим лидером проекта или другими сотрудниками, которые хотели бы быть вовлечены в проект. Основываясь на предложении, руководство решает, будет ли создана и включена в бюджет команда по улучшению процесса.

Часто в качестве консультанта или лидера проекта привлекаются внешние эксперты. Если эксперт привлекается на ранних стадиях проекта, он может внести свой вклад в разработку проекта и выбор применяемых методов, методик и инструментов. На этом этапе часто назначается эксперт по процессу.

2.6.2 Разработка проекта

При разработке проекта дополнительно определяются структура проекта, методы, методики и инструменты, которые будут использованы в проекте.

Определение структуры проекта связано с созданием и объединением команды по улучшению процесса и контактных групп. Обсуждение времени, которое отдельные сотрудники могут потратить на участие в

проекте, условий включения и проект сотрудников, дальнейшее совершенствование структуры совещаний (периодичность, обсуждаемые вопросы и т.д.) могут оказать значительное влияние на организацию команды по улучшению процесса.. Замена процесса может также привести к формированию команды по улучшению процесса.

Большое внимание уделяется отношениям между различными методами и важность методов для целей проекта. В то же время определяются все процессы, которые должны быть описаны, проанализированы и/или развиты. Наконец, для каждого административного бизнес-процесса необходимо определить, какие отделы и люди будут вовлечены в процесс. Практически это может быть сделано с помощью матрицы, где на пересечении линий отделов и процессов ставятся условные символы (см. Приложение IV).

Одним из элементов разработки процесса является выяснение отношений между проектом по улучшению бизнес-процессов и другими проектами, с ним связанными. В этих случаях подготавливается глобальный план процесса, который представляется команде по управлению проектом.

2.6.3 Определение деталей проекта

При определении деталей проекта осуществляется дальнейшая проработка предложений по проекту, составляется окончательный план проекта, состоящий из восьми конкретных шагов:

Определение стандартов документирования
Определение порядка подходов и установка приоритетов при
документировании и анализе процессов
Определение лиц, ответственных за выполнение мероприятий
Управление обучением и подготовкой
Обеспечение информированности отделов и сотрудников
Представление проекта членам организации
Составление детального плана проекта
Разработка плана управления организационными изменениями

В ходе Фазы I детальный план проекта еще не будет завершен. План проекта определяет, что нужно сделать, когда это должно быть сделано и кто это будет делать. По мере прохождения оставшихся фаз план проекта будет корректироваться до тех пор, пока не будет представлять собой полный архивный файл проекта.

Blog

К. С. Эсселинг Харм Ван Нимвеген

Содержание