Учебное пособие Томск 2008 г. Введение
| Вид материала | Учебное пособие |
СодержаниеПриказ27.04.06 № 131 Служебная записка Оао "колорит" Коммерческие письма Коммерческий запрос Письмо-предложение (оферта) Языковая формула официальных документов. |
- Учебное пособие Томск 2008 удк 678. 01(075. 8)(035), 4421.7kb.
- Учебное пособие Издательство тпу томск 2008, 1944.17kb.
- Учебное пособие Издательство тпу томск 2006, 1217.64kb.
- Учебное пособие Издательство Томского политехнического университета Томск 2007, 1320kb.
- Учебное пособие Томск 2009 ббк 88., 1583.42kb.
- М. В. Иванова Томск: Издательство Томского политехнического университета, 2008. 177, 2610.26kb.
- Учебное пособие томск 2003 Томский государственный университет систем управления, 2466.49kb.
- Учебное пособие Издательство тпу томск 2005, 1494.29kb.
- Базовый курс Учебное пособие Третье издание, исправленное и дополненное Томск 2007, 1615.15kb.
- Учебное пособие Издательство тпу томск 2007, 4388.01kb.
Приказ – это распоряжение руководителя, служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются: приказы 1) по организационным вопросам, 2) основной деятельности и 3) личному составу. Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Заголовок приказа должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа: о чем? Например: "Об организации Института современных технологий управления"; "Об увеличении уставного капитала общества".
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В первой части документа указывается обоснование или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только вторую (распорядительную) часть.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ". Пункты, которые включают управленческие действия, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: «ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию в составе…; 2. Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии».
В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например: «ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Директору Института современных технологий управления Дорохову М.И. подготовить предложения по составу группы административного управления …; 2. Бухгалтерии университета открыть отдельный расчетный счет Института …».
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется арабскими цифрами. Например: «Срок представления – 25.03.06».
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: «3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой».
Образец приказа
| Закрытое акционерное общество "Технопромэкспорт" ПРИКАЗ 27.04.06 № 131 Москва О создании договорно- правового управления Для улучшения правового обеспечения деятельности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать договорно-правовое управление акционерного общества "Технопромэкспорт". 2. Утвердить структуру и штатную численность Главного договорно-правового управления на III квартал 2006 г. 3. Начальнику Управления по персоналу Акимову А.Т. организовать подбор и комплектование управления кадрами на контрактной основе.
|
Инструктивно-методические документы.
К инструктивно-методическим документам относятся служебная записка, протокол, распоряжение, указание и др. Рассмотрим некоторые из этих документов, наиболее часто встречающихся в деловой практике.
Служебная записка – это документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.
Служебная записка состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.
Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.
Образец служебной записки
| ОАО "КОЛОРИТ" | Директору предприятия |
| Отдел рекламы | А.Т. Гущину |
| СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА | |
| 07.04.2006 | (Резолюция руководителя) |
| О дополнительном финансировании заказа № 174/15 | |
| В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2004 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно _______ тысяч руб. для завершения работ по заказу № 174/15. | |
| Начальник отдела | (Подпись) И.Р. Логинов |
| (Отметка об исполнении) | |
Протокол – это документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуждаемым на них вопросам решений.
Различают два типа протоколов: простые (или краткие), называемые еще протоколами решений, и сложные (или полные). В простых протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, фамилии выступивших в прениях и принятые решения. В сложных протоколах фиксируется весь ход и результаты собрания, заседания, конференции и т.п., а также вопросы и выступления присутствующих, предложения и решения.
Протокол составляется по следующей форме:
1. Название документа (ПРОТОКОЛ) пишется в середине строки заглавными буквами.
2. Номер протокола (протоколы нумеруются в пределах календарного года).
3. Дата заседания.
4. Вводная часть, где указываются:
1) фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствующих);
2) повестка дня с указанием докладчиков.
Вопросы в повестке дня необходимо располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные стояли первыми. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Наименование должности, инициалы и фамилию пишут в родительном падеже. Например: «Перспективы развития объединения "Стройинвест" до 2006 года. Доклад директора объединения "Стройинвест" П.К. Молотова»;
5. Основная часть протокола, где фиксируется весь ход совещания, собрания, конференции, встречи и т.п.
Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (это ключевые слова протокола). Например:
Образец выписки из протокола
| Протокол № 10 заседания кафедры русского языка от 16.05.06 г. ПРИСУТСТВОВАЛИ: все члены кафедры. СЛУШАЛИ: 1. О рекомендации к изданию внутривузовским способом учебно-методической разработки "Готовьтесь писать тесты по русскому языку" (выпуск II, часть 3). Ответственный – доц. Ганина Е.В. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Рекомендовать к изданию внутривузовским способом учебно-методическую разработку "Готовьтесь писать тесты по русскому языку" (выпуск II, часть 3). Зав. кафедрой русского языка профессор И.Л. Масленникова |
Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел "ВЫСТУПИЛИ" и оформляются по той же схеме.
6. Подписи. Протокол должны подписывать председатель и секретарь совещания, собрания или заседания.
Помните, что протокол – один из наиболее распространенных видов документов в сфере делового общения. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и содержать информацию, по существу характеризующую ход обсуждения вопросов.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит в конечном итоге успех будущей сделки.
Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).
Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. и.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности на ответное послание.
Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.
В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Возможно, это количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.
При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные языковые выражения: «Просим выслать нам предложение на поставку…»; «Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…»; «Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам…».
Образец письма-запроса
| 01.01.2004 № 20-345/651 | ЗАО "Союзподшипник" |
| О запросе предложения на подшипники | |
| Уважаемый господин Логвинов Е.П.! На основании Торгового соглашения, заключенного в Москве 04.12.05, просим прислать нам Ваше предложение на 300 подшипников марки… с поставкой в течение I квартала 2006 г. ежемесячно равными партиями. Поставка должна быть произведена на условиях __________________________ ________________________________________________________________________ | |
| Заранее благодарим. Директор по коммерции | И.И. Степанов |
Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту).
Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера. При составлении предложения используются следующие стандартные языковые модели: «В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…»; «Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом…»; «Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)…; и др.
Образец оферты (трафаретное письмо)
| Благодарим за запрос от ____________ и сообщаем, что можем предложить Вам _______________________________________ в количестве (наименование товара) Качество – Упаковка – Цена – Срок поставки – Условия платежа – Настоящее предложение действительно до ______________ С уважением Подпись |
Ответ на предложение (оферту) может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается окончательно законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.
Образец № 1 ответа на предложение
| Уважаемый___________________________________________. С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от ________________ __ на ____________________________________________ (наименование товара) В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара. С уважением (Подпись) |
Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.
Образец № 2 ответа на предложение
| Уважаемый________________________________________ Благодарим за Ваше предложение от ________________________ на_____________________________________________________________________ (наименование товара) и сообщаем, что мы не заинтересованы в закупке вышеуказанного товара. С уважением (Подпись) |
Таблица «Унификация языка служебных документов»
| Цель | Тип документа | Стандартные языковые модели | |
| 1 | 2 | 3 | |
| Информирование | служебная записка сопроводительное письмо письмо-сообщение и т. д. | довожу до Вашего сведения… высылаем запрошенные Вами… извещаем Вас о том, что… информируем Вас о том, что… сообщаем, что… уведомляем, что… | |
| Побуждение | приказ распоряжение указание и т. д. | назначить расследование по факту… ввести в эксплуатацию… изыскать дополнительные возможности для… обязываю всех начальников отделов предприятия… | |
| Придание юридического статуса чему-либо | договор | (наименования сторон) заключили настоящий договор о нижеследующем… настоящий договор составлен в том, что… организация в лице администрации обязуется … | |
| | доверенность | я, (фамилия, имя, отчество), ... доверяю… … настоящей доверенностью уполномочиваю … | |
| | справка | дана … в том, что … действительно работает … | |
| Инициирование, поддержание отношений | гарантийное письмо | гарантируем, что… фирма … гарантирует … | |
| | письмо-просьба | просим Вас… убедительно прошу Вас решить вопрос… нам хотелось бы привлечь Вас… сообщите нам, пожалуйста … | |
| Выражение приглашения, напоминания, отказа | письмо-приглашение и | примите наше приглашение … позвольте пригласить Вас…. мы будем весьма признательны за участие в … | |
| | письмо-напоминание | напоминаем, что… вторично ставим Вас в известность … | |
| | письмо-ответ (отказ от предложения) и т.д. | Ваше предложение отклонено по следующим причинам … К сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о … | |
| | | | |
| Языковая формула официальных документов. Как известно слово документ происходит от лат. documentum, что означает "доказательство, свидетельство". В русский язык оно вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: 1) личные – заявление, автобиография, резюме и др.; 2) директивные и распорядительные – приказ, распоряжение, решение; 3) административно-организационные – устав, положение, должностная инструкция; 4) информационно-справочные – акт, справка, докладная записка, протокол; 5) деловые письма – письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и др.; 6) финансовые и учетные документы – платежные ведомости. Каждый человек, поступая в учебное заведение или устраиваясь на работу, должен представить ряд личных документов, в частности: заявление, автобиографию, резюме. Как правильно их написать? Какова форма составления этих личных документов? Какие конструкции следует предпочесть? Рассмотрим образцы некоторых личных документов. Общая характеристика заявления. Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. Заявление пишется по следующей форме:
Внимание! Подпись должна быть разборчивой, а не сложной и витиеватой. Число и год пишутся цифрами, а месяц обозначается словами (10 октября 2006 г.). В заявлении недопустимы слова с уважением, уважаемому и подобные. Типичные языковые конструкции заявления. 1. Для выражения причины в заявлении используются конструкции с производными предлогами:
В конструкции с предлогом согласно нормой является употребление дательного падежа: согласно (чему?) – согласно приказу, согласно договору, согласно расписанию. Ошибочным является использование родительного падежа, т.е. *согласно расписания, плана и т.д. 2. Для того чтобы стиль заявления был кратким, необходимо уметь выразить мысль с помощью простого предложения, например:
3. В заявлении следует указывать точные и конкретные данные, например: предоставить академический отпуск с 1.10.06 г. сроком на 1 год; принять на работу с 1.02.06.; справка из поликлиники № 164 г. Москвы прилагается. Образцы заявлений Президенту фирмы "Сокол" г-ну Широкову А.Н. Варнавского А.В., проживающего по адресу: 103009, Москва, ул. Горького, д. 3/1, кв. 245, тел.: 107-28-32 ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу Вас принять меня на работу в фирму "Сокол" с 01.12.06 г. на должность бухгалтера расчетной части. Варнавский А. В. (подпись) 12 ноября 2006 г. Ректору Финансовой академии при Правительстве РФ проф. Грязновой А.Г. студентки II курса Института финансов группы ФII-1 Ивановой Г.Н. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу Вас разрешить мне перевод на вечернее отделение II курса по специальности "Финансы" в связи с устройством на работу в филиал банка "Восток" на должность технического секретаря и невозможностью продолжать учебу в дневное время. Иванова Г.Н. (подпись) 15 ноября 2006 г. Общая характеристика и виды автобиографии. Автобиография (греч. Autos – "сам", bios – "жизнь", graphö – "пишу") – описание своей жизни, собственноручно написанная биография. Автобиография как деловая бумага оставляется по следующей форме.
В автобиографии как деловой бумаге неуместны эпитеты, лирические отступления, разговорная лексика. Автобиография должна быть выдержана строго в официально-деловом стиле. Литературные автобиографии пишутся по-другому. Автор литературной автобиографии свободен в выборе материала и языковых средств. Здесь может быть нарушена хронологическая последовательность изложения событий, уместны лирические отступления, воспоминания. Языковые правила оформления места рождения, обучения, работы. При написании автобиографии мы неизбежно сталкиваемся с вопросом о том, как правильно написать: родился в городе Москва или в городе Москве? в городе Нижний Новгород или в городе Нижнем Новгороде? в городе Нежине Республики Украина или в городе Нежин Республики Украины? Запомним следующие правила. 1. Названия городов, сел, деревень, поселков, выраженные склоняемым существительным, как правило, согласуются в падеже с определяемым словом, например: в городе Москве, в городе Смоленск, в городе Саратове, в городе Горьком, в деревне Ивановке, на хуторе Коробовке, в селе Ильинском. 2. Не согласуются вышеприведенные названия, если они выражены: а) словосочетанием: в городе Кривой Рог, в селе Чистый Ключ, в деревне Холодный Родник, в городе Нижний Новгород; б) формой множественного числа: в городе Мытищи, на хуторе Горячие Угли, в поселке Серебряные Пруды, в городе Минеральные Воды; в) именами собственными, род которых не совпадает с основным понятием: в городе Ровно, в деревне Бородино, в селе Углич, в поселке Апрелевка; г) именами собственными на -ово (-ёво), -ыно (ино): в городе Одинцово, в поселке Пушкино, в районе Свиблово, в деревне Малино. 3. Официальные названия республик обычно согласуются со словом республика, если имеют форму женского рода, оканчивающуюся на -ия и -ея: в городе N Республики Словакии, Республики Кореи. Не согласуются, если имеют форму мужского рода или форму женского рода, оканчивающуюся на -а и без окончания: в Республике Куба, в Республике Вьетнам, в Республике Беларусь, в Республике Украина (родиться в городе Нежине Республики Украина). Образец автобиографии как деловой бумаги АВТОБИОГРАФИЯ Я, Александров Юрий Петрович, гражданин РФ, родился 12 августа 1988 г. в г. Новочеркасске Ростовской области. Отец, Александров Петр Дмитриевич, I962 г. рождения, – старший научный сотрудник, зав. лабораторией НИИ г. Москвы. Мать, Александрова Елена Васильевна, 1965 г. рождения – главный бухгалтер завода "Салют" г. Москвы. Брат, Александров Олег Петрович, 1992 г. рождения, – учащийся экономической гимназии № 1518 г. Москвы. С 1995 по 1999 г. обучался в средней школе № 3 г. Новочеркасска. С 1999 по 2006 г. обучался в средней школе № 1045 ЮЗАО г. Москвы. Имею аттестат о полном среднем образовании и серебряную медаль. В 2006 г. поступил в Финансовую академию при Правительстве РФ. В настоящее время являюсь студентом I курса Института страхования. Ю. Александров (подпись) 10.11.2006 г. |