Доработка системы электронного документооборота ТГТУ
Дипломная работа - Компьютеры, программирование
Другие дипломы по предмету Компьютеры, программирование
?шить финансовые показатели и сократить издержки.
Ключевые возможности, которые предоставляют системы OfficeMedia:
регистрация документов, циркулирующих в организации;
согласование, ознакомление, исполнение документов;
постановка на контроль документов и резолюций руководства;
возможность оперативной раздачи поручений;
статистический анализ исполнительской диiиплины;
ведение архива документов организации;
подготовка и проведение заседаний;
планирование и ведение проектов;
поддержка менеджеров по работе с клиентами;
предоставление средств для деловой переписки (рассылка сообщений, удобный доступ к информации об отправке писем, т.д.);
координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;
работа с телефонными звонками;
оперативный доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними.
Система OfficeMedia является не просто готовым продуктом, но и своего рода учебным конструктором, на базе которого можно создавать собственные системы.
Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:
Делопроизводство;
Внешние контакты;
Управление и планирование;
Учет материальных ценностей.
Комплект Делопроизводство
Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Регистрация, контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних документов, подготовка проектов документов - это лишь неполный перечень функций, выполняемых при помощи комплекта Делопроизводство.
Комплект предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.
Сотрудники организации получают возможность быстро ознакомиться с внутренними распорядительными документами или отправить на согласование свои проекты.
Комплект Делопроизводство состоит из следующих баз данных:
Регистрация документов - предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской диiиплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления;
Библиотека документов - служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам (электронным папкам), контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т.д.;
Согласование - предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования;
Ознакомление - предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления;
Обращения граждан - предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;
Организационно-распорядительные документы - предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения;
Комплект Внешние контакты
Комплект позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за поддержку внешних контактов организации и работу с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать информацию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами, поставщиками и т.д. Комплект дает возможность организовать работу отдела продаж, планировать и контролировать работу по проектам.
С помощью данного комплекта Вы сможете:
информировать сотрудников о развитии отношений с внешними организациями, о достигнутых договоренностях и дальнейших планах работ;
фиксировать информацию о сотрудниках внешних компаний, о совместных проектах;
планировать мероприятия и встречи;
заносить информацию о результатах переговоров, фиксировать телефонные звонки и их тематики;
фиксировать входящую и исходящую корреспонденцию.
Комплект состоит из следующих баз данных:
Внешние контакты - предназначена для хранения информации об организациях, являющихся партнерами, поставщиками услуг, клиентами и т.п. К функциям базы данных относятся: рассылка материалов через почтовые и электронные каналы связи, возможность хранения адресов, телефонов, информации о контактных лицах, характеристик предлагаемых услуг, истории взаимоотношений;
Проекты - предназначена для планирования, подготовки и проведения проектов в организации;
Рассылка - позволяет хранить и составлять списки рассылки, готовить и рассылать документы, рекламные материалы, новости и т.д.;
«