Управление организацией на основе бизнес-процессов
Методическое пособие - Менеджмент
Другие методички по предмету Менеджмент
?ки. Каждый из них является выходом одной из работ и в то же является входом для другой
Стандарт WFD
При описании бизнес-процессов нижнего уровня используются другие процессные схемы, называемые WFD - Work Flow Diagram, что переводится как диаграмма потоков работ. На этой схеме появляются дополнительные объекты, с помощью которых описывается процесс: логические операторы, события начала и окончания процесса, а также элементы, показывающие временные задержки.
">
Рис 12. Диаграмма потоков работ
С помощью логических операторов, которые еще называют блоками принятия решений, показывают альтернативы, которые происходят в процессе, показывается в каких случаях процесс протекает по одной технологии, а в каких случаях по другой. Например, с помощью данных элементов можно описать ситуацию, когда договор стоимость которого меньше определенной суммы согласуется одной группой сотрудников, а договор с большей стоимостью согласуется по более сложной технологии, в цепочки которой участвуют большее количество сотрудников.
С помощью событий начала и окончания процесса показывается, когда процесса начинается и когда заканчивается. Для жестко формализованных бизнес-процессов в качестве событий может выступать время.
Отличительной особенностью WFD - диаграммы является то, что стрелки между операциями бизнес-процесса обозначают не потоки объектов (информационные и материальные), а потоки или временную последовательность выполнения работ.
Другие стандарты описания.
Существует и другие стандарты описания бизнес-процессов, используемые специалистами. Но для целей описания бизнес-процессов небольшой компании применение других стандартов не рекомендуются. Комбинация классических схем DFD и WFD позволяет подробно описать все бизнес-процессы компании.
Правила, применяемые при описании бизнес-процессов.
Правило 1. Названия работы нужно формулировать согласно следующей формуле
Название работы = Действие + Объект, над которым действие осуществляется
Например, если эта работа представляет собой действие по продаже продукции, то ее нужно назвать Продажа продукции, а еще лучше конкретизировать, что это за продукция. В данном случае продажа - это действие, а продукция - объект, над которым действие по продаже производится.
Правило 2. При формулировании названия работы нужно стараться использовать лаконичную формулировку, что повысит эффективность дальнейшей работы по оптимизации бизнес-процесса.
Идеальным вариантом является случай, когда название работы формулируется при помощи 2-3 слов. В крайнем случае нужно стремиться использовать в названии не более 50 символов. В сложных случаях рекомендуется для каждого краткого названия работы сделать ее подробное описание, которое поместить в глоссарий.
При формулировании названий материальных и информационных потоков также нужно использовать подобные правила. В данном случае второе правило используется без изменений, а первое правило выражается следующей формулой
Название потока = Объект, предоставляющий поток + Статус объекта
Например, если речь идет о продукции, которую отгрузили клиенту, то данный поток нужно сформулировать следующим образом: Продукция отгруженная или Продукция, отгруженная клиенту. В данном случае продукция - это объект, представляющий поток, а отгруженная клиенту - статус объекта.
Форматы и средства описания бизнес - процессов.
Все средства для описания бизнес-процессов можно разделить по формату представления на текстовые, табличные и графические.
У каждого формата есть свои преимущества и недостатки.
Формат описания бизнес-процессовПреимуществаНедостаткиТекстовыйПростота, нет необходимости в обученииНизкая степень формализации, плохая структурированностьТабличныйХорошая структурированностьСлабые возможности для отражения ветвлений процессаГрафическийНаглядность, наилучшее восприятиеНеобходимость обучения использованию формата
Текстовый формат описания в детальных пояснениях не нуждается. Это описание бизнес-процесса с использованием текста. Основное преимущество таких описаний - гибкость в выражении любых нюансов процесса средствами языка. Фактически для текстовых описаний бизнес-процессов не существует определенных стандартов, и предприятие может использовать любую удобную для него форму структурирования текстовой информации.
Из этого следует и основной недостаток - слабая формализация описаний.
Для описания процесса в таблицах можно использовать следующий формат
№Наименование функцииИсполнительРесурсы (в т.ч. документы, программы)ВходящиеИсходящие
Графа № - показывает порядковый номер функции. Для описания декомпозиции процесса можно использовать разряды номера функции. Например, у функции №7 есть три подфункции, их номера начинаются с номера декомпозируемой функции: 7.1; 7.2; 7.3.
Графа Наименование функции - включает название работы/ операции.
Графа Исполнитель обозначает сотрудника (должность) выполняющего соответствующую работу.
Графы Ресурсы включают всю совокупность используемых в процессе предметов и средств труда, а также документов.
Лучше всего использовать табличный формат для описания простых линейных процессов или для сбора информации для последующего графического описани