Справочник по делопроизводству
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
Серия Деловая библиотека
М.Ю. Рогожин
СПРАВОЧНИК
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
МОСКВА
ЮСТИЦИНФОРМ
2005
УДК 65 ББК 65.050.2 Р59
Рогожин М.Ю.
Справочник по делопроизводству. М.: ЗАО Юстицинформ, 2005.- 192с.
ISBN 5-7205-0597-0
Практическое пособие, в доступной и удобной форме освещающее все ключевые вопросы организации делопроизводства документационного обеспечения управления ДОУ современного предприятия (организации, учреждения). Материал пособия излагается комплексно, на основе законодательства, нормативно-правовых актов, новейших организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих организацию делопроизводства.
Издание адресовано руководителям предприятий всех форм собственности, их заместителям по управлению, сотрудникам делопроизводства (служб ДОУ), а также студентам и слушателям специализированных курсов по специальности 350800 -<Документоведение и документационное обеспечение управления.
УДК 65 ББК 65.050,2
ISBN 5-7205-0597-0 ЗАО Юридический Дом Юстицинформ, 2005
РАЗДЕЛ 1
Организационно-правовые основы делопроизводства предприятия (организации, учреждения)
Глава 1
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ: ЦЕЛЬ, ФУНКЦИИ, ПРИНЦИПЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ
- Понятие делопроизводства
Разговор об организационно-правовых основах делопроизводства предприятия представляется вполне оправданным начать с определения этого понятия. Точнее, с определений, поскольку терминологически понятие делопроизводство требует определенной дифференциации.
Так в соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ P51I4I-9S1 делопроизводство (документационное обеспечение управления ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Таким образом, данное определение сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:
Документирование:
организация работы с документами.
Поясним, что документирование управленческой деятельности предприятия это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом, как это следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать зафиксированную (т.е, записанную и оформленную надлежащим образом) на материальном носителе информацию с реквизитами совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать.
В свою очередь, управление документацией предприятия это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документации это не что иное, как упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся и процессе деятельности предприятия.
Схематически понятие делопроизводство (ДОУ) в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на схеме 1.
Коротко упомянем еще о двух определениях делопроизводства определениях неофициальных, но тем не менее сохраняющих свое значение для надлежащей организации повседневной управленческой деятельности.
Согласно одному из них делопроизводство это структурное подразделение, в компетенцию которого входит общая организация документировании деятельности и управления документацией предприятия.
Согласно другому определению под делопроизводством может также пониматься участок работы, предназначенный для выполнения действий по записи и оформлению информации на материальные носители, а также последующему учету, систематизации, хранению и перемещению документированной информации (в виде бумажных или электронных документов). Иными словами, это одно или несколько помещений, соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для учета, систематизации, хранения и перемещения документов.
Поэтому оправданно звучат распоряжения вроде: Получите документ №... в делопроизводстве или Сдать текст документа в делопроизводство на оформление.
Продолжая разговор о делопроизводстве предприятия на этот раз в классическом толковании этого понятия обратимся к рассмотрению его назначения. Для этого уважаемым читателям предлагается поближе познакомиться с целью делопроизводства, его основными функциями и принципами функционирования.
Схема I. Делопроизводство как направление повседневной деятельностью по управлению предприятием
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
(документационное обеспечение управления ДОУ)
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ (документационный менеджмент)Запись информацииУчет документовОформление информацииСистематизация документовПеремещение документовХранен?/p>