Справочник по делопроизводству
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
?дненное восприятие документа. Во избежание недоразумений следует во всех необходимых случаях разъяснять адресату значение того или иного термина, используя для этого, к примеру, официальные определения из соответствующих ГОСТов.
Завершая разговор о стилистике управленческих документов, обратимая к особенностям применения сокращений. Сокращение это общепринятая неполная (усеченная) форма слова, используемая для дополнительной компрессии письменной деловой речи. Применительно к содержанию управленческих документов принято различать два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения и графические сокращения.
Лексические сокращения, или аббревиатуры, представляют собой сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов (например, СНГ, АСУ, Москапремонт, зам., спецназ и др.). Лексические сокращения функционируют в составе текста как самостоятельные слога.
Графические сокращения, в свою очередь, представляют собой сокращенные обозначения слов (например, п/о, гр-н, тчк, ж.-д., кв. м идр). В отличие от лексических сокращений графические сокращения словами не являются и применяются в изначальной форме только в письменной деловой речи, а при чтении подлежат расшифровке.
Примеры сокращений, используемых в текстах управленческих документов наиболее часто:
А. Лексические сокращения:
- Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ,
СП, МП, КБ, АОЗТ. - Звуковые (при чтении произносится звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО,
РЭУ, ДЕЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз.
3. Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть-звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПНК, УКГОиП.
- Слоговые сокращения (образованы из частей слов, слогов слов):
зампред, Роскомзем, Мосзеленстрои.Доринвест, Мосжилстрой, Мос-
интур, техред, главбух, завгар. - Частично сокращенные слова (образованы из чисти или частей ц
полного слова): Мо&гесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мос-
расчетбанк, хозрасчет, рембаза.. - Усечения: зам., зав., спец., пред.
- Телескопические сокращении (образованы из начала и конца со-
ставляющих слов): рация бионика (из: биология]).
8. Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТ
Б. Графические сокращения:
1.Точечные: стр. страница, dp. Орудие, т.п. тому /юдибно
с/и. смотри, эт. этаж, ул. улица, проц. процент и tip.
- Дефисные: г-н господин, гр-н гражданин.
- Косолинеин: п/о почтовое отделение, б/г без года и др. Ш
- Нулевые или курсивные (как правило, тик обозначаются физ
ческие величины): т, кг, с.м,./. - Комбинированные: ж.-д. железнодорожный, об/мин оборотов
тон в минуту, сев.-зап. северо-западный и др.
Подытоживая, отметим, что тексты управленческих документа не следует перенасыщать сокращениями, в особенности сокрашв пнями графическими. В этой связи рекомендуется применять в текстах только сокращения, предусмотренные законодательными актами, государственными стандартами и словарями.
Введению в текст сокращения должно предшествовать при меле ние полной формы сокращаемого слова, при этом сокращение указывается п скобках, например домостроительный комбинат Ngj (ДСК-5). При этом сокращения, применяемые в одном и том тексте, не должны дублировать друг друга.
Глава 10
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
10.1. Реквизиты документа, их краткая характеристика
Рассмотрение вопросов оформления управленческих документов представляется целесообразным начать с состава реквизитов и краткой характеристики, руководствуясь при этом положениями государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003 УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов. Эти реквизиты пусть и с известной долей условности можно разделить на три функциональные группы:
1-я группа реквизиты, применяемые в составе бланков:
2-я группа реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке;
3-я группа реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении.
К первой функциональной группе следует отнести:
изображение герба Российской Федерации, субъекта РФ, эмблемы предприятия (организации, учреждения) или ее товарного знака (знака обслуживания) (01.02, 03);
наименование предприятия (организации, учреждения) (08);
отметку о дате документа (11 );
отметку о месте составления (издания) документа (14);
код предприятия (организации, учреждения) согласно ОКПО (04);
основной государственный регистрационный номер предприятия (организации, учреждения) (ОГРН) (05);
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (06);
справочные данные о предприятии (организации, учреждении)
наименование вида документа (10).
Уточним, что применение последнего реквизита. 10, совокупности с другими реквизитами является обязательным только бланка конкретного вида документа (за исключением бланка письма). а применение реквизитов 04, 05, 06 и 09 (для бланка письма) Дня общего бланка состав реквизитов является минимальным (включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11 и 14).
Ко второй функциональной группе следует отнести:
код формы документа в соответствии с ОКУД (07);
отметку о регистрационном номере документа (12);
ссылку на регистрационный номер ?/p>