Доработка системы электронного документооборота ТГТУ
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
;Секретарь - позволяет вносить информацию о первых контактах, регистрировать телефонные звонки и корреспонденцию, поступающие в организацию, автоматически уведомлять о них сотрудников, отвечающих за работу с клиентами и поддержку внешних контактов организации.
Комплект Управление и планирование
Комплект предназначен для автоматизации работы руководителей проектов, отделов IT и внутренней технической поддержки, а также служб, отвечающих за поддержку организационно-распорядительной деятельности предприятия. Базы данных этого комплекта предназначены для упрощения работы с договорами, контроля поручений и обращениями внутренних служб в отдел технической поддержки.
С помощью данного комплекта Вы сможете:
подробно отслеживать все стадии работ по договорам;
работать с поручениями;
автоматизировать процессы решения технических проблем, возникающих у пользователей.
Комплект состоит из следующих прикладных баз данных:
Поручения - предназначена для регистрации и контроля исполнения заданий, не привязанных к каким-либо документам;
HelpDesk - предназначена для информационной поддержки процедур сбора, обобщения и ведения архива устраненных проблем в целях их дальнейшего анализа и использования результатов при возникновении аналогичных ситуаций, учета нагрузки на сотрудников технической службы, анализа состояния исполнительской диiиплины при рассмотрении заявок. База данных поддерживает механизм делегирования ответственности на решение зарегистрированной проблемы;
Договоры - подготовка проектов договоров, планирование работ по договорам, контроль исполнения договоров.
Комплект Учет материальных ценностей
Комплект решает следующие задачи:
учет материальных ценностей, находящихся на балансе организации;
автоматизация процесса формирования заявок на получение хранимых в подсистеме объектов;
автоматизация процесса приема - передачи материальных ценностей сотруднику, на склад, в резерв и т.д.;
контроль перемещения материальных ценностей внутри организации.
Комплект состоит из следующих баз данных:
Справочник УМЦ;
Архив УМЦ;
Учет оборудования.
.8 Выявление недостатков электронного документооборота в ТГТУ
В ТГТУ система электронного документооборота основана на платформе автоматизации совместной деятельности рабочих групп IBM Lotus Notes/Domino
Конечным приложением автоматизации документооборота в ТГТУ является система OfficeMedia компании Intertrust.
При обзоре системы электронного документооборота ТГТУ стоит отметить, что некоторые отделы используют другие программные средства хранения данных.
Данная ситуация имеет следующие недостатки:
разнородность баз данных и программных средств для работы с ними;
проблемы синхронизации, поддержания актуальности и сохранности информации в разнородных системах;
дополнительное затраты на обслуживание и поддержание безопасности разнородных систем;
нарушение концепции единого электронного документооборота.
Для дальнейшего развития и совершенствования электронного документооборота ТГТУ целесообразно по возможности сводить все к одной универсальной системе.
Отдел кадров ТГТУ не использует основную систему электронного документооборота на основе Lotus Notes/Domino и OfficeMedia. Еще до создания единой СЭД ТГТУ документы отдела кадров велись при помощи системы ПАРУС 4.
В настоящее время эта система ПАРУС 4 не удовлетворяет запросам пользователей по следующим причинам:
не поддерживается производителем и является морально устаревшей;
не имеет средств взаимодействия с остальным электронным документооборотом;
является локальной, что затрудняет быстрое получение актуальных данных другими отделами университета;
имеет примитивный и мало функциональный DOS интерфейс.
В итоге очевидна необходимость обновления информационной системы ведения кадров.
Существуют несколько различных вариантов обновления, таких как приобретение более новой версии ПАРУС или современных систем от других производителей. Но подобные варианты не решают проблем разнородности электронного документооборота в ТГТУ, а так же требуют не малых финансовых затрат на приобретения и внедрения программных продуктов.
Значительно лучшим решением является построение информационной системы отдела кадров на основе платформы Lotus Notes/Domino и объединение ее с основной системой электронного документооборота ТГТУ.
.9 Постановка задачи на дипломный проект
В общем смысле задачей дипломного проекта является перевод информационной системы отдела кадров ТГТУ с ПАРУС 4 на платформу Lotus Notes/Domino
Для этого необходимо решить следующие задачи:
создать базу данных на платформе Lotus отвечающую требованиям пользователей отдела кадров;
обеспечить отдел кадров возможностью доступа к СЭД на основе Lotus;
создать программу конвертации имеющихся данных из базы ПАРУС в базу на основе Lotus.
В пакете OfficeMedia имеется база данных для работы с кадрами, но она содержит только самые базовые функции, и не отвечает необходимым требованиям. Тем не менее, базу данных пакета OfficeMedia можно использовать как образец для основы проектируемой БД.
Для решения поставленных задач следует последовательно выполни