Учебное пособие Томск 2008 г. Введение

Вид материала

Содержание

Федеральная архивная служба россии
Архивная служба россии
Оао "акцепт"

Подобный материал:

1 ... 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Общие правила оформления документов.

При составлении документа особое значение имеет его форма.

Форма документа – это установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Требования к оформлению реквизитов изложены в последнем ГОСТе Р6.30–97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации" и распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, поскольку их состав зависит от назначения каждого отдельного документа. Все реквизиты подразделяются на 1) постоянные, т.е. фиксируемые при изготовлении бланка документа, и 2) переменные, т.е. вносимые на бланк в процессе его заполнения.

Существует два типа бланков – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. На продольном бланке начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от края листа; реквизиты располагаются по центру. В последнее время продольные бланки писем чаще используются для ведения переписки между предприятиями.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней (левой) части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол в этом случае используется для указания адреса получателя. Угловые бланки часто служит для ведения переписки между государственными учреждениями.

Образец бланка с продольным
расположением реквизитов

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

103102, Москва, Центр, Б. Черкасский пер., д. 5/2/6.

Тел. 923-00-54. Факс: 923-23-60. E-mail: VNIDAD@dataforce.net

_____ № _____ На № _____ от __________

[ ] [ ]

[ ] [ ]

Образец бланка с угловым
расположением реквизитов

ФЕДЕРАЛЬНАЯ
АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

103102, Москва, Центр,

Б. Черкасский пер., д. 5/2/6.

Тел. 923-00-54

Факс: 923-23-60

E-mail: VNIDAD@dataforce.net

_____ № _____

На № _____ от __________

[ ] [ ]

К основным реквизитам документов относятся: государственный герб, эмблема, наименование и код организации, код формы документа, дата и др. Рассмотрим требования, предъявляемые к их содержанию и оформлению.

Государственный герб Российской Федерации. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Эмблема организации – условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Она может состоять из особым образом оформленных начальных букв фирмы либо рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Код организации и код документа обычно печатают на бланке при его изготовлении.

Наименование организации-адресанта документа дается и в полном, и в сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.

Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах. Этот реквизит могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, электронной почты и другие коммуникационные данные, а также коммерческие данные: номер счета в банке, наименование банка, фамилия и инициалы коммерческого директора банка.

Дата является обязательным реквизитом. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланке письма дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. Способ написания даты зависит от характера документа.

В России применяются два способа оформления дат – цифровой и словесно-цифровой. Цифровой способ считается наиболее экономичным. Элементы даты приводятся арабскими цифрами, отделенными точками, в последовательности: число, месяц, год. Например: 01.09.2002.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера оформление даты выглядит следующим образом: 01 сентября 2002 года или 01 сентября 2002 г.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре– ноябре 2001 г.; в I квартале 2002 г.; в III–IV кварталах 2002 г.; в первом полугодии 2002 г.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на который дается ответ и располагается ниже индекса и даты исходящего письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем.

Адресат включает 1) наименование организации-получателя; 2) должность, фамилию, имя, отчество получателя; 3) адрес. Адресат располагается в верхней правой части бланка. Должность и фамилию лица, которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, а наименование организации указывать в именительном падеже.

Например:

Наименование организации	Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации Начальнику отдела статистики
Ф.И.О. получателя	И.В. Васильеву
Почтовый адрес	Чистопрудный бульвар, 6, Москва, 101856

Адрес указывается в следующей последовательности:

название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа, республики;
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.

Например:

Всероссийский научно-исследовательскийинститут документоведения и архивного дела;
Б. Черкасский пер., д. 5/2/6;
Центр, Москва, 103012;

или:

Директору фирмы "Авис".
Г-же И.А. Кондратьевой.
Ул. Садовая, д. 5, кв. 12.
Самара, 443081.

Документ может содержать до четырех адресатов (но не больше!). На бланке официального письма каждый адрес размещается на отдельной строке. Например:

Техническому директору ОАО.
"Красногорский комбинат фургонов".
В.Н. Крутову.
Начальнику ОТК.
Т.А. Зудиной.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Составные части реквизита "адрес" следует отделять друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Заголовок к тексту выражает краткое содержание текста. Он не выделяется кавычками, пишется с прописной буквы и располагается слева. 3аголовок должен быть предельно кратким и емкими и представлять собой словосочетание, формулирующее тему, например:

О выделении средств на покупку компьютеров.
По вопросу стоимости недвижимости.
На ваш запрос отвечаем.

Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание.

Текст документа должен быть информативным, лаконичным, точным не допускать разночтений; состоять из простых, стилистически нейтральных предложений и включать в себя стандартные языковые формулы с использованием специальных терминов.

Текст документа составляют на русском или национальном языке.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Первая часть включает в себя указание причин (мотивов) его составления. Например: «В соответствии с Постановлением правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307 "Об утверждении положения в введении государственного мониторинга" предлагаем вам….»

Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, рекомендации, предложения.

Текст официального письма обязательно включает приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, которые являются этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Вступительное приветственное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную строку: «Уважаемый господин Новиков А.Н.!», «Уважаемая госпожа Грязнова А.Г.!»

Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне письма под основным содержанием и также выносится в отдельную строку: «С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими noжeлaнuямu…».

Подпись. В состав данного реквизита входят: 1) наименование должности лица, подписавшего документ; 2) инициалы, фамилия лица, т.е. расшифровка подписи; 3) собственноручная личная подпись. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну за другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает обычно фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его рабочего телефона, например:

Васильев.
32-45-78.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: 1) ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; 2) помету «В дело и номер дела, в котором будет храниться документ». Например:

Отправлен факс от 01.07.99 № 124.
В дело № 0115.

Печать. На письмах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Печати бывают гербовые и простые.

Итак, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке).

В тексте документа допускаются общепринятые сокращения. В их числе:

1) сокращения общего характера:

т.е. – то есть и др. – и другие;
и т.д. – и так далее и пр. – и прочие;
и т.п. – и тому подобное.

2) Ссылки на части текста, иллюстрации, таблицы:

разд. – раздел см. – смотрите гл. – глава;
п. – пункт ср. – сравните т. – тома;
табл. – таблица с. – страница экз. – экземпляр.

3) Различные сокращения (при названиях):

обл.	–	область	ж.-д.	–	железнодорожный
р-н	–	район	с.-х.	–	сельскохозяйственный
г.	–	город	им.	–	имени
с.	–	село	ин-т	–	институт

4) Сокращения при цифрах:

млрд.	–	миллиард	млн.	–	миллион
тыс.	–	тысяча	р.(руб.)	–	рубль
г., гг.	–	год, годы	кв.	–	квартал

5) Название единиц измерения (при цифрах):

м	–	метр	т	–	тонна
см	–	сантиметр	кг	–	килограмм
мин	–	минута	г	–	грамм
с	–	секунда	ч	–	час

6) Названия ученой степени, звания, должности (при фамилии):

зав.	–	заведующий	преп.	–	преподаватель
акад.	–	академик	к.э.н.	–	кандидат экономических наук
д-р	–	доктор	к.т.н.	–	кандидат технических наук
проф.	–	профессор	доц.	–	доцент

7) буквенные аббревиатуры:

РФ – Российская Федерация.
РАН – Российская академия наук.
ВЦ – вычислительный центр.
ПК – персональный компьютер.
ОРД – организационно-распорядительная документация.
ЧП – частное предприятие.
СП – совместное предприятие.
НПО – научно-производственное объединение.
КБ – коммерческий банк.
ТНК – транснациональная компания

и др.

Перечень реквизитов документов

Таблица

Наименование реквизита	Код реквизита
1	2
Государственный герб Российской Федерации	1
Герб субъекта Российской Федерации	2
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	3
Код организации	4
Код формы документа	5
Наименование организации	6
Справочные данные об организации	7
Наименование вида документа	8
Дата документа	9
Регистрационный номер документа	10
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	11
Место составления или издания документа	12
Гриф ограничения доступа к документу	13
Адресат	14
Гриф утверждения документа	15
Резолюция	16
Заголовок к тексту	17
Отметка о контроле	18
Текст документа	19
Отметка о наличии приложения	20
Подпись	21
Гриф согласования документа	22
Визы согласования документа	23
Печать	24
Отметка о заверении копии	25
Отметка об исполнителе	26
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	27
Отметка о поступлении документа в организацию	28
Отметка для автоматического поиска документа	29

Язык и стиль распорядительных и инструктивно-методических документов коммерческой корреспонденции.

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица и сотрудники.

Какие требования предъявляются к языку и стилю, распорядительной документации? Основная задача документов такого вида – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль документации этого типа отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок: освободить от занимаемой должности…; контроль за исполнением возложить на…; создать комиссию в составе…; установить причины нарушения…; назначить… на должность… и др. – указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

К распорядительным документам относятся: решение, приказ, постановление.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Ключевым словом текста решения является глагол РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛИ), например: "Коллегия РЕШИЛА…" или "Совет директоров РЕШИЛ…"

Образец решения

ОАО "АКЦЕПТ"

РЕШЕНИЕ
общего собрания акционеров

27.07.2004 г. № 2

Общее ежегодное собрание акционеров ОАО "АКЦЕПТ" в связи с перерегистрацией акционерного общества

РЕШИЛО:

1. Утвердить новую редакцию Устава ОАО "АКЦЕПТ" со следующими изменениями:

В статье 8 "Управление Обществом" исключить подп. 4 из п. 8.5.

2. Утвердить новую редакцию Учредительного договора ОАО "АКЦЕПТ" со следующими изменениями:

В статье 5 исключить подп. 4 из п. 5.1.

3. Исполнительному органу общества внести указанные изменения в учредительные документы и поручить зарегистрировать ОАО "АКЦЕПТ" в соответствии с гражданским законодательством РФ до 15.08.2004.

Председатель общего собрания Подпись В.Л. Кравец

Секретарь Подпись О.Р. Туманова

Blog

Учебное пособие Томск 2008 г. Введение

Содержание