Доработка системы электронного документооборота ТГТУ
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
В°щей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;
создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;
оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.
Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.
Система электронного документооборота - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций
Задачи СЭД:
обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях;
поддержка системы контроля качества;
накопление информации, управление данными и регламентирование доступа;
формализация деятельности каждого сотрудника;
оптимизация бизнес-процессов;
экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.
Надо понимать, что целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы - документы только в правоустанавливающей копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.
К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации. Документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации.
.3 Enterprise Content Management
СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными потоками документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время.
Подтверждением факта, что системы управления документами больше не собираются ограничиваться узкой сферой канцелярского документооборота, является то, что практически все западные системы такого класса перестали называть себя системами класса Document Management, а классифицируют себя гораздо более ёмкими терминами, например, Enterprise Content Management (ECM), т.е. системы управления корпоративным контентом (любым). Термин Document Management теперь обозначает не всю функциональность таких систем, а только некоторую часть функциональности, тесно интегрированнную с остальными функциями системы.content management (ECM) - управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией
В данном контексте информация предполагается слабо структурированной - это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т.п.- это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно.
Современные ECM-системы реализуют следующие ключевые компоненты:
управление документами - экспорт / импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
управление образами документов (Document Imaging) - захват, преобразование и управление бумажными документами;
управление записями - долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
управление веб-контентом (WCM) - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
управление мультимедиаконтентом (DAM) - управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;
управление знаниями (Knowledge Management) - поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
документно-ориентированное взаимодействие (Collaboration) - совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.
.4 СЭД и ERP
Resource Planning System (ERP-система) - корпоративная информационная система (КИС) планирования ресурсов предприятия, предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании.
В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия.
Корпоративной Информационной Системой может считаться система, автоматизирующая более 80% подразделений предприятия. Корпоративные информационные системы являются развитием систем для рабочих групп(Groupware), они ориентированы на крупные компании. В состав КИС