Учебное пособие Томск 2008 г. Введение

Вид материала

Содержание

Деловая документация
Полнота информации
Официальность и регламентированность

Подобный материал:

1 ... 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Тема 16

Деловая документация

В сфере науки, политики, в средствах массовой информации, законотворчества и делопроизводства язык используется по-разному. За каждой из сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях – лексическом, синтаксическом, морфологическом и текстовом. Эти черты образуют официально-деловой функциональный стиль. Этот стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений.

Деловые документы на Руси после введения в Х веке письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» – оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы общественно-политической и юридической терминологии в то время. Уже в этом памятнике можно выделить особенности речи, относящиеся к характерным чертам делового стиля. После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». Начальная формула этой грамоты «Се азъ» (вот я) становится с этого времени обязательным элементом древнерусских грамот. Заканчиваются грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью. С 15 века сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с 17-18 вв. – обязательным реквизитом делового письма. Документов становилось все больше. Обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к оформлению и обработке документов. А в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов и терминов. В 19 веке начинают активно формироваться стили. Документы служебной переписки получили широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов. В 20 веке были разработаны новые правила ведения служебной документации. Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства.

Выбор и закрепление в практике одного языкового варианта из нескольких возможных оправдано экономически, диктуется требованиями все усложняющейся экономической и социально-политической жизни общества, техническим прогрессом. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единоообразного расположения материала, оформления документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию. Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость.

По разным основаниям деловые письма классифицируются на:

по признаку адресата – обычные и циркулярные;
по форме отправления – почтовое, электронное, факсимильное, телетайпное и телеграфное;
по функциональному признаку – письма, требующие ответа: письмо-просьба, письмо-приглашение, инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация) и письма, не требующие обязательного ответа: письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-распоряжение, сопроводительное и гарантийное письмо, информационное письмо;
по структурным признакам: регламентированные и нерегламентированные письма.

Особым видом деловой письменности является организационно-распорядительной документации. Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей иных толкований, предъявляемое к тексту документов. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно, соответствует этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная.

В век электронных чудес выражение «деловое письмо» может показаться устаревшим, а сами письма ненужными. Зачем тратить время и усилия на подготовку деловых писем, если можно иногда с не меньшим успехом воспользоваться другим методом общения – например, позвонить по телефону или передать сообщение по факсимильной связи. И все же во многих случаях деловые письма сегодня так же важны, как и 20-30-40 лет назад. Они организуют, информируют и побуждают к действиям. Их чрезвычайная ценность как средства взаимоотношений продолжает сохраняться. Более того, правильно составленные письма создают благоприятное впечатление о тех компаниях или организациях, которые их рассылают.

Преимущества деловых писем заключается в следующем:

с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии;
они позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять ваши мысли;
дают возможность вести довольно сложные и трудоёмкие дела;
при необходимости письма могут служить свидетельством в судопроизводстве;
могут быть средством передачи конфиденциальной информации.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, реквизитов и т.д.). Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма. Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, задачей составителя письма является их адекватное, уместное использование.

Интернациональные свойства русской официально-деловой письменной речи.

Во всех языковых культурах официально-деловая письменная речь формируется по мере развития государственного аппарата. Формирование официально-деловой письменной речи в первую очередь связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Документированием во всем мире называют процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства.

Документирование в деловом общении имеет особое значение: ссылка на устную договоренность может быть опровергнута или подвергнута сомнению. Но если та же договоренность или распоряжение имеют форму документа, то считается, что ссылка на него обоснована юридически.

Итог документирования – создание документа.

Сегодня можно говорить об интернациональных свойствах документов, поскольку в международной практике они служит инструментом делового общения, языковым средством фиксации деловой, управленческой, служебной информации.

К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования: 1) достоверность; 2) актуальность; 3) аргументированность; 4) полнота информации; 5) лаконизм (краткость) изложения.

Достоверность. Факты, приведенные в документе, должны быть правильно отобраны и тщательно проверены. В каждом факте должна содержаться только объективная информация, необходимая для конкретного случая.
Актуальность. Количество приводимых в документе фактов должно быть достаточным для подтверждения того или иного суждения, а сами факты – важны именно в данный момент и в данной ситуации.
Аргументированность. Любое деловое письмо и служебный документ должны быть аргументированными, т.е. убедительными. "Искусство убеждать" в деловой переписке особенно важно, так как оно обусловлено необходимостью приобрести заказчика или потребителя продукции, сторонника или единомышленника в деловых взаимоотношениях.
Основным условием придания аргументированности документу является доказательность. Правильно отобранные и точные факты, убедительные доказательства – то, что необходимо любому деловому служебному документу или деловому письму.
Полнота информации. Информация в деловой переписке не должна быть избыточной, здесь нет места повторам и сведениям, не имеющим прямого отношения к делу. Полнота информации – одно из главных условий, обеспечивающих практическую и правовую ценность документа.
Лаконизм. Лаконизм в официальной переписке достигается с помощью готовых речевых формул и сочетается с принципом достаточности информации. Документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию, но в то же время быть кратким, написанным по существу.

Любой документ одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности делового общения.

Выделяют общие и специальные функции документа.

Общие функции:

информационная: любой документ создается для сохранения информации;
социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;
коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;
культурная: документ – это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.

Специальные функции:

управленческая: документ является инструментом управления. Это плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы.
правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время;
исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Названные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом его реквизитов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления документа. К основным (обязательным) реквизитам документа относятся:

наименование автора документа;
наименование адресата;
подпись;
дата;
номер документа;
гриф утверждения;
печать.

Совокупность реквизитов и схема их расположения на бланке составляют формуляр документа. Формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если документ адресован зарубежному партнеру, наименование организации-адресанта на иностранный язык не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом.

Каждая национальная школа делового письма имеет свою специфику и свои особенности. Но при этом неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформлению деловых бумаг. Эти требования складывались исторически, и именно они определяют интернациональные особенности делового общения. К ним относятся: официальность и регламентированность деловых отношений, этика отношений, использование языковых формул.

1. Официальность и регламентированность деловых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. В документах регламентированность отношений между адресантом (автором документа) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения). Например:

С уважением …

Всегда к Вашим услугам …

Искренне Ваш …

2. Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителям документов не рекомендуется:

побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами Срочно, Незамедлительно, В возможно более короткие сроки. Более приемлемыми являются формулы: Прошу Вас ответить до такого-то числа, Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении;
навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: Прошу изучить и решить вопрос положительно или Прошу утвердить эту кандидатуру;
намекать получателю письма на его предполагаемую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить…»;
начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления.

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием с точки зрения этических норм является оперативный и четкий ответ организации – отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений. Обычно ответ дается в течение недели – десяти дней.

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки является форма ответа, при котором документ возвращается адресанту с размещенной на его обратной стороне ответной информацией, написанной к тому же от руки.

3. Важная особенность деловой речи – широкое употребление языковых формул. Языковые формулы – это стандартные (устойчивые) языковые обороты, используемые в неизменном виде. Их наличие в деловой речи объясняется регламентированостью служебных отношений, повторяемостью ситуаций и тематической ограниченностью деловой речи.

Задача составителя текста сегодня упрощена благодаря возможности выбора готовой формулы в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, развить свою точку зрения («Сообщаем, что…», «Просим Вас рассмотреть вопрос о…», «Считаем целесообразным…»). Языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»; в письме-претензии: «… в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

В понятие культуры официального письма входит требование ясности и недвусмысленности.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. Предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Пример 1. «обсчитать данные» (глагол обсчитать имеет значение "умышленно неверно сосчитав, недодать"). Правильно сказать: «обработать данные». Пример 2. «Отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: "способствующий, помогающий чему-л., удобный для чего-л."; "хороший, одобрительный"). Следовало написать: отказать под благовидным предлогом. Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла автора документа. Она достигается соотношением смысла слов, грамматических конструкций и частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие сообщения. Например: «Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад». Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: она содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Правильно следует сказать: «Следует ознакомиться с выводами комиссии, работавшей год назад».

В мировой практике делового письма общие требования предъявляются также и к композиции документа. Во всех документах присутствует сообщение о некоторой ситуации и оценка данной ситуации. Для их выражения используются определенные речевые модели. Последовательное размещение таких моделей (составных частей) называется композицией (структурой) документа.

По композиционным особенностям деловые бумаги делятся на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных документах рассматривается один вопрос, составляющий все его содержание, а в многоаспектных – сразу несколько вопросов. Например, многоаспектное деловое письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно.

Последовательное расположение аспектов письма обязательно для соблюдения композиции документа.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух частей: часть I содержит информацию об имевших место фактах, событиях; часть II называет желаемые или предполагаемые события, которые выражаются при помощи речевых действий, таких, как просьба, предложение, требование.

Каждая новая мысль, тема или новый поворот мысли в документе выделяется красной строкой. Здесь мы можем говорить о стандартизации и унификации как обязательных свойствах официально-деловой письменной речи, характерных для мировой практики делового письма.

Структурно-логическая схема №
"Интернациональные свойства официально-деловой
письменной речи"

Структурно-логическая схема № "Функции документа"

Существуют общие правила деловой документации. В прошлом веке один знаменитый ученый, заканчивая деловое письмо, сделал характерную приписку: «Прошу извинить, что письмо получилось таким длинным. Не было времени». Автор письма своеобразно отразил свое представление о культуре делового общения, подчеркнув, что такого рода общение требует большого времени для предварительных размышлений по отбору материала для письма, для его построения и выбора обоюдодоступного языка. Кратко культура официальной переписки может быть определена тремя принципами:

1) лаконизм делового письма; 2) достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.

В деловом письме требования, предъявляемые к официальной переписке, приобретают еще большую значимость в силу того, что основной спектр деловых отношений регулируется правом, системой юридических норм, за которыми следуют экономические, финансовые и иные санкции. Язык служебных документов нейтральный; отмечена типизация, унификация речевых средств; стандартизация терминов; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста; надличностный характер изложения.

Деловое письмо должно соответствовать и этическим требованиям, сложившимся в практике деловых отношений и выразившимся в специфическом этикете, который является необходимой стороной деловой жизни.

Содержание служебных писем должно быть ясным и кратким, логически убедительным. Не рекомендуется, чтобы письмо превышало 2 страницы машинописного текста и затрагивало бы много тем, особенно если они мало связаны или совсем не связаны между собой. Если возникает необходимость дать подробные пояснения, их можно вынести и в приложение.

Хорошо спланированное и продуманное письмо помогает достичь гораздо больших результатов, чем составленное небрежно. Для этого нужно продумать план письма и ответить на следующие вопросы: как подобрать фактический материал; как решить, о чем и как вы будете писать; как составить вступление, главную часть и заключение; как писать черновой материал. И, кроме того, необходимо учитывать основные требования к деловому письму.

В деловом письме чрезвычайно важно передать информацию как можно точнее и понятнее. Прежде всего, необходимо собрать весь нужный фактический материал: просмотреть соответствующие архивные документы и другую информацию. Возможно, придется провести анализ информации с тем, чтобы быть абсолютно уверенным в достоверности тех фактов, которые необходимо использовать в письме. И следует помнить, что если вы где-то допустили ошибку, то от письменного заявления чрезвычайно трудно отказаться. Когда вы отобрали факты для письма, то их необходимо кратко изложить на бумаге и рассортировать в строгой логической последовательности. Далее надо подумать об адресате: о том, кому вы будете писать и отсюда – как вы будете писать. Если получатель вашего письма не обладает, например, технической подготовкой, вряд ли следует перегружать письмо техническими деталями: он их просто не поймет. Затем, необходимо продумать цель вашего письма. Во вступлении автор знакомит адресат с темой письма, получатель должен точно знать, о чем данное письмо. Главная часть делится на абзацы, в каждом из которых освещается определенная тема. В заключении подводится итог письма и формулируется просьба либо обещание в зависимости от содержания письма. Вся необходимая информация должна быть изложена в нескольких абзацах. Как уже отмечалось, деловое письмо должно быть кратким, но информативным и доступным для понимания. Есть некоторые ограничения, о которых следует помнить: не следует употреблять жаргон; не использовать назидательный, поучительный тон; не следует быть ни излишне фамильярным, ни излишне официальным – ничего «излишне»; не нужно использовать и слишком много средств выразительности (тропов, фигур), т.е. не нужно писать «красиво» – это официальное, деловое письмо; не употребляйте слов, значения которых вы не знаете.

Структурная схема делового письма следующая: деловое письмо рекомендуется начинать с изложения позиции предприятия, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение. В случае отказа об этом лучше написать в конце письма. Строить письмо принято следующим образом: сначала дается предельно краткое введение в тему или история вопроса, затем излагается суть требуемого или предлагаемого решения с убедительной мотивацией и аргументами, и, наконец, заключается письмо формулировкой той цели, ради которой оно написано.

Язык и стиль официальной переписки принципиально отличается от т.н. «доверительных» писем, в которых авторы выступают как личности. В официальном письме частное лицо или представитель фирмы выступают как субъекты правоотношений. Поэтому правовая сущность официальной переписки предопределяет и стиль, и язык, и содержание письма.

Лексические нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном языке, а именно:

слово должно употребляться с учетом его лексического значения;
слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски;
слово должно употребляться с учетом его лексической сочетаемости.

Казалось бы, всего три простых правила, ясных и понятных каждому, должны точно выполняться в деловой письменной речи. На деле же в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм. Например, «договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон» - договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения. Для того, чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям.

Постоянное «общение» со словарями отличает культурного и грамотного человека. Представителю низких типов речевых культур кажется, что он все знает и без словаря. Отсюда «приблизительное» знание значения слов, вызывающее многочисленные лексические ошибки в тексте документов. Часто не различают слова-паронимы (паронимы – близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова: гарантийный – гарантированный), не всегда корректно используется англоязычная лексика (менеджером называют рекламного или страхового агента или продавца, а на деле – это управленец или хозяйственный руководитель предприятия), речевая избыточность (плеоназм) характерна для многих писем (например, совместное сотрудничество – слово «сотрудничество» уже означает совместное решение проблем).

Слова должны употребляться и с учетом их стилистической окраски, т.е. речь идет о закрепленности слова за тем или иным стилем языка, за той или иной сферой использования языка: канцеляризмы, профессионализмы – исполнитель, ходатайство, надлежащий, платежка, кадровик, нал и т.п.

Нарушение грамматических норм литературного языка относятся к грубым речевым ошибкам: неправильный выбор формы слова, нарушение словосочетаний (инструкторы – неправ. инструктора; анализировать это – неправ.анализировать об этом; плата за проезд, но оплата проезда;). В случае затруднения в выборе падежной формы управляемого слова нужно обращаться к словарю-справочнику Д.Э.Розенталя «Управление в русском языке».

Этикет в деловой переписке связан с устойчивыми формами обращения, изложения просьб, выражения признательности, способы аргументации в наиболее сложных деловых ситуациях. Уже сложились формы обращения в официальной письменной речи: «Уважаемый…». Запятая после обращения придает письму более будничный и личный характер, знак восклицания более подчеркивает значимость и официальный смысл письма. Оттенки обращения выражают и характер отношения: «Уважаемые коллеги!» – обычная формула обращения лиц одной профессии: «Дорогие коллеги!» – более эмоциональный и доверительный оттенок обращения. Нейтральный, «сухой» тон подчеркивается, когда, например, письмо начинается: «Коллега». Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, обращение приобретает несколько личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный характер.

Формой соблюдения этикета может служить и употребление вводных слов и оборотов, выражающих отношение говорящего к теме и адресату. Сравните: «Ваша просьба не может быть удовлетворена» и « К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена». С их помощью можно указать на связь с предшествующей перепиской и тем подчеркнуть ваше внимание и осведомленность относительно затронутого вопроса. Вводные конструкции устраняют категоричность тона изложения и тем вносят непринужденность в сферу официального письменного общения. В официальных письмах не рекомендуется иронизирование и недопустима грубость, вульгарные выражения и т.п. Не следует впадать и в другую крайность – использовать вычурные обороты с выражением чрезмерной вежливости. Культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Blog

Учебное пособие Томск 2008 г. Введение

Содержание