Научная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельности подразделения МВД – ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга)
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
µния документов в организации в зависимости от этапов их обработки. Результаты опроса сотрудников ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб представлены в таблице 3.
Таблица 3
Блок 3. Организацию электронного документооборотаВопросБалл / критерийКол-во (чел.) %Соответствие программного обеспечения поставленным задачам1-2266,73433,34-5-Удобство работы с электронными системами1-2233,333504116,75--Необходимость совершенствования системы электронного документооборота1--2--3233,34233,35233,4
Несоответствие программного обеспечения поставленным задачам отметили все сотрудники ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб, неудовлетворительно поставили 66,7% опрошенных, удовлетворительно - 33,3% см. рис.
Так же большинство сотрудников признали неудовлетворительным 33,3% и удовлетворительным 50% удобство работы с существующей электронной системой см. рис.17.
Рис.17 Оценка удобства работы с электронными системами
Необходимость совершенствование электронной системы документооборота отметили в разной степени все сотрудники - полностью признали необходимость такого мероприятия 33,3% сотрудников, хорошо поставили - 33,3% сотрудников, и удовлетворительно так же 33,3% см. рис.18
Рис.18 Оценка необходимости совершенствования систем документооборота
С учетом всего изложенного для более полного и качественного решения вопроса по организации учета входящей и исходящей корреспонденции, ее подготовки и контроля была создана и проходит опытную эксплуатацию автоматизированная система электронного документооборота (далее - Система).
Целями создания Системы являлись:
внедрение информационных технологий для рационализации и оптимизации процессов обработки документов в делопроизводстве (документационном обеспечении отдела);
обеспечение контроля исполнения и движения документов на различных уровнях организационной структуры;
сокращение времени поиска документов за счет предоставления сотрудникам средств атрибутивного и полнотекстового поиска в базе данных документов;
сокращение временных затрат на согласование документов внутри ОВО Василеостровского района СПб России за счет обеспечения возможности использования унифицированных электронных шаблонов для наиболее употребляемых в Системе видов документов и эффективной организации процесса согласования электронных документов посредством использования функционала Системы и локальной вычислительной сети;
сокращение затрат на подготовку установленной делопроизводственной отчетности за заданные периоды времени;
снижение объема бумажного документооборота и соответствующих затрат за счет внедрения безбумажных технологий.
Результатом стало создание принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.
Весь проект системы реализован на программной платформе EMC Documentum, обеспечивающей горизонтальный набор технологий управления содержанием. Платформа автоматизирует процессы рассмотрения, согласования и утверждения для любого элемента содержания в соответствии с предопределенными пользователем бизнес-правилами - эта возможность обеспечивается функционалом workflow и управления жизненными циклами.
Использование EMC Documentum позволило в полной мере реализовать заложенный в проекте Системы потенциал и получить в конечном итоге функциональный продукт, решающий задачи документационного обеспечения деятельности ОВО Василеостровского района СПб.
Кроме того, Система также имеет возможность интеграции с промышленными системами хранения и массового ввода, что позволят обеспечить ввод и хранение больших объемов документов.
В настоящее время Система проходит адаптацию в ОВО Василеостровского района СПб, сотрудники заканчивают обучение и судить об эффективности продукта пока рано. В то же время базовые блоки Системы уже внедрены в центральном аппарате МВД России и зарекомендовали себя с наилучшей стороны.
Таким образом, изучив электронный стиль работы сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб, и мнение самих сотрудников можно сделать следующие выводы:
Ранее эксплуатировавшаяся система учета корреспонденции перестала удовлетворять предъявляемым требованиям.
В настоящее время происходит внедрение принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе, которой лежит работа с электронными документами.
Из материалов Главы 2 исследования можно сделать следующие выводы:
Отдел делопроизводства и режима - самостоятельное структурное подразделение ОВО при УВД по Василеостровскому району г. Санкт-Петербурга, подчиняющееся непосредственно начальнику ОВО. Отдел возглавляет инспектор - руководитель отдела делопроизводства и режима. Численность отдела - 6 человек.
Нормативную базу обеспечения деятельности ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб условно можно разделить на две категории: общегосударственные нормативно-правовые акты, обеспечивающие деятельность ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб; локаль?/p>