Доработка системы электронного документооборота ТГТУ
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
должны войти средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов.
Для крупных компаний часто встает проблема выбора между ERP, в которой все есть и СЭД, которая решает частные задачи. Обычно сначала делается выбор в пользу ERP и только потом по прошествии длительного времени выясняется, что ERP неспособна заменить СЭД в бизнес-процессах обработки документов, хотя в ERP документы вроде бы тоже ведутся. На самом деле отличие в том, что, как правило, в ERP документы не ведутся, а проводятся. Проводятся уже после того, как они осуществят свой жизненный цикл на предприятии, т.е. будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т.д. И именно СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии.
Поэтому СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться. И, если говорить об очередности внедрения, то СЭД надо внедрять раньше ERP.
Внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP. Электронный документооборот позволит:
ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше - за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота;
использовать СЭД как средство построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.
СЭД сможет обеспечить необходимую первичную информационную базу для приложений ERP. Информацию для других корпоративных приложений можно будет не вводить вручную с риском ввода ошибочных данных, а автоматически импортировать из документов, содержащихся в СЭД, где эта информация создана естественным образом при создании документов, проверена и согласована.
1.5 Комплексный подход к созданию СЭД
Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Данный подход называется созданием комплексной системы автоматизации документооборота.
Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:
удешевление разработки и внедрения конечных приложений;
обеспечение удобства пользователя и унификация интерфейса всех приложений;
сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений;
обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях;
обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения;
обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов;
обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации по мере изменения процессов.
Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество, к примеру:
регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);
электронный архив документов;
согласование и утверждение ОРД;
контроль исполнения документов и поручений;
автоматизация договорного процесса;
управление библиотекой книг;
библиотека регламентов управленческих процедур;
оформление командировок;
организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;
система контроля выполнения должностных инструкций;
Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов внедрения платформы и риск не оправдать ожидания от внедрения платформы в короткий срок.
.6 Платформа автоматизации IBM Lotus Notes/Domino
программный электронный документооборот
Lotus Notes является платформой для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware) т.е. для построения приложений автоматизации управленческих и документных процессов.
Особенностью системы является объектно-ориентированная архитектура, благодаря которой возможно создание информационных систем, автоматизирующих работу со сложноструктурированными данными и неформализованными динамическими процессами. Компания IBM использует следующую терминологию: Notes - приложение с графическим интерфейсом для клиентской рабочей станции, Domino - консольное приложение сервера.
В отличие от других систем, позиционирующихся в той же нише, в основе Notes не лежит почтовая служба. Базовым механизмом является система доступа к данным, хранимым в БД. Между собой клиент и сервер Lotus Notes общаются по протоколу NotesRPC.
Использование данной платформы обеспечивает следующие преимущества:
возможность создания территориально-распределенных систем;
открытая архитектура, механизм для разработки приложений;
возможность работы мобильных и оффлайн пользователей;
поддержка современной