Справочник по делопроизводству
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
нно-распорядительным документам, регламентирующим тот или иной вид деятельности, освещаемый в содержании | документа;
быть информационно емким, но вместе с тем как можно более! кратким.
Составление текста управленческого документа во всех случаях должно начинаться с изучения существа вопроса (направления) деятельности предприятия, подлежащего изложению, положении законодательных и нормативно-правовых актов, имеющих отн ние к указанному вопросу (направлению) деятельности, а также ответствующих материалов деловой переписки. Для текста управленческого документа рекомендуется по возможности использовать:
унифицированные тексты (формы) документов, входящих в состав унифицированных систем документации (УСД), и в частности
УСОРД;
унифицированные тексты документов, составленные для нужд отдельных предприятий (организаций, учреждений) этими предприятиями или соответствующими органами управления (власти);
типовые нормативные документы (типовые положение, типовые правила, типовые инструкции и т.п.), определяющие содержание конкретных видов управленческих документов;
текстовые формуляры
Глава 8
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Общие вопросы структуризации текстов управленческих документов
Эффективность изучения и уяснения содержания управленче
кого документа в значительной мере зависит от выбора оптимальной структуры его текста. Заметим, что в соответствии предписаниями Методических рекомендаций ВНИИДАДФАС РФ Ведение делопроизводства в организации наиболее типичной для большинства управленческих документов является так называемая двухчастная структура, предполагающая разделение текста на вводную (констатирующую)
и основную (распорядительную) составляющие, каждая из которых выполняет соответствующие функции..
Структуризация текста предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и. если необходимо, подпункты. В тех случаях, когда выделение в тексте самостоятельных фрагментов представляется -нецелесообразным, выполняется его членение па абзацы в состав нескольких (в некоторых случаях только одного) предложений.
Пример развернутой структуры части текста управленческого документа представлен на схеме 23. Отметим далее, что отдельные управленческих документов в силу специфики своего функшюнального назначения могут иметь как более сложную, так и более простую структуру. Обратимся в этой связи к соответствующим примерам
8.2. Особенности структуризации наиболее распространенных видов управленческих документов
Рассмотрение особенностей структуризации текстов начнем с организационно-нормативных документов предприятия. Для сгрукту
. 23. Пример развернутой структуры части текста управленческого документа
ры текстов устава, положения характерно деление на разделы, пункты и подпункты. При этом разделы снабжаются соответствующими заголовками и прямой порядковой нумерацией с применением римских цифр, а пункты и подпункты аналогичной нумерацией применением арабских цифр, отделяемых в необходимых случае точками. Отметим также, что структуры текстов перечисленных документов выделяются своей однородностью.
Рекомендуемая структура текста устава предприятия выглядит следующим образом: общие положения; цели и задачи деятельности; права; производственно-хозяйственная деятельность; имущество; управление деятельностью; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.
Рекомендуемая структура текста положения о предприятий (организации, учреждении) предусматривает наличие следующие разделов: общие положения; основные задачи; функции; полномочия (права и обязанности); руководство (управление деятельностью); взаимоотношения; контроль (проверка, ревизия) деятельности; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.
Рекомендуемая структура текста положения о структурном разделении в составе предприятия включает следующие разделы общие положения; задачи; функции; полномочия (обязанности права); ответственность; взаимоотношения; заключительные по ложения.
Более многообразной представляется структура текстов орган заииошш-распорядителынлх документов предприятия. Рассмотрим этой связи наиболее показательные варианты структуры, примем емые в текстах инструкции по виду деятельности, должностной ин струкции и приказа.
Так, рекомендуемая структура текста инструкции по виду деятель и ости предусматривает наличие следующих разделов; общие по жения; правила осуществления деятельности (по основным ее составляющим)*; общая организация работы структурных подразделений (должностных лиц) в процессе осуществления данного вид деятельности; заключительные положения.
Рекомендуемая структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; связи по должности;.
Рекомендуемая структура текста приказа включает констатирующую и приказную части, первая из которых может состоять из одного или нескольких абзацев, а вторая из одного или нескольких пунктов. Допускается издание одночастных приказов (т.е. состоящих только из приказной части), если это оправдано содержанием приказа.
Рекомендуемая структура текстов докумен?/p>