Справочник по делопроизводству
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
p>
отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению по месту их формирования (в соответствующих структурных подразделениях предприятия);
выделение дел (документов) с истекшими сроками хранения и не представляющими более научно-практической ценности к уничтожению.
Одновременное экспертизой выполняется оценка качества и полноты ранее утвержденной сводной номенклатуры дел предприятия, соответствие указанных в ней сроков хранения документов нормативным срокам. Результаты выполнения перечисленных процедур фиксируются в соответствующих документах (см. далее).
Отбор документов в составе дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения проводится посредством их полистного просмотра. При этом дела, уже имеющие отметку ЭПК, пролистываются с целью выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
После выделения из их состава соответствующих документов указанные дела переформируются, а отобранные для перевода па режим постоянного хранения документы приобщаются к делам с такими же (однородными) документами либо помещаются в отдельные (новые) дела. По результатам экспертизы ценности документов предприятия составляются:
описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по кадрам;
акты о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению. Пример акта представлен на стр. 95-96.
Составленные описи подлежат утверждению (согласованию) в ЭП К архивного учреждения, в которое в дальнейшем предполагается передать на постоянное хранение соответствующие дела (документы), и рассматриваются вместе с актами о выделении дел (документов) к уничтожению на заседании ЭК (ЦЭК). Рассмотренные ЭПК и ЭК (ЦЭК) описи и акты утверждаются руководителем предприятия. После этого дела (документы), выделенные к уничтожению, могут быть уничтожены предприятием посредством переработки (утилизации).
Наименование предприятия (организации, учреждения)
Утверждаю АКТ Наименование должности руководителя предприятия №____
№____
(место составления) подпись
расшифровка подписи
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению Дата
На основании______________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №_
________________________________________________________
№№
п.п.Заголовок дела или групповой заголовокДата дела или крайние даты делНомера описей за годыИндекс дела по номенклатуре или номер дела по описиКоли-
чест-во делСроки
хранения дела и номера статей по перечнюПримечание12345678
Факт передачи дел на переработку специализированным предприятиям (например, бумажным фабрикам и т.п.) фиксируется в приемо-сдаточной накладной. Кроме того, о передаче на переработку (утилизацию) дел (документов) делается соответствующая отметка в акте (см. выше). На основании указанного акта вносятся изменения в учетную документацию службы ДОУ предприятия.
Передача дел в архив, как правило, осуществляется в соответствии с планом-графиком. При незначительном количестве дел (документов) сроки передачи могут назначаться в рабочем порядке по согласованию с руководителем архива (руководителем службы ДОУ. если архив функционирует в составе службы ДОУ).
До передачи дел представителем архива проводится проверка правильности их обработки и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки подлежат устранению силами соответствующих структурных подразделений.
Передача дел (документов) производится согласно ранее утвержденным описям, поединично, о чем в описях делаются соответствующие отметки. Факт передачи дел (документов) и их прием архивом фиксируются в соответствующем акте, примерная форма которого представлена на стр. 98.
6.2 Особенности управления документами, состоящими на архивном хранении
В рамках очередного параграфа уважаемым читателям предлагается рассмотреть особенности управления документами, состоящими на архивном хранении предприятия. В этой связи мы остановимся преимущественно на вопросах обеспечении сохранности документов в процессе их хранения и использования. Отметим, что управление документами, состоящими на архивном хранении, предусматривает организацию, осуществление и контроль за осуществлением .мероприятий по:
рациональному размещению документов;
упорядоченному движению (перемещению) документов;
обеспечению надлежащего физического состояния документов;
.
копированию документов (в частности, в целях создания страхового фонда и фонда пользования).
В необходимых случаях, кроме того, могут проводиться мероприятия по возвращению в архив документов, сроки, выдачи которых во временное пользование истекли, а также по розыску необнаруженных документов.
Сохранность документов, состоящих на архивном хранении, обеспечивается:
поддержанием зданий (помещений) архива, их оборудования и систем жизнеобеспечения в надлежащем состоянии;
соблюдением оптимальных параметров режимов хранения, в том числе светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов;
рациональным размещением документов непосредственно в местах храпения (хранилищах).
Не меньшее значение для обеспечения сохра?/p>