Функции управления организацией на примере ООО "Зевс"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
В°иболее подходящих.
Результатом такой работы является договор или контракт с поставщиком. В случае повторной или регулярной поставки поставщик получает от магазина заявку на товар согласно действующим договоренностям с поставщиком и заранее согласованным коммерческим условиям.
Таблица 3- Источники информации о поставщиках
НаименованиеВид источникаМолочные продуктыКаталоги продукции, альманахи, ИНТЕРНЕТ, торговые ассоциацииКолбасные изделияТорговые ассоциации, справочники, ИНТЕРНЕТКондитерские изделияСправочники, региональные каталоги, деловые изданияБакалеяСправочники, каталоги, электронные ресурсы, объединения профессионаловМясные продуктыРегиональные справочники, ИНТЕРНЕТ ресурсы, торговые ассоциации, выставки
Инструментом осуществления заявки на поставку товаров является информационная база данных ООО Зевс.
База данных - это внутренний документ в электронном виде (оформленный в таблице Ехсеl), куда менеджер по закупке вносит всю информацию о товаре поставщика, ценах, скидках (всех возможных, полученных и неполученных), характеристиках, упаковке, комплектности, сроках годности и т. д.
Электронная база - это личный рабочий инструмент менеджера. Но для всех менеджеров по закупкам в отделе соблюдается правило: база данных каждого менеджера должна быть оформлена:
а) по единому принципу;
б) понятно для его начальника или для сотрудника, который может занять его место, если этот менеджер вдруг уволится.
Так как все товары и поставщики разные, абсолютно одинаково базы у разных менеджеров сделаны быть не могут, но необходимо определить, какая именно информация (цена, скидки, упаковка и т. д.) и в каком порядке в базу заносится.
Этот документ появляется, когда работа с поставщиком приобретает регулярный характер, так как составление и ведение базы данных требуют времени.
Преимущества создания электронной базы данных в ООО Зевс: невозможно держать в голове информацию обо всей номенклатуре, которую поставщик может предложить в качестве ассортимента, невозможно помнить все закупочные цены и контролировать их, уповая только на свою память. Единожды затратив время на внесение товара в базу, затем экономим много времени при составлении каждого заказа и текущей оперативной работе с товаром. Используя эту информацию в максимально удобном для себя виде, менеджер может расiитать предварительную стоимость заказа, увидеть величину скидки за заказ, увидеть соотношение ассортимента поставщика, дать оперативную информацию своим коллегам в случае запроса на тот или иной товар и т. д.
В электронной базе данных ООО Зевс отражается:
наименование товара (перечисление по группам, категориям и товарным позициям), причем в базу данных вносится не только поставляемый товар, но и потенциально интересный к поставке товар. Если ассортимент товара у поставщика очень велик, то выбираются те группы или категории товаров, которые актуальны для магазина;
код или артикул поставщика и штрих-код (если есть). Указание внутреннего кода магазина, если товар уже поставляется и внесен в ассортиментную матрицу. Это облегчит поиск товаров и исключит дублирование наименования;
цена или диапазон цен с возможными скидками. Так как величина скидок за партию может изменяться (в зависимости от объема, условий оплаты, величины кредитной линии, бонусов и т. д.), то менеджер при составлении заказа может заранее расiитать стоимость поставки и выбрать нужное количество или способ оплаты;
свойства (размеры, цвета, комплектация и т. д.); чем подробнее, тем лучше;
упаковка или другие параметры, важные для логистики. Это позволяет на этапе заказа или формирования ассортимента от поставщика определять минимальную партию (например, коробка), своевременно подавать информацию на склад или в отдел логистики о величине заказа.
На основании такой базы очень удобно формировать и отправлять регулярные заказы поставщику.
База со временем может менеджером дополняться и оптимизироваться. Имея такую базу, всегда возможно увидеть историю развития ассортимента от конкретного поставщика, динамику изменения его цен и условий.
Для контроля в ООО Зевс также используется инвентаризация. Инвентаризация - это фотография товарного запаса, зеркало учетной политики компании. Для проведение инвентаризации товарного запаса разработана Инструкция о порядке проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе ООО Зевс.
Основными задачами инвентаризации являются:
выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей;
контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей путем сопоставления фактического наличия с данными системы автоматизации.
выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество.
Описание процесса инвентаризации в ООО Зевс:
) Планирование инвентаризации происходит не менее чем за 10-12 недель до ее начала. Директором магазина издается приказ о создании инвентаризационной комиссии. В состав комиссии могут входить руководство, главный бухгалтер, начальники подразделений и отделов, представители службы безопасности и другие специалисты. Комиссия определяет конкретные наименования, виды, группы товаров, подлежащих проверке, а также сроки и даты проведения проверки.
) Комиссия готовит план проведения инвентаризации, в котором указывает зоны инвентаризации и состав iетных комисс?/p>