Научная организация труда работников службы документационного обеспечения управления (на примере деятельности подразделения МВД – ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга)
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
ым агентством).
2.2 Рационализация трудовых процессов и применение оргтехники в деятельности сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб
Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда Примерная схема организации работы с документами ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб представлена на рис.6.
Рис 6. Примерная схема организации работы в ОВО Василеостровского района СПб
Изучив схему организации работы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб и непосредственно документов, можно сделать выводы:
существует большое количество инстанций прохождения документов;
отсутствуют регламентированные правил осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов";
затрачивается значительное время на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов";
существуют возвратные движения документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования).
Рабочие места сотрудников оборудованы компьютерами (каждое место), соединенными локальной сетью, в отделе установлены два принтера (лазерный и струйный), сканер, копир, четыре телефонных аппарата (два из которых совмещены с факсами) налажен доступ в Интернет. Новое приобретение отдела (2008г) - уничтожитель документов. В то же время, компьютеры устаревших моделей - 2005г., принтеры не справляются с нагрузкой, количество принтеров недостаточно, производительность копира не отвечает объему документов отдела.
Сделанные выводы подтверждают данные опроса сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб. Опрос проводился с целью получения как можно большей информации для объективного анализа организации труда службы ДОУ в ОВО Василеостровского района г. Санкт-Петербурга. Для целей данного исследования анкета структурирована на отдельные блоки, обработка и анализ которых будут рассматриваться соответственно в параграфах 2.2, 2.3 и 2.4 Главы 2 исследования. Образец анкеты представлен в Приложении 4. в опросе принимали участие все сотрудники ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб (6 человек). Опрос проводился анонимно.
Результаты опроса сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб представлены в таблице 1.
Таблица 1
Блок 1 Рационализация трудовых процессов и применение оргтехникиВопросБалл / критерийКол-во (чел.) %Существующие регламентированные правила осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; 1--2--3233,343505116,7Оптимальность времени на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; 1--2--3466,74233,35--Оптимальность количества возвратных движений документов1--2116,733504233,35--Достаточность оргтехники и средств связи1--2--3116,74466,75116,6Соответствие оргтехники средств связи современным требованиям1-2233,333504116,75-Оптимальность местонахождения оргтехники и средств связи1-2116,73233,34233,35116,7
Существующие регламентированные правила основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов" большинство сотрудников ОД и Р ОВО при УВД по Василеостровскому району г. СПб оценили выше среднего - 50%, ниже среднего 33,3%, и отличные - 16,7%. См. Рис.7.
Рис.7 Оценка существующих регламентированных правил основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"
Более половины опрошенных 66,7% считают, что на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов" затрачивается слишком много времени - см. рис.8.
Рис.8. Оценка оптимальности времени на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов"
Половина сотрудников считает, что количество возвратных движений документов соответствует оценке удовлетворительно, 33,3% - оценке хорошо, и только 16,7 % считают, что количество возвратных движений документов недопустимо большое - см. рис.9.
Рис.9 Оценка оптимальности количества возвратных движений документов
Количество оргтехники и средств связи считают более чем достаточным - 16,6% от числа опрошенных, достаточным - 66,7%, и неудовлетворительным - 16,7% - см. рис.10.
Рис.10 Оценка достаточности оргтехники и средств связи
Признают полностью соответствующими современным требованиям оргтехнику и средства связи 50% респондентов, вполне соответствующими - 16,7%, а 33,3% считают, что техника совсем не соответствует современным требованиям. См. рис.11.
Рис.11 Оценка соответствия оргтехники и средств связи современным требованиям
Местонахождение оргтехники и средств связи отличным признали 16,7% опрошенных сотрудников, достаточно удобным - 33,3%, удовлетворительным - 33,3%, а неудовлетворительным - 16,7% - см. рис.12.
Рис.12Оценка оптимальности местонахождения оргтехники и средств связи
Таким образом, изучив уровень рационализации трудовых процессов и применение оргтехники в деятельности сотрудников службы ДОУ в ОВО Василеостровского района СПб, и мнение самих сотрудников можно сделать следующие выводы:
Работа по рационализации трудовых процессов практически не ведется. Основные признаки застоя: существует большое количество инстанций прохождения документов; отсутствуют регламентированные правил осуществления всех основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов"; затрачива?/p>